汽车厂工艺技术档案管理规定

汽车厂工艺技术档案管理规定内容摘要：

众泰汽车制造有限公司工艺技术部文件资料接收、发放、更改、作废、归档、借阅及保密的管理方法。 本标准适用于 浙江众泰汽车制造有限公司工艺技术部 管理文件、技术文件及图纸、资料的管理。 2 职责 浙江众泰汽车制造有限公司工艺技术部是 工艺 文件资料的主管部 门； 工艺技术部 各专业室按工艺文件的完整性规定提供文件、资料，办理各自文件资料的归档手续，并对其有效性负责。 3 内容 工艺技术部 文件资料的收发管理 文件资 料的接收、发送、登记与存档 由资料 员 统一负责 ； 外部门文件送达 工艺技术部 ，由资料员负责在《收文登记表》上登记， 再送 经理。 按经理的批示复制发放或传阅 后 存档。 若是电子文档，资料员应 单独登记，并按要求发送与存档； 工艺文件编制完成后，设计人员 负责完成各签署栏的签字与修改工作，并将工艺文件原稿（不盖章）及《 工艺文件 和图样 发放 单》交资料员。 资料员 按《 工艺文件 和图样 发放 规定》的要求发放及存档； 资料员将文件在规定时间（一般不超过半天）送往文件的使用部 门；急用文件在右上角加签“急 ”字样，由资料员以最短时间紧急办理； 需回览的文件，由资料员 在 文件 上附《 回览 签字单》，送阅览人传阅，阅览人阅完 文件 后在 《 回览 签字单》 上签字后传给未阅览人，最后阅览人签字后将 文件 交 资料员。 文件编号 工艺文件由编制人员按《工艺文件编号方法》规定编号 ； ZDGJ0102020 3 管理 文件如联络单、纪要、通知等由 资料员 统一编号，编号方法按 《 工艺 技术 部管理 文件 编号方法 》 规定 编号。 归档 归档范围 综合管理类，主要包括管理制度、人力资源、 合理化建议 及 其它 ； 运营管理类，主要包括计划、总结、汇报、制度、流程、记录、情报、计量管理及其它 ； 生产技术类，主要包括结构审查记录、工艺方案、工艺总结、工艺文件、工艺图样、验证记录、协议、工艺设计变更及其它。 归档要求 各种资料成文后，随时入档，资料员 分类保 管； 文件按分类建电子保管账，每次归档文件设计人都必须向资料员 发送电子版进行电子归档 ； 归档的文件 资料员 必须进行登记。 受控文件统一填写《受控文件目录》，资料员对 《受控文件目录 》的准确性和及时性负责。 非 受控 文件可用《 文件 发放记录 》、《 文件 回收记录 》进行 登记 ； 对原文件的外单位回复内容，除按正常收文程序办理外，存档时与原文件放置在一起 ； 归档文件要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，存档文件禁用字迹不牢固 的书写工具，且归档文件必须是原件； 文件保存期限 ，工艺 文件 、标准、制度 保存 十年，一般 文件保存 五年。 存档文件的保管 资料员 应对归档文件进行分类编号、编目、排架保管，保证档案齐全、完整、安全，并利于检索 ； 档 案的存放场所要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠等安全措施； 产品档案一经归档，即不允许随便改动，却因技术上的要求需更改时，必须严格按更改流程进行更改。 档案的借阅 ZDGJ0102020 4 工艺技术部 内部人员可在工作时间内按规定随时查阅存档文件；外部门人员，须 经工艺技术部经理 同意后，由资料员陪同进行文件资料的查阅 ； 档案一般不外借。 如工作需要必须借阅时需经 工艺 技术部经理 批准后办理借阅手续。 借阅 的资料 由 资料 员负责 取出， 借阅者不得自行进入档案库翻阅档案。 借用档案时 ， 在资料员处填写《文件借阅申请单 》后方可带走使用。 借阅程序为： a）绝密档案需提出书面申请，应经制造公司总 经理 批准； b）机密档案需提出书面申请，应经 制造公司技术副总 批准； c）秘密档案需提出书面申请，应经 工艺技术部经理 批准； d）其它归档文件办理借阅手续后即可。 借阅文件的时间一般不超过 3 天 ，在未经 制造公司总 经理 批准 ， 严禁将文件带出厂区。 借阅档案的单位或个人，要做到妥善保管，不得拆散、 抽取、复制、涂改、损坏和转借，对丢失和泄密者，视情节严重程度处理。 技术人员在调离工作前， 应将本人借阅的档案和在工作中形成的技术文件材料进行整理，向资料员 及有关部门退还或移交，否则不予办理调离手续。 资料员对文件（含非纸质文件）定期检查、整理，确认其完好性。 文件的更改 工艺文件的更改按《工艺 文件更改 办法 》 进行，由编制人 持批准后的《工艺 文件更 改 通知单》对所有在用文件和资料室文件进行更改，并将《 工艺 文件更 改 通知单 》原稿交资料室存档 ； 管理 、 标准文件，需更改或作废 时，由更改人持《文件变更 单》，经 工艺技术部 经理 签字后，由资料员陪同更改。 文件的销毁 对于作废文件， 编制人或相关人员填写《文件资料销毁审批单》报经理 批准后，由资料员对文件进行销毁。 在保证不引起泄密或混乱的情况下（如划删除线），纸张反面可再次使用。 否则 作粉碎或焚烧处理； 对于超过保存期限的文件，经过工艺技术部经理确认，由资料员填写《文件资料销毁审批单》报公司技术副总 批准后，对文件进行销毁 ； ZDGJ0102020。