橹能物业前期管理工作流程及文件

橹能物业前期管理工作流程及文件内容摘要：

（二名） 客务代表 （二名） 外委保 洁公司 人事专员 （一名） 文员兼库管 （二名） 出纳 （一名） 消防领班 （二名） 保安领班 （二名） 消防执机 （二名） 保安员 （二名） 外保 土建技工 （三名） 强电技工 （三名） 弱电技工 （三名） 空水技工 （三名） 外委变配电室公司 外委电梯维保公司 开发商通知业主入住 入伙现场布置 现场办理 业主交纳费用 返修 验房交接 Yes 前期收楼工 作流程  资料简称 全 称 简 称 《 **********房屋交付（入住）通知书》 《通知书》 《 **********入伙授权书》 《授权书》 《 **********验收单元交接书》 《单元交接书》 《 **********房屋使用、管理、维修公约承诺书》 《承诺书》 《 **********治安、消防协议书》 《治安、消防协议书》 《 **********装修办理流程说明》 见《用户手册》 《 **********服务指南手册》 见《用户手册》 《 **********装修管理规定》 见《用户手册》 《 **********房屋使用、管理、维修公约》 见《用户手册》 《 **********总经理致辞》 见《用户手册》 《 **********物业管理缴费单》 《物业管理缴费单》 交接钥匙 《 **********工程返修单》 《返修单》 《 **********返修工程验收单》 《返修工程验收单》 《 **********业主（使用人）钥匙交接表》 《钥匙交接表》 《 **********业主（使用人）备用钥匙封存表》 《钥匙封存表》 《 **********业主联络资料登记表》 《联络登记表 》 《 **********客户签到表》 《签到表》 《 **********业主档案目录》 《档案目录》 接开发商业主入住的书面通知。 物业公司各部门召开协调会通告此事，并统一口径。 ＊ 工程部 于办理入住前一天与开发商工程部联系对大厦外围进行场地平整，做到场清路平，在施工部位进行围挡，并设立警示牌。 ＊ 保卫部 1． 在东门设保安员 2 名， 1 名为业主引路：“先生／小姐您好。 办理入住，请您按路标指示上物业公司办理。 ” 2． 如业主开车，另 1 名保安员将其引至地上或地下停车位停放车辆。 3． 在二层至三层楼梯口设保安员一名，防止 闲杂人员进入非办理区。 ＊ 管业部 1． 于办理入住的前一天将引导路标放置醒目处（共计四处），并布置室内会场（详见会场布置图）。 2． 接待人员指引业主到管业部办理相关手续，并提请准备好相关资料。 3． 检查、核对相关资料，核对后返还业主（使用人）或被委托人： A． 业主（使用人）身份证原件； B． （如业主未到）被委托人身份证原件； C． 购房契约或银行贷款协议原件； D． 购房发票原件。 以上资料须齐全、完整、真实、有效，缺少任何一份都不予受理。 4．接收相关资料（材料），与相应原件进行核实，存于业主（使用人）档案，并填 写《档案目录表》 A．《通知书》 1 份； B．《授权书》 1 份； C．业主（使用人）身份证复印件 2 份； D．（如业主未到）被委托人身份证复印件 2 份； E．公证证明（或委托书） 1 份； F．业主（使用人）照片 1 张； 在被委托人身份证复印件背后注明“被委托人”字样。 以上资料（材料）缺少任何一份都不予受理。 5．给业主发放相关资料（材料）： A．《用户手册》 1 份； B．《承诺书》 3 份（已盖物业公司公章）； C．《治安 、消防协议书》 3 份（已盖物业公司公章）； D．联络登记表 1 份； 6．发放小礼品（单元．份） 7．填写《签到表》中相关内容，并由业主（使用人）签字。 8．接到业主（使用人）签署后的： A．《承诺书》 3 份； B．《治安、消防协议书》 3 份； 将其中一套返还业主（使用人），另外两套存档。 9．核算该业主（使用人）首月物业管理费（．元／建筑平米／月＊合同注明面积）。 10．核算物业保证金（。 元／建筑平米／月＊ 3 个月＊合同注明面积）。 11．核算手续办理费（。 元／单元＊ n 单元）。 12．填写《物业管理缴费单》一式三联，由业主（使用人）签字确认。 13．引导业主（使用人）到财务部办理交费手续。 ＊ 财务部 1． 接到《物业管理缴费单》进行审核，并按表中注明内容收取相关费用。 2． 开具相应发票。 如业主使用支票，暂开收据，款到帐 5 日后，由交费人凭收据原件换取发票。 3． 收费人在《物业管理缴费单》上签字后返业主一联，当日将其余一联返回管业部，另一联本部门留存。 4． 告之业主到工程部办理验收手续。 ＊ 工程部 1． 见到业主持财务部开据的发票或收据原件，复印暂时留存。 2． 各专业人员持《单元交接书》陪同业主到所购房 间进行交接验收。 3． 验收合格： „ 业主（使用人）确认验收，填写《单元交接书》中相关工程验收内容，一式两份。 „ 带 3 把钥匙，陪同业主持《单元交接书》 2 份到保卫部办理钥匙交接手续。 „ 当日将收据复印件返回管业部。 4．验收不合格：填写《返修单》 2 份，业主签字确认后，交保修单位，并规定返修时间不得超过 48 小时。 ＊ 保修单位 1． 接物业公司工程部《返修单》签字确认，物业公司工程部、保修单位各执 1份。 2． 保修单位到物业公司保卫部办理返修入场手续后进行返修。 3． 返修后开据《返修工程验收单》送至物业公司工程部。 ＊ 工程部 1． 接保修单位《修复通知单》后组织各专业进行复验。 2． 验收合格，在接到《修复通知单》 24 小时内，与业主约定时间进行复验。 合格后确认验收，填写《单元交接书》 2 份。 3． 验收不合格，工程部填写《限期修复通知书》一式两份，送至保修单位 1份，部门存档 1 份。 ＊ 保卫部 1． 接到工程部送来的钥匙 3 把／单元。 2． 见到验收合格的《单元交接书》为其办理钥匙交接手续。 3． 钥匙核对无误后，填写《钥匙交接表》 2 份及《单元交接书》 2 份，业主、工程部三方签字确认。 4． 发放业主房间钥匙 2 把。 5． 封存房间钥匙 1 把，并请业主（使用人）在封存信封封口处 签字，当面封存，并填写《钥匙封存记录表》，部门存档。 6． 部门留存《钥匙交接表》 1 张，另 1 张送至管业部。 7． 带领业主持《单元交接书》 2 份返回管业部。 ＊ 管业部 1． 接到工程部送来的收据复印件 1 份，部门存档。 2． 接到保卫部送来的《钥匙交接表》 1 张，部门存档。 3． 接到业主的《单元交接书》 2 份，核查其中内容全部合格后为其发放信箱钥匙，业主签字后，在“物业公司签署”一栏上签字确认。 4． 将其中一联返还业主，另一联存档。 5． 整理业主资料，核对《档案目录表》： A．《授权书》 1 份（开发商）； B．《入住通知书》 1 份（开发商）； C．《联络 登记表》 1 份； D．《承诺书》 2 份； E．《治安、消防协议书》 2 份； F．业主身份证复印件 2 份； G．（如业主未到）被委托人身份证复印件 2 份； H．公证证明（或委托书）原件 1 份； I．《物业管理缴费单》 1 份； 接受全部资料，将资料分类送至人事、工程 根据工程部审批结果，附相关资料下传保卫部 保卫部审批后，除《承诺书》存档，其余资料返回管业部 综合部报总经理审批 管业部通知 施工方，重新报装修申请。 J．《单元交接书》 1 份 K．《钥匙交接表》 1 份。 如有业主询问装修事宜，则按二装流程办理。 业主办理完全部手续由接待人员引导其顺原路返回，离开大厦。 ＊ 入住期办理完毕，整理现场。 二次装修施工流程图 No Yes 示例 各 部 门 审批是否合格 管业部通知业主，让施工方领取相关资料，并将其余资料存档 施工方到财务部交相关费用。 施工方领取《许可证》、《施工证》进行施工。 管业部记录施工方的验收申请，销毁《许可证》，附验收表送至保卫部 保卫部先销毁《施工证》，再根据管业部送来的验收资料进行验收，送工程部， 工程部接到保卫部送来的验收资料后进行验收，并返回管业部。 验收不合格，请施工方领取《验收表》进行整改。 No Yes No Yes 通知业主、施工方验收是否合格 示例 总 经 理 审批是否合格 验收合格，管业部自动办理退保证金手续。 管业、保卫、工程、财务分别填写《内签单》相关内容，办理退保证金手续 综合部 接财务审核后的《内签单》，报总经理批示。 管业部通知施工方带相关资料、收据来物业公司领取退款。 财务部收回原始收据及相关资料，办理退款，并做好记录。 管业部通知施工方暂不能领取，待通知。 No Yes 二次装修工作流程  资料简称 全 称 简 称 示例 总 经 理 是否同意退保证金 《 **********装修协议书》 《协议书》 《 **********业主 (使用人 )装修施工申请表》 《申请表》 《 **********二次装修工程区域治安、消防承诺书》 《承诺书》 《 **********装修审批单》 《审批单》 《 **********用印申请》 《用印申请》 《 **********装修施工许可证》 《许可证》 《 **********临时施工证》胸卡 《施工证》 《 **********验收申请表》 《验收申请》 《 **********装修质量验收表》 《验收表》 《 **********付款申请内签单》 《内签单》 《 **********违章通知单》 《违章通知》 《 **********施工变更单》 《变更单》 装修施工图纸 图纸 装修公司营业执 照副本复印件 营业执照 装修公司企业资质证复印件。