采供部流程制度及绩效管理

采供部流程制度及绩效管理内容摘要：

提前 3 天请购 ② 采供经理将请购单分配至相应采购员 ③ 采购员要求做到及时了解到货情况和质量情况并进行归档 ④ 临时请购要求注明用途和追加订购的原因， 追加订购要求预算员签字确认 ⑤ 采购员未得到采供经理任务单不得进行临时采购 （ 特殊情况经电话请示得到采供经理批准） ⑥ 采购员在项目采供计划执行完毕时必须及时整理出项目采购台帐，将采供过程中出现的问题和改进建议送交采供部经理 第五章 材料资料库的建设 资料库的建立能够大幅度减少采购时间和确保得到市场相对较低价格，因此，资料库的建立也是采供部门的工作内容之一。 资料库的建设原则可以分为三 个； 市场集中、 价格分列 和及时更新。 市场集中： 资料库的建立，要求使用时方便快捷，一目了然。 因此可以按照市场进行建立以便于集中选择。 具体方法是： 给市场定位，市场也分高下，有的市场高端产品较 多，价格也相应较高，而有的市场比较专业有的则属于大杂烩，这就要求在建库时提前定位，分出个三六九等，以便于按需使用。 材料分等级，同一个市场会有高中低档的同类商品，必须分出以便适用。 12 商户分规模，规模大的，一般会是市场中的龙头，材料会比较齐全也具有一定的垫款能力，适用于大量采购， 并且在最初的询价中可以得到一个中间价格（一般在其报价的基础上下调 30 个点就是市场的底价）。 规模小的，材料比较单一，种类不会太多，由于小，会采取有赚就做的策略，在价格方面会有优势，只要采购量合适，往往是不错的选择。 价格分列： 采购就是要用较低的价格得到较高品质的材料，价格不是采购的唯一考虑因素但绝对是重要因素。 所以，在资料库中的供应商折扣就很重要。 建库时一定要列明折扣比例，不但列明不同供应商的比例，也要列明同一供应商不同系列产品的折扣比例。 及时更新： 在使用资料库的过程中，市场询价和供应商考核并不停止，就会出现更好的选择和淘汰，因此要及时更新资料，确保资料库中的资料保持适时。 资料库的标准记录表卡 供应商名称 一定要营业执照上的名称 地址 一定要总店或总部地址 联系人，电话 最好是总经理或业务经理 主营 材料 材料名称 、规 格、非标件 规模 一般按经营面积进行估计 ，分大、中、小 折扣 各材料按照标价给的折扣或按量给的折扣 过往业绩 指在本地市场有哪些规模较大的供应案例 13 第六章 采供部门的 绩效评估 由于采供对于企业的盈利多少所占比重较大，一般来说，采供成本每下降 1%，对利润增长的贡献相当于业务量增加 10%左右带来的利润增长。 所以， 采供一定要对采供活动进行绩效评估，以利于企业经营利润的提升，也为企业决策提供真实客观的数据。 绩效评估的意义 有助于反映企业真实的采供水平。 由于采供没有评估，总经理没有办法对企业采供进行客观 真实的估计和评判，只能进行初略的估计，往往得到否定的结果，发现采供活动中失败而不是成功的一面。 绩效评估得到的数据对于采供部门持续改善组织工作，以及采供部门与其他部门的联系都有很大的价值，对于企业改进也提供了各种必要的数据。 如果采购人员知道自己的努力能够直观真实的得到体现，工作动力会更大，团队士气也会大幅提高。 绩效评估的目的 确保采购目标的实现，可以起到防弊兴利的作用。 提供改进绩效的依据。 实行绩效评估可以提供客观的衡量标准以确定采购目标是否达到，指出采购中存在的缺陷所在，从而可以有针对性的拟定改善措施 ，起到惩前毖后的作用。 作为对部门和个人进行奖惩的参考。 绩效评估的结果突出了部门对企业的作用和影响， 个人工作能力的高低和工作表现，作为人事部门考核的参考资料，公正客观的奖惩，能够激励采购人员不断改进工作提高效率。 为制定合适的培训计划提供依据。 客观的绩效评估可以发现现有人员存在的能力缺陷和能力强项， 安排教育培训。 发现整个部门缺乏某种特殊人才，可以进行企业内甄选或外聘。 促进部门关系，采供部的绩效好坏，受其他部门配合影响较大，因此， 14 采供流程是否合理简洁，付款和交货是否符合企业制度，各部门目标是否一致都可以通过 绩效评估来进行验证改进，从而整体改善企业运行效率。 采购绩效衡量指标 质量指标 （重点考核 指标） 物料 到达现场的现场检验是否进行，质量是否与送样 一致，大宗材料进场采购是否到场检验，检验报告、证书是否及时提供，胶类，油漆是否存在过期现象。 时间指标 （重点考核 指标） 物料送达是否按照合同时间， 临时采购能否及时到位。 紧急采购费用占总采购比例、断料停工损失费用占总采购比例。 价格指标 （重点考核 指标） 实际价格与标准成本的差额、实际价格与过往移动平均价格的差额。 数量指标 储存费用、废料、采购错误导致 的呆料数量。 实际采购量与预算量的差额是否在合理 范围内。 （ 漆类、石材、板材、 卫浴产品、五金、开关插座、灯具 不能超过预算量的 1%，其他材料不能超出理论损耗值 ） 采购效率指标 采购金额、新供应商开发数量、错误采购次数、订单处理时间、采购计划完成率。 管理类指标 部门人员流动率、部门协作满意度 （由人力资源部发放调查表，除采供部外其他部门参与，进行全员无记名填写，每月或每季度一次）。 关系订单表现指标 （重 点考核 指标） 除甲指材料和总经理指定外的其他材料采购，就单一品类的采购订单，在价格类似，质量保 证的情况下某供应商得到订单次数、订货金额 15 占整个品类采购总量总次数的比例是否控制在合理水平（一般根据备用供应商的多少进行均分，最多采购次数就单一供应商来说不应超过总 采购 次数的 30%（。