时代光华-高效会议管理技巧

时代光华-高效会议管理技巧内容摘要：

确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和及冲突最低。 (2)权威决策 B、保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见。 复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。 (3)少数服从多数决策 C、允许多数人对问题发表自己的意见。 保证大多数获胜。 决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。 (4)共识决策 D、决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明显的地方最有效。 ◆ 见参考答案 41 如何圆满结束会议 【本讲总结】 会议的成功需要高明的策略。 从会议的开始直至会议的结束，每一步都需要掌握得恰到好处，只有这样才能让会议的高效变得万无一失。 需要特别引起注意的是达成协议的具体步骤和做好决策的一些科学方法。 策略是决定会议成败的关键因素之一，一定要深 刻理解并灵活运用成功会议的 5 种策略。 希望你的每一次会议都硕果累累 ! 【心得体会】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第五讲 会议中的沟通与反馈技巧 1．引言 【本讲重点】 会议中的沟通 会议中的反馈技巧 2．会议中的沟通技巧 会议中的沟通 3 种沟通图画 1．沟通漏斗 图 51 沟通漏斗 沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在于 “ 漏 ”。 对沟通者来说，是指如果一个人心里想的是 100%的东西，当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里 100%的东西时，这些东西已经漏掉了 20%，你说出来的只剩 80%了。 而当这 80%的东西进入别人的耳朵时，由于文化水平、知识背景的关系，只存活了 60%。 实际上，真正被别人理解了、消化了的东西大概只有 40%。 等到这些人遵照领悟的 40%具体行动时，已经变成 20%了。 这就是所谓的沟通漏 斗，它的吞并功能可谓强大。 然而，这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围，真的非常可怕。 所以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。 2．沟通金三角 图 52 沟通金三角 沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式。 由图 52 所示，在三角形的底端， “ 自己 ” 和 “ 对方 ” 在两边说话 ，你谈你的事儿，我谈我的事儿，这种沟通只是在对话，是不会成功的；只有在金三角的顶端，只有开会沟通的双方采用换位思考的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思考。 3．沟通的冰山模式 图 53 沟通的 冰山模式 沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时，谈的是同一个话题，但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分，而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。 冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的 5%～ 20%，隐含在水面以下的冰山体积，即对方真正想说却没说出的内容则占到 80%～ 95%。 有效沟通原则 沟通的成功得益于在沟通时，双方都有明确的沟通目标，并且有明确的时间约束。 在沟通过程中，彼此积极主动，善于倾听对方，注重双方的每一个细节，并且双方为达成目标而不断努力。 只有掌握了这些沟通原则，才能促进沟通的顺利进行。 造成沟通困难的因素 如何建立信任 3．会议中的反馈技巧 1．反馈的两种方式 2．反馈的两种类型 图 54 反馈的两种类型 ◆ 正面指导反馈 —— 积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。 成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。 ◆ 建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。 批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。 下面介绍 2 种效果较好的建设性反馈： 3．反馈时的特征 4．如何接受反馈 【自检】 请在以下描述性话语中选出正确的反馈： ◆ 见参考答案 51 【本讲总结】 高效的会议离不开良好的沟通与反馈。 沟通与反馈的良性进行是极其重要又极其困难的。 所以，要深刻理解沟通的特征，沟通会遇到的障碍，也要学会如何进行巧妙的表扬和批评，如何理性的接受反馈，这样才能有效提高会议的效率。 【心得体会】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第六讲 主持人的会议管理技巧 1. 倾听技巧 1．倾听的礼节 倾听的礼节包括 3 项内容：首先建议你学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整的故事，而且最好能在听完别人完整的故事之后再发言。 只有听完别人完整的故事之后，你才能换一个角度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情，也才能帮助你做出正确的判断，以免犯下无法弥补的错误。 倾听是有一定礼节的行为，一定要充分重视。 【自检】 某公司员工甲因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通。 谈话内容如下： 员工甲说：我想贷款买房，但是首付不够，所以很烦恼。 经理乙说：别太着急，大家可以帮你凑足首付，你还差多少钱。 员工甲说：不好意思，我还差很多钱。 经理乙说：没关系的，你说吧。 员工甲说：差 12020 元。 经理乙说：啊 ...... 员工甲听到经理乙的 “ 啊 ......” 之后，就此闭嘴不语。 这次沟通以失败告终。 请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误。 在倾听中经理乙以后应该注意什么问题。 @__________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ◆ 见参考答案 61 充分注意了倾听的礼节，就能够很好的理解什么是倾听。 ◆ 倾听首先是一种管理技巧，这种技巧能够通过学习和锻炼得到提高。 ◆ 其次倾听是一种忘我的方式，让自我与他人在同一种话语背景中融合。 2．倾听的具体方法 倾听时最好保持点头且微笑的精神面貌，你的眼神要与交谈者相互接触，要使交谈者有一种被重视、在沟通的感觉。 另外还要发出一些倾听的声音，例如 “ 就是 ” 、 “ 好好 ” 、 “ 是这样吗。 ”“ 不错 ” 、 “ 真的 ”这样的话，这些语言会激励对方越说越多，因为他会觉得自己是被倾听的。 此外，身体前倾也是倾听的有效技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式，同时还可以保证你不走 神，你的身体前倾时，会给被倾听者其很受尊重的印象。 倾听的关键则是重复和总结，当然也要做好相关的记录。 3．倾听的误区 倾听容易陷入以下误区，一定要格外注意： 4． “ 倾听 ” 小总结 如果用两句日常用语来总结倾听的技巧，那你可以经常使用 “ 我也有相同的经历 ”“ 如果是我的话 ” 这两句话进入倾听状态，同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。 其实，这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受，又能与别人融洽沟通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够在会议主持中游刃有余。 2. 讲话技巧 会议中的说话技巧 会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧： ◆ 展示。 即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。 ◆ 探询。 与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如： “ 后来呢。 ”“ 那结果怎么样呢。 ”“ 那你到底什么意思呢。 ”“ 你能再给我们讲清楚一点吗。 ” ◆ 评论。 与会者回答完主持人的探询问 话之后，主持人将对与会者的回答作出评论，如 “ 我明白你的意思了 ”“ 我认为问题是 .......” 这样两者的沟通就可以顺畅进行了。 ◆ 建立。 评论之后需要采用 “ 建立 ” 的说话技巧。 “ 建立 ” 就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。 “ 建立 ” 经常使用的问话是 “ 我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看。 ”“ 那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢。 ”“ 我们进一步具体怎么解决这个方案呢。 ” ◆ 测试理解情况。 在会议中总有一些人表示反对 意见，对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采用 “ 测试 ” 的问话方式，来测试一下大家的理解情况。 例如 “ 刚才这位先生的发言大家都清楚了吗。 ” 或者说 “ 您刚才是说的这个意思，我理解对了吗。 ” 这就是测试的说话方式，用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义。 ◆ 总结。 在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如： “ 刚才大家讨论非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三 „„”。 ◆ 排除与引进。 排除是指拒绝某些与会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言。 具体是指当主 持人碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外，即将其排除 ”。 “ 排除 ” 的具体方法是： “ 您这个观点太好了，那么您对下一个问题怎么看。 ” 或是 “ 你这个问题回答得非常好，您旁边那位有什么见解呀。 后边那位有什么见解呀。 ” 用这种问话可以达到一举两得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会。 这其二 “ 把别人带进来 ” 就是所谓的 “ 引进 ”。 简而言之，排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。 这是两种很好的说话技巧，这两种技巧通常是连用的。 ◆ 就程序提出建议。 主持人就会议程序提出一些建议，主要的目的是掌控会议时间。 一个会议进行到一定时间时，主持人就要根据实际情况说： “ 好，这个程序我们现在进行到第二步了，那我建议我们马上转入第三步的程序 ” 、 “ 我们讨论这几个方案到底哪个适用。 ”。 3. 情景模拟 情景小案例 人物 —— 主持人；与会者 1；与会者 2；与会者 3；与会者 4 会议主题 —— 关于新年晚会地点、时间、节目和抽奖礼品的讨论 会议特色 —— 主持人说话技巧太差，无法控制会场，致使会议完全失败。 主持人语录： 开场白 —— “ 我们今天的会议主要是讨论一下新年 晚会的问题，一个是确定一下晚会举行的地点、时间；第二个就是员工的节目；第三个就是抽奖和礼品，大家有什么意见呢。 ” 评议：只明确了会议议题，会议时间等因素只字未提。