用户手册(pdm

用户手册(pdm内容摘要：

文件库 ： 如果设为公开文件，则此文件类别内的 文件 所有用户均可看到，权限为只读。 编号规则： 此类别文件编号规则，设置后，生成文件时，自动读出此规则。 FTP站点 ： 此 类别文件存放的 FTP站点及其此站点的目录。 可设置每个组成部 分 的 起 止 位置、规则类别、默认值及如果位数不够时填充的字符。 规则生成窗口可以帮助生成各类规则所需的常量或参数。 天纵图文档管理系统操作手册 13 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: FTP目录 ： 此 类别文件存放的 FTP站点的哪个子目录。 WEB目录 ： 此 类别文件存放的 FTP站点对应的 WEB目录。 （注：如果选择了在 WEB端用 HTTP打开 FTP文件，则应设置此目录，并在 WEB服务器配置相应虚拟目录。 ） 五 、印章管理 【定义】 公司印章（如公司章、文件控制章、资格人私章等）是公司权限标记 ，要加以管理，如果加管理不当，会导致文件审批控制失败，造成不良影响甚至严重后果。 公司文件管理制度应明确规定哪些公司印章要交由文控中心统一管理。 文控中心要对印章进行分类、编号，做好标识，集中存放管理。 【操作说明】 从【菜单】 \【工具】 \【印章管理】，打开印章管理模块，登记印章。 可将公司印章制作成 加密印章文件 ， 放到一个 WEB 目录下，将此 URL 设置到印章档案中，就可 直接在系统中 远程 调用 此印章了。 当然，使用前要进行密码验证。 【字段说明】 类别： 公章 /私章 /其他类 适用范围： 此印章适用于哪些文件及手续过程中。 存放位置： 此印章目前存在何处，指明后便于查找。 监印人： 此印章盖印时，需谁要场监督公证。 保管人： 此印章由谁保管。 验证密码： 使用此印章时要输入密码进行使用资格验证。 六、加密印章 /签名制作 先 可将印章 /签名扫描后， 制作成 透明 图片 （可以利用 PhotoShop软件制作透明 图片 ）。 从【菜单】 \【工具】 \【加密印章 \签名制作工具】，打开加密加密印章 \签名制作工具，读入原始印如果输入了下载路径，可远程从 WEB目录下调用印章，如果未输入，则需要手工从本地读取加密印章文件。 天纵图文档管理系统操作手册 14 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 章图片，输入密码，即可制作成加密印章 \签名。 七、 文件模板管理 【定义】 为公司各类文件制作模板，可以大大提高文件书写效率，同 时也规范了文件格式，确保格式统一。 【字段说明】 类别： 此模板适用的文件类别。 适用范围： 此模板适用于哪些文件或过程中。 八、 文件范本管理 【定义】 为各类文件收集范本，主要目的是方便文件编辑，提高文件编辑工作效率。 其操作方法同模板管理。 必须是一个透明图片。 要利用有关图片制作工具将图片进行透明处理。 密码必须是 6位以上。 模板编号具有唯一性，不可重复。 点击第二个按钮，可打开查看此模板文件。 天纵图文档管理系统操作手册 15 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: ==文文 档档 流流 转转 == 文件网络流转流程： 文档 编辑好后， 保存到系统数据库或服务器文件夹 /WEB 目录中 ， 并将文件信息登记到系统中，此文件自动进入文件流程，系统会自动 通知 相关人员进行处理， 审核人、批准人审批后， 转给文件管理 员 发送，文件发送后， 相关人员 就会 收到来文通知，即可 打开文件阅读器阅读此文件。 文件管理员可通过 “ 文件阅读跟踪 ” 模块查看文件阅读情况。 一、 文件办理主界面 【定义】 一般用户通过文件 办理 窗口可完成所有权限范围内工作。 包括：文件审核、文件批示、文件发送、阅读、修改、评论、办理 等。 一般用户只授权此模块即可完成所有工作任务。 建议用户登录知识系统后，首先打开此模块，看看有无文件操作任务待办。 【操作说明】 左侧树状图根据文件类别及文件状态对文件进行分类显示。 工具栏按钮对文件审核、文件批示、文件发送、阅读、修改保存、评论、办理过程进行操作。 文件审核、文件 发送列出当前用户权限范围内相关文件，点击文件，右下脚会显示此文件之属性、批示、评论，点击 “文件内容 ”超链接，可通过浏览器打开此文件进行阅读。 如果文件有附件或相关文件，会列出来，点击期 “文件编号 ”，艰即可打开查看，其操作权限同主文件操作权限。 可用多种方式查看文件清单，如列表、大图标、小图标、 详细资料 等，用户可选择自己喜爱的方式查看文件清单。 文件操作权限在发送文件或借阅文件时设定，有只读、印存权、修改权三种，若只有只读权，用户打开文件后，只能阅读，不能打印、保存、拷贝、修改。 公告栏列出公司关于文件资料方面的通知。 这是常见问题解答，可以帮助你操作 系统。 列出与当前用户有关的文件数量及任务数量。 天纵图文档管理系统操作手册 16 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 点击文件批示、评论、办理 ”按 钮，打开批示、评论、办理摘要输入窗口。 点击“打开阅读”即可根据我们设置的文件打开方式打开文件。 下图分别是利用 OFFICE组件和图文标注组件打开界面的样式。 工具栏一组按钮，可进行各种文件处理工作。 点击“查询”按键，可打开查询面板，如图。 点击“文件内容”，可利用相应组件打开阅读全文。 可加入签名和进行在线批注。 如果设置了痕迹保留，则可记录修痕迹，包括何人何时进行了何修改动作。 天纵图文档管理系统操作手册 17 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 二、文件创建 【定义】 创建一份新文件，可根据文件分类进行快速创建。 【操作说明】 选择文件类别，即可根据此文件类别 设置的相关内容读出审批人、保存期等信息，并按此类文件 编号规则生成文件编号。 审核人、批准人可以是多个人，可并行审批或串行审批，并行审批审批人之间用 “。 ” 号 (英文分号 )附隔开；串审批审批人之间用 “” 号附隔开。 如果选择“保存到文件夹”，则此文件直接保存到文件夹中，而不保存到数据库中，一般大文件或特殊文件才考虑保存到文件夹，其余文件都保存到“数据库”中。 （详细附录二、文件存放策略） 附件：也可选择保存到数据库 /文件夹 /WEB目录。 相关文件：此文件的关联文件，从文件库中选择其他文件进行关联。 自动编号：如果此文件类别设置了特殊编号规则，系统会自动生成一个参考编号，用户也可以点击“编号”字段右侧按钮，打开“编号生成器”，构建编号。 编号生成根据此类文件编号规则首先生成各组成部分参考值，用户可进行修改，后点击“生成编号” ，如果要限制在同一个长度，则勾选“自动调整为所定义的长度”，一般如果有流水号，则建议勾选。 分类树根据产品配件情况列出 BOM，点击单个零件，则会框住，去掉复选框，则不显示此零件。 可对文件进行各种操作，包括打印、标注及放大旋转查看等等。 天纵图文档管理系统操作手册 18 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 【字段说明】 文件类别： 读取文件分类树上的值。 关键词： 为 文件设计关键词，有益于文件搜索查找。 提醒周期 ： 定期提醒相关人员办理文件。 文件状态： 待审文件 /待批文件 /待发文件 /已发文件 /归档文件 /旧版中心 /已移交文件 /已销毁文件 /草稿 （ 文件状态系统已内定，不可修改 ） 三、文件修改 【定义】 文件修改是通过签出 \签入机制进行的，文件签出修改时，文件会被锁定，其他人打开此文件时，只能读。 文件修改方案有三种：一 、在线直接修改（仅限 Office 文档）；二、签出修改；三、填写修改申请，批准后签出修改。 【操作说明】 文件修改申请批准后，权限修改人可在此窗口看到所有已批准的待修改文件， 文件修改先要签出，修改完后，再签入 ，系统会提示你输入版本号，如果您不修改版本号，即直接替换原文件；如果修改了版本号，则原文件打入旧版中心，自动产生一个新版文件，新文件自动修改了文件编号、版本号及文件状态，同时复制了原文件的附件和相关文件表，修改后的新文件重新进入文件流转程序，经过审核、批准后发放。 一般受控及重要文件才需这样做，普通文件直 接替换原文件即可了。 第一步：选择文件分类，系统将会自动将此文件的相关资料自动读出，如受控状态、审批人等。 录入内容摘要便于文件搜索，一般建议用户录入。 天纵图文档管理系统操作手册 19 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 四、文件审批 【定义】 从文件登记 到系统后，自动进入审批流程，审批流程根据登记文件时设置的审批路线自动传到相关人的任务列表中。 【操作说明】 如果主界面左侧“我的任务”树中“待审文件”或“待批文件”有时，点击，右侧列表即列出待审批的文件。 选择要审批的文件，阅读并签名后，即可回到主界面，点击工具栏或菜单上审批按钮，弹出审批对话框，如下图所示。 文件签入时，可选择一个新版本号，这时会将旧版自动打入旧版中心。 如果不更改版本号，则直接替换原文件。 文件有多种保存方案供选择。 用户可根据自己的实际情况进行选择。 如果选择转给其他人审批，则可从下面列表选择一个代理人。 如果在审批时有批示意见，可写进“审批意见”文本框中。 天纵图文档管理系统操作手册 20 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 五、文件发送 【定义】 文件经过合法审批后，就可进行发送了。 【操作说明】 选择发送文件编号 ，可一次选择多个文件。 一般在 新员入厂时，可将所有相关他的文件一次发给他，这时会用到一次选择多份文件的功能。 选择发送对象。 列表框中列出用户管理表所有用户名单。 选择操作文件权限。 如果要附言，可输入。 处理完以上步骤后，可发送文件了，文件发送后，接受人会得到通知消息，并可打开阅读窗口阅读此文件。 如果有附言，可写上，如果提供阅读人办理事项等。 可通过多种方式选择要发送的文件 ,可一次选择多份文件发送。 可按部门发送。 选择要发送的部门，点击“读取 树 图 上 的值”，即列出所选部门用户名单。 可对所选部门用户名单再做一次选择。 天纵图文档管理系统操作手册 21 天纵科技 (软件 )开发中心 TEL:07305240398 FAX:0。