清华紫光电子档案管理软件

清华紫光电子档案管理软件内容摘要：

由档案中心统一进行整理。 同时可以接受 OA 中的公文，进行整理归档工作。 11. 我们在档案的数据录入和收集整理功能中增加了批量挂接的功能，可以将整理好的档案目录和原文（电子文件）自动对应，电子文件可以在网络的任何地方，但自动对应后可自动上传到服务器统一管理。 12. 档案的信息服务通过紫光的档案管理网站实现，在很多用户单位都实现了档案网站的信息服务。 用户就象上网一样方便地访问和利用档案信息。 档案编研成果、政策、法规、制度、通知等信息都可以通过网站随时发布。 档案 网站还解决了各种格式档案的浏览问题（包括多媒体档案），同时受到各种权限的控制，能充分保证档案的安全性。 13. 在检索查询和再利用手段上我们可以内嵌全文检索系统，大大提高档案的查询速度和检索能力。 同时可内嵌 OCR系统，时图象文件随时可以识别，提供再利用。 14. 我们提供了条件组合检索、卡片检索、分类检索等多种检索手段，可以进行各种模糊的检索查询对查全率、查准率能够提供可靠保证。 对档案可以按项目、案卷和文件进行方便地检索。 15. 网上借阅是很方便的借阅纸介质档案的手段，为用户利用档案的实体和档案人员对借阅的管理提供了极大方便。 16. 统计报表功能可以对档案数据库中的所有内容进行自定义格式的打印和统计。 17. 光盘制作可以随时将需要的档案信息制作成标准格式（国标）的光盘档案，用于数据交换等工作，而该档案无须依赖任何环境。 合肥紫软计算机科技有限公司 项 目 建 议 书 10 18. 自动、批处理功能  自动立卷  主题词自动标引  电子文件批量挂接  档号的自动生成  扫描图象的自动上载 注： 为符合 铜陵有色金属 (集团 )公司 对档案信息管理的要求，我们将 根据 实际 需求 在现有清华紫光电子档案管理系统基础上进行修改和开发。 信息采集 信息采集数据转 换电子 档案 库待归档库电子 档案原文库收集整编数据录入其它文件老系统中的数据馆藏档案数字化工作 管理OA接 口 电子 原文批量挂接编目文件目录信息采集部分功能示意图 如上图所 示，信息采集部分包含三个子系统：数据录入、数据转换和收集整编。 它们分别完成不同来源的各类档案的信息采集录入工作，是 检查档案信息自动化管理 系统项目档案电子化的入口。 图示中“信息采集”与“数字化工作管理”和“ OA 接口”相配合，可以最终形成数字化的档案信息。 其中信息采集部分：数据录入、数据转换和收集整编主要用来形成电子档案的目录信息，合肥紫软计算机科技有限公司 项 目 建 议 书 11 并提供多种与原文对应挂接的手段；而“数字化工作管理”和 OA接口则通过扫描和网上归档的方式形成最终的电子档案原文。 用户所需的各单位所形成的各种类型的档案都可以通过信息采集部分，形成 最终的数字档案。 下面我们分别介绍信息采集部分的三个子系统：数据录入、数据转换和收集整编。 数字化工作管理和 OA接口部分在本方案的后续部分再进行介绍。 通过统计报表设计的各种目录和表格都可以在上述系统中实现随时的打印输出。 信息采集部分的设计特色主要有以下几个方面：  电子文件的批量挂接：使得档案目录的录入、原文的扫描加工并行处理，自动对应，形成自动的批处理。 而不需采用工作量大和相对麻烦的条码。  归档文件的存储分为未归档库和已归档库，未归档库存储未整理的文件，用于文件的收集、整理，提供自动组卷、自动形成档号等 自动化功能，整理好后再归入已归档库，已归档库存储整理好的档案信息。 对未归档库的任何调整操作都不会影响已归档库中的档案信息，已归档和未归档库都可以提供检索查询和利用。 对信息的组织和操作安全提供了良好的保障。  收集整理功能可以实现部门录入整理，解决诉讼档案的部门录入整理、档案整编归档的问题。 通过权限控制案件办理过程中相关人员的录入权限，待结案归档时已经在待归档库中形成较完整的信息，由档案编目归档。  通用的数据转换技术，不仅可以将过去系统中的档案信息转换进来，还可以将外部标准数据有选择地转换入库（已归档、未归档） ，方便实用，通用性强。 合肥紫软计算机科技有限公司 项 目 建 议 书 12 数据录入 数据录入电子 档案 库 电子 档案原文数据录入馆藏档案扫描加工批量挂接修改后重归档分 类表 管理 文件传输设置数据录入功能示意图 数据录入的功能和流程如上图所示，用户在进行项目、案卷和文件的录入工作时，系统提供了添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，录入时能够按照用户需要自动生成档案管理所需的流水号、案卷号、档案号等各种序号，支持自动校验、修改和重新排序功能，并可任意指定某一记录 进行复制。 数据录入提供双人同时录入相同条目，系统自动判断录入的正确性（二人录入的信息是否一致），给出错误提示，由第三人校对修正的校对功能。 修改后重归档功能 可以使被修改后的电子档案替换掉旧档案，使用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。 同时，记录了修改信息和旧档案，以备用户对档案修改情况的跟踪。 电子文件的批量挂接功 能可以将用户已录入的档案记录和电子档案原件根据某种规则自动对应，以使查询用户能够在检索到档案条目的同时浏览电子原件，并减轻了档案人员的录入工作量。 分类表管理则可以让档案管理人员随时可以建立、编辑和修改档案的分类表，为数据录入创造条件。 系统支持分散整理的需要，可以满足不同部门分布式立卷要求。 兼容新 老立卷方式。 文件传输设置可以控制电子文件的各种挂接方式，满足用户电子文件来源复杂的需求。 另外 ,系统还提供批量修改等简单方便的数据操作功能 合肥紫软计算机科技有限公司 项 目 建 议 书 13 收集整编 收集整编未归档库 电子 档案原文库整理编 目归档文件O A 接口批量挂接文件传输设置目录电子 文件电子 档案 库编目收集整编功能示意图  收集整编子系完成了电子档案的网上归档流程，使档案的监控、接收、鉴定整理工作通过网络在软件中实现。 各部门的档案可以通过 OA接口或直接使用本模块转入或录入未归档库中汇总，档案管理人员可以随时监控未归档库中的待归档文件的录入和整理情况，并利用系统提供的各种整理功能进行整理、鉴定、编目 、归档（归入正式电子档案库中）。  对于档案收集过程中用户需要掌握的档案类型、收集时间、来源、负责人、密级、保管期限、数量、载体等目录信息进行登记管理。 并且可以随用户的需要对于目录项进行增加或删减。  收集整编子系统实现了未归档的参考资料和 OA 归档的文书档案的接收和整理功能。 对于在 OA公文流转过程中产生的文件，可以由 OA接口转入到未归档库中，由档案管理人员进行整理编目，编目后再由未归档库转入正式的档案库中，供检索利用。  收集整编时能够根据用户的需要自动生成各种排列序号并支持序号自动校验，可以进行序号的修改和重新 排序操作。  档案、文书人员可以利用系统提供的已整理的卷内文件和待编目的案卷功能中的添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对用户提交的文件、资料进行存储和预归档（分类组卷）。 上述未归档文件的所有信息均放在系统合肥紫软计算机科技有限公司 项 目 建 议 书 14 的未归档库中，并可以通过检索查询子系统对未归档库进行检索查询。  档案管理员可以对未归档库中的文件信息进行审查，审查合格的文件和案卷可以通过编目操作进行归档，归档后的档案存入已归档库中。  另外可以进行案卷的合并 ,拆分和移动功能、自动组卷功能、文件的批量修改功能（密级、保管期限等）。  可 提供文印室、机要室将打印文件和机要文件即使录入归档。 数据转换 数据转换定 义初始值电子 档案 库定 义字 段间转 换关系外部数据定 义特殊转 换关系数据转 换数据转换功能示意图 数据转换主要用于外部单位（上级单位或下属单位）报送的电子数据或数据盘向本系统的转换。 如上图所示，数据转换子系统提供了定义数据库字段间的对应关系、定义字段间特殊关系、定义目标字段缺省值和数据转换四个模块。  定义数据库字段间的对应关系 用户通过该功能可以自动读出老数据库中的字段结构，让用户自己选择老字段对应新库中的那一个字段，从而一一建立其字段间的对应关系。  定义字 段间特殊关系 某些特殊字段，如：转换过去须进行统一的修改。 则可在此功能中实现。  定义目标字段缺省值  数据转换 选择需转换的记录进行数据转换。 合肥紫软计算机科技有限公司 项 目 建 议 书 15 日常管理 日常管理统计报 表电子 档案 库 电子 档案原文鉴定 和销毁目录、报表回收站借阅管理用户实体管理档案 档案日常管理功能示意图 如上图所示，档案的日常工作通过：实体管理、借阅管理、鉴定销毁管理和统计报表四个子系统来完成。 实现了用计算机辅助手工管理纸介质档案的功能。 日常管理部分设计特色：  完善的实体管理功能，可实现档案的征集、接收、移交、借阅、鉴定、销毁等方面的管理  实现了网上借阅的功能。  通用的报表生成 器，可以用来生成各类目录和统计报表。 下面我们将分别介绍各子系统的功能。 合肥紫软计算机科技有限公司 项 目 建 议 书 16 借阅管理 借阅管理借阅统计用户 催还管理检索 统计借阅管理 归还管理借阅网上检索 、浏览 、下 载打印预 约管理借阅管理功能示意图 借阅管理子系统分为纸介质档案的借阅管理和电子档案的检索统计两部分。 主要功能如上图所示，包括：借阅管理、归还管理、催还管理、借阅统计和检索统计。  借阅管理 主要完成纸介质档案的借阅登记，以便于对用户的借阅进行管理。 档案管理员记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷还是文件、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅的领导等信息，检索到用户所需 的档案进行借阅登记，并打印借阅单。 另外，系统可以设定缺省的借阅时间和缺省的个人借阅份数。 借阅登记后的档案，系统会自动记录下所剩得份数，为以后的借阅、归还、催还和统计提供参考。  归还管理 归还管理可对用户归还的档案进行登记，同时更改系统中所记录的档案所剩份数，并提供了续借功能。  催还管理 由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计和打印催还单。 可以按借阅人来催还、按借阅组来催还、按日期催还和按被借阅的某一档案来催还。  借阅统计 系统对纸 介质档案的借阅提供了大量的统计方式，并可随时打印统计结果。 按借阅人查询 ：统计并打印借阅人 (档案用户 )在某一时间段内借阅档案的次数及档案详细信息。 合肥紫软计算机科技有限公司 项 目 建 议 书 17 按时间查询 ：统计并打印在某一时间段内被借阅的所有档案及其详细信息。 按档案查询 ：统计并打印某一时间段内某个。