第二十三章文书档案管理制度

第二十三章文书档案管理制度内容摘要：

自颁布之日起实施。 六 、公司文书制作制度 第一条 适应范围 凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。 发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。 第二条 名义 公务文件的往来以各部门经 理的名义签署，有些简单事项的文件，应以部门的名义签署。 第三条 呈交公司经理的文件 凡需呈递公司经理文件，须逐级上报。 各级主管须在调查核实的基础上写出意见，注明需呈报经理的理由，然后上报。 若不需呈报，则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日。 第四条 文书格式 ，尽可能简单、准确。 ，若正文繁复，则将此部分内容作为附件记在另外的文件上。 第五条 文件编码 文件上应有制发单位规定的号码，还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日，以便处 理。 第六条 书写格式 ，第二行写文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收文件人的姓名，然后再写文件内容。 ，通常采取在文件末尾处用后记的形式证明，在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。 ，必要时要写上号码和年月日。 第七条 签署应用 文件制发者及收件者应注明职务，根据情况只署姓名。 在文件制发者（个人或单位）的下方盖上制发者个人或制发单位的印章，作为文件处理的 依据。 但同时发往多个单位的文件如通知等，为了简便，多采用印制好的印刷品，此时签名或盖印可省略。 第八条 封签上的记录 文件信封上的记录，依照以下各条进行。 ，要写明送达单位的名称，同时在左侧写上是否加急、挂号等，并在其下写上发文号码，信封背面写发文单位。 ，除要在正面的左侧写上“秘” 外，其他参照第一项。 ，信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样。 ，内封上写文件标题，外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘 ”的字样。 6. 文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘” 的字样。 ，除有关机密的外，简易的文件可依照第二条进行，只要在封面左下角用小号字印上单位名即可。 第九条 文件用纸 文件所用纸张另行规定（略）。 第十条 墨水 文件原则上应用黑色墨水书写，在使用墨水时要选用性能较好的纸张，文字应清晰可辨。 第十一条 文件种类的区分 部门经理发文应根据文件的不同作用，按以下原则区别使用不同文种。 ，不仅仅是发出的指令，而且希望将其意见进行广泛讨论。 ，就有关事 务进行认定。 表 239 定期报表发送记录 类别：财务会计 报表名称 类别 报告提出日期 份 数 呈送单位 日报 月报 年报 √ √ 隔日每月 1日 1 副总经理 √ √ 隔月初日 2 自存 副总经理 √ √ 隔月 15 3 自存 副总经理 总经理 √ √ 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. ,所报内容等候裁定。 ，关于指示的答复性汇报。 ，请求对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。 第十二条 指示类文件的区别 公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用。 ，对申请、请示及要求的答复。 ，有关事务上的指令。 第十三条 电文 依靠电信传达的文件，要求特别 简明，避免使用容易误解的文字，并省略敬语以使电文简短。 电报通常在结尾处注明发电单位的代号。 重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人。 第十四条 本制度自颁布之日起实施。 七、公司文书收发制度 第一条 范围 本公司文件（本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。 第二条 统管部门 文书的收发、分布等事务，由本公司及各事务所的总务部统一管理。 第三条 部门文书责任者 在部处室中设文书负责人，负责本部门内文件的分发 、保管等工作。 第四条 文书的收受 对公司外来文书的接收由总务部收件室负责。 第五条 收文的处理 收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函应全部拆封，拆封后，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上，用别针别在一起。 收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在《收文簿》上，并将文件及收文簿一并交给总务部经销。 第六条 审核以及分发批示 总务部经理在对文件及《收文簿》加以审核后，对收件室做出分发批示。 当总务部经理外出时，如有事务急需处理， 可由副经理代理承担上述工作。 第七条 分发 收件室将“收文簿”及文件分发各部门，各部门的文书负责人应该在“收文簿”上盖印签收。 第八条 处部门内部文书处理 文书负责人在收到文件上加盖传阅印，并递交有关部门。 有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示，文书负责人据此分发文件给有关工作人员。 在文书承办量、分发量较大的部门，可设文书整理簿，并据此处理文件。 第九条 发送 文书的发送全部由总务部收件室负责，在特殊必要时亦可由适当的业务 部办理。 第十条 部门内总发送文书的处理 文书发送者在信封上写 清收件人地点、姓名，并注明是否采用挂号、快递等方式。 文书负责人将本部门文件分类别，请示发送。 第十一条 发送的处理 总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称（全名）内容等项目登记在“发文簿”上贴好邮票投递出去。 第十二条 投递 文件投递通常一天三次，按以下时间投出： 第一次上午十点； 第二次下午三点； 第三次下午五点。 遇有紧急投递的文书，可不受上述时间限制。 第十三条 邮票的收付保管 邮票购入、付出、保管等情况，应登记在“邮票收付保管明细表”，并在年末计算出余额，与现存邮 票数量加以核对。 第十四条 公司内部的定期专递 不利用国家邮政，而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、 小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送，可依照本制度的有关规定办理。 对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责。 第十五条 定期专递收发文簿的制作 在发送定期专递时，各部门应在定期专递收文簿上登记其内容，一式二页，副页留存，正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿，作为发文单位记录，可代替发文簿，每天进行整理清点。 对于收文部门，定期专递收发文簿，可代替收文簿，每天进行 整理清点。 八、 公司文书处理制度 （一） 总则 第一条 范围 本公司文书处理均按本制度执行。 在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。 第二条 定义 本制度所指文书包括以下内容： 1. 高层决策文书以及基层下达的文件。 2. 部门会议文书与转阅文件。 3. 合同书证券证书和劳动协议书。 4. 志愿书违约收文往来公文专利证明和注册登记文书。 5. 收支预算与决算书账本票据凭证各种明细表各种规定与计划 书。 6. 往来书信、电报、任命书、意见书。 7. 各种报告、各种统计表。 其中 “ 1” 与 “ 2” 项文书的处理，原则上按会议决定处理。 第三条 类别划分 上述文书按机密程度、可划分为以下几类： 1. 机密文书 （ 1） 绝密。 （ 2） 秘密。 （ 3） 保密。 2. 普通文书即机密文书以外的文书 3. 其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写的物品。 第四条 适用原则 （二） 文 书的收发 第五条 收发 到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。 所有文书按下列原则处置或送发： 1. 普通文书全部由接受部门开启或开封。 启封时，编上文书的收发编号，注明 收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员，文书当事人必须签名盖章领取文书。 但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。 2. 绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。 第六条 制度时间外的处理 1. 值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书只需通知收发室的主任，并按其指示处理。 2. 所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作 日早晨转交收发室。 第七条 收发决定 表 2310 表格使用状况调查表 送： 送出单位 表格管制单位 日期 年 月 日 名称（如为新表请简要解释） 表号（如为新表免填） 作用此表之其他部门 表格内此表目的及用途： 是否送出厂外。 □是 □否 是否用透明窗信封。 容有关事项 □是 □否 对现行程序的影响（说明改变或增加之处） 资料来自何处的（注出表号） 资料送往何处（注出 表号） 此表设计将影响其他何表 有何其他表需重加设计 与何表同时参以使用 可以取代何种表（注出表号） 何表 作废（注出表号） 现有废表之处理 □销毁 □新表未使用前仍继续使用 □通知已领出者使用完为止 其他处理 填写用 □铅笔 □钢笔 □复写 □打字 其他填写方式（如系机械注明名称及型式牌） 特殊装订所需级边或印刷留纸边 使用情形 复制方法 □油印 其他方法 □在办公室用 □在工场或库房使用 □在室 外用 领用情形 其他 副本数量 □每日 □每周 每月□ 使用此表需增添新设备，如需要请注明并估计费用 □是 □否 副本送递单位数 副本送递单位名称（必需用之单位） 保存时间（月，年） 处理时间（每月日 每月、极少） 每一单位如何填写 填写日 期及编号等 盖图记等 （ 1）（原） 2 3 规格需用量 需印连续号码否，请说明 □是 □否 装订成册 □是 □否 年量 □张 □份 份期交货 □月数及数量 □本 □册 第一次用量 使用久暂 □永久 □临时（多久时间） 交货日期 特殊事项（不够填写时，请用背面） 签章 申请人 日期 审核人 日期 批准人 日期 公司个部门，依据本制度，保管与处理本部门有关事务文书。 所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由收发室主任做出决定与指示。 第八条 设立信使 在文书的接受与处理过程中，各部门间经常需要相互传递文书；因此，在文书档案室设一名信使，来回传递各类文书。 （三） 文书的处理 第九条 处理原则 文书处理的基本原则是“准确”与“及时”并且明确文书处理的责任者。 第十条 成文原则 凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成记录，即使情况特殊，也必须事后追忆，形成备忘录。 第十一条 特例 对那些并不 重要的事项 ,或者通过电话、会面等简单形式处理的事项 , 只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。 第十二条 处理手续 领取文书的部门，按下列规定及时予以处理。 1. 凡重要事项，或者异常事项，应立即向所在部门主管做出报告，并逐级向上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指示，处理文书中涉及的有关事项。 2. 如果文书中涉及的事项，与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。 3. 在具体处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况 下应事先征得对方的意见。 1. 如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持时，应听取其他部门的处理意见。 第十三条 防止拖延 文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指。