综合时间管理培训

综合时间管理培训内容摘要：

理的、不明智的。 所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗。 对实现我的目标有帮助吗。 如果接受它，将付出什么代价。 如果不接受他，则需承担什么后果。 经过这一番 “ 成本 ——效益分析 ” 之后，你就可以决定取舍了。 广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 11 页 共 52 页 其次，学会利用资源： 对于 基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。 比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。 对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误： 担心部属做错事； 担心下属表现太好； 担心丧失对下属的控制； 不愿意放弃得心应手的工作； 找不到合适的下属授权。 其实每个 人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。 误区三：时间控制不够 在前面的 “ 小张的故事 ” 中，小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。 我们提供了一个拖延商数的测验，请你先做一下自我评核。 拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： （ 1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 （ 2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 12 页 共 52 页 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 （ 3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 （ 4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 （ 5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 （ 6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表 不同意 D 极不同意 （ 7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 （ 8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 （ 9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 （ 10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意 评分标准： 广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 13 页 共 52 页 每一个 “ 非常同意 ” 评 4分， “ 略表同意 ” 评 3 分， “ 略表不同意 ” 评 2 分， “ 极不同意 ” 评 1 分。 总分小于 20 分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。 总分在 21至 30 分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。 总分多于 30 分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井： 习惯拖延时间，前面案例 “ 小张的故事 ” 中的小张就是一个典型的拖延时间的人。 不擅处理不速之客的打扰。 不擅处理无端电话的打扰。 泛滥的 “ 会议病 ” 困扰。 不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一。 然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费。 误区四：整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。 “ 杂乱的办公桌显示杂乱的心思 ” 是有道理的。 让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。 套用“ 帕金森定律 ” —— “ 工作将被扩展，以便填满可 供完成工作的时间 ” ，我们也可以导出 “ 文件堆积定律 ” —— “ 文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。 ” 广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 14 页 共 52 页 当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他。 当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天。 下面是一份 “ 文件处置测验 ” ，看看你的文件处置系统是否完善。 文件处置测验 请快速地解答以下十二个问题。 如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号 “。 ”。 订购文具后所取得的帐单。 收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇 阅读。 来自上司的会议通知（下周一举行会议）。 某大学企管系学生寄来的问卷。 部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。 一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。 一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的 Email。 组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。 某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。 客户寄来的一封投诉信。 1人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 1提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。 广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 15 页 共 52 页 假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“。 ” ，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。 你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）。 误区五：进取意识不强 我们经常说到： “ 人最大的敌人就是自己 ”。 有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，就象前面我们提到的 “ 小张 ” ，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认 真态度。 主要表现在以下几个方面： *个人的消极态度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏嘘不已，做白日梦 *工作中闲聊 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于 “ 天上随时掉下大馅饼 ” 的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰。 好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是 “ 现在 ” 所塑造的。 因此，我们要记取 “ 过去 ” ，把握 “ 现在 ” ，放眼 “ 未来 ”。 送给大家一句话： 昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运用的现金。 请善用它。 广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 16 页 共 52 页 时间管理的六项基本原则 通过前面的学习，我们对时间管理的概念和误区已经有了一个基本的认识，现在我们一起来探讨时间管理的基本原则，只有对原则有了一个认识后，才有可能很好地运用时间管理的技巧与方法。 时间管理的六项基本原则： 明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急 合理地分配时间 与别人的时间取得协作 制定规则、遵守纪律 下面我们就时间管理的六项基本原则分别进行阐述。 原则之一：明确目标 目标刺激我们奋勇向上 在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处去。 美国的一份统计结果显示，一个人退休后，特别是那些独居老人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板地吃饭和睡觉，虽然生活无忧，但他们后来的寿命一般不会超过七年。 虽说目标能够刺激我们奋勇向上，但是，对许多人来说， 拟定目标实在不是一件容易的事，原因是我们每天 单是忙在日常工作上就已透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。 但这正是问题的症结，广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 17 页 共 52 页 就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶性循环罢了。 另外有些人没有目标，则是因为他们不敢接受改变，与其说安于现状，不如坦白一点，那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战，这些人最终只会是一事无成。 事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。 因此，我们一定要做一个目标明确的人，生活才有意义。 然而不幸的是，多数人对自己的愿望，仅有一点模糊的概念，而只有少数人会贯彻这模 糊的概念。 许多人在公司五年，却没有五年的经验，只能说有五年一次的经验。 许多年前，某报做过 300 条鲸鱼突然死亡的报道。 这些鲸鱼在追逐沙丁鱼时，不知不觉被困在一个海湾里，报道上说： “ 这些小鱼把海上巨人引向死亡。 鲸鱼因为追逐小利而暴死，为了微不足道的目标而空耗了巨大力量。 ” 美国作家福斯迪克说得好： “ 蒸汽或瓦斯只是在压缩状态下，才能产生动力；尼亚拉加瀑布也要在巨流之后才能转化成电力。 而生命唯有在专心一意、勤奋不懈时，才可获得成长。 ” 下面不妨让我们一起看看 “ 赖嘉的故事 ”。 赖嘉承随父母迁到 亚特兰大市时，年仅四岁。 他的父母只有小学五年级的学历，因此当赖嘉表示要上大学时，他的亲友大多不表示支持，但赖嘉心意已决，最后果真成为家中唯一进大学的人。 但是一年之后，他却因为贪玩导致功课不及格而被迫退学。 在接下来的 6 年，广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 18 页 共 52 页 他过着得过且过的生活，毫无人生目标。 他大半时候都在一家低功率的电台担任导播，有是也替卡车卸货。 有一天，他拿起柯维的第一本著作《相会在巅峰》，从那时起，他对自己的看法完全改变，发现自己有不平凡的能力。 重获新生的赖嘉，终于了解到目标的重要性。 的确，目标决定我们的将来。 赖嘉的目 标是重返大学，然而他的成绩实在太差了，以致连遭墨瑟大学拒绝两次。 在遭到第二次拒绝之后的某天，赖嘉无意间撞见院长韩翠丝，他趁机向她剖明心志。 结果，院长答应了他的请求，准许他入学，但有一个附加条件：他的平均分数要达到乙等，否则就要再度退学。 赖嘉一改过去的散漫态度，以信心坚定、目标明确、内心无畏的姿态，重新踏入校门。 他每季平均进修多个学分。 经过 2 年零 3 个月，即以优异的成绩 取得了学位，紧接着再迈向更高的目标。 如今，这个伐木工人的儿子已成为赖嘉博士，他还在全美发展最迅速的教会担任牧师，教会地点就 在费城特尔市，距他成长的亚特兰大仅数分钟车程。 从上面的例子我们可以看出， 有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。 那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢。 我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解自己目前的状况。 请记住： 成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。 为什么有的人成功之后，又会感到空广东旺科智能设备有限公司 广东旺科智能设备有限公司 第 19 页 共 52 页 虚。 为什么有的人得到名利后，却发现牺牲了更可贵的事物。 邓尼斯个人设定目标可以说是一个成功的例子。 在 1974 年，美国著 名证券经纪人邓尼斯是一个已干了 6年的证券经纪人，以社会标准来看，他是美国中产阶级分子的典范：他拥有一个美满的婚姻、三个聪明伶俐的孩子、一栋房子、两部车，但是患了溃疡。 证券经纪商的收入虽然不错，却与他的性格格格不入。 他希望活得更扎实，但现在却无法支配自己的命运，这使他觉得受挫。 “ 只有自己与上帝才能支配我的命运 ” 惊醒了他。 于是，他开始设立自己的目标。 他从小就爱好业余无线电，于是他决定创业，成立邓特隆无线电公司，生产并销售 “ 火腿 ” （指业余无线电爱好者）的设备。 1974年 4 月，邓尼斯辞去工作，卖 掉车子当资金，以信用卡借款，开始在他的地下室生产业余无线电设备。 邓特隆公司诞生了。 他的许多朋友与亲戚都以忧伤和惊慌的眼光看着他，断定他发疯了。 1974 年 8 月 24 日，邓特隆无线电公司成交了第一笔生意。