精品管理资料-中石化内控全套：业务管理流程汇总

精品管理资料-中石化内控全套：业务管理流程汇总内容摘要：

、结算协议的指导意见》的通知（石化股份生[2004] 359号） 6 关于印发《中国石油化工股份有限公司炼油企业原油储运损失统计管理办法》的通知（石化股份炼设[2003]41号） 7 关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）》的通知（石化股份财[2006]508号）8 关于印发《成本费用核算与管理办法》的通知（石化股份财[2006]497号） 9 关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）》的通知（石化股份法[2003]419号） 11 关于印发《原油、成品油和化工液体产品损耗内控标准（试行）》的通知（石化股份生〔2006〕299号） 11 ERP系统运行及应用规范（试行） （子）公司负责人签订的经营范围内的合同，或股份公司各职能部门、各事业部负责人签订的其职责范围内的合同，且此类合同是经常性发生并应首选经法律事务部颁布的合同示范文本签订的合同。 四、 业务目标1 经营目标 规范公司经营行为，强化合同管理，防范法律风险,有效维护公司的合法权益。 2 合规目标 合同订立符合相关法律、法规和股份公司合同管理制度的规定。 五、 业务风险1 经营风险 合同内容不完整，影响合同履行，致使生产经营受到影响。 合同权利义务约定不明确，存在或然风险。 合同条款不完善，出现加重公司责任或排除公司权利的情形，不利于公司合法权益的保护。 2 合规风险 违反相关法律、法规，导致合同不能成立、无效或被撤销。 违反相关法律法规、侵害社会公共利益，受到行政或司法惩处。 违反股份公司章程和相关内部管理制度，合同不能通过内部批准，影响生产经营。 六、 业务流程步骤与控制点1 合同依据 合同主办部门应在本部门职责范围和权限内根据公司生产经营计划订立合同。 生产经营计划包括但不限于物资采购计划、产品销售计划、大中小修计划等。 2 资信调查 合同主办部门应当审查（或者配合内部资信管理部门审查）拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力等，进行综合分析论证，合理选择签约对象，必要时可提请相关部门予以协助。 3 文本选择 签订合同时，应首选使用法律事务部颁布的合同示范文本；其次，使用对方在法律事务部颁布的合同示范文本基础上修改形成的合同文本；再次，使用双方共同拟订的文本；第四，使用对方合同文本。 4 合同会签及审批 合同主办部门根据合同的性质、种类、关联程度等确定合同会签部门，会签部门一般包括业务关联部门、计划部门、财务部门、法律事务部门等。 合同会签的表现形式为《合同会签审批表》。 各会签部门根据职责分工对相关条款进行审查，在《合同会签审批表》上发表会签意见。 分（子）公司可采取业务信息管理系统等电子形式，进行合同审批工作，其审批流程设计应满足本合同会签流程的要求。 会签部门有不同意见的，合同主办部门应主动与会签单位协商，取得一致意见；无法取得一致意见的，列出各方的理据，按规定权限报批。 履行完会签程序的合同，按规定权限审批。 5 文本审核合同签署前，文本必须经过合同管理员审核。 下列合同文本由合同主办部门兼职合同管理员审核：（1）使用法律事务部颁布的合同示范文本签订合同的；（2）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做非实质性修改的文本签订合同的。 该审核应该在合同会签前完成。 下列合同文本由法律事务部门专职合同管理员审核：（1）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做实质性修改的文本签订合同的；（2）双方共同拟订的文本；（3）使用对方合同文本签订合同的。 该审核前，合同文本必须经过其他相关部门会签。 法律事务部门专职合同管理员以出具法律意见书作为表达修改意见的形式，法律意见书由法律事务部门负责人签发。 6 合同编号 合同文本经过法律审核后，合同主办部门的兼职合同管理员应当在合同签署前按照《中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法》有关规定对合同进行编号。 由法律事务部门的专职合同管理员审查的合同应由专职合同管理员登记编号。 7 合同签署 除法定代表人外，签约人应当持有授权委托书，在授权委托范围内签订合同。 签约人在没有获得授权委托书前，不得对外签订合同。 授权签约人应按照《中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法》相关规定办理授权委托手续，未经授权人批准不得转委托。 8 合同盖章 合同签署后，合同主办部门应当按照《中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法》有关规定申请加盖合同专用章。 盖章时，合同主办部门须同时出示《合同会签审批表》和相应授权委托书。 除股份公司高级管理人员所签署的合同可以加盖行政印章并到法律事务部备案登记外，一律使用合同专用章。 合同超过一页的应加盖骑缝章。 合同专用章由法律事务部门统一管理和使用。 合同经编号、会签、审批及授权签约人签署后,方可加盖合同专用章，并建立合同专用章使用登记本。 合同专用章使用后，应当立即收回并妥善保管。 9 合同履行 合同履行过程中发生对方违约、履行不能等异常情况时，合同主办部门应及时通知法律事务部门并积极配合专职合同管理员处理。 合同履行过程中发生合同纠纷的，参照股份公司《中国石油化工股份有限公司法律纠纷管理暂行办法》及其实施细则处理。 10 合同终结 合同履行完毕后，合同主办单位应向专、兼职合同管理员申请办理销号手续，实行合同全过程的闭环管理。 11 合同台账和报表 合同主办部门及法律事务部门均应建立合同管理台账。 合同管理台账的主要内容应该包括：合同编号、合同名称、标的名称、合同类别、合同金额、履行期限、我方承办单位、我方签约代表、对方名称、对方签约代表、合同文本份数、招标议标及谈判情况、合同审查情况、签订日期、签订地点、履行情况、终结情况、备注等。 分（子）公司每年一月底前将上年度的合同报表上报法律事务部。 12 例外 合同主办部门签订重大合同的，按《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则》报股份公司主管部门按规定程序办理。 13 合同检查 分（子）公司应当建立合同监督检查制度。 分（子）公司应在每年一季度组织一次对上年度的内部自查，并对检查中发现的问题进行整改。 自查结果和整改情况应当形成书面报告在检查结束后十五个工作日内上报法律事务部。 法律事务部根据需要对部分企业进行抽查。 五、 相关制度目录（制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号）11． 关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理暂行办法》和《中国石油化工股份有限公司法律纠纷管理暂行办法》的通知（石化股份企[2002]298号）12． 关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）》和《中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法（试行）》的通知（石化股份法[2003]419号） 13． 关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理员管理办法》和《中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法》的通知（石化股份法合[2004]10号）14． 《中国石化工程板块35个常用合同示范文本（2007年版）》（石化股份法合〔2007〕11号） 15． 《关于规范法律意见书内容与格式的通知》（石化股份法合[2006]32号） 16． 《中国石化油品销售企业常用合同示范文本（2006年版）》（石化股份法合〔2006〕37号） 17． 《中国石化公用工程类常用合同示范文本（2006年版）》（石化股份法合〔2006〕38号） 18． 《中国石化化工销售常用合同示范文本（2006年版）》（石化股份法合〔2006〕39号） 19． 《中国石化采购类常用合同示范文本（2006年版）》（石化股份法合〔2006〕40号） 20． 《商业秘密保护类合同示范文本》（中国石化法合[2006]46号） 一、 业务目标1 经营目标 按照分（子）公司委托，按时、按质、按量完成采购，并安全、及时地交付。 优化采购方案，保证合理的进口原油采购价格、运费及保费。 争取有利的货款支付条件,按照贸易合同结算条款履行资金支付责任。 保证结算资金的安全和及时回笼。 2 财务目标 保证代理进口原油业务会计核算真实、准确、及时、完整。 3 合规目标 进口原油业务操作符合国家相关管理部门的规定。 贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定。 进口原油代理协议符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。 二、 业务风险1 经营风险 未经授权、委托或超越授权、委托范围及规定的交易条件进行原油采购、租船、投保，发生交易损失。 未严格按照分（子）公司委托的时间、品质、数量进行进口原油的采购和运输，导致分（子）公司正常生产经营活动受到影响或发生损失。 未能在分（子）公司委托范围内把握贸易时机、获得有利的价格和运费条件，导致分（子）公司进口原油成本增加。 未能严格按照分（子）公司委托进行套期保值操作、规避市场价格波动，导致分（子）公司控制进口原油成本不能达到预期效果。 未对原油采购合同及时、准确地投保，发生漏保、迟保、错保，以及在货物出险后未及时办理索赔手续，导致风险增加或发生损失。 未对滞期费产生的过程实行跟踪和有效控制，导致多付或应该追偿的未及时追偿，造成损失。 货款结算不当，导致财务费用或资金风险增加。 未按照规定路径进行国际结算发生资金损失。 未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。 2 财务风险 未能真实、准确、及时、完整地进行进口原油代理业务的会计核算，造成财务信息失真。 3 合规风险 进口原油业务违反国家规定，受到处罚。 外汇收支违反国家外汇管理局的有关规定，受到处罚。 进口原油代理协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。 三、 业务流程步骤与控制点1 对贸易人员及签约人员授权 中国国际石油化工联合有限责任公司（以下简称“联合石化”）经理对其原油贸易部门及境外子公司原油贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易人员和签约人员名单向交易对手备案。 2 对交易对手的资信评估 联合石化风险控制部门对交易对手的资信进行评估，经财务部门会签，分管副经理审核，报经理批准，确定交易对手名单和交易限制条件。 供货商、船东交易对手名单还需报股份公司原油领导小组审批。 3 签订原油采购合同 经总经理或分管副经理批准后，联合石化计划部门根据生产经营管理部下达的股份公司年度原油进口计划或调整计划、以及公司第三方贸易计划和原油采购战略，组织与原油供应商洽谈原油长期供货合同。 根据分（子）公司现货采购委托，联合石化原油贸易部门会同境外子公司，依据生产经营管理部下达的进口原油月度采购计划分析目标油种市场，商定入市时机与询价范围，按规定权限审批后，向联合石化境外子公司经授权贸易人员下达采购指令。 联合石化境外子公司原油贸易人员依据采购指令，遵循进口原油采购效益最大化的原则，与经过批准的原油供应商达成交易意向，并立即将交易意向口头反馈给联合石化原油贸易部门审核。 联合石化原油贸易部门和计划部门贸易人员将长期合同签约意向和现货采购意向通知分（子）公司，经分（子）公司原油采购部门通过电话等方式确认油种、数量、价格、装期后，分别由计划部门和境外子公司经授权的贸易人员对外成交。 联合石化对外洽谈的原油贸易人员填写《交易结果通知单》，按规定签字确认后，于成交当日书面报联合石化原油贸易部门和风险控制部门。 联合石化原油贸易人员依据《交易结果通知单》填写《中国石化进口原油采购确认单》，经原油部门负责人签字后，书面通知分（子）公司原油采购部门。 分（子）公司原油采购部门负责人签字确认后，回复联合石化。 管输原油《中国石化进口原油采购确认单》按照股份公司原油管理办法由相关方签字确认。 联合石化负责对外洽谈采购合同的部门或境外子公司根据成交条件和合同管理规定，经贸易、执行、财务、法律等人员审核后，按规定权限签署原油采购合同。 4 租船与投保 联合石化原油执行部门根据原油贸易部门提供的《原油采购交接单》，按照规定填写《进口原油保险内部联系单》，向经批准的保险公司办理保险。 保险合同须按规定权限签署。 联合石化运输部门经办人员根据原油执行人员提交的《租船运输内部联系单》办理预租船，并根据船舶预租的主要条件填写《中国石化进口原油租船确认单》，由运输部门负责人签字后交原油执行部门，并经分（子）公司原油采购部门确认。 管输原油《中国石化进口原油租船确认单》按照股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认。 联合石化原油执行人员得到装卸港对预租船的确认后通知运输人员，由经授权的运输签约人与经批准的船东签订租约，临时租船船东名单按照股份公司原油管理办法报生产经营管理部备案。 5 签订进口原油代理协议 联合石化原油执行人员应计算每一个原油合同的价格、运费、保费、保值匹配情况及前批原油货款的尾款后，确定该合同原油的到岸价格，书面交分（子）公司确认。 分(子)公司原油采购部门负责人签字确认后回复联合石化。 管输进口原油价格确认说明按照股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认。 根据分（子）公司确认的原油品种、数量、价格、时间及运输安排，联合石化按规定权限和经法律事务部审定的标准文本与分（子）公司签订《进口原油代理协议》。 6 报关、接货的准备手续 原油到港前，联合石化原油部门核对有关资料，按照国家有关规定申领《重要工业品自动进口登记证明》。 联合石化原油执行人员同时准备报关合同、发票、装船单据等其他报关单据，通知卸货港和分（子）公司安。