汽车行业集中采购管理模式研究

汽车行业集中采购管理模式研究内容摘要：

中采购通过建立信息平台 ,跨越组织协调的边界 ,消除传统采购中部门之间的权力冲突 ,使企业的不同部门、不同管理层通过信息系统对运作中出现的问题一目了然 ,从而实现对整个物流过程有效的管理、协调和控制。 集中采购的优势主要是同分散采购相比较而的来的 ,分散采购 ,就是将采购部门进行划分 ,通过 不同的子部门来单独完成采购作业 ,以满足企业日常生产的相关需求。 但是 ,分散采购是较为独立的一种采购形式 ,往往会导致职能的重复性设定 ,导致采购部门人员数量居高不下 ,人力资源的大量浪费 ,将严重导致企业采购管理费用的不断消耗 ,并且导致采购部门之间的关联性较小 ,无法展开统一的管理 ,最终影响到实际采购效率。 此外 ,由于分散采购无法实现统一的调配和控制 ,导致采购过程成为无法有效监控、滋生腐败行为的主要环节。 目前 ,许多大型企业都已经开始摒弃和调整企业原有的分散采购模式 ,不断对采购部门进行整合的调整 ,重视集中采购模式 ,采取“统 一管理、集中采购、统一储备”的采购管理模式 ,针对企业生产物料以及非生产物品采用统一的管理模式和方法 ,减少分散采购所造成的资源浪费 ,杜绝腐败和资源流失等问题的发生。 相对于分散采购 ,集中采购的优势主要体现在以下方面 : 1)集中采购数量 集中采购最显而易见的好处就是得到数量折扣和其他一些有利的采购条款。 这通常被称为采购量杠杆效应 ,集中采购中 ,数量上的优势给采购部门更强的议价能力 ,供应商则因为大批的购买量而更愿意协商、提供更好的条款并分享技术。 2)避免机构及人员的重复 由于采购人员集中在一起 ,经 过调研后提交的是一个汇总所有业务单位相同物料需求的大订单 ,减少了许多重复的工作。 同时 ,可以减少采购部门和人员数量 ,降低人力成本。 3)专业化 集中化后的采购人员专注于某类商品而不是所有的商品和服务 ,这样 ,可以投入更多的时间和精力去研究所负责的物料 ,掌握采购方面的专业知识、供应源、已有的或是新的物料和生产流程、市场情况和价格 ,成为更专业买家。 而业务单位的管理人员则可以腾出精力做好管理工作。 4)较低的运输成本 集中采购可以享受大批量运输的优惠 ,同时 ,由于与供应商良好的合作关系 ,小批量的运输也可 以安排直接从供应商那里送到使用地。 另一方面 ,统一运输增加了整车运输的概率 ,减少了零担运输 ,提高了运输工具的使用效率。 5)业务单位之间没有竞争 在物料短缺的时候 ,集中采购可以避免不同单位采购相同物料而相互竞争从而引起价格上涨的局面。 6)对采购活动更有效的控制 如果采购决策都经过集中控制 ,就不必对分散于整个企业的不同单位的采购决策加以监督 ,一些违规或非法的行为也就容易避免。 集中采购相较于传统的分散采购模式来说 ,具有较多优势 ,能够有效提升采购效率 ,提高采购部门的集中化管理 ,确保部门间的 合作与交流 ,避免腐败等问题的发生。 但是 ,集中采购也存在一定的弊端。 首先 ,由于集中采购将原有的采购子部门进行集中化管理 ,这将会导致部门中的权利集中化 ,如果企业总部或上层缺乏有效的管理措施和制度 ,将会导致官僚主义的发生 ,从而导致采购灵活性受到制约 [4]。 集中采购使得部门内的管理者具有较大权利 ,部门内的采购活动往往由部门内的管理者持有决定权 ,从而导致整个部门的反应速度往往比分散采购部门要低 [5]。 比如 ,如果某一类的采购对象出现价格的较大的变动 ,分散采购部门便能够及时的获取相关信息比采取合理的手段来降低采购对象对采 购活动的影响 ,然而集中采购时 ,如果某一对象出现价格变动 ,则必须经过层层反馈才能够获取具体的解决方案 ,这就导致了时间的滞后性 ,从而影响到企业正常生产活动的开展 [6]。 集中采购管理模式 集中采购的模式并不是单一的 ,为实现集团业务集中管控的业务需求 ,集中采购包括以下几种典型模式的应用 :集中定价、分开采购。 集中订货、分开收货付者无法获得价集中订货、分开收货、集中付款。 集中采购后调拨等运作模式。 下面对典型模式进行介绍。 1)集中订货、分开收货、集中付款模式 集团总部或采购公司负责管理供应 商及制定采购价格等采购政策 ,并且负责采购订货工作。 各个集团部门提出采购申请 ,前者进行汇总、调整 ,并根据调整结果下达采购订单 ,发收货通知单给各需求部门。 需求部门根据收货通知单或采购订单进行收货及入库。 前者汇集后者的入库单进行与外部供应商的货款结算 ,并根据各部门的入库单与其分别进行内部结算。 2)集中采购后调拨模式 集团总部或采购公司负责管理供应商及制定采购价格等采购政策 ,并且负责采购订货工作。 各需求部门提出采购申请 ,前者进行汇总、调整 ,并根据调整结果下达采购订单 ,前者完成后续的收货、入库、外部货款 结算处理。 之后 ,根据各部门的采购申请 ,前者启动内部调拨流程 ,制订调拨订单并做调拨出库 ,后者根据调拨单做入库处理 ,两者最后做内部结算处理。 集中采购的应用现状和适用条件 随着市场经济的发展 ,分散采购的弊端日益显现 ,表现在 :采购以的随机性大。 没有一定制规模效益。 很容易滋生腐败。 为打破这种不规范的采购模式 ,很多学者从供应链的角度对采购问题进行研究 ,并将采购管理作为供应链管理的一个重要部分 ,在此情况下 ,集中采购凭借其在采购上的优越性而逐渐被广泛地研究和使用。 虽然集中采购会带来更抵的采购成本和 更强的谈判能力 ,但这种模式对于互不相干的业务可能无法实行 ,很少有企业会采用绝对的集中采购 ,近年来发展的趋势是对主要物料采用集中采购 ,总体说来 ,集中采购的适用环境主要有以下几种。 (1)企业产销规模大 ,采购量大 ,需要一个采购部门来办理即可充分满足各单位对物料的需求。 (2)企业各单位或工厂集中于一个地理区域 ,采购工作并无因地制宜的必要。 或者采购部门与业务单位虽非同处一地 ,但信息系统相当便捷 ,不影响需求时效。 (3)企业的产品种类大同小异 ,主要物料规格集中度高 ,采购需求的通用性高 ,集中采购就可 以达到“以量制价”的效果。 (4)物料的价格对政治和经济气候的敏感程度很高 ,集中采购模式就会受到偏爱。 集中采购与分散采购的比较 分散采购的模式下 ,采购部门是每一个事业部门 (二级单位、分厂或车间 )下设的独立机构 ,负责本部门的物品采购。 各事业部内的采购部门根据相应部门的采购申请独自下单、独自组织招投标活动、进行供应商的选择和管理、完成运输业务 ,实现产品入库 ,其典型的组织结构如图 21 所示。 由图 21 不难看出 ,此种采购模式具有明的缺点 :当供应商的能力有限时 ,经营单位相互之间会成为竞争者 ,形成内部竞争。 而且 ,不同的经营单位可能会与同管委会供应商就同一种产品进行谈判 ,结果成成了不同的采购订单。 集中采购的模式下 ,由于各事业部的采购部门被取消 ,而在公司内部成立统一的采购部门 ,因此 ,采购部门直接接受公司高层的领导 ,而不再是各个部门的下设机构 ,此时 ,成立的采购部门直接对总经理负责 ,在公司层次上可以找到中心采购部门 ,公司的合同专家在战略战术层次上参与采购运作 (参见图 22).可以集中制订产品的 规格性能决策 (通常与中心工程技术或研发机构紧密合作 ),在供应商选择的决策上也是如此 分散采购的模式下 ,各个事业部的采购部门独立开展工作 ,首先由各个需求部门提出采购申请 ,提交请购单 ,经过审批的请购单将会送到采购部门进行具体的采购工作实施 ,采购部门根据采购单上的要求选择合适的供应商 ,经过一系列的采购程序、验货、收货后 ,处理完采购单 ,实现支付就完成了一次采购 ,其间与供应商之间还会涉及运输协议。 集团公司下的每个事业部都执行相同的采购流程。 典型的分散采购业务流程图如图 23 所示。 在集中采购的模式下 ,公司将建立采购管理平台 ,整个采购管理平台是由一系列数据库组成的高效的管理信息系统 ,各个需求部门将需求计划输入采购管理平台的数据库 ,数据库可根据现有库存量、材料基准用量、采购周期等自动计算出材料所需采购品种、采购晡 要求到货时间。 并且自动结合市场供给情况选择合适的供应商 ,采购员从供应商档案中选择供应商 ,并由采购口生成采购订单 ,请 供应商进行确认 ,如双方确认无误 ,供应商发货后 ,采购部门修改数据库发货情况 ,数据库据此生成入库通知单、质检通知单和电子发票。 采购部门收到供应商的发票后 ,将发票号填入电子发票有关字段。