第12章物业管理档案管理

第12章物业管理档案管理内容摘要：

的基础。 当一年工作终了，必须在乎时归档的基础上，进一步系统整理与编目。 整理工作根据企业情况的不同，可由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。 已立卷的案卷，应对卷内文件进行调整。 查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等，并对卷内文件进行必要的调整。 第三节 物业管理档案的检索利用与保存 物业管理档案通常有纸介质和电子媒体形式两大类，检索利用与安全保管也应根据档案的介质、不同特点，采取针对性措施分别使用处理。 一 、物业管理档案的检索（熟悉） (一 )纸介质档案检索 纸介质档案的检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的检索工具有：目 录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。 (1)分类卡片目录 分类卡片目录是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。 这类目录的优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。 (2)专题卡片目录 专题卡片目录是按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。 (3)主题卡片目录 主题卡片目录是指以规范关键字、词组织档案相关内容的索引系统。 (4)名称索引 名称索引是指以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。 2．档案提供利用的方式 (1)档案检索的步骤和方式 档案检索的一般步骤和方法是：分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。 (2)档案提供利用的方式 档案提供利用的一般方式有：档案室阅读，外借，制作副本，向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等。 （二）电子媒体档案检索 电子媒体档案一般分为 两类 ：一类是保存于 电脑硬盘 的文字和图形图像资料，这类资料一般 是以数字形式存贮的；另一类是闭路视频监控设备产生的 录像 资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。 尽管新的监控设备已将二者合一为硬盘数位形式存贮，但是目前仍有相当多的企业还在使用磁带方式存贮的视频监控系统，这类形式存贮的录像磁带与纸介质档案的存放方式相似。 各类软件的检索查询设计，目前无统一的检索查询形式。 二、物业管理档案的保存与安全 (一 )档案保存 1．档案的保存价值和保存期限 某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的，应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限。 例如，某物业在施工过程中有一 份混凝土试块检测报告，单个来看也许并不显得有多重要，但从施工过程中产生的一系列文件来考虑的话，这一组文件完整地反映了施工过程中的基本情况，即使是在该物业投入使用多年之后，仍然可以透过这一组文件获得该物业在施工过程中的完整信息，因此，有必要将这份文件列入长期保存的档案中。 各物业服务企业可结合自身实际情况和管理要求综合确定有关档案保存期限的划分标准。 为便于把握，表 12— 2列出了某物业服务企业档案的保存期限的划分标准。 （注意区分三类：永久、长期、短期即可） 某物业服务企业档案保存期限的划分标准 表 12 2 保存期限 时间 划分标准 备注 永久 无限期 凡是记载和反映物业，大型或重要附属设施设备及物业管理活动的基本历史情况，对物业维护和使用以及科学研究有长远研究参考价值的文件 1．有关所管物业及重要的附属设施设备的基础性文件资料，有关更新改造、大中小修的会议决议的文件、记录、验收报告和技术参数等文件； 2．有关物业管理工作中产生的重要决议、决定、合同协议、通知、记录、工作计划、统计报表及相关的请示、报告等； 3．业主及业主大会的基础资料、会议决议、决定、请示报告记录等文件 长期 15～ 60年 凡是在相当长的时间内对所管理的物业及物业管理工作需要进行查考、经验总结的文件与记录 1．有关物业管理工作中的年度季度计划、总结、报告； 2．与物业相关的附属设施设备 (工作寿命在 5年以上 10年以内 )的基本技术和商业资料，维修维护合同和记录，大中小修、更新改造记录和会议决议等文件； 3．物业本体及大型或重要附属设施设备的维护记录 短期 15年以内 其他只在较短时期内有查考意义的文件与记录 1．小型设施设备的更新、维修记录； 2．有关物业管理服务和运行记录的相关文 件和记录 2．档案保存注意事项 (1)物业承接查验期和人住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。 (2)房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋主体安全、设备运行状况和事故分析中有时起着十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限的 2倍。 (3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期限较短。 这类档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间被无谓占用。 (二 )安全管理 1．档案安全管理 档案毁损有人为的原因刹自然的因素。 人为原因的毁损，如遗失、损坏、被盗、不当使用和故意毁损等；自然的因素一方面是文件的介质和记录方式随时间的推移而产生自然失效，如文件的纸张自然老化和墨迹的自然消失等，另一方面是环境的影响，如火、水、潮湿、虫鼠啃咬、紫外线以及机械磨损等因素都会造成档案寿命缩短或毁损。 档案保 管应注意室内空气流通，经常采取防霉、防潮、防虫、防水防火、防盗等安全措施。 同时，要制订一套切实可行的档案管理制度并加以严格执行，如改善档案保存的条件，采取有效的档案修复技术，最大限度延长档案的寿命，保障档案的安全。 2．档案信息安全 档案的安全包括：档案本身不受到损坏与丢失；档案信息不被非法复制、查阅和传播。 由于档案载体的不同，保障档案信息安全的方式也有不同。 但均应制订文件的密级体制，严格借阅、复制制度。 纸介质档案的信息安全主要是从档案的查阅、外借、复制和销毁等方面制订详细的制度，设定权限。 对无权查阅、外 借和复制的人员，管理人员不得私自给予查阅、外借或复制。 有权限的人员在查阅、外借时必须承担保管责任。 复制必须由档案管理人员进行，并须获得相应授权方可实行。 销毁档案时，应经上级批准，并在主管领导和部门主管的监督下采用适当的方式销毁。 电子媒体档案主要是通过设立严格的多级权限机制和密码保管制度，严格进入检索系统、复制和下载的管理；对进入互联网的计算机应安装防火墙和杀毒软件，经常更新，防止黑客人侵和非法人员进入，保障电子档案的信息安全。 第四节 物业服务企业信用档案（掌握） 一、物业服务企业信用档案 物业服务企业信用档 案，是指利用计算机和网络信息手段，将物业服务企业及执（从）业人员的基本情况，经营业绩，经营中违规、违法劣迹及受到的处罚等情况按规定格式进行记录，并向社会公示。 接受社会监督。 物业服务企业信用档案工作的指导思想是：通过对计算机和网络信息技术的应用，建立客观公正的物业服务企业信用档案系统，为各级政府部门和社会公众监督物业服务企业及执 (从 )业人员市场行为提供依据，为社会公众查询企业和个人信用信息提供服务，为社会公众对物业管理领域违法违规行为的投诉提供途径。 目的是为了整顿和规范物业管理市场秩序，规范物业服务企业及执 (从 )业人员市场行为，增强物业服务企业及执 (从 )业人员的信用意识，提高行业诚信度和服务水平。 二、物业服务企业信用档案的建立范围（这一部分是重点） 根据国家建设部《关于建立房地产企业及执 (从 )业人员信用档案系统的通知》 (津住房函[2020]193f号 )及其他有关规定， 物业服务企业信用档案的建立范围是所有物业服务企业和物业管理师等执 (从 )业人员。 全国物业服务企业信用档案建设按照“ 统一规划、分级建设、分步实施、信息共享”的原则 ，由国家建设部统一部署。 各级物业管理行政主管部门负责组织所辖区域内所有物业服务企业及 执 (从 )业人员信用档案系统的建设与管理工作，具体 职责分工 是： (1)建设部负责全国一级资质物业服务企业及执 (从 )业人员信用档案系统的建立和监督管理。 中国物业管理协会受建设部委托承担系统管理部门的工作，负责一级资质物业服务企业信用档案信息的采集、整理、更新及日常管理工作。 (2)地方物业管理行政主管部门负责二级资质以下物业服务企业及执 (从 )人员信用档案系统的建立和监督管理。 (3)建设部信息中心负责物业服务企业信用档案系统建设的技术支持和系统运行与维护管理工作，并为各级物业管理行政主管部门和物业服务企业提供由 建设部统一开发的物业服务企业信用档案系统专用软件。 三、物业服务企业信用档案工作的目标和要求 物业服务企业信用档案工作的目标是：以物业管理电子政务系统、物业管理行业协会自律管理系统和企业经营管理系统为基础，形成覆盖物业管理行业所有企业及执 (从 )业人员的信用档案系统，并通过中国住宅与房地产信息网实现各级物业管理行政主管部门、行业协会网站的互联互通。 国家建设部对物业服务企业信用档案系统建设的要求是： (1)各级物业管理主管部门要提高认识，加强领导，积极组织、指导和推动物业服务企业信用档案系统的建设工作。 (2)扩大物业服务企业信用档案的覆盖面。 凡是从事物业管理的企业和执 (从 )业人员都应当纳入物业服务企业信用系统。 凡是具有资质等级 (包括临时资 质 )的物业服务企业都要全部上网。 (3)保证物业管理信用档案系统信息的全面、准确。 应。