超市采购管理信息系统[精通采购管理

超市采购管理信息系统[精通采购管理内容摘要：

内容：商 品号，名称，规格，需求时间等。 接受库存部门的请购信息，供主管审批时参照使用。 审批结束后对请购单按是否批准作分类记录。 2. 采购订单管理：根据审批通过的请购单，生成采购订单，除了请购的基本内容外还包括供应商，运输方式，付款方式，付款条件，交货日期等详细情况。 按不同的状态实现订购单的新建、修改、撤销功能。 具体地说，未执行状态下才能够新建，撤消订购单，执行中状态下才能修改和撤销，订购单一旦完成，就不允许修改和撤销。 另外也对订购单按状态分类列表记录。 3. 采购合同管理： （ 1） 一份采购定单生成后对应生成采购合同（采用合同号和订购单号对应） ； （ 2） 对撤销，执行中，已执行的合同分类列表记录，并且合同状态和采购订单状态有效关联：一份合同生成后，合同和对应的采购订单自动进入执行状态；一份合同完成后， 对应的采购订单也自动进入完成状态； （ 3） 按供应商名称和商品名称提供供应商供货记录查询列表；按商品名称、供应商名称和合同执行时间提供进货数量统计 ； （ 4） 按照合同的付款信息，及时向财务部门反馈用款信息，经批准后更新部门可用资金数目。 合同完成后，为库存提供到货信息（名称，数量等）。 系统只是超市管理信息系统的一个子系统。 所以还需 考虑 与其他子系统之间的 联系，从库存获取商品数据，从供应商管理获取供应商信息，采购任务完成后需生成入库单传给库存管理系统等。 还有财务款项的进出与财会子系统有关。 所以系统设计需有仓库和财务的界面（接口）。 系统业务流程图 若商品缺货或对某商品有需求，就由库存部门生成请购单，主管部门结合销售计划和财务状况及前期合同 系统分析 执行情况来进行审核，并将未批准的请购单退给库存部门；采购部门根据审批通过的请购单生成采购订单发往供应商，供应商得到采购订单后提交采购合同，采购部通过合同管理审核合同，签订合同后返回供应商要求供货，同时将生效合同存储 备查并提交采购部以便采购部向库存部门。 发送入库单。 如图 21 所示 ： 图 21 超市采购管理信息系统业务流程图 需求分析 需求分析的任务 需求分析是软件定义时期的最后一个阶段，也是设计数据库的一个起点，它确定了系统必须完成哪些工作，提出完整、准确、清晰和具体的要求，直接影响到后面各个阶段的设计，及设计结果是否合理和实用。 需求分析的任务是通过详细调查现实世界要处理的对象（组织、部门、企业等），充分了解原系统（手工系统 /计算机系统）工作概况，明确用户的各种需求，然后在此基础上确定 新系统的功能。 新系统必须充分考虑今后可能的扩充和改变，不能仅仅按当前应用需求来设计系统。 其主要解决的问题：  信息要求：用户希望从数据库中获 取什么数据，并由此决定在数据库中 存储哪些数据 ；  处理要求：明确用户对数据有什么样的处理要求，从而确定数据之间的 相互关系 ；  安全性与完整性要求：确定用户的最终需求是一件很困难的事情，用户缺少计算机知识，不能准确表达自己的需求，所提出的需求往往经常变化。 设计人员缺少用户的专业知识，不易理解用户的真正需求。 因此在需求分析阶段要求客户的广泛参与，设计人员也要去 熟悉客户的业务工作，才能逐步确定用户的实际需求。 超市采购管理信息系统的需求分析 超市采购 信息管理系统是一个基于全国连锁制管理的 超市 统一集团内部商品 采购 的管理工具，以实现信息的全面采集和处理 、规范管理 、提高效率。 通过实际调查，要求本系统具有以下功能： 请购单 合格请购单 采购部门 采购订单 供应商 财务部门 部门资金信息 不合格请购单 销售计划 库存部门 采购合同 生成采购订单 合同台帐 审批请购单 入库单 采 购部门 合同管理 生效合同 批准记录 未批准记录  要求系统具有良好的人机界面 ，使客户不用了解过多的操作方法就可以熟练运用系统；  如果系统的使用对象较多，则要求有较好的权限管理 ，保证系统的稳定和安全；  方便的数据查询 ，通过简单操作快速得到所需数据；  采用结构化的分析方法进行面向数据流的分析，主要有分层数据流图和数据字典组成 ； 帮助更好的理解系统的流程；  在相应的权限下，可方便的删除数据，同时也要保证安全性操作。  商品基本档案维护（新建、查询、统计）  商品基本档案的数据检索（按不同要求分类模糊查询，组合查询）  报表处理（以不同选择方式，输出基本档案信息） 数据流程图（ DFD） 顶层 数据流程图说明了系统总的处理功能，输入和输出。 采购系统就是采购部门根据库存送来的请购单进行系统处理，货到后向库存发出入库单。 如图 22所示： 图 22 第一层 DFD 图 中层 数据流图是对顶层数据流图的数据 流和加工进行分解，分解为更多的处理。 首先是主管 根据销售列表和资金状况 对仓库发来的请购单进行审批处理，然后对通过审批的请购单进行订单、合同处理。 再把请购单、订购单、合同归档，除了采购订单外，还 需向 财务部门提供用款信息。 如图 23所示： 图 23 第二层 DFD 图 第三层考虑财务部门与销售计划将审批分解，如图 24所示： 库存部门 P1 库存处理 D1 商品库存信息 P2 审批 D1 销售计划 D2 资金信息 请购单 采购系统处理 仓库 请购单 入库单 财务部门 提供资金信息 系统分析 第三层 DFD 图 图 24 第三层 DFD图 第四层数据流图在第二层的基础上进一步分析，把订单、合同处理分开，再把合 同处理分为合同生成处理和合同管理。 得到四个处理，审核、采购订单管理、采购合同生成和采购合同管理。 如图 25 所示： 图 25 第四层 DFD图 采购订单管理 D5 供应商信息 D6 商品运输方式 D7 采购付款方 式 D8 已通过审批请 购单 采购合同生成 谈判价格等信息 采购订单 采购合同管理 采购合同 用款信 息 D9 更新的合同状态记录 D10 更新的订购单状态记录 D11 供应商共获的查询记录 合同执行状态 操作员 财务部门 供应商 操作 员 系统分析 数据字典 (DD) 表 21 数据流名：请购单 简述：库存部门发出的请购信息 组成：请购单编号 +商品编号 +商品名称 +规格 +单价 +请购数量 +需 要日期 +请购单状态 +账号 +生成日期 +审批意见 备注： 表 22 数据流名：商品库存信息 简述：规定库存下限， 当前仓库里商品库存量随进货完毕而改变 组成：商品编号 +库存量 +库存下限 备注： 表 23 数据流名：商品信息 简述：由其他部门提供，审批时使用 组成：商品编号 +商品名称 +规格 +单价 +供应商编号 +生产商编号 +备注 备注： 表 24 数据流名：财务部门信息表 简述：由财务部门提供，审批时使用 组成：部门代码 +可用资金 +最近使用时间 +最近使用理由 备注： 表 25 数据流名：采购订单 简述：采购订单管理模块生成，流向合同生成模块 组成：订购单编号 +订购单状态 +下单日期 +账号 +商品编 号 +商品名称 +规格 +数量 +单价 +金额 备注： 表 26 数据流名：采购合同 简述：采购合同生成模块生成，流向合同管理模块 组成：合同编号 +订购单编号 +合同状态 +总金额 +交货日期 +付款方式编号 +付款方式名称 +预付款 +供应商编号 +供应商名称 +运输方式编号 备注： 表 27 数据流名：用款信息 简述：又名待批准资金，合同管理模块生成，流向财务部门 组成：请求编号 +部门代码 +部门名称 +请求资金 +请求理由 +请求时间 +付款方式名称 +是否批准 备注： 表 28 数据流名：入库单 简述：采购部门 生成，流向仓库部门 组成：商品种类 +商品名称 +数量 备注： 表 29 数据文件名：采购合同记录 简述：采购合同生成模块生成，流向合同管理模块 组成：合同编号 +订购单编号 +合同状态 +总金额 +交货日期 +付款方式编号 +付款方式名称 +预付款 +供应商编号 +供应商名称 +运输方式编号 备注 表 210 数据元素名：订购单编号 简述：订购单的代码 取值：“年、月、日、编号”如： 090501***** 备注：字段类型为数字 表 211 数据元素名：商品编号 简述：订购商品的代码 简称 sp 系统分析 取 值：“ 1” __“ 500” 备注：字段类型为数字 表 212 数据元素名：供应商编号 简述：供应商的代码 简称 gy 取值：“ 1” — “ 500” 备注：字段类型为数字 表 213 数据元素名：合同编号 简述：生成合同的代码 取值：“年、月、日、编号” — 如 090502**** 备注：字段类型为数字 表 214 数据元素名：请求编号 简述：请求部门代码 取值：“ 1” — “ 50” 备注：字段类型为数字 表 215 数据项名：账号 简述：请求资金时的银行账号 取值：如 810112345678902020 备注： 表 216 数据项名：登录名 简述：登录进入系统的用户名 取值： qq， dd， hh， zj 备注： qq 为仓库管理者帐号， dd为主管账号，hh 为采购管理者帐号， zj 为财务管理者帐号 3 系统设计 在整个系统的开发时期中，设计阶段是最主要的阶段。 设计任务通常分为两个阶段来完成，第一个阶段是概要设计，它的任务是建立软件的总体结构， 即软件的组成，以及各组成成分之间的相互联系。 第二个阶段是详细设计，其任务是确定模 块的内部算法和数据结构，产生描述各个模块程序过程的详细设计文档，本系统采用了原型法，即先跟据需求分析设计出原型，然后在原型的基础上进行测试和改进。 本系统在设计过程中采取了模块化的设计方法，化繁为简。 设计思想 本系统分为四种操作员进行，每种操作员有自己的账号和密码。 按照采购流程来认识每种操作员的任务。 首先是仓库部门的操作员，他在请购单管理模块里主要是根据商品库存是否有缺货可能来进行请购单添加、修改操作。 然后是主管人员登入界面，对生成的请购单进行审批。 审批前要查看商品信息表、执行中合同情况 以及 财务部门的报表 等 ， 然后提交审批意见 ，分为合格请购单和不合格请购单。 不合格请购单要退回库存部门处理。 接着采购部 门的人员登入订购单管理界面，根据已经批准的请购单列表生成请购单 ，同时可打印报表。 在合同还没有生成之前都可以修改、撤销操作。 刚生成的订购单还为未 执行状态，然后进入合同管理界面，该界面提供合同添加、撤销、查询 功能。 选择订购单号就可以跳出订单信息 ，再填入最终价格等就生成相对的合同，订单编号和合同编号一致。 合同一旦生成就进入执行状态， 不允许再修改。 推出后返回到订购单管理界面就可以发现订购单也自动变为执行状态 了。 此时不能对订购单和合同内容做任何修改。 到货后，更改合同状态为已完成，则订购单也变为已完成。 在以财务部门人员的身份登入资金审批界面，提供了部门资 金信息和待审批资金项目。 只要点击审批按钮就可以跳出请求详细信息。 最后仓库人员再次登入，则跳出入库单， 生成报表。 提供商品名称和数量，并且可以发现该商品的库存量已经更新。 系统设计 系统模块设计 图 31 系统模块分析 1， 请购单管理模块 模块名：请购单管理 简述： 库存管理员估计未来一段时期的库存量添加请购单，包括商品名称，数量 ，需要日期。