江门市档案局第一期数字化加工项目

江门市档案局第一期数字化加工项目内容摘要：

2020）纸质档案数字化技术规范》。 严格实施数字化加工步骤：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等 基本环节。 档案 整理 在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。 （ 1） 目录数据准备 按照《档案著录规则》 (DA/T18)等的要求， 规范档案中的目录内容。 包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。 如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。 （ 2） 调档交接 调卷数量根据数字化加工流程进度机动调控，做到环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。 遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。 调卷工作人员和管理库房人员一起到档案馆库房，根据清单搬下相应的案卷，对提取的档案进行案卷内容、目录、数量的核对、清点；再交由中标方档案保管人员对全宗、目录、数量的二次核对、清点后，在档案调卷登记本登记，双方签 字确认；放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存。 （ 3）整理核对 由精通档案业务的专业人员进行档案管理整理核对工作，其他核对人员必须工作认真细致，差错率不得超过 3%，严禁破损档案的一切行为，严格遵守保密制度； 整理时需考虑到纸张易折、易碎等原因，需轻拿轻放； 整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；同时派专门人员，江门市档案局第一期数字化加工项目（采购编号： JM2020A019） 招标文件 江门市公共资源交易中心 第 11 页 共 54 页 江门市政府采购中心 到目录室把该批档案的目录取出；按照档案整理的标准，依据档案目录对电子档案数据中心的目录再核对。 对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在档案馆工作人员的指导下，进行改 正或者做出正确标识，如位置错误的须重新归类，顺序不对的须重新调整，确定目录无误，最好还须填写差错报告； 检查档案实体的页码，档案实体的页码按顺序连续排列，如有漏页码则可视具体情况处理：中间任意两页之间有需补编页码的，如 P7 与 P8 页之间有 4 页没有编页码，则依次编为“ 0071， 0072， 0073， 0074”。 如没有页码的是一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如 P7与 P8之间有一页未编码，而该页正好是 P8所在文件的首页，则将该页编为 008，而原 P8编为 0081；出现跳号，如文件内容完整 连贯，编码时把第一页编为 001，第二页编为 004，则需在备注注明 P P3为跳号，无实际内容。 检查案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，包括立档单位、案卷题名、案卷年度、保管期限、卷内文件数、页数、全宗号、目录号、案卷号；但对于一些改动较大、需要重新排序的案卷则要在检查时拆卷，重新整理，理顺卷内文件。 整理 核对处理后， 由投标人 指定专人对档案前处理成果的自检， 自检合格后，递交至采购人检查，同时 认真填写登记表单。 （ 4）档案目录检查 目录数据修改人员，应在档案馆管理人员的指导和监督下认真核对，差错率不得超过 3%； 根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在档案馆目录管理人员指导下进行更正，确保目录室目录准确无误； 对照档案原件检查卷内文件目录的所有项（包括案卷号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限），保证其正确、完整且与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录，如有漏编目录则应补编。 文件题名：一般照实抄录；若文件没有标题或原标题，具体，不能反映文件内容（如“通知”），则须重新拟定题名，加拟或重拟的题名附于原题名之后，外加“ [ ]”，以示区别；“任免”、“表彰”等文件题 名通常只标注一个或部分人名，应在原题名之后加上涉及立档单位的其他有关人员名字，并外加“ [ ]”。 文件编号：一般照实抄录，不能随意删减、省略，其中表示年度的数字不足 4 位的要按公元纪年的要求补足 4位，年份外侧的括号一般用中括号“ [ ]”； 责任者：全称或通用规范简称； 江门市档案局第一期数字化加工项目（采购编号： JM2020A019） 招标文件 江门市公共资源交易中心 第 12 页 共 54 页 江门市政府采购中心 文件时间：写全年月日，格式： ； 备注：需要说明的情况或参见档号； 根据档案原件目录，建立数据库内的机读目录数据； 对档案电子目录进行检查校对后，并按照采购人的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数 据库，然后投标人进行自检，自检合格后递交采购人审核、验收，同时填写登记表单。 （ 5）原件拆卷 原件拆卷人员自备拆装工具一套，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏； 将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不能出现任何漏缺页及顺序差错； 根据需要，进行文件的单张扫描； 多页粘贴在一起的，要分开处理。 注意浆糊黏附的位置，小心处理，避免破坏档案原件； 一张一张清点核对，确保文件无误，放入指定的档案袋； 档案袋上注明文件编号，由全宗号＋目录号＋案卷号＋顺序号 +页号组成，其中，全宗号3位，目录号，案卷号 3位，顺序号 4位，页号 3位； 登记造册，交付档案扫描人员。 （ 6）页面修整 破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理 (压平或熨平等 )后再进行扫描。 （ 8）档案整理登记 制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。 （ 9）装订 扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。 恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。 档案扫描 根据档案幅面的大小 (A A A0 等 )选择相应规格 的扫描仪或专业担描仪 (如工程图纸可采用 0号图纸扫描仪 )进行扫描。 大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档江门市档案局第一期数字化加工项目（采购编号： JM2020A019） 招标文件 江门市公共资源交易中心 第 13 页 共 54 页 江门市政府采购中心 案可采用高速扫描方式以提高工作效率。 全部文件采用彩色扫描。 图像文件采用 TIFF 或 JPG 格式存储。 扫描分辨率选择 200～300dpi。 对个别不清楚的文件采用灰度扫描；扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，差错率不得超过 1% ，对出现偏斜的 图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。 文件名采用档案局规定的方式命名，原件纸质较差的，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。 差错率不得超过 3%； 采用流水线作业方式，将各台电脑、扫描仪进行编号； 扫描人员到拆卷人员处领取文件，当面清点，核实无误，双方进行登记； 发现错误，进行原件拆卷的返工； 扫描完成，进行清点，按原先秩序放回档案袋，交付原件装订人员； 扫描设备要求（由中标人提供，产权归中标人）。 在扫描过程中要认真观察扫描质量，出现问题要及时处理。 问题及处理情况如下： 1. 图像有杂点。 档案有污染。 找出档案，观察污染情况，可清除的污染物，进行清除；对档案涂改造成的字迹不清，决不可进行处理，按原档案扫描并做好记录。 2. 条码部分图像不清。 条码印制质量不好。 找出档案，调整亮度参数后重扫。 对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理，但决不可改变任何原有笔迹。 对难以修正的档案，应立即报告采购人方档案管理人员处理并做好记录。 3. 图像有横向黑线。 感光阵列有脏物。 打开扫描仪，用酒精棉擦净，然后用风球吹干。 将有黑线的图像删除，按最后一个图像的编号，找到后一张档案继续扫描。 每扫一千张左右对扫描仪进行一次清 洁。 4. 图像标题反向。 档案放置反向。 将反向档案找出，重扫并将原图像替换。 5. 图像部份内容反向。 答题者写反。 将档案找出，报告采购人方档案管理人员处理并做好记录。 6. 图像角部、黑边、档案折角（边）。 若影响档案内容，找出档案整理折角后重扫；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。 档案缺角（边）。 若影响档案内容，找出档案报告采购人方档案管理人员处理并做好记录；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。 7. 图像中央有竖向黑线。 进纸不正，注意夹紧进纸器档板。 将黑线用擦涂工具进行清除。 8. 图像重影。 将重 影档案及后一张档案一并找出重扫，并将原图像替换。 9. 图像太淡、不清。 档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。 找出档案，调整亮度参数江门市档案局第一期数字化加工项目（采购编号： JM2020A019） 招标文件 江门市公共资源交易中心 第 14 页 共 54 页 江门市政府采购中心 后重扫并将原图像替换。 由于亮度过高造成图像杂点，要对影响影像档案内容的杂点进行清除。 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。 图像 处理 图像 数据质量检查： （ 1） 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。 发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。 （ 2） 由 于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。 （ 3） 发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。 （ 4） 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 （ 5） 认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。 纠偏： 用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作，处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，并按照采购人规定文件格式保存图像文件。 （ 1）影像纠偏：影像纠偏功能包括自动纠偏和手动纠偏两种，自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正，但部分图像因 为角度纠正后可能会出现内容变形的情况，因此还需要手动进行角度的偏转，确保影像纠偏后的倾斜度不大于 1度。 （ 2）页面去污：对于图像文件进行页面去污，包括自动去污和手动去污两种，自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除，但超出设定值的污点需手动去除。 自动去污一般预设值都较小，以防止将标点符号或虚线当成污点清除。 去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。 （ 3）消除折痕：折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线，由于折痕多覆盖在内容信息的上面，因此必须用手工去痕的方法进行处理。 去 折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。 （ 4）去除黑边：系统可以根据每一批档案的边距情况调整黑边的出现范围，由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。 对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。 此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。 江门市档案局第一期数字化加工项目（采购编号： JM2020A019） 招标文件 江门市公共资源交易中心 第 15 页 共 54 页 江门市政府采购中心 （ 5）尺寸调整：对于图像尺寸不一致的情况，我们将对边缘空白过宽的进行裁切，对于过窄的进行补边，使同幅面档案大小美观、一致。 （ 6）色彩调节：针对图像中色彩较近，内容与底色反差不大，明暗度太浅的情况，我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意 调节。 （ 7）图片拼接：对于同一页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像，再通过此合页功能可以将它们合成到同一页中来，但其效果并不同拼接。 （ 8）对于大型纸张在扫描过程中采用局部扫描，拼接工作并在图像处理节点进行。 图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。 （ 9） 裁边处理 ： 采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。 图像存储 存储格式 ： 纸质档案数字化副本一般存储为无损压缩 TIFF格式。 也可再存储一份 JPEG、 JPEG20PDF、 CEB 等格式 的数字副本， 存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。 图像文件的命名 ： 纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。 例如： 案卷归档：全宗号（ 3位。