波导公司—电子文档管理办法

波导公司—电子文档管理办法内容摘要：

薕橄圿弛葠扄員砖槜蚟緎譁蓏鍤馞竑匲箏湤顢郄现塄攮窂黴茆背刿媸櫃屲苢鉸妽祴艷餽髬成烌凸法詞軫良諜燬祤寈弎 1. 目的 随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文 档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。 2. 适用范围 适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。 3. 相关文件 《文件控制程序》 《记录控制程序》 4. 职责 信息工程部负责公司个人计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 各部门负责本部门内的电子文档管理。 质量管理部负责质量手册、程序文件等质量管理体系电子版文件的 管理。 5. 名词解释 办公自动化系统：公司所使用的 NOTES 系统及其包含电子审批系统、 eMIS系统、 K3 系统等办公自动化系统。 6. 工作程序 各部门在公司服务器上共享文件的管理。 部门在公司服务器上共享文件的存放地址为：“ //Bird_domino/部门名称 /文件夹名称” 各部门可根据需要向信息工程部申请在服务器上建立部门共享文件宁波波导股 份有限公司 电子文档管理办法 Q/BIRD质管 272020 第 2版 (2020)第 0次修改 第 2 页 共 5 页 夹，信息工程部给申请部门分配一个服务器的登录 用户名和密码，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。 各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。 服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量体系文件”、“公司或部门规章制度”、“工艺文件”等需要使较大范围内员工了解的文件。 文件共享前应由所在部门经理批准后方可共享，电子文档可以 NOTES 的方式批准发布，然后由 文件制定者用 NOTES 的方式通知所要发放的 人员。 NOTES 系统上电子文档的管理 NOTES 系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要可向信息工程部申请，经批准后由信息工程部新开帐户。 NOTES 系统安装和维护由信息工程部负责提供技术支持。 NOTES 系统上文件的管理内容 各类重要信息和通知邮件内容超过一页（ A4 纸）者 ， 须使用附件的形式传送。 为提高工作效率，便于查找文件，公司计算机用户须根据实际需要建立各类文件夹，文件夹的形式可以为“会 议纪要”、“通知”、“报表”、“体系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“设备管理”、“生产计划”等，总体原则是按照各自工作内容进行分类。 NOTES 用户在 NOTES 系统中也应建立比较适用的分类文件夹，将收件箱中不能拆离的文件分类转移到相应的文件夹中。 为节约公司服务器资源和出于安全目的，用户须在本地计算机硬盘上配合 NOTES 建立专门的文件夹，在此文件夹中依据实际需要建立分类文件夹，用户应将 NOTES 上能拆离的文件分类拷贝到相应的文件夹中。 宁波波导股 份有限公司 电子文档管理办法 Q/BIRD质管 272020 第 2版 (。