物业前期管理工作流程与文件

物业前期管理工作流程与文件内容摘要：

书》 《 **********装修办理流程说明》 见《用户手册》 《 **********服务指南手册》 见 《用户手册》 《 **********装修管理规定》 见《用户手册》 《 **********房屋使用、管理、维修公约》 见《用户手册》 开发商通知业主入住 入伙现场布置 现场办理 业主交纳费用 交接钥匙 返修 验房交接 房地产 E 网 房地产与物业管理实用资料库 第 15 页 共 69 页 《 **********总经理致辞》 见《用户手册》 《 **********物业管理缴费单》 《物业管理缴费单》 《 **********工程返修单》 《返修单》 《 **********返修工程验收单》 《返修工程验收单》 《 **********业主（使用人）钥匙交接表》 《钥匙交接表》 《 **********业主（使用人）备用钥匙封存表》 《钥匙封存表》 《 **********业主联络资料登记表》 《联络登记表》 《 **********客户签到表》 《签到表》 《 **********业主档案目录》 《档案目录》 接开发商业主入住的书面通知。 物业公司各部门召开协调会通告此事，并统一口径。 工程部 于办理入住前一天与开发商工程部联系对大厦外围进行场地平整，做到场清路平，在施工部位进行围挡，并设立警示牌。 保卫部 在东门设保安员 2 名， 1 名为业主引路：“先生／小姐您好。 办理入住，请您按路标指示上物业公司办理。 ” 如业主开车，另 1 名保安员将其引至地上或地下停 车位停放车辆。 在二层至三层楼梯口设保安员一名，防止闲杂人员进入非办理区。 管业部 于办理入住的前一天将引导路标放置醒目处（共计四处），并布置室内会场（详见会场布置图）。 接待人员指引业主到管业部办理相关手续，并提请准备好相关资料。 检查、核对相关资料，核对后返还业主（使用人）或被委托人： 业主（使用人）身份证原件； （如业主未到）被委托人身份证原件； 购房契约或银行贷款协议原件； 购房发票原件。 以上资料须齐全、完整、真实、有效，缺少任何一份都不予受理。 4．接收相关资料（材料 ），与相应原件进行核实，存于业主（使用人）档案，并填写《档案目录表》 A．《通知书》 1 份； B．《授权书》 1 份； C．业主（使用人）身份证复印件 2 份； D．（如业主未到）被委托人身份证复印件 2 份； E．公证证明（或委托书） 1 份； F．业主（使用人）照片 1 张； 在被委托人身份证复印件背后注明“被委托人”字样。 以上资料（材料）缺少任何一份都不予受理。 5．给业主发放相关资料（材料）： 房地产 E 网 房地产与物业管理实用资料库 第 16 页 共 69 页 A．《用户手册》 1 份； B．《承诺书》 3 份（已盖物业公司公章）； C．《治安、消防协议书》 3 份（已盖物业公司公章）； D．联络登记表 1 份； 6．发放小礼品（单元．份） 7．填写《签到表》中相关内容，并由业主（使用人）签字。 8．接到业主（使用人）签署后的： A．《承诺书》 3 份； B．《治安、消防协议书》 3 份； 将其中一套返还业主（使用人），另外两套存档。 9．核算该业主（使用人）首月物业管理费（．元／建筑平米／月＊合同注明面积）。 10．核算物业保证金（。 元／建筑平米／月＊ 3 个月＊合 同注明面积）。 11．核算手续办理费（。 元／单元＊ n 单元）。 12．填写《物业管理缴费单》一式三联，由业主（使用人）签字确认。 13．引导业主（使用人）到财务部办理交费手续。 财务部 接到《物业管理缴费单》进行审核，并按表中注明内容收取相关费用。 开具相应发票。 如业主使用支票，暂开收据，款到帐 5 日后，由交费人凭收据原件换取发票。 收费人在《物业管理缴费单》上签字后返业主一联，当日将其余一联返回管业部，另一联本部门留存。 告之业主到工程部办理验收手续。 工程部 见到业主持财务部开据的发票或收据原件，复印暂 时留存。 各专业人员持《单元交接书》陪同业主到所购房间进行交接验收。 验收合格： „ 业主（使用人）确认验收，填写《单元交接书》中相关工程验收内容，一式两份。 „ 带 3 把钥匙，陪同业主持《单元交接书》 2 份到保卫部办理钥匙交接手续。 „ 当日将收据复印件返回管业部。 4．验收不合格：填写《返修单》 2 份，业主签字确认后，交保修单位，并规定返修时间不得超过 48 小时。 保修单位 接物业公司工程部《返修单》签字确认，物业公司工程部、保修单位各执 1 份。 保修单位到物业公司保卫部办理返修入场手续后进行返修。 返修后开据《返修工程验收单》送至物业公司工程部。 工程部 接保修单位《修复通知单》后组织各专业进行复验。 验收合格，在接到《修复通知单》 24 小时内，与业主约定时间进行复验。 合格后确认验收，填写《单元交接书》 2 份。 验收不合格，工程部填写《限期修复通知书》一式两份，送至保修单位 1 份，部门存房地产 E 网 房地产与物业管理实用资料库 第 17 页 共 69 页 接受全部资料，将资料分类送至人事、工程 档 1 份。 保卫部 接到工程部送来的钥匙 3 把／单元。 见到验收合格的《单元交接书》为其办理钥匙交接手续。 钥匙核对无误后，填写《钥匙交接表》 2 份及《单元交接书》 2 份，业主、工程部三方签字确认。 发放业主房间钥匙 2 把。 封存房间钥匙 1 把，并请业主（使用人）在封存信封封口处签字，当面封存，并填写《钥匙封存记录表》，部门存档。 部门留存《钥匙交接表》 1 张，另 1 张送至管业部。 带领业主持《单元交接书》 2 份返回管业部。 管业部 接到工程部送来的收据复印件 1 份，部门存档。 接到保卫部送来的《钥匙交接表》 1 张，部门存档。 接到业主的《单元交接书》 2 份，核查其中内容全部合格后为其发放信箱钥匙，业主签字后，在“物业公司签署”一栏上签字确认。 将其中一联返还业主，另一联存档。 整理业主资料，核对《档案目录表》： A．《授权书》 1 份（开发商 ）； B．《入住通知书》 1 份（开发商）； C．《联络登记表》 1 份； D．《承诺书》 2 份； E．《治安、消防协议书》 2 份； F．业主身份证复印件 2 份； G．（如业主未到）被委托人身份证复印件 2 份； H．公证证明（或委托书）原件 1 份； I．《物业管理缴费单》 1 份； J．《单元交接书》 1 份 K．《钥匙交接表》 1 份。 如有业主询问装修事宜，则按二装流程办理。 业主办理完全部手续由接待人员引导其顺原路返回，离开大厦。 入住期办理完毕，整理现场。 二次装修施工流程图 房地产 E 网 房地产与物业管理实用资料库 第 18 页 共 69 页 根据工程部审批 结果，附相关资料下传保卫部 保卫部审批后，除《承诺书》存档，其余资料返回管业部 管业部通知业主，让施工方领取相关资料，并将其余资料存档 综合部报总经理审批 施工方到财务部交相关费用。 施工方领取《许可证》、《施工证》进行施工。 管业部记录施工方的验收申请，销毁《许可证》，附验收表送至保卫部 保卫部先销毁《施工证》，再根据管业部送来的验收资料进行验收，送工程部， 管业部通知施工方，重新报装修申请。 No Yes No Yes 各部门审批是否合格 总经理审批是否合格 房地产 E 网 房地产与物业管理实用资料库 第 19 页 共 69 页 工程部接到保卫部送来的验收资料后进行验收，并返回管业 部。 验收不合格，请施工方领取《验收表》进行整改。 验收合格，管业部自动办理退保证金手续。 管业、保卫、工程、财务分别填写《内签单》相关内容，办理退保证金手续 综合部接财务审核后的《内签单》，报总经理批示。 管业部通知施工方带相关资料、收据来物业公司领取退款。 财务部收回原始收据及相关资料，办理退款，并做好记录。 管业部通知施工方暂不能领取，待通知。 No Yes No Yes 通知业主、施工方验收是否合格 总经理是否同意退保证金 房地产 E 网 房地产与物业管理实用资料库 第 20 页 共 69 页 二次装修工作流程 资料简称 全 称 简 称 《 **********装修协议书》 《协议书》 《 **********业主 (使用人 )装修施工申请表》 《申请表》 《 **********二次装修工程区域治安、消防承诺书》 《承诺书》 《 **********装修审批单》 《审批单》 《 **********用印申请》 《用印申请》 《 **********装修施工许可证》 《许可证》 《 **********临时施工证》胸卡 《施工证》 《 **********验收申请表》 《验收申请》 《 **********装修质量验收表》 《验收表》 《 **********付款申请内签单》 《内签单》 《 **********违章通知单》 《违章通知》 《 **********施工变更单》 《变更单》 装修施工图纸 图纸 装修公司营业执 照副本复印件 营业执照 装修公司企业资质证复印件 资质证 装修公司与业主签署的装修合同复印件 装修合同 施工人员身份证复印件 身份证 施工人员 1 寸照片 照片 －装修申请－ ＊ 施工方第一次到物业公司： 管业部： 发放相关资料： 《 **********装修协议书》 3 份； 《 **********装修管理规定》 1 份； 《 **********装修办理流程说明》 1 份； 《 **********业主 (使用人 )装修施工申请表》 1 份； 《 **********二次装修工程区域治安、消防承诺书》 1 份。 施工方第二次到物业公司： 管业部： 检查施工方是否将如下资料备齐：。