水利科学技术档案管理办法

水利科学技术档案管理办法内容摘要：

编制单位: 编制日期:＿ 　　　　保管期限: 互见号(案卷): 运行环境和打开方式: 备注: 编号: 电子档案题名: 编制单位: 编制日期:＿ 保管期限: 互见号(案卷): 运行环境和打开方式: 备注: 海河水利委员会涉密档案文献管理办法（试行）第一条 为规范海河水利委员会（以下简称海委）涉密档案文献的管理工作，确保涉密档案文献的安全性，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》、《各级档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《海河水利委员会档案管理办法》、《海河水利委员会科技文献管理办法》及海委有关保密规章制度，结合海委实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于海委机关各部门、委直属各单位在公务活动中产生的所有涉密档案文献（包括购买的各类海河流域地形、地貌图纸）的管理工作。 第三条 涉密档案文献分为密级档案文献和内部档案文献两类。 （一）密级档案文献：涉及国家安全与利益，依照法定的程序确定，在一定时间内只限特定人员知悉的档案文献。 密级档案文献分为：秘密、机密和绝密三种。 （二）内部档案文献：涉及党政管理或水利科技工作中暂时不宜公开的事项或数据，经有关程序确定，在一定时间内只限特定人员知悉的档案文献，其审定范围由形成部门、单位负责确定。 第四条 划分密级应当坚持既确保国家秘密，又便于利用的原则，严格区分涉密档案文献与一般档案文献的界限，具体划分方法如下：（一）文件内容中已明确标注密级的，应按原文所定的密级管理；（二）符合《水利工作国家秘密范围的规定》及《涉密基础测绘成果安全保密管理使用办法》的保密材料，按其所定的密级管理；（三）规定中没有涉及密级，但经各级保密部门批准的，应按其批准所定的密级管理；（四）不属于上述三种情况，又需要在一定时间内保密的，应由该档案文献的形成部门、单位提出申请，经主管单位保密部门批准后，按内部档案文献进行管理。 第五条　第五条 涉密档案文献的收集工作应根据其具体类型按照有关规章制度的要求进行。 涉密档案文献在归档时，其形成部门、单位必须注明该档案文献的利用范围。 第六条 涉密档案文献由各级档案部门集中统一保管，应存放于库房内独立位置，单独管理。 与涉密档案文献存放、存储相关的门、锁、信息系统等关键部位，应加强保密监管措施，并严格按照海委有关保密制度执行，确保其绝对安全。 第七条 档案人员应严格遵守职业道德、遵纪守法、严防失密，应定期对涉密档案文献的保管情况进行检查、核对，发现丢失、泄密等情况必须第一时间上报，及时追查并设法挽回损失。 第八条 严格执行借阅制度，查阅涉密档案文献必须经主管单位保密部门及档案部门负责人批准，签署保密协议后方可提供利用。 第九条 利用涉密档案文献必须严格履行相关手续，根据其标明的利用范围，严格掌握和控制借阅查询对象。 利用前，应签署保密协议并详细注明利用原因及目的，利用完毕后应填写利用效果。 第十条 涉密档案文献应在指定地点查阅，原则上严禁摘录、复制、拍照，查阅结束后应及时放回原处，不得随意堆放。 涉密电子档案文献（包括海河流域范围内的地理坐标数据、水准测量数据、地形地貌影像、各类地图等）的借阅，必须在指定的涉密计算机上进行，不得带出约定区域。 第十一条 负责涉密档案文献的管理人员，在离岗离职时，应按照海委有关保密工作规定实行脱密期管理，并应对其所管理的涉密档案文献办理交接手续，离职后不得泄露任何涉密信息。 管理人员及利用者应严守秘密，不得在公开场所谈论档案文献内容或向无关人员泄露。 第十二条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》要求，原则上绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。 提前解密或延长保密期限的，应由其形成部门、单位提出，遵循“谁确定谁批准”的原则，再通知档案部门并将审批手续归档后由档案部门具体落实。 未有变更申请或通知的涉密档案文献，到期后自行解密。 第十三条 本办法由海委海河档案馆负责解释，自印发之日起施行。 附件：海委海河档案馆涉密档案文献借阅利用保密协议附件：海委海河档案馆涉密档案文献借阅利用保密协议借阅利用内容档 号 参见档号档案类型借阅利用目的（详细填写借阅目的）使 用 人使用区域（含房间号）使用区域（房间号）使用机器设备（内网涉密机器，型号，责任人等信息）借阅期限年 月 日至 年 月 日注明：表格说明及保密要求见背面保密要求：，档案馆方可办理借阅手续；，或在涉密计算机上使用，严禁摘录、复制、拍照，借阅结束后应按及时归还；，非使用使用人不得将所借涉密档案文献本人转给他人不得使用；，涉密电子档案文献不得在外网单机上使用；不得带出约定区域；《海河水利委员会涉密档案文献管理办法》，不得在公开场所谈论涉密档案文献内容或向无关人员泄露涉密档案文献内容；，全部责任由利用方承担。 海委保密办（批准方）： 盖章 签字：海河档案馆（提供方）： 盖章 领导签字： 经办人签字： （利用方）： 盖章 领导签字： 使用人签字：海河水利委员会水利工程建设项目档案管理办法 第一章 总 则第一条 为加强海河水利委员会（以下简称海委）水利工程建设项目档案（以下简称工程档案）管理，明确档案管理职责，规范档案管理工作，保证档案质量，充分发挥档案在工程建设管理中的作用。 根据国家法规和水利部《水利工程建设项目档案管理规定》及《海河水利委员会档案管理办法》，并结合海委实际，制定本办法。 第二条 工程档案是指水利工程项目在前期工作、建设实施、竣工验收等全过程形成的，具有保存和利用价值的文字、图表、声像（照片、录像、录音）、电子文件等不同形式和载体的历史记录。 第三条 工程档案管理工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。 项目法人及参建单位应加强领导，将档案工作纳入工程建设管理工作中，明确档案部门或人员及岗位职责，建立档案工作制度，统筹安排档案工作经费, 确保工程档案工作的正常开展。 第四条 本办法适用于海委系统水利工程建设项目（新建、改扩建、除险加固）、基础设施建设项目，其他建设项目可参照执行。 第二章 档案管理第五条 工程档案工作应贯穿于工程建设过程的各个阶段。 按照项目所属关系，在工程建设前期应同步进行文件材料的收集和整理；在签订有关合同、协议时，应对归档文件材料的收集、整理、质量、审核和移交提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查档案的收集、整理质量和管理情况；在进行成果评审、鉴定及工程项目重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。 第六条 各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门，认真履行监督、检查和指导职责，把好档案质量关，共同抓好水利工程档案工作。 第七条 项目法人对工程档案工作负总责。 在认真做好自身产生档案的收集、整理与保管的同时，加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。 项目法人的档案人员对各职能部门及参建单位归档工作具有监督、检查和指导职责。 第八条 勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内工程档案的收集、整理、归档和保管；属于向项目法人等单位移交的档案，由监理审核合格后及时移交。 项目法人应认真做好档案的接收归档工作。 第九条 工程项目的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将本职工作中形成的应归档的各种载体的文件材料进行归纳、整理、归档。 如遇工作变动, 须先交清原岗位应归档的文件材料。 任何部门和人员都不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。 第十条 水利工程档案的质量是衡量各建设单位工作质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。 质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位在规定时间内未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。 工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。 第十一条 大中型水利工程应设立档案室，落实专职档案人员，配备符合规范要求的档案库房、装具和设备。 其他工程项目也应配备满足档案工作需要的人员、装具和设备。 所需经费可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。 第十二条 项目法人应按时向主管单位档案部门报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（见附件2）。 国家及水利部重点工程建设项目，还应按期向水利部和海河档案馆报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(见附件3)。 第十三条 工程建设中凡有引进技术或引进设备的项目，无论通过何种渠道获得的与其相关的各种载体文件材料，各参建单位均应及时交给档案部门或人员统一归档。 第十四条 工程竣工验收前，各参建单位必须按照归档范围和要求，完成工程档案的整编、审核与向项目法人移交汇总工作，经主管单位的档案部门检查符合归档要求后，提交竣工验收会。 第十五条 竣工验收会议形成的文件材料应在验收会议后，由项目法人及时整理归档。 属工程尾工的文件材料，由项目法人或由其委托单位负责在尾工完成后一个月内，按要求整理完毕及时归档。 第十六条 项目法人应按照海委档案信息化管理要求，积极推进工程文件材料、图纸的数字化进程，建立工程档案数据库。 在遵循保密规定的前提下，开发档案信息资源，提高档案管理水平，为水利工程建设与管理服务。 第三章 归档质量与移交第十七条 工程档案的归档工作，由产生文件材料的单位或部门负责。 总包单位对各分包单位提交的归档材料负有检查、汇总责任。 各参建单位负责人对其提供的档案内容与质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。 第十八条 工程建设期间档案人员要相对保持稳定。 工程档案质量应符合国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2008），所有归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。 即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图表、图纸按要求统一折叠成A4纸张规格。 第十九条 竣工图是工程档案的重要组成部分，是工程实体的实际反映，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。 竣工图由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（见附件41），有关单位和责任人应严格履行签字手续。 每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。 施工单位不按时提交合格的竣工图，视为未完成施工任务，并应承担相应责任。 各单位应按以下要求编制竣工图：（一）项目法人负责编制工程项目的总平面图和综合管线竣工图。 （二）施工单位可以单位工程或专业为单位编制竣工图：，在施工图上加盖竣工图章并签字；，在原施工图上更改，修改标记应明显，在说明栏内注明变更依据，加盖竣工图章并签字；、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。 重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。 监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”（见附件42）。 第二十条 声像档案是工程建设纸质载体档案的必要补充，能直观、生动的再现原始记录。 各参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、录音、录像、纪录片等声像材料的拍摄、收集、整理、文字注释和归档工作。 归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物及职务、作者等内容，盒面粘贴能揭示内容的标签（见附件51）。 大中型水利工程建设的重要阶段、重大事件、事故和关键部位应有完整的声像材料。 第二十一条 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件要制成光盘或存储移动载体中归档，严格执行《电子文件归档与管理规范》（GB/T188942002）和《海河水利委员会电子档案管理办法（试行）》，没有纸质等拷贝件的，必须制成一套纸质文件。 归档时电子文件和纸质文件对应一并保存。 电子文件盒面粘贴能揭示内容的标签。 （详见附件52）。 第二十二条 项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案（当二者为一个单位时，应异地保存1套）。 （二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位只保存与本单位管理范围有关的工程档案。 （三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件。 （四）海河流域控制性水利枢纽工程或重要堤防工程，项目法人应负责向海河档案馆移交一套完整的工程建设项目竣工图及竣工验收等相关档案材料（见附件1）。 第二十三条 工程档案的归档与移交必须编制档案目录（含案卷和卷内目录），填写工程档案交接单（见附件6）。 交接双方应认真核对目录与实物，并经监理审核后由经手人签字、加盖单位公章确认。