文件归档管理办法

文件归档管理办法内容摘要：

、起讫里程、单位工程（ 分部 、分项 ）名 称及 文件名 称， 如属桥 梁、 隧道 等工程 项目，还应同 时标 明结构 、部 位的 名称。 案卷 题名应 能准 确反 映出案 卷的基本内容。 2. 编制单位，是指案卷形成单位。 3. 编制日期，是指案卷形成日期。 4. 保管期限，填写其划定的保管期限。 5. 密级，依据保密规定填写。 6. 档号，填写档案分类号和案卷顺序号， 卷脊需填写案卷题名和档号。 （九）、 卷内文件目录由下列项目组成： ，填写文件派别排列的顺序号，用阿拉伯数字从起依次标注。 2．文件编号或图样编号，填写文件材料的原始编号或图号； 3．责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称； 4．文件题名，应填写文件材 料的标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的应自拟标题； 5．日期，使指文件材料的形成日期； 6．页次，填写每份首页上标注的页号，最终件注起起止号。 页号的编号 方法 是在有 文字 或图 样材料 正面 的右下 角、 反面 的左下 角填写页号。 如所 归档文 件属 符合 档案保 管要 求的成 本成 册的 材料管 理，已编有页号的只需在卷内文件材料目录页次中填写册数， 卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。 备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。 其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 （十）、 案卷的编制单位 应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列 ，并 用铅笔 在封 面和 卷脊 编 写案 卷流水 号， 根据 本办法 保管期限的规 定， 将组成 的案 卷划 分为永 久、 长期、 短期 三种 保管期 限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。 （十一）、 归档文件材料，必须 用 A4 纸打印、签字工整， 便于长期保存，格式统一。 禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具书写。 （十二）、 公路工程竣工图归档应符合下列要求： 1．竣工 图应 全面、 反映竣 工路 线、路 基、 路面、 桥梁 、隧道、涵洞、路基防护、 安全设施等的全部施工实际造型和特征。 2．施工 图没 有变动 的，由 竣 工 图编制 单位 在施工 图上 加盖竣 工 图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原 图上 修改， 并加 盖竣 工图章 作为 竣工图 ；竣 工图 章必须 统一规格、红色。 80 15 7 7 50 7 7 7 20 20 20 20 单位：㎜ 3．凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过 10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。 4．重复 使用 的标准 图、通 用图 可不编 入竣 工图中 ，但 必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。 5．图纸可以按 297mm210mm 或 297 mm420 mm 折叠；底图比不折叠，平放在专用底图柜内，大于 1 号的底图也可以卷放装筒。 （十三）、 公路工程归档文字材料采用三孔一线方法装订，装订时靠装订 边和 下边取 齐。 对批 语、签 注意 见写在 文件 装订 线上的 ，应予以粘贴补宽、对图纸规格打下大小 差别较大的文件应适当补贴或折叠。 图纸可 不装 订，但 每份 需加 盖档号 章。 档号章 内容 包括 该份文 件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次。 （十四）、 案卷卷皮、卷内表格规格按照《交通文件材料立卷归档办法》中所规定的科技档案卷皮和卷内表格样式及尺寸执行。 竣 工 图 施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 总 监 现场监理 五 公 路 工 程 档案的移交与整理 （一）、 公路 工程 建设单 位各承 办机 构和公 路工程 的承 包单位在项目完 成时 ，应按 《交 通文 件材料 立卷 归档办 法》 的要 求，向 建设单位移交系统整理过的全部文件材料。 公路工 程建 设单 位在 公路工 程建 设项 目通 过竣 工验收 三个 月内向使用单位及其它有关单位办理移交手 续。 （二）、 公路 工程 建设单 位负责 按照 立项审 批、设 计、 施工、竣工、监理等不同阶段或性质，对移交的全部案卷进行系统整理和排列。 其中施 工阶 段形成 的案 卷依 路线进 行方 向，按 照路 基、 路面、 桥梁、隧道、 涵洞 、交叉 工程 、沿 线设施 及监 理工作 顺序 分别 进行排 列， 并按照《 交通 文件材 料立 卷归 档办法 》的 要求， 编写 科技 档案归 档目录一 式三份。 （ 三 ）、 公路工程建设单位和使用单位对接受的全部档案编制档号，并填写在卷面和卷脊上。 档号由档案分类号和案卷顺序号组成。 分类号 编制 方法 是 以 单项工 程为 单位 ，按 照《 交通部 科学 技术档案分类编号办法》中所 确定的公路工程三级类目（即 GL5. 1）进行分类。 自用脊页与国标相同；图样如下页： 脊 40 页 5 尺 20 寸 50 20 310 140 5 40 单位 mm 35 档 号 案卷提名 六、 公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表 序号 归 档 文件 保 管 单位 保管期限 一 可 行 性研究 交通主管部门 设计单位 永久 1 项目建议书及批复 2 工程 可行性报告及批复 3 项目评估 4 环境预测、调查报告 二 设 计 基础材料 1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明 建设单位 永久或长期 2 水文、气象等其它设计基础材料 三 设 计 文件 1 总体规划设计 交通部档案馆、交通主管单位、设计单位 永久 2 审批的设计及有关文件 交通主管部门 设计单位 永久 3 公路用地图 设计单位 长期 四 工 程 管理文件 1 征用土地批准文件及红线图 建设单位 永久 2 公路建设用地呈报表 建设单位 永 久 3 征地数量明细表 建设单位 永久 4 拆迁、补偿协议书 建设单位 永久 5 承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件 建设单位 永久 6 技术规范的补充文件及修改文件 建设单位 长期 7 施工执照 建设单位 永久 8 环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件 建设单位、使用单位 永久 9 电、暖、煤气等供应协议书 建设单位、使用单位 永久 10 工程总结 交通部档案馆、交通主管部门、建设单位 永久 五 施 工 文件 1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 建设单位 永久或长期 2 施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会议纪要 建设单位、使用单位 长期 3 分项工程、开工申请单及附件 建设单位 永久 4 原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告 建设单位、使用单位 长期 5 原材料试验报告 建设单位、使用单位 长期 6 设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续 建设单位、使用单位 永久 7 施工原始资料 建设单位、使用单位 长期 8 试验材料汇总表 建设单位、使用单位 长期 9 中间检验报验单及试验资料 建设单位 长期 10 隐蔽工程验收记录 建设单位、使 用单位 永久 11 工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告 建设单位、使用单位 长期 12 单位工程、分项、分部质量检验评定报告 建设单位、使用单位 永久 13 施工总结、技术报告 建设单位 长期 14 机电设备安装及调试记录 建设单位、使用单位 长期 15 专项检测及监控资料 建设单位、使用单位 长期 16 工程声像资料 建设单位、使用单位 重要永久或 长期 六 监 理 文件 1 监理通开（停复）工令许可证 建设单位 永久 2 备忘录、会议纪要 建设单位 长期 3 施工质量检验分析 建设单位、使用单位 永久 4 规程规范 建设单位 长期 5 合同管理文件 建设单位 长期 6 计划进度管理文件 建设单位 长期 7 工程技术管理文件 建设单位 长期 8 工程质量控制文件 建设单位 长期 9 工程计量与支付 建设单位 长期 10 与总监及业主的来往函 建设单位 长期 11 监理工作会议记录或纪要 建设单位 长期 七 竣 工 文件 1 工程竣工申请表 建设单位 永久 2 工程竣工验收报告 交通部档案馆、交通主 管 部 门 、 建 设 单位、使用单位 永久 3 竣工验收鉴定书、验收委 员会名册 4 工程总结文件 建设单位、使用单位 永久 5 工程审计文件 建设单位 永久 6 财务决算、工程决算、 支付报表 建设单位 永久 7 竣工图 交通部档案馆、交通主 管 部 门 、 建 设 单位、使用单位 永久 （ 1） 总说明书 （ 2） 路线平、纵面竣工图 建设单位、使用单位 永久 （ 3） 路基、路面竣工图 建设单位、使用单位 永久 （ 4） 桥梁、涵洞竣工图 建设单位、使用单位 永久 （ 5） 隧道工程竣工图 建设单位、使用单位 永久 （ 6） 路线交叉工程竣工图 建设单位、使用单位 永久 （ 7） 沿线设施及其它工程竣工图 建设单位、使用单位 永久 （ 8） 环保工程竣工图 建设单位、使用单位 永久 （ 9） 通用图 建设单位、使用单位 永久 八 科研 1 课题报告、任务书、批准书 建设单位 永久 2 协议书、委托书、合同 建设单位 永久 3 研究方案、计划、 调查研究报告 建设单位 长期 4 实验记录 建设单位、使用单位 永久 5 实验分析、计算、整理数据 建设单位、使用单位 永久 6 阶段报告、科研报告、 技术鉴定 建设单位、使用单位 永久 七 、授 权书 （ 一）、 总 监理工程师代表 授权书 现授予某某同志为某某工程监理项目总监理工程师代表。 本项目总监理工程师授予其在该项目工程监理日常管理工作中，全权行使总监理工程师根据监理服务合同所赋予的职责和权限。 总监理工程师保留对该项目有关事项决策和监理人员更换的知情权和否决权。 被授权人： 授权人： 日期： 注： 本授权书一式两份，授权人与被授权人各持一份。 授权人根据工作需要，有权撤消授权书，并及时通知被授权人。 本授权书解释权由公司董事会负责。 （ 二）、 高级驻地监理工程师授权书 现授予某某同志为某某工程监理项目高级驻地监理工程师。 所管辖范围为K +至 K +。 总监（总监代表）授予其在该管辖范围内，全权行使总监（总监代表）根据监理服务合同所赋予的工程质量监理、工程进度监理、工程费用监理、合同管理四个方面的职责和权限。 总监（总监代表）保留工程质量确认权、 工程费用审核确认权及有关工程决策和监理人员更换的。