现代制造企业erp系统中采购管理与库存管理子系统的设计与实现

现代制造企业erp系统中采购管理与库存管理子系统的设计与实现内容摘要：

1 采购管理在 ERP 系统中的地位 釆购管理在制造企业的生产经营活动中和车间作业管理是同等重要的， 原物料 成品 备品，备件 出库作业（生产性发 货） 根据供丨、 V科生 产棑挥发 出的领料单进行发货。 单 据为生产性领料单。 出库作业 (成品销售出货） 个别原物料也有销售 销售系统通过现行系统 的进耗存报表，得到库 存数据。 出库时根据销 售系统的提货单，现行 系统打出出货单，其余 的销 ft 过程由销售系统 来确定 113〗。 出库作业 (非生产性领料） 领料部门使用非生产性 领料单，经领料部门主管 批准进行领料。 相同 相同 出库作业 (调拨出库） 不同仓储地点之间的物 料调拨，需开列调拨单并 经库管员签字确认。 相同 相同 出库作业 (报废作业） 对将报废之物料各部门 会签后，经总经理批准， 由库管员提出报废申请 单，经主管审核，品管员 检验确认。 相同 相同 退货作业 货物质检不合格，通知采 购部，并进彳退货处理， 填退货单。 退料作业 原物料的退冋，先由制造 部填写退料单，品管员确 认后。 放冋库内，或置入 小合格区，或作出标识。 接到销《系统的销货退 问通知单，品管员确认 后’填写退库单。 其它 操作与原物料相同。 相同 外协加 T 包括外协加工单和外协 加T验收单。 相同 储存管理 货物入库后，一般 个品 种放入一个库区，对应每 次收货有 个库存卡 (每 次收货的品种，数量，收 货 U期） 相同 库存盘点 盘点每天进行，每月进点 由会计部进行，然后进行 相应的物料调整。 相同 相同 _ 山东大学硕士学位论文 企业计划的执行层，因此釆购管理模块是 ERP 系统核心功能模块之一。 企业生产 能力的发挥在一定程度上也要受采购供应的制约。 随着市场经济的不断深入，经济效益观念 日益加强，生产规模同效益的关系 曰益受到重视，大而全、小而全的企业组织形式将逐渐为专业化生产和企业之间 的协作形式所替代，外构件、外协件在产品结构中的比重必然会逐渐增加，采购 作业面向全球的现象已经出现，对采购管理提出了更高的要求。 供应厂商技术的 发展和质量的提高，直接影响企业产品的竞争力 【 14]。 釆购管理的重要性也更加 曰益突出。 根据采购管理的特点，保证制造企业所需物料能够在保质、保量、及时供应 的前提下，降低库存，加速资金周转，减少资金占用和降低成本，并根据供应商 的信誉度，进行比质比价来购，已成为制 造企业提高经济效益和企业竞争能力的 关键之一。 库存管理在 ERP 系统中的地位 库存管理是制造企业管理的重要组成部分，其目的是保证供应和控制库存。 一 个制造企业，库存管理的物资达几万至几十万种，在人工一台帐管理模式下， 将产生几万至几十万张帐页，每张帐页有十几项数据，每一物料都有一个或数个 库存位置，每日都可能发生出、入库事务处理。 所以在人工一台帐管理模式下’ 能做到库存物料数量的日清、日结，帐、卡、物三者一致已经是不容易的事了， 要项既管物料资金，还要控制库 存的优化管理采用各项先进库存管理方法的应 用，即使增加仓库管理人员也难以全面完成。 采用 ERP 系统的库存管理模块进行 制造企业库存管理是实现企业库存管理的唯一选择。 在 ERP 系统中实施库存管理 模块是最快能见成效的，而且库存管理模块的运行，还要为ERP 系统的物料需求 计划模块、釆购模块、销售模块、成本模块提供动态、准确的数据，否则这些模 块将无法运行。 库存管理要保证供应，一是市场需要库存成品及时提供给客户，二是企业生 产制造需要的原材料、外购件、自制零部件等库存要及时保证供应’使企业产品 的生产能连续顺利进行。 但库存需要占用企业的大量资金，合理的库存是必要的， 识库存过多却又是有害的。 库存控制与维护对每个制造企业都是一个难题。 控制库存是要在保证供应的前提下降低库存量及库存管理费用，控制库存资 金占用。 所以库存管理的主要方法是在供需之间建立需求缓冲区，作为一个货物 存储缓冲区，目的是缓解客户需求与制造企业生产能力之间、最终装配需求与零 件制造之间、生产制造与供应商之间的供需矛盾。 因此 充分利用计算机网络系统 的处理功能，及时、正确地处理各种库存帐务，保证库存数据的动态准确更新， 提供生产、采购、销售的依据，及时山东大学硕士学位论文 13 分析库存状态，有效地降低生产成本和库存 资金占用对制造企业的生产经营是至关重要的 【 16〗 《 2. 4 采购管理与库存管理子系统业务过程描述 采购管理子系统 1. 角色：系统管理员 操作：（ 1)输入系统管理员用户名和密码，进入系统管理员操作模式。 ⑵对采购人员的基本信息进行统一管理、维护，能够增加、删除、 修改包括采购员、采购子部门、用户、供货商 的信息，修改或设置 采购员代码、名称、口令、负责物资类别、部门代码、负责仓库代 码等。 2. 角色：计划员 操作：⑴输入计划员用户名和密码，进入计划员操作模式。 2)接受 MRP 模块相关需求计算生成的采购计划建议，自动写入请 购单表（包括请购单号、物料号、物料名称、需求数量、请购数量、 需求日期）。 另外一种方式是部门提出的计划外物料需求及根据物 料的订货点计划方式提出的物料需求均可按独立需求方式，人工录 入请购单表。 ⑶请购单审批生成釆购计划（根据资金许可、经济批量进行审批 )。 可以手工调整请购单中的物料、 需求数量、请购数量进行分批或合 并操作，生成企业可行的采购计划。 ⑷根据请购釆购计划和供应商及市场情况，生成采购订单。 可以手 工调整釆购计划中的大项，按到货日期细分为多个采购订单。 对于 同一物料多个选中供应商时，将采购计划在供应商之间作合理分配 生成多个采购订单。 价格可手工输入，允许进行价格有效期管理， 在不同时界建立的采购订单可能取到不同的价格。 (5) 手工录入采购订单并打印。 对于经过审批的特殊急需独立物料需 求，可直接手工进行采购订单的录入。 (6) 将确认的采购单分配给分管物料的采购员执行采购。 企业 对物料 进行分类管理，每个釆购员都有其分管分类物料的采购业务，对于 经确认的采购订单按物料分类分配给分管采购员执行采购业务。 山东大学硕士学位论文 14 (7) 建立、维护供应商档案信息。 对暂不使用的供应商可以将其置于 冻结状态。 从采购单中的供货日期、价格、数量及入库合格质量等 数据，评估供应商绩效。 对供应商基础信息及绩效评估定期进行维 护。 8)发票的接受，参考采购订单、入库通知单、收货记录凭证进行发 票的接受。 发票的校验，参考采购订单、收货记录凭证进行，可以 根据一张或多张采购进行，也可根据一张或多张收货凭证进行。 发 票的记账， 发票入账后，利用发票校验还可做一些事后调整处理， 相关操作应写入采购订单的历史记录《 色：采购员 操作：⑴输入采购员用户名和密码，进入采购员操作模式。 ⑵对每种物料按公司认证的供货商进行货比三家（质量、价格、供 货期 )，每个采购员都有自己分管的物资类别，计划员向他下达采 购单计划。 其中含向供应商询价和供应商报价两个业务过程。 询价 是将物料来购数量、价格、供货期、质量及服务要求传送给供应商 的过程。 报价是供应商提供定价和供货条款的过程。 它是选定供应 所需物料及服务的供应商的重要依据。 (3)根据釆购定单 和供应商的供货情况，签订采购合同《不需要做合 同的项目做采购订单，进行订单管理。 下达订单。 对订单物料到货 曰期、数量、合格数量、价格进行订单维护，直至订单执行结束将 其关闭。 在釆购订单部分收货后剩余部分交货价格变化，双方协商 确认后，可提前关闭原订单，建立一项新采购订单重新下达新采购 订单。 ⑷将签订的采购合同进行手工录入，下达合同同时对合同进行管 理。 对合同物料到货日期、数量、合格数量、价格进行合同维护， 15 山东大学硕士学位论文 直至合同执行结束将其关闭。 (5) 按合同或订单条款规定，在规定时间对供货商接受供货商的发票 并提出付款的申请单。 (6) 做采购收货、收货检验，提出入库通知单。 依据采购订单或其它 形式收货后，先将物料放入质检状态，经质检员检验合格后开具验 收单后，提交入库通知单，库管员方可进行到货入库作业。 检验合 格的收货数量与订单数量有差，补做免费交货釆购订单加入原采购 订单中并据此收货，对供应商免费交货的采购订单不做发票接受。 库存管理子系统 1. 角色：系统管理员 操作：（ 1)输 入系统管理员用户名和密码，进入系统管理员操作模式。 ⑵对仓库哲•理人员的基本信息进行统一管理、维护，能够增加、删 除、修改包括仓库管理员、仓库业务码、仓库代码、仓库货址库位、 托盘目录等的信息。 修改或设置仓库管理员代码、名称、口令等。 2. 角色 :仓库管理员 操作：⑴输入仓库管理员用户名和密码，进入仓库管理员操作模式。 (2)接入库通知单，做入库单凭证并将数据录入库存系统。 凭证录入 系统后，收货记录可在采购订单中已交 /待交量得到反映，可在库 存物料的现有库存量中得到反映。 不允许没有釆购订单的物品入 库，不允 许无检验的物品入库，入库后按照事先设置的库存仓储策 略分配到相应的仓库库位。 ⑶接出库通知单，做出库单凭证并将数据录入库存系统。 凭证录入 系统后，生产性发货可在生产订单中生产订单的状态得到反映，非 生产性领料可直接记入部门费用，成品发货可在客户订单的发货中 得到反映，报废处理系统直接记入相应费用，对供应商的退货处理 系统需做发票退回处理。 出货后系统可在物料的现有库存量中得到 反映。 ⑷做库存盘点处理，并录入系统。 系统生成盘点物料清单，对盘点 物料在盘点处理期间实行物料冻结，盘点后生成盘亏、盘盈报告单， 经审 核合格录入系统，记账调整物料、帐面差异。 _ 山东大学硕士学位论文 (5) 做冲红处理，并录入系统。 对于发生已入账的出、入库单错误， 做物料冲红处理，增加、减少物料现有库存。 制作仓库出、入库单， 出、入库数量必须是负数，经审核批准后录入系统入艱。 (6) 做暂估入库处理，并录入系统。 对货到发票未到的物料做暂估入 库业务处理。 待发票到后，根据票据号，从系统调出该单据的明细， 修改暂估入库标记、发票时间、入库单价等字段。 (7) 做调拨处理，并录入系统。 物料转移处理在系统中分两步处理。 先做物料移出处理，在移出后物料的状态变为在途库存，然后再做 物料移入处理。 库存物料的调拨只有数量改变而没有库存价值的改 变，则只有物料凭证发生录入系统。 如库存价值改变，还应生成相 应财务凭证录入系统。 接受调拨按实际数量收货，调拨中发生的差 异部分依旧处于物料在途状态，对此定期进行集中处理，可按报废 处理。 (8) 做退库处理，并录入系统。 根据退库单据，办理仓库库存退库处 理。 生成退库单据，经审核合格，正式记账。 若审核发现输入错误， 退回制作退库清单，进行退库单修改。 输入系统 退库日期、单据号、 退库单位、备注、物料编号、名称、材质、规格、单价、计量单位、 退库数量、货址货位、序号等。 (9) 做领用处理，并录入系统。 对非生产性物料领用的出库业务根据 领用清单办理仓库出库处理。 生成领用单据，经审核批准，录入系 统，正式记账。 若审核发现输入错误，退回制作领用清单，进行领 用清单修改。 采购管理与库存苷理子系统亚务流程 系统分析中关于企业概况、存在的主要问题、用户需求、系统目标与指导思 想部分，分别已在第一章第二章的内容中做了详细的阐述。 本章系统分折部分就 本文主要工作涉足的采购管理与库存管理两大模块的系统业务流程进行描述。 它 是软件开发过程中软件实现的重要依据。 采购宵理业务流程见下图。 _ 山东大学硕士学位论文 库存管理业务流程图如下图 库存管理子系统业务流程图 采购管理子系统业务流程图 TX 库存数据 删 统计 来购计划 库存分析及报告 查 询 出库单 _ 山东大学硕士学位论文 2. 6 采购管理与库存管理子系统功能分析 系统功能分析是在系统开发总体任务的基础上完成。 本文中的采购管理 与库存管理子系统需要完成功能如下： 釆购管理子系统功能 1. 请购单维护 该功能主要有三个作用：（ 1)自动把 MRP 模块生成的采购计划建议读入请购 单表中。 （ 2)建立人工请 购单。 （ 3)对请购单进行维护，允许修改和删除请购 单。 2. 请购单审批生成采购计划 该功能供有关领导使用，请购单需经审批后生成采购计划。 3. 生成采购订单 该功能经手工调整后自动生成采购订单。 4. 采购计划维护 该功能可人工输入采购计划，并能对采购计划进行维护。 5. 合同维护 对于需签订合同的采购计划使用该功能。 6. 采购订单下达 该功能把确认采购订单下达变为在途采购订单。 7. 采购收货 采购物料到货以后，根据采购订。