紫光档案管理信息系统技术白皮书

紫光档案管理信息系统技术白皮书内容摘要：

数据 进行管理、统计、销毁等功能，档案管理员和部门档案员所需使用的功能模块 3 综合 利用 对档案进行编研、库房 管理 、数据统计和回收站管理 ，并实现档案数据的光盘导入、导出，档案管理员使用的功能模块 文件编号： QHDA0001 档 案管理 信息 系统 技术 白皮书 第 10 页 共 35 页 4 借阅管理 对档案原文件进行借阅管理和统计的模块，档案管理员使用 5 系统 设置 实现 全宗设定、档案类型定制、 档案标准业务规范的定制、各全宗单 位档案业务个性化定制 以及各种系统参数的设定功能 ，系统管理员和档案管理员所使用的功能模块 下面我们分别介绍这 4部份功能。 . 信息 收集 . 档案业务流程的实现 . 主要业务流程 系统提供的档案管理主要业务流程如下： 收 收收 收 收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收收 收 收收 收 收收 收 收收 收 收 收 收 收 档案管理主要业务流程图 档案管理主要业务如上图所示：其中蓝色方框为档案管理业务，主要包括：收集、整理、档案管理、开发利用、借阅管理、鉴定销毁和检索查询，方框之间的箭头展示出主要业务工作的流程，我们可以看到主要流程就是从收集、整理到档案管理的归档业务 流程，其它业务工作都是对归档后资源的利用管理工作。 上图中绿色圆柱体为档案数据的逻辑库，主要包括：文件库、中间库、整编库、档案库和编研库，库之间的箭头说明了档案数据的流向，其中从文件库 /中间库－整编库－档案库的归档数据流程为主要数据流。 文件编号： QHDA0001 档 案管理 信息 系统 技术 白皮书 第 11 页 共 35 页 . 归档流程 归档流程是系统的主流程，因此下面我们主要对系统提供的归档流程进行说明。  收集流程 归档文件收集情况复杂，涉及部门及业务系统也很多，主要包括以下三种情况：归档文件的录入、各业务系统归档文件的采集、数字化加工及历史数据的导入。 归档文件的收集分为目录和电子文件，大多数 情况下目录信息和电子文件是一起收集得到的，这样通过系统提供的数据录入（编辑）功能可以轻松实现；但也存在分别收集的情况，例如数字化加工数据的导入，因此系统提供了管理员针对分别收集的目录信息和电子文件进行批量挂接对应的工具。 我们通过下表可以使用户明确归档文件的收集工作应该怎样通过系统进行。 说明项 文件库 中间库 整编库 档案库 文件录入 无法确定 档案类型的 文件进行录入 可以确定档案类型，但无法确定年度 /项目的文件和案卷进行录入 对某一确定年度或项目下的案卷、文件进行录入 对已归档数据进行录入 业务系统数 据采集接口 无法区分 档案类型的 业务系统文件 可以确定档案类型，但无法确定年度 /项目的业务系统文件 可 以确 定档 案类型、年度 /项目的业务系统文件 具有档案管理功能，已整理归档的业务系统数据 历史数据、加工数据 不进文件库 不进中间库 不进入整编库 直接导入档案库 对应功能模块 文件管理 档案收集 收集整编 数据管理 根据上表，我们可以在进行归档文件收集时根据数据情况确定应进入哪个模块进行数据录入管理。  整理归档流程 各类归档文件的整理和归档工作一般都包含下表所列流程： 序号 流程 对应功能 操作方式 流程 类型 1 确定归档部门 文件库管理、档案收集、收集整编 选择 分类 2 确定档案类型 文件管理 选择 文件编号： QHDA0001 档 案管理 信息 系统 技术 白皮书 第 12 页 共 35 页 3 确定年度 /项目 文件管理、档案收集 选择 4 确定分类号 档案收集 选择 /录入 5 确定保管期限 档案收集 选择 鉴定 6 排序、调整 收集整编 手工 整理编号（目） 7 组卷（件为单位时没有） 收集整编 自动 /手工 8 编号（文件档号、案卷档号） 收集整编 自动 9 装盒（卷为单位时没有） 收集整编 自动 /手工 10 归档 收集整编 手工 归档 上表中列出了归档文件整 理工作的主要流程以及：流程所对应的功能模块、完成流程的操作方式、以及可操作流程的人员角色。 其中 7组卷和 9装盒一般根据档案类型的不同只会单选其一。 如上表流程 6－ 10 所示，系统对归档文件的整理工作主要集中在收集整编功能模块中，流程 1－ 5 主要通过文件库管理和档案收集完成归档文件的分类和鉴定工作。 因此下面我们对收集整编过程进行说明。 收 收 收 收 收收收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收 收收 收 收 收 收收 收 收 / 收收 收 收收 收 收 收 收收收 收 收 收收 收 收 收收 收收 收收 收收 收收 收收 收收 收收 收收 收收 收 收 收 收 收集整编流程 如上图所示，档案管理员先建立年度项目后，从左至右就是归档文件的收集、整编、归档的流程，其中移交管理是指整编库 中文件移交的小流程，因此收集整编是整个流程中的核心模块。  流程控制 文件编号： QHDA0001 档 案管理 信息 系统 技术 白皮书 第 13 页 共 35 页 系统通过在年度项目管理模块中对年度项目的配置实现不同年度 /项目下对归档文件收集整编的流程的控制。 年度项目的配置项主要包括：分类表版本及层次、整理规则、整编的配置和权限、是否需要移交和代码库的启用日期，最后建立类表 /归档模板节点与归档部门 /参建单位的对应，以明确各归档部门和参建单位的归档范围。 针对一个年度或项目，要使得归档文件的收集整理工作顺利开展，必须要明确以下内容： a) 确定年度或项目的归档范围 b) 明确归档责任 c) 统一整理规则 d) 控制归档流程  移 交接收流程 系统通过对归档文件状态的改变实现对移交接收流程的控制。 收 收 收收 收 收收 收 收 收 收 收 收 收 收收 收 收 收 收 收收 收 / 收 收收 收 收 收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收 收 收 收收 收 收 收收 收 收收 收 收收 收 收收 收 收 收收 收 收收 收 收移交接收流程 如上图流程所示，系统中归档文件的状态由：在整编、待审核、已打回、已通过、已接收五种组成，我们以一个归档责任部门兼职档案管理员所录入的数据为例，其控制方式如下表所示。 角色 在整编 待审核 已打回 已通过 已接收 部门兼职管理员、 参建单位管理员 可浏览、 可编辑 可浏览 可浏览、 可编辑 可浏览 档案管理员 可浏览 可浏览 可浏览 可浏览 可浏览、 可编辑 文件编号： QHDA0001 档 案管理 信息 系统 技术 白皮书 第 14 页 共 35 页 . 信息采集 信息采集 包括：数据 接口、 数据导入 和 收集整编 三部份。 业务功能 . 标准数据 接口 序号 功能名称 功能描述 1 数据归档接口 提供各业务系统归档文件数据归档的标准接口。 2 用户管理及认证接口 提供统一机构和用户管理及统一认证的接口。 3 查询接口 提供档案查询的接口，以使档案查询可被其它业务系统调用。 . 数据导入 序号 服务名称 功能描述 1 历史数据导入 提供各种数据库德历史数据 批量 导入模块 2 数字化数据导入 提供对数字化的数据进行批量导入工具 3 离线数据导入 提供对各个离线数据 进行批量导入工具 . 收集整编 收集整编是对档案数据进行录入整理、组卷、移交、编号等，数据整理完成后进行归档。 系统在收集整编中涉及到大量归档文件整理的功能，例如：自动组卷、案卷调整、拆卷、接收、打回、检索、自动排序、文件调整等。 系统在开发的过程中完全依照国家档案局的标准，支持文书档案的最新立卷规则，用户只需设定好组盒规则，然后利用自动组盒功能，就可以轻松高效的进行文件归档。 文件编号： QHDA0001 档 案管理 信息 系统 技术 白皮书 第 15 页 共 35 页 . 信息 管理 信息管理 包括： 数据管理 、 库房管理、 数据 统计、坚定销毁和回收站管理。 . 数据 管理 序号 功能名称 功能说明 1 目录树 的维护 用户根据实际需求对目录树进行管理，添加、删除、修改档案类型 及数据 节点。 2 信息数据的维护 进行必要的档案数据的录入、删除或修改，并提供批量修改功能。 3 档案目录打印 系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如：案卷目录、分类 目录、备考表、卷内目录等，打印方法简便快捷。 4 显示字段显示维护 用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看档 案信息 5 数据转入转出工具 提供数据转入转出功能，数据转出提供 excel、 dbf、 xml， access 格式。 6 电子原文维护 支持电 子文件挂接、浏览、下载等功能，并提供批量挂接和扫描工具挂接。 . 库房管理 序号 功能名称 功能说明 1 库房维护 针对档案各个库房进行记录维护。 2 温湿度统计 对档案库房温湿度进行记录，并依据记录统计出统计图。 文件编号： QHDA0001 档 案管理 信息 系统 技术 白皮书 第 16 页 共 35 页 . 数据统计 序号 功能名称 功能说明 1 统计项维护 用户可依据自己要统计的内容建立统计项，并保存统计条件，方便用 户多次统计。 2 生成 统计图 依据统计结果 生成 统计图，统计图可为直方图、饼图、曲线图等。 . 销毁管理 . 借阅管理 借阅管理主要完成纸介质档案的借阅登记，以便于对用户的借 阅进行管理。 借阅审批流程如下图所示： 序号 功能名称 功能说明 1 借阅 登记 对纸质文件进行借阅登记， 对预约信息进行处理，可查询文件的借阅去向 文件编号： QHDA0001 档 案管理 信息 系统 技术 白皮书 第 17 页 共 35 页 2 归还管理 归还管理可对用户归还的档案进行登记，同时更改系统中所记录的档 案所剩份数，并提供了续借功能。 3 催还管理 由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计和打印催还单。 可以按借阅人来催还、按借阅组来催还、按日期催还和按被借阅的某一档案来催还。 4 借阅统计 系统对纸介质档案的借阅提 供了大量的统计方式，并可随时打印统计结果。 统计方式有：按借阅人查询、按时间查询、按档案查询、借阅频率查询、按操作者查询。 5 借阅设置 可以设置档案的默认借阅时间长度，借阅最大分数等参数。 . 综合利用 .。