蓝凌知识管理整体解决方案白皮书

蓝凌知识管理整体解决方案白皮书内容摘要：

直接书写新电子邮件和回复转发邮件。  邮箱文件夹和邮件管理 系统提供丰富的文件夹和邮件管理，使用户在 Web 页面上方便的管理自己的电子邮件。 系统可以显示每个电子邮件夹的使用情况。  邮箱设置 用户密码设置； 电子邮件过滤规则设置：电子邮件用户可以设置自己邮箱的 Email过滤处理功能，对符合电子邮件过滤规则的电子邮件 可以采取如下操作：拒收电子邮件、将电子邮件转移或拷贝到指定文件夹、改变邮件的重要性等、电子邮件过滤规则数量不限。  地址本 企业内部邮箱地址是基于组织架构的多级目录系统。  察看邮箱使用状况 用户可以察看自己邮箱的使用情况，包括：邮箱空间占用情况，每个文件夹使用情况，新电子邮件有多少，各个文件夹中的电子邮件数量等。 以便于用户可以根据情况管理自己的邮箱。  邮件查询 电子邮件用户输入需要查询的关键字，系统将会在 发件人 、 收件人 、 标题 等栏目进行搜索，将满足匹配条件的电子邮件和电子邮件所在文件夹显示出来，用户 便可以进行阅读、移动、转发等各种操作。  短信与移动办公 短信服务提供用户可以通过在线发送短信息到手机的功能。 该系统适合发送容量小的信息内容，信息由手机接收。 通过该系统，用户可以利用该短信息服务通知相关人员参加会议，而不须打许多电话或 LKS 白皮书 蓝凌软件 13 发送许多邮件进行通知，大大提高了员工之间沟通的效率。 短信息可作为各项紧要通知、重要信息提醒的辅助方式。 短信息文档发布后，文档将按分类保存在系统中。 通过检索视图中各文档的标题，系统将自动返回检索结果。  名片管理 名片管理是一个个人的通信录，管理名片的内容，并且可以通过邮件地 址直接发送电子邮件，通过手机号码直接发送短信。 可以根据需要将名片与他人进行共享，供部门或公司其他员工使用。 每个人只能看到自己的名片和共享的名片。 . 基于知识管理的办公信息系统 (LKSkOA) 建立知识管理的基础工作平台的目的就是弱化企业经营风险的管理、降低企业工作成本的管理、支持企业快速反应的管理、优化企业素质水平的管理、提高员工工作效率的管理、提高员工工作质量的管理、提高员工工作热情的管理。 其实质就是强化建立企业的工作素质水平，使企业员工有能力、有方法、有热情把工作“做好”、“做快”，使企业有稳定的竞 争能力。 要达到这些目标，蓝凌认为：企业的工作素质水平取决于企业员工的素质水平；企业员工的素质水平就是能把工作做“好”、能把工作做“快”、能有激情去做工作的素质；这些素质更应该被企业稳定与保持；既然企业素质水平的强化和优化就是企业工作管理的实质，那么实现方法就是搭建“技能知识管理”平台支持员工把工作做“好”，搭建“规范协作知识管理”平台支持员工把工作做“快”，搭建“文化知识管理”平台支持员工有热情去做工作，搭建“知识沉淀与推进”平台稳定企业素质水平。 显然，这些正是企业的知识管理。 蓝凌 LKSkOA软件就是 基于以上思想认识进行设计的，它不仅把支持企业工作的知识有力的管理起来，并且还根据知识转移的规律推动知识优化和创新。 概括地讲， LKSkOA软件通过信息与知识管理的多功能模块组合成一套完整的、基于知识管理的企业工作管理平台 ,是业界领先的第三代 OA 系统。 LKS 白皮书 蓝凌软件 14 即  通过知识沉淀与共享来弱化人才风险；  通过知识地图查询来提高员工工作技能，进而提高工作质量；  通过知识优化推进来实现优化企业的素质水平；  通过信息快递来支持企业快速反应；  通过规范制度和沟通协作来提高工作效率；  通过企业文化社区建立来提高工作热情。  弱 化人才风险的管理 人才流动是不可避免的。 但是，技术人才流失就会带走技术开发的方法、经验甚至成果；营销人才的流失会带走客户信息，客户进攻的方法和经验；管理人才流失带走的是管理的方法、经验。 最终，人才流失带走的是投资者的投资。 这些方法、经验、信息的损失是企业经营的最主要风险之一。 显然，管理这种风险，弱化这种风险就是要把人才在工作中掌握的经验、方法、信息都沉淀下来，管理起来，让大家共享，让新来的员工迅速掌握并成为企业人才。 实际中，蓝凌 LKS通过知识沉淀与共享的方式， 用“案例管理”、“工作总结”、“文件管理”来分 别实现这个目标。  降低企业工作成本的管理 企业工作成本构成比较复杂，但最主要的是企业员工由于没有工作能力、没有工作经验所带来的时间损失和质量损失，进而导致的人力资料成本。 解决这个问题的一般方法就是培训，特别是对新入职员工的培训。 但传统集中式、主流式的培训既花费很大，又不能解决每 LKS 白皮书 蓝凌软件 15 个员工所任岗位的特殊培训。 而蓝凌 LKS 通过在线“培训系统”“专家系统”“考试系统”以及“常用资料”介绍等。 实现对员工的快速岗位技能培训，达到降低人力资源成本的目的。  支持企业工作快速反应的管理 现代企业的竞争，有一个重要特征就在“ 快”吃“慢”。 “快”就是企业对市场、对技术对政策等变化的反应速度。 能不能有一个快的反应速度，取决于企业领导和员工快速而充分地掌握市场、技术、政策等的变化信息。 所以说，这些变化信息要有快速的通道及时地传送到员工和领导的手中，才能够保证他们及时地、正确地行动。 蓝凌 LKS通过信息快递系统，用“邮件发布”、“短消息发布”、“订阅发布”、“新闻发布”来分别保证提供快速的变化信息传递通道。  优化企业素质水平的管理 企业素质水平取决于企业知识水平。 在知识爆炸的今天，如何保持企业知识的不断积累、不断应用、不断更新、不断创 新，确保企业知识水平在激烈竞争的复杂环境下维持并提升到一定高度，需要一整套睿智的知识推进策略和知识优化解决方案。 通过对沉淀在企业知识库中的知识的点评情况，甄别筛选出待优化知识库；遵循事前制定的知识优化措施，纳入试用系统进行试运行，经过多次反复调整修正，取其精华、去其糟粕，最后将适合企业的知识固化，正式成为企业标准知识库的一个部分。 这样就完成了知识优化的一个循环过程。 蓝凌LKS 通过知识优化推进， 用“点评机制”、“试用修正”、“固化机制”等实现企业知识优化的一个生命周期。  提高工作质量的管理 企业的竞争是人 才的竞争，具体而言是企业员工素质的竞争。 要使企业工作质量得到保障，员工的技能素质是关键。 而员工的技能素质取决于员工能否快速获取知识。 所以向员工快速传播知识是提高工作质量的关键所在。 蓝凌 LKS通过知识地图与知识查询，用 [知识地图 ]、 [专家系统 ]来实现上述目标。  提高工作效率的管理 “效率”一直是管理者追求的重要目标。 要求工作者在一定的条件下尽可能好尽可能多地顺利完成任务。 达到所需要求的效率指标并非易事，企业中的工作过程都是由由一系列工 LKS 白皮书 蓝凌软件 16 作环节组成，要在每一个环节不遇到阻力，只有首先遵循前人总结的规章制度行事， 才能少遇红灯；另一方面各环节也潜伏着不少的障碍，这些都会严重影响工作效率。 沉淀员工以往总结的经验、教训和办事方法等，优化工作流程并遵循之，将事半功倍；通过沟通及时发现障碍，暴露问题，通过协作，跨越障碍，解决问题，这些才是提高工作效率的最有效途径。 蓝凌 LKS系统通过规范协作管理，用“规范制度”“内服务单”“工作流程”“项目协作”来实现这一目标。  提高工作热情的管理 “以人为本”的现代管理模式不仅仅是一句口号，更要落实到实处，其实质就是从企业文化建设着手切实提高员工工作激情情。 这样的文化建设实际上是要营造 一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。 蓝凌 LKS 通过搭建企业文化管理平台，用“企业论坛”、“员工意见箱”、“文章集锦”、“生活顾问”等来营造良好企业工作氛围。 . 知识库系统 (LKSkDOC) 文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量企业特有的知识财产。 适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。 文档管理的职责就是有效地组织和规划文档，使文档的获得、 归类、查找和提取更容易。 知识库系统就是以综合文档管理为手段的知识资源管理系统，最终目的就是成为知识管理体系的一部分，与其他的因素构成完整的知识管理网络体系。 现有的文档处理方式、共享程度、管理机制都大大的影响了企业内部知识的流转和共享，企业已经意识到实现文档共享和集中管理的迫切需要，为了促进知识管理和共享，方便协同工作，建立网络化文档管理系统，统一组织和管理企业重要的文档资料就变得尤为重要。 . 蓝凌知识文档管理 蓝凌知识库系统 (LKSkDOC)有以下几个特点和优势：  桌面集成：借助各种桌面处理工具和手段，实现 个人电子化处理各种文档，主要是利用 MS Office 进行文字处理和报表制作，直接将 CAD 工作站中设计的图纸文件存储在文档中心库中；另外逐步实现对各种纸质文件、传真、图纸、工程档案等的电子化扫描和管理。 LKS 白皮书 蓝凌软件 17  集中存储：除加强个人办公工具的配备与培训、使用外，建立企业规模的文档管理机制，将目前主要由个人维护管理的文档，集中在部门、公司一级进行管理，建立文档中心库，在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递。  灵活分类：“层次化”管理各种文档，如参考档案管理的模型和思路，将各种文档分门别类进行层次化的目录管理，以及 进行主题词或全文索引，方便员工检索和查阅文档。  全程管理：实现对文档处理周期的管理，包括文档的创作、批阅、审核、发布、归档等各个环节。  文档流转：实现文档处理过程的工作流自动化，如自动转发、自动催办、自动归档等。  版本控制：对文档进行版本控制，保证员工所访问的是最新或有效的文档，定期删除或归档已失效或旧版本文档。 对文档以一定规则自动备份。 kDoc自动跟踪文档版本的升级，维护不同版本在系统中的线索。 kDoc 引入签入签出概念，使得文档在共享时不至于发生编辑冲突现象。 文档的所有版本都将被保留在数据库中。 当一个文档 进行版本升级时，系统自动对原版本作了一个工作拷贝，所有编辑工作都在工作拷贝上进行，而老版本的文档仍然可以被其他人阅读，使得信息可以在最大程度上得到共享。 当新版本完成后，工作拷贝被签入到系统中，自动替换掉老版本成为当前文档的最新版本。 老版本则自动退到系统后台，只在需要的时候才被调出查看。  安全性：更有效地进行安全性控制，在加强制定和实施企业文档保密制度的同时，也同时以信息技术的手段对各种文档实行分层次、分级别的权限管理，通过系统日志等手段对重要文档的使用情况进行监督管理。  系统集成：与企业关键业务处理信息系统 集成，如与邮件系统、办公自动化系统的集成，从业务处理信息系统中抽取数据或信息形成各种文档或报告等等。  海量存储：如果使用 的“文件柜”对象存储文档，在一个文档数据库增大到一定限额时， 自动把数据分摊到多个较小物理数据库中（最大64GB）以提升数据库性能，这个过程是透明的，不会影响文档使用和管理的正常功能。  智能检索： Domino 有很强大的全文检索功能，只要 CAD 文件的信息点提取得恰当就能达到较高的查询命中率。 在这里，还可以针对“ CAD 文档名称”、“ CAD 文档创建人”、图号 、创建时间、项目名称、子项目名称等信息点进行查询。 LKS 白皮书 蓝凌软件 18 . 知识库之影象资料管理 影象资料管理主要解决纸纸文档的数字化问题：  随着业务量的持续增长，大量的图纸面临着保存、分类和归档的困难，同时还有大批的历史技术图纸文档需要保存、整理，耗费大量的人力。  这些纸张文件传统采用手工方式进行分类、整理、立卷、归档及日常管理，工作量大，调阅不方便，难以对公司各级人员及客户的查询作出及时响应，现已无法适应业务的不断发展。  客户资料需长期保存，受存储环境的限制，可能造成纸张受损、变质、变黄甚至丢失。  纸张的占用空间大。  由 于用户数量大，当需要查询多年前的资料时，需花费数十分钟的时间在档案室查找，影响办公效率。  现有的文档检索方式不利于高效、实时的跨部门、跨地区的提交与调阅文档资料，也就是说难于资源共享。  如果不幸存放这些资料的仓库发生意外，所有的客户资料将会毁于一旦，而实施电子文档影像管理系统将是“灾难恢复系统”不可或缺的一部分。 LKS 白皮书。