采购和销售管理制度(共4篇

采购和销售管理制度(共4篇内容摘要：

总部进行处理； (三 ) 验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况，验收人员应该立即拍照取证、拒收并及时通知采购总部，以利于采购总部处理。 第二十条 超交处理 (一 ) 常规物资采购交货数量超过订购量的 5%以内部分，仓库管理人员可在 U8系统订单中直 接入录实收数量；超出订购量的 5%以上部分，仓库管理人员应通知采购总部、申购部门，经协商后确定是否接收或退回供应商；如同意接收，则由采购总部调整 U8 系统订单数据，仓库管理人员在 U8 系统订单中入录实收数量； (二 ) 非常规物资采购交货数量超过订购量，原则上不予接收；仓库管理人员通知采购总部、申购部门，经协商后确定是否接收或退回供应商；如同意接收，则由采购总部调整 U8 系统订单数据，仓库管理人员在 U8 系统订单中入录实收数量； (三 ) 属于自然溢余的，不需要公司支付货款，仓库盘点后与财务部协商，按照财务管理规定进行账务调 整。 第二十一条 短交处理 (一 ) 交货数量末达到订购数量，原则上以要求供应商补足短缺数量；仓管人员及时通知生产部和采购总部，由采购总部进行协商，如短缺数量不影响生产需求时，可按实际接收数量入库，无需再补货； (二 ) 仓库发货过程或盘点时，发现最小完整包装的实际容量、数量、重量与包装标识量有短缺，保留好实样，先电话通知采购总部，然后需写一份详细报告传真给采购总部，采购总部及时与供应商协商，要求供应商补货或者扣除短缺部分对应的货款，仓库人员与财务部协商进行账务调整。 第二十二条 退、换货管理 (一 ) 退换货对象 1. 验 收人员按照企业的验收标准进行验收，不符合企业验收标准的物资； 2. 与 “送货单 ”、采购订单、采购合同规定内容不符的物资； 3. 验收过程发现物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况物资； 4. 超交且申购部门不同意接收的物资。 (二 ) 不属于退换货范围 成物资污染、破损、霉变、潮湿、过有效期等原因造成的不合格物料，原则上采购总部不负责退换货处理； 计划部门计划不严谨、数据计算错误、公司战略调整、销售销售计划改变或不畅而导致物资采购过多、积压、不配套、库存物资在有效期内不能使用完，采购 总部应尽量与供应商协商退换货事宜，以减少公司损失，原则上不属于退换货范围。 、文字内容要求改版而造成的多余包装，计划部门应该以多余包装金额最大的包材数量，结合考虑产品批量问题，来计算需要配套的其他包装材料， 共 10 页尽量减少包装损失（以最小损失为计算原则）；不能使用的包材采购总部不负责退换货处理。 (三 ) 退货手续办理 1. 生产基地仓库负责人或行政负责人填写《退换货通知单》，并附有关《检验报告单》或《设备验收跟踪确认单》呈采购总部签字确认； 2. 采购总部确认后，与供应商协商具体退换时间、数量 、运输方式等事宜，并将确认的《退换货通知单》和协商结果书面传真给生产基地仓库负责人或行政负责人办理退货； 3. 生产基地仓库负责人或行政负责人负责联系物流公司、运费洽谈、货物装卸等工作，将货物安全退回，运费由供应商支付（货到付款），同时将《退货单》、《托运单》传真至采购总部，由采购总部负责将单据传真给供应商； 4. 对于已付货款，但在保修期或保质期出现质量问题的由采购总部负责联系维修或索赔，索赔收入全部上缴财务总部。 第四章 货款支付管理第二十三条 货款支付、审核和审批依据 (一 ) 原辅料、包装材料货款支付依据 1. 批准的《需求计划》或《采购申请》；批准的采购计划分解表；采购订单、采购合同、发票；批准的付款计划审批表； （由采购总部提供，财务部接收） 2. 供应商《送货单》、《验收单》、《检验报告单》； (基地仓库管 理 员提供，财务部接收 )3. U8系统采购入库数据 （财务部自己导出） 4. 预付款不需要 U8 系统数据、批准的付款计划审批表和检验报告单；只需提供批准的《需求计划》或《采购申请》，采购订单、采购合同。 （由采购总部提供，财务部接收） (二 ) 设备、仪器、仪表货款支付依据 1. 批准的《大宗 物资采购项目申请单》；批准的《用户需求说明 (URS)》、《专题会议纪要》；批准的《采购价格审批表》和采购合同；使用单位相关部门签字确认的《验收跟踪确认单》、发票；（由采购总部提供，财务部接收）2. 预付货款支付不需要《验收跟踪确认单》、发票为依据，只需要提供批准的《大宗物资采购项目申请单》；批准的《用户需求说明 (URS)》、《专题会议纪要》；批准的《采购价格审批表》和采购合同。 (三 ) 零星物资货款支付依据 《零星物资月度或季度需求计划》、采购申请单、发票或收据、送货单、入库单或验收单。 （由基地 采购负责人提供，财务部接收） (四 ) 公司指定需集中采购的其它物资支付依据公司指定需集中采购的其它物资支付依据按照品种分类对应的支付依据执行。 第二十四条 原辅料包装材料应付款管理 (一 ) 对账每月 25 日之前，由采购助理负责核对 U8 系统中采购订单实际入库数量与送货单、验收单数据是否一致，并与生产基地财务部、供应商对账； 1． 采购助理根据与生产基地财务部核对数据，在当月将对账单传真供应商； 2． 对账确认无误后，供方应根据此金额、数量分别开具本月 25日之前供货的全部发票，将发票、采购订单、采购合同等邮寄至使用单位财务部； 3． 对帐过程中如发现我司的帐务与供方有误差，采购助理应通知供方提供我司仓库管理员签收的送货单与财务进行对帐。 对帐过程中如发现是我司的数据入录环节失误或单据遗失而造成数据错误，应由我司财务部负责调整货款数据；如果是供方的数据错误，造成帐务不符，我司概不负责，一律以我司的帐务为准。 (二 ) 付款 1． 采购助理整理需求计划或采购申请单、采购计划分解表、采购订单、采购合同、送货单、验收单、发票、 U8 系统物资入库数据、退货单，并认真审查其完整性、 合法性。 检查凭据是否齐全，如有单据不全或审批手续不全现象，采购助理必须查明原因，否则不能做付款计划和付款申请； 2． 采购助理每月 10 日之前编制付款计划表，并将付款计划表发至生产基地财务部。 生产基地财务部审核 U8 系统相关物资入库明细以及检验报告单和付款计划、送货单、验收单、采购订单、采购合同、发票是否符合，无异议方能作为应付账款入帐，并批准付款计划，否则有权拒批付款计划；同时通知采购总部拒付款原因； 3． 采购助理按生产基地批准的付款计划做付款申请，报采购总部受权人审批； 4． 采购助理每月 15日之前将批准的付款 申请和付款计划邮寄至财务总部，财务总部审核付款申请与付款计划的一致性和是否经授权人审批，如有异议可拒绝付款。 第二十五条 生产设备、仪器仪表应付款管理 (一 ) 对账、索票 1. 采购经理按照采购合同、验收进度与验收结果提出付款要求，采购助理依据设备采购台账与采购合同相关条款核对，并与供应商对账； 2. 按照合同约定索取发票并邮寄至申购单位财务部。 (二 ) 付款 1. 采购助理整理发票和《大宗物资采购项目申请单》、《用户需求说明 (URS)》、《专题会议纪要》、《采购价格审批表》、采购合同等复印件，依据合同约定和《验收跟踪 确认单》验收进度，填写付款申请，并报采购总监审核、总经理审批； 2. 采购总部受权人审核采购执行文件、记录是否齐全、符合要求，对于没有经受权人审批或相关文件、记录不齐全，应责成采购负责人查明原因，否则应拒绝支付。 3. 采购助理将批准的付款申请和《大宗物资采购项目申请单》、《专题会议纪要》、《采购价格审批表》、《验收跟踪确认单》、《采购合同》邮寄至财务总部； 4. 财务部经理审核付款申请和《大宗物资采购项目申请单》、《专题会议纪要》、《采购价格审批表》、《验收跟踪确认单》、《采购合同》以及发票的合理、合规性，以及 是否有受权人审批签字，无异议可付款，有异议可拒付。 第二十六条 零星物资付款管理 (一 ) 付款 1. 采购负责人整理批准的《零星物资月度或季度需求计划》、采购申请单、发票或收据、送货单、入库单或验收单，填写付款申请单； 2. 使用单位受权人审核批准的《零星物资月度或季度需求计划》、采购申请单、发票或收据、送货单、入库单或验收单，填写付款申请单。 对于没有经受权人审批或相关文件、记录不齐全，应责成采购负责人查明原因，否则应拒绝签批； 3. 采购负责人将签批的付款单据给到财务部，财务部审核后安排付款。 第二十七条 公司指 定需集中采购的其它物资付款管理公司指定需集中采购的其它物资付款申请与审批按照品种分类对应的付款规定执行。 第二十八条 预付款管理 (一 ) 款到发货或提前预付加工费的合同，由采购助理填写《预付款申请单》，并在《预付款单》后付上双方签字盖章确认的合同复印件，由采购总部受权人审批后交财务总部付款； (二 ) 财务部经理审核 “预付款申请单 ”和采购合同的合理、合法性，以及是否有受权人审批签字，无异议可付款，有异议可拒付；拒付原因财务部必须通知采购总部。 第二十九条 合同、发票接收管理各生产基地财务部门接收到供应商邮寄的 “ 采购合同、发票 ”时，每月每笔进行登记，并于每月 25 号之前将登记表发到采购总部，以便采购总部与供应商结算申请工作的顺利进行。 第五章 招标采购管理第二十九条 招标小组由总裁办、财务总监、审计部经理、内控部经理及其他相关领导组成，负责集中采购重大项目的审定、立项、评标及定标。 第三十条 采购总部负责提出招标项目申请和评标小组成员名单，评标小组成员人数必须为五人以上的奇数，并报招标小组审批。 第三十一条 招标文件由采购总部负责组织编写，有关招标历史数据由财务部提供、使用单位负责提供招标文件中技术标准部分，并报招标小组审 批。 第三十二条 审计部负责招标过程的监督和评标工作纪律的制定。 第三十三条 招标采购方式应依照《中华人民共和国政府采购法》规定的公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源和询价采购以及招标小组指定的其他采购方式。 第三十四条 包装材料、广告促销品、印刷宣传品原则上每年进行一次招标，其他物资视具体情况而定。 第六章 供应商管理第三十五条 供应商开发 (一 ) 新增供应商应符合国家、地方及行业的相关法律、法规；符合行业准入条件，在行业准入名单之列；有合法的生产经营场所、生产经营许可证等资质；符合公司对供应商生产条件及 设备要求、质量保证体系、技术开发、售后服务、资金安全和环保等综合要求；特别是产品质量符合公司使用需求；供应价格始终保持市场领先的竞争优势，符合公司对综合成本逐步降低的要求，综合性价比在市场上应有较强的竞争能力；原则上新供应商的实力和供应能力必须与公司发展规模相匹配。 (二 ) 新供应商开发必须严格按照《供应商开发流程》的要求进行，新供应商开发由采购总部采购人员先对供应商进行前期调查并填写《供应商调查表》、供应商资质收集与整理、供应商报价、供应商样品收集、小试或中试确认、采购合同初步谈判等工作；核心物料的供应商必 须组织公司有关部门进行联合现场考察，各方面条件符合公司整体要求后方可谈判正式采购合同，列入合格供应商体系。 (三 ) 采购总部和生产基地质量管理部门共同协商确定原料、主要辅料和内包装材料的供应商，按 GMP 要求进行定点采购；外包装材料、广。