某集团基于知识管理的办公信息系统建议方案书

某集团基于知识管理的办公信息系统建议方案书内容摘要：

如员工状况，产品原料，产品资料等；“为什么 KnowWhy”，即企业生产的原理和规律，如为什么采用一种解决方案而不用另一种等等；“怎么干 KnowHow”，即做某些事情的技术和能力，如生产某产品的流程 和技术等；“找谁干 KnowWho”，即在生产过程中，知道如果出了问题能够请教谁。 当前企业所面临的问题是如何把这些信息以一定方式汇总起来，组织起来，方便人们利用计算机进行查询和检索，并且利用有组织的信息获取知识，再利用知识获得最大的利润或效益。 这就要求通过对解决方案的集合寻找和识别与问题有关的关键信息，并将这些信息进行提取，形成对某一问题的专门知识，作为决策的依据。 在信息社会和知识社会，信息、知识和一些专门技能是获取利润的工具。 知识管理是把信息转化为知识，用知识指导决策付诸实施，再把实施结果转化为利润。 知识管理的具体方式就是将各部门和各人所掌握的信息和知识汇总形成电子文件放在公用网上，形成一个知识库，随时可供取阅。 知识库具备整套的支持和服务，保障系统安全和权限管理，以保证正确的知识能够及时被相关的人员获得。 例如，在产品生产和项目实施过程中，经常需要借鉴以前产品或项目中的技术和资料，为此，企业可以利用知识管理技术，把工程师在以往工作中积累的经验和技术加以总结分类，形成一个知识库，在新阶段的工作中，可以保证最大限度地利用企业拥有的知识，提高工作效率，并获得最大利润。 蓝凌公司就是知识管理领域内的专业系统服务 高科技企业，它以管理咨询业和 IT业为依托，融合现代 IT技术和创新管理思想，致力于 LANDRAY LKS —— PORTAL、 OA、 KM、HR、 CRM、 BI等系列软件产品的研发、销售与实施，为客户提高核心竞争力，提升企业素质和效率。 用户概况 某集团创立于 1983 年，前身为惠州市工业发展总公司，从起步到今天，某始终与世界一流的技术和管理同步。 以科技创新实现大众对高品质现代文明生活的追求，是某持续发展的永恒目标。 某集团现拥有各类合作、合资、全资公司近 50 家，在美国、香港等国家和地区建立了分支机构，入围全国 520 户国家重点企业，跻身中国电子信息百强企业前列，是广东省重点扶持的 50 家大型工业龙头企业之一，年工业总产值超百亿。 10 多年来，某集团先后引进了荷兰菲利浦，德国西门子，美国通用电气、唐德，日本东芝、索尼，澳大利亚格鲁德，香港金山、王氏等著名跨国公司的先进技术和现代管理，斥巨资建立了一流的科技开发中心。 并通过对引进技术的消化、吸收、创新，开发推出以“某”为母品牌、“某数码龙”为副品牌的通讯终端、数码视听、新型电池、电工照明、光电等科技产品，形成五大自主产业，并组建了完善的销售网络，进军国内外终端消费市场。 某电话、DVD、 VCD、电池、电工、 LED 真彩显示屏等产品在市场激烈的竞争中，不仅赢得了较高的国内市场份额，同时在欧盟、日本、越南、台湾等国家和地区深受消费者欢迎，产品先后通过了美国 UL、 FCC、 FDA、德国 TVVOS、欧洲 CE 以及国际 CB 等权威认证，出口量持续增长。 2020 年 12 月，经挪威船级社两天的预审，某集团通过 ISO9000 现场认证，成为国内第 一家总部通过 ISO9000 国际质量认证的大型企业集团，驶入国际“绿色通道”。 2020 年，某启动品牌整合的“新形象工程”，确定以“科技无限，文明共享” 为企业发展宗旨，致力于“卓越管理实现全球合作，不断创新成就百年品牌”，逐步把某打造成多元化、高科技、国际化的产业巨人„„ 某集团在知识共享平台的建设方面拥有一定的信息基础，主要由于信息建设起步较早，在逐步发展过程中，其信息系统已基本覆盖公司运作的大部分领域。 但同时也正因为这个原因，和缺乏统一的规划和相应的技术跟踪与系统升级，导致信息的割裂，多种技术域支撑平台的并存，以及一些主要的信息系统技术老化和设备的落后，对系统的维护和知识共享平台的建设也造成了一定的困难。 某目前正在大规模推进信息化建设，制定了 IT 规 划，其中已决定将知识管理作为整个集团信息办公系统的核心。 知识管理策略 但是，在中国即将加入 WTO，国内经济处于转型的时期，随着社会环境和市场需求的变化，某公司同其它企业一样，也面临着如下四方面的挑战。  快速响应能力。 在当今倍速经济的环境下，许多突发事件或机会往往需要企业快速而准确的决断，如何提高团队的协作能力，形成企业的整体快速响应能力，应付各种可能的变化和事件。  创新能力。 创新既包含新思想，也包含新的工作方法和处理流程，如何提高企业的产品 /服务创新能力，增强其核心竞争力。  技能素质。 多变的市场带来了 人员流动和员工培训问题。 企业不仅需要员工提高工作技能（即 KnowHow），也需要有效系统地管理和利用员工的经验和技能，在工作中应该知道怎样寻求专家的帮助（ KnowWho）。 而传统的信息技术只能提供事实性知识或一些原理性知识（即所谓的 KnowWhat 和 KnowWhy）。  运作效率。 效率不仅仅意味着规范、快速和程序化。 还意味着帮助优化或改造企业内部和外部的工作流程，提高整体工作的有效性和效率，对于企业来说，与高效率相伴的应当是更高的品质和更加“聪明”的工作。 某公司目前利用高科技的手段已经建立起强大 、科学的现代化生产销售体系，并成功实施了 MIS 系统，日常工作在很大程度上也实现了电脑化操作，已逐步实现了从粗放管理向科学管理的过渡。 但面对上述这些挑战，传统的办公系统和面向专业数据集合的企业信息系统（ MIS 、 ERP 等）已经不足以帮助企业应对高速发展市场所带来的新的挑战，企业必需建立面向所有员工和管理者的用于有效处理企业日常运作和管理的办公信息系统，结合强大的通讯技术和工作流技术，对企业各种信息进行集成和有效地共享，加强企业的信息流转，支援企业工作人员（管理层、业务人员、技术人员等所有员工）有效获取和应用有 效的信息资源，支持企业的日常运作、提高工作效率、提高企业的整体反应能力，使企业在激烈的竞争中处于有利地位。 因特网技术的发展孕育着企业管理和经营模式的革命，同时也为新一代办公信息系统提供了一个广阔的舞台。 相应的，办公信息系统早已从以数据为核心到以信息交流为核心，进 而发展到以系统运用知识为核心的第三阶段，即基于知识管理和电子协作的办公信息系统。 第一代办公信息系统是以数据为其处理中心传统的 MIS 系统。 应用基于文件系统或 /和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。 其贡献在于把 IT 技术引入办公领域，数字化纸质文件，提高了文件管理水平。 但是，第一代办公信息系统缺乏对于协作型工作的处理能力，其“自动化”程度是有限的。 第二代是以工作流为核心的办公信息系统。 彻底改变了早期办公信息系统的不足之处，以 Email、文档数据库、分布式复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，以工作流为中心的第二代办公信息系统包含众多实用功能和模块，实现了对涉及人、事、文档、会议等的自动化管理。 较第一代办公信息系统相比，第二代系统以网络为基础；以工作流自动化作为主要的技术手段，但其缺少对知识进行管理的能力。 第三代即是以知识管理和电子协作为核心的新一代办公信息系统。 建立在企业 Intra平台之上，事实上，基于知识管理和电子协作的办公信息系统已经不再是简单的文件处理，不再是单纯的行政事务了，也不再只是手工工作的纯粹计算机模拟，而是融入了新的管理方式，融知识管理于办公自动化中。 通过对人、场所、事务这知识管理三大要素的有机结合和应用，通过有效的电子协作手段，为领导层、办公室、人力资源部门、业务部门等提供了全新高效的工作模式，提高整个企业的运作效率，最终达到提高企业整体核心竞争力的目的。 某公司作为国内电冰箱行业 的市场领导者之一，已经前瞻性地意识到建立一个基于知识管理和电子协作的办公信息系统的必要性和紧迫性。 国际商业机器公司 Lotus 软件作为领先的知识管理和电子协作产品供应商，以及协作和知识管理的积极倡导者，长期以来一直关注协作和知识管理在企业的运用。 Lotus 与蓝凌的战略合作为企业提供了技术和管理咨询上的领先服务。 我们非常愿意帮助某公司建立这样一个系统，通过协作和知识管理帮助企业系统性地组织和利用信息、处理工作流程和专家技能，有效改进某公司的创新能力、快速响应能力，提高企业效率和员工技能，最终达到提高某公司核心竞 争力，有效应对市场挑战的目的。 现在知识管理已 逐渐被一些有前瞻性的企业及业内人士所认识和采用 ， 许多 企业不断推出各种知识管理解决方案，包括象 IBM 及微软这样著名的公司在内的几乎所有的 IT 企业都在推销自己的知识管理理念及技术与产品，而 “知识经理（知识主管 CKO） ”也成为一种正式的职位，许多公司都在正式的杂志上刊登招聘知识经理的广告，而且其需求有非常好的前景。 那么知识管理的前景或说其下一步的发展是会是怎样呢。 其价值又如何呢。 事实上知识管理的实施包括两个阶段论（知识管理的两阶段论）。 第一阶段：企业象管理其 有形资产一样来对其知识资产进行管理：获取资产并将其“存放”在能够够被很容易获取的地方。 对有形资产而言，存放地点是“仓库”，相应地存放知识资产需要有“知识库”。 即知识首先需要被沉淀。 现在很多企业里，不是没有知识库，而是有的其信息太“拥挤”、“繁杂”。 他举例说，有一个公司有 3， 600 多种数据库和许多其他 “知识目标 ”。 这样多的 “知识 ”导致其需求者很难在很短的时间内立刻找到其所需的知识。 当企业仓库里的有形资产太多时，他们会开始考虑供应链管理或尽量根据实际需要尽可能地减少库存。 而企业对知识库的管理肯定也需要相应 的“知识管理”。 那么，在知识管理的第二个阶段里，当公司意识到他们的知识库中已经拥有太多的“知识资产”时，他们应该采取那些措施呢。 达文波特认为，这实际上就牵扯到有关知识管理的第二阶段问题。 要解决这个问题，必须要考虑知识工作业务本身的改进与提高。 如果我们希望能够使知识的供需实现基本平衡，我们需要首先考虑到底知识工人是怎样做他们的工作的。 举例说，如果我们的目标是为了提高组织里新产品开发过程的的绩效并做到在最适合的切入点将知识非常好地融入到产品当中。 我们应该考虑让开发者、工程师和市场人员等参与此过程的人应该尽 可能地掌握其所学习到的知识、并将知识与其他新产品开发项目团体共享、从而做到更有效地利用来自组织内外部的知识以尽可能地避免或少犯错误、达到较好的市场效果。 在知识管理的第一个阶段，我们应该已经建立了 Web 系统 或 Domino 等支持的信息库或知识库 ,并合理组织开发者使他们能够较容易地获取到。 知识管理第二个阶段里的问题是：开发新产品的人员可能已经有了自己的分工。 要求他们在接手一项非常重要的任务之前去记住一天艰苦工作所获取的经验或者是花费特定的时间从广泛的知识库当中去寻找是不太可能取得成功的。 相反地，知识管理必须融入 贯穿工作的始终。 使它成为整个工作的不可分割的一部分，这样当需要知识时，从外部导入知识；而当知识被创造出来或获取到时，又可以及时地将其导出给组织的其他部门。 但是，使知识活动成为工作不可分割的一部分的唯一的一种方法就是要通过不断地搜获知识并将之融入工作，同时去掉那些根本不重要的活动来对工作进行设计。 根据我们对某集团知识管理策略的理解，某集团知识管理有以下三个层次： 第一部分：为正确、高效的工作而实施知识管理。 包括三个方面，  就员工的日常工作而言，需要相互交流通信，需要安排每日的工作，需要设计合理的工作流程 ，并将工作过程中产生的知识沉淀，这就需要 OA 系统的支持，而且是基于知识管理的 OA 平台。  就公司的人力资源建设而言，需要实施以人才的合理选拔，保证人才流失不阻断公司知识的传递延续，这就需要不断地对员工进行教育和培训，而这个过程将在知识管理的理念下实施，即需要一种基于知识管理的人力资源平台。  对管理和决策人员而言，需要合适的知识和企业经营信息，以辅助决策，需要专家的协助，需要及时了解行业动态，市场信息和相关的政策法规，需要了解公司的宏观经济运行统计数据和报表，这都是正确及时决策不可缺少的，即我们需要基于知识管理 的决策支持平台。 第二部分：为激情而高质量地工作而实施知识管理。 包括两方面内容：  经验知识的沉淀。 将企业和专家的隐性知识显性化，需要知识地图，需要将每个员工的工作案例进行沉淀，需要将沉淀的知识进行传播、共享，并合理地在企业范围内推进知识管理的实施。  塑造激励员工的企业文化氛围和文化知识的建设。 第三部分：为规范协作和科学决策而实施知识管理。 包括两方面的内容：  规范协作和标准流程。 结合企业流程再造和业务重组，我们需要结合知识管理的策略下，规范和标准化企业的流程，以团队和协作的形式完成工作的项目运作，我们就需要 合理的流程管理和协作工作，这就是集成化的商务协作过程的知识管理。  面对海量知识，我们需要数据仓库和知识发掘，不断优胜劣汰，保持企业知识的有效，这就需要更高层次的知识管理，即数据发掘，以支持海量知识的共享和科学正确的决策。 本文将结合 Lotus 整体知识管理解决方案，详细描述某公司建设这样一个基于知识管理和电子协作的办公信息系统第一期的需求、解决方案、开发实施方式等，同时也为某公司设计了一个未来的总体框架和建设步骤，在附录部分还包括对主要 Lotus 知识管理和电子协作模块的详细说明。 项目管理策略。