物业管理是怎样炼成的基础知识讲解

物业管理是怎样炼成的基础知识讲解内容摘要：

名、印章属实，文件的副本、节本、影印本与原本相符。 公证之后，诸文件便可生效。 (2)选择代理人 物业管理公司如果在国外从事投标，必将面临异域文化所带来的种种障碍， 而房地产项目的固定性以及物业管理服务的无形性，又要求他们必须承担较之于其他工程承包项目投标更大的风险。 此时，聘用代理人承办注册、咨询等自己所不熟悉的当地业务，不仅可节约费用，还可利用代理人对当地物业的熟悉程度，增加其投标成功的可能性。 当然，代理的 这些优势必须建立在代理人优秀的前提之上，因此如何选择合 适的代理人也将成为投标公司必须认真对待的一个重要问题。 通常，代理人的作用主要表现在以下几点： ① 业务咨询。 代理人应当利用其在当地广泛的社会关系与以往经验向投标公 司提供相关的重要信息，包括重大项目的招标信息，开发商情况，当地法律、经济情况，社会风俗习惯，劳务雇用管理等。 为物业管理公司熟悉国外物业管理规定及服务要求提供帮助，这是代理人应提供的基本服务之一。 ② 业务代理。 代理人还可为物业管理公司的日常业务运作提供服务，这些工 作包括代办各种例行手 续，代为寻找当地合作伙伴，提供投标所需单价、费率等。 这些服务可以提高投标者工作效率，降低其交易成本。 ③ 矛盾协调。 物业 管理公司在异地从事投标，与当地业主必然会在文化、风俗等方面存在差异，加之服务行业本身与个人满足程度密切相关的特性，双方之间出现摩擦和争议在所难免。 此时，代理人则可在其中充分发挥“润滑剂”的作用，物业管理公司在考虑了自身业务需要与代理成本之后，便可在当地的中介服务公司中慎重选择满足条件的代理人。 选择代理人时，投标公司应从自身的弱势及代理人可提供的互补优势出发，根据成本效益原则，综合评价 做出决策。 代理人作为中介咨询公司是以其技术与智力提供服务，因此衡量其能力应首 先考虑技术条件，其他因素次之。 投标公司选择代理人时应以代理公司的技术胜任能力、管理能力、资源可用性、业务独立性、取费结构及执业素质作为基础。 第一，技术胜任能力。 即中介咨询公司有能力为业主提供一个经过专业教育 与训练、具有实际经验的组织团体来承担被委托的任务。 投标公司的判断可根据以下资料分析作出： a．察看公司以往在合同任务实施过程中所采用的方法及技术处理手段的说明 材料； b．调查该公司及其工作人员曾 经在类似地区承担类似物业项目情况； c．审查将要从事该项目的所有工作人员的经验和资历； d．了解该公司以前顾客对其工作成绩的评价。 第二，管理能力。 中介咨询公司必须具有与物业项目规模与类型相匹配的管 理技能，必须适当安排人力资源、合理调整工作规划。 在提供服务全过程中，代理者还必须要善于与承包商、供应商、贷款机构及政府机构打交道，同时向委托方报告工作进展，以使其能及时和准确地做出决定。 对于这一指标评价所采用的方法主要有： a．考查咨询总工程师以往业绩成就记录； b．考查被 提名的项目经理以往业绩成就记录； c．询问咨询工程师对该物业项目管理的意见； d．判断自己与咨询工程师在原则问题上是否具有协商基础。 第三，资源可靠性。 即公司是否具备足够的咨询能力和人员来提供服务，以 保证必要的技术标准和时间。 资源可靠性的评价可参照以下标准： a．考查被提名参加该项目工作班子的技术与管理人员的能力； b．询问代理公司在提供服务过程中对各参加者职责委派所作出的安排，及其 对自己应承担义务的了解； c．调查该公司的声誉及财力状况。 第四，职业 独立性。 中介咨询服务作为一种独立业务，应当符合 FIDIC 合同条款中有关职业道德规范、职业身份、权限及职业独立性等诸项规定。 投标公司可通过询问调查等方式去了解咨询工程师是否与可能影响其职业判断的商业、制造业或承包活动有直接或间接的利益关系，能否客观完成被委派的任务，并且通过应用合理的技术与经济原理使委托方获得最佳效益。 第五，取费合理性。 投标公司判断中介公司取费标准是否合理，应遵循国家 有关部门的相应规定，有时还可参考 FIDI c 合同条款建议的取费标准。 第六，执业诚实性。 投标公司与代理公司必须 建立起一种相互信任的关系。 委托方不应过多干预代理公司的工作，而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。 因此物业管理公司必须通过调查其以前客户或合作伙伴来衡量中介咨询公司是否具有执业诚实性。 在考察了以上条件之后，投标公司则可根据物业项目的规模、服务内容的复 杂 性与重要性来确定代理公司。 通常这～决策可经历以下几个步骤： 第一，确定选择范围。 投标公司应当预测该招标物业服务所需的人力资源及 其对人力资源的要求，并将可能需要的服务内容进行分类。 例如：要求的专业知识领域和服务类型，对该物业服务要求的详细说明， 地区特征因素 (如地理位置、 交通条件 )，将要签订的合同类型等。 第二，资格预审。 将具备接受委托资格的中介咨询公司按条件优劣顺序排 队。 第三，分析预选。 物业管理公司可根据中介咨询公司的经验资历、人力资源 可靠性、财力状况、以往履约情况、主要经营活动区域、与同行关系、政治社会和环境敏感性、要求的担保标准等条件进行逐一分析，选出 3～ 5家候选公司。 第四，条件商议。 接下来物业管理 公司则应分别与候选公司商议合作条件，并要求各候选公司就以下几点提出建议书：工作内容说明、与该合同有关的证明单据和资料、 资料说明、附有详细说明的其他替代方案、培训计划、过去在性质类似项目中的经验、资金控制的详细情况、工作人员的规模与职责、为实施该合同任务而提出的组织与管理的模式、对当地条件的了解、地区的资源、用于该服务项目的技术手段、资源的可利用性。 第五，审核排序。 投标公司应详细审议中介咨询公司所提交建议书中的所有 细节，实地考察该咨询公司以前和目前正在提供的代理服务，获取更多的资料，并按这些公司的条件优劣顺序将建议书进行排列。 第六，接洽谈判。 投标公司可先邀请排名第一位的中介咨询公司讨论合同款 项及取费标准， 谈判应尽可能详细地对合同主要条款及法律要求等做出规定。 如果与第一家谈判失败，投标公司必须通过书面形式告知该公司，然后再与第二家进行谈判，直至达成满意的协议为止。 一旦选定，物业管理公司便可与该代理公司签订一份正式的代理协议，以作 为界定双方权利义务的法律依据。 通常代理协议包括以下内容： a．协议双方注册的法人名称、公司地址、法人代表姓名和职务。 b．签订协议的目的与性质。 c．代理范围，包括代理的业务范围和时间范围。 d．代理物业名称及代理期限。 e．代理双方的 义务和职责。 这应当是合同的主要部分。 代理人可能承担的义务主要有：向委托人提供信息及有关法律法规资料； 协助委托人参与竞标；推荐可靠的投标合作者；协调委托人与当地有关部门及业主三方之间的关系；其他代理工作。 委托人可能应履行的职责主要有：向代理人支付代理费；履行协议条款；支 持代理人开展代理业务的工作，必要时提供代理人所需资料。 f．代理费及其支付办法。 按某些国家规定，代理协议应呈报政府有关部门登记注册，如有必要，还需 由公证部门予以公证。 (二 )筹措资金 物业管 理公司的财力状况也是衡量其实力的重要因素，它必须要能满足公司 投标全过程及中标后的管理需要。 因此投标公司应根据自身财务状况及招标物业管理所需资金，做好资金筹措准备，以使自己有足够资金通过投标资格预审。 投标企业可以考虑的资金来源渠道主要有自有资金积累和银行贷款。 其中自 有资金积累取决于物业管理公司的经营与盈利状况，而银行贷款则取决于公司的融资政策与信用状况。 投标公司可根据招标物业规模、自身收益情况及成本分析决定资金来源结构。 如物业管理企业需向银行申请贷款，则应遵照以下程序进行： 1．递 交文件，提出申请。 公司所提交的文件包括申请书、财务报表、物业项 目情况说明、资金用途计划等。 2．接受资信审查。 3．取得贷款担保。 4．签订贷款合同。 合同主要内容包括贷款期限、贷 款利率、用款计划与还款计划等。 (三 )收集招标物业相关资料 招标物业的相关资料是物业管理公司进行投标可行性研究必不可少的重要因 素。 因此，物业管理公司在投标初期应多渠道多方位全面搜寻第一、二手资料。 这些资料的范围不仅包括招标公司和招标物业的具体情况，还应包括投标竞争对 手的情况。 t 公司可能的资料来源大致有以下几个方面： 1．报章杂志。 报纸或相关杂志历来是各种招标信息公开发布的传统渠道，而 且许多物业及物业管理公司的有关情况也会在各种杂志上有介绍。 有意识地留意这些地方，往往会使物业管理公司获得意想不到的有用信息。 2．网络传输。 在时间就是速度的信息时代，随着网络技术的快速发展，愈来 愈多的信息交流可通过因特网迅速通畅地完成。 为适应电子商务的发展趋势，许多招标投标公司纷纷建起了自己的网站，各种招标信息也开始在网上进行发布，网络自然也为投标者搜集信息提供了一种全新快捷的工具。 3．同行业公司。 当存在物业管理分包时，公司通常可通过同行业的总包人获 取招标相关信息；此外，公司还可在与其他公司进行一般业务交流时，得到竞争对手的一些资料。 可 是，要在浩如烟海的信息中寻找筛选出恰当相关的资料，其收集工作的繁琐是可以想见，更为重要的工作还在于收集之后的整理、分析。 情报工作人员应按资料的重要性、类别进行分门别类，以便于投标工作人员使用，由此得出的最有价值的信息将为投标公司下一步的可行性研究提供分析基础。 (四 )进行投标可行性分析 一 项物业管理投标从购买 招标文件到送出投标书，涉及大量的人力物力支 出，一旦投标失败，其所有的前期投入都将付之东流，损失甚为可观。 这必然要求物业管理投标公司在确定是否进行竞标时务必要小心谨慎，在提出投标申请前做出必要的可行性研究，不可贸然行事。 1．招标物业条件分析 (1)物业性质。 了解区分招标物业的性质非常重要。 因为不同性质的物业所要 求的服务内容不同，所需的技术力量不同，物业管理公司的相对优劣势也差异明显。 例如，对于住宅小区的物业管理，其目的是要为居民提供一个安全、舒适、 和 谐、优美的生活空间，不 仅应有助于人的身心健康，还需对整个城市风貌产生积极影响。 因此，在管理上就要求能增强住宅功能，搞好小区设施配套，营造出优美的生活环境。 其物业管理具体内容也应围绕这一目标安排。 与 之相对应，服务型公寓则更注重一对一的服务特色。 它既要为住户提供酒店式服务，又要营造出温馨的家庭气氛，其服务内容也就更加具体化、个性化，除了日常清洁、绿化服务外，还应提供各种商务、医疗服务等。 而对于写字楼，其管理重点则放在了 “ 安全、舒适、快捷 ” 上。 故其管理内 容应侧重于加强闭路 I 监控系统以确保人身安全，增设保安及防盗系统 以保证财产 安全，开辟商场、酒家、娱乐设施及生活服务设施以方便用户生活，完善通讯系 统建设以加强用户同外部联系等方面。 这些不同的管理内容必然对物业管理公司提出不同的服务要求和 技术要求， 而具有类似物业管理经验的投标公司无疑可凭借其以往接管的物业在投标中占有一定的技术和人力资源优势。 (2)特殊服务要求。 有些物业可能会由于其特殊的地理环境和某些特殊功用，需要一些特殊服务。 这些特殊服务很可能成为某些投标公司的优势，其至可能导 致竞标过程中的“黑马”出现，物业管理公司必须认真对待，在分析中趋利避害。 他们可考虑这些特殊服务的支出费用及自身的技术力量或可寻找的分包伙伴，从而形成优化的投标方案；反之，则应放弃竞标。 (3)物业招标背景。 这是对招标文件的留意。 有时招标文件会由于招标者的利 益趋向而呈现出某种明显偏向，这对于其他投标公司而言是极为不利的。 因此在阅读标书时，物业管理公司应特别注意招标公告中一些特殊要求，这有利于物业管理公司做出优劣势判断。 如公告中写明 “ 欢迎 物业管理公司参加投标 ” ，此时则可能出现当 其他公司与公司的标价和服务质量相同时，开发商会优先选择后者的情况。 再如，物业的物 业管理招标书上写明必须提供某项服务，而本地又仅有一家专业服务公司可提供该项服务，则投标公司应注意开发商与该专业服务公司是否关系密切，以及其他物业管理公司与该专业服务公司是否有合作关系等。 这些细枝末节看似无关紧要，可一旦忽略，则有可能导致投标失败，不仅投 标者的大量准备工作徒劳无功，而且还会影响公司声誉。 (4)物业开发商状况。 这一层面的分析包括开发商的技术力量、信誉度等。 因 为物业的质量取决于开发商的设计、施工质量，而有些质量问题只有在物业管理公司接管后才会出现，这必然会增大物业管理公司的维护 费用和与开发商交涉的其他支出，甚至还有可能会影响物业管理公司的信誉。 因此，物业管理公司通过对开发商以往所承建物业质量的调查，以及有关物业管理公司与之合作的情况，分析判断招标物业开发商的可靠性，并尽量选择信誉较好、易于协调的开发商所开发的物业，尽可能在物业。