湖南城建职业技术学院学生学籍档案管理办法

湖南城建职业技术学院学生学籍档案管理办法内容摘要：

学院负责无偿保管两年（第二年六月）。 两年后，如需学院代保管，必须提出申请，学工保卫处审定，并向学校交纳代理保管费。 过期未办理档案代保管手续者，学院将档案寄至该生生源所在地的教育局大、中专就业办。 毕业生可在第二年的八月份到当地的教育局就业办去查询档案是否已到达，如没有，请于学工保卫处档案室联系，以便我们去查询档案的去处，防止档案丢失。 H、各系上交毕业生归档材料时，必须分专业、分班级按学号先后排序，在规定的时间内一次交齐，并派专人协助档案室整理归档材料。 J、已经找到工作单位学生，需个人提取档案的，凭报到证和单位介绍信，到院学工保卫处档案室提取个人档案。 (3).毕业证的补办：凡需要补办毕业证的学生，登报申明原毕业证作废后，带报纸（中专毕业生还需带一张 1 寸黑白照片 ） 到院学工保卫处档案室办理补办手续。 ★ 关于统一学生学籍管理的若干规定： 6 为了维护我院正常的教学秩序，加强我院学生学籍管理的规范化，确保我院教育教学质量，促进学生德、智、体等方面全面发展，现就全院学生学籍管理的有关问题作如下规定： (1)、组织师生员工认真学习《学生学籍管理暂行规定 》： 《学生学籍管理暂行规定》是学校学生管理工作的法规性文件，是学校全面贯彻国家教育方针，执行教育教学计划，稳定教学秩序，把教学工作引上正确轨道的重要保证，是教师、学生和管理人员必须共同遵守的准则，具有一定的约束力和强制性，全院必须组织师生员工，逐字逐句地学习，认真开展讨论，理解各条款的精神，并切实贯切执行。 (2)、学生学号的编排： 从 2020 年秋季开始，学生学号采用统一的 12 位数字的学号编排方式。 前 4 位数字为学生入学年度。 第 5 位数字为系、部代码（土木工程系“ 1”，建筑系“ 2”，管理工程系“ ３”，设备工程系“４”，信息工程系“５”，材料工程系“６”，机电工程系“７”， 基础学科部 为“８”）。 第 7 位数字为专业顺序号。 第 9 位数字为班级代码。 第 1 12 位数字为顺序号。 全院学生学号采用统一的学籍编号，学籍编号一经给定，便不再更改。 (3)、统一全院学生的学籍资格管理： 学生学籍资格的管理是学生管理工作中的大事，全院必须高度统一。 只有经过省教育厅批准录入我院的学生和经过省教育厅正式批准转入我院的学生，才能取得我院的学籍。 我院的任何组织和任何个人，都无权接纳学生来我院就读并取得我院学 籍。 7 每学期开学一个月内，各系部必须核实本系到校学生人数，并将学生名单送交学工保卫处档案室。 每年新生入学两周内，各系部必须将各班新生人数及名单送交学工保卫处档案室核对，以保证注册工作的正常进行。 ★ 档案借阅制度： 加强学生档案管理，健全档案管理制度是做好学生思想政治工作重要措施之一。 为了更好地做好档案的利用工作，特制定档案借阅制度： (1)、学生档案材料在校期间若需查阅、复印和摘抄，必须履行登记手续和批准手续。 认真填写姓名、借阅时间及预计归还时间。 任何人不得擅自将档案、资料带出室外。 (2)、班主任因工作需要查阅档案，一律在档案室阅用，特殊情况经处长同意后方可办理借阅手续，但必须限期归还。 班主任查阅档案时要注意保密和防止丢失，否则追究责任。 (3)、其它科室需要了解学生档案情况，需向学工保卫处领导提出申请，由档案管理人员代查，如有特殊情况需借出，须经处长批准，方可办理借阅手续，但不可再转借他人。 (4)、外调人员或学生毕业时，接收单位需要查阅档案，应持单位介绍信，经学工保卫处领导批准，在指定地点查阅，一律不得带走。 (5)、利用者对所借档案要妥善保管，不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等，如发现以上情况，要追究责任，严肃。