档案管理课程内容

档案管理课程内容内容摘要：

、清晰。 案卷封面、卷脊的全宗号、目录号、案卷号、年代等项目要用规范字盖印，颜色要求统一。  案卷标题要求简明扼要，能确切反映卷内文件内容，一般应包括责任者（文件作者）、文件内容、文件名称，使用简称应通用易懂。 第二节 文件级整理 一、文书立卷改革基本内容  取消案卷的概念，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。  界定 件 的概念时，从检索的实际需要及简化整理工作出发，规定 正本与定稿为一件，来文与复文可为一件。  分类方法选定 为年度、机构（问题）、保管期限三种。  装订以 件 为单位进行，对装订材料不做统一规定。  文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。  归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任意空白均可；同时对归档章项目加以调整，只保留检索必备项目。 为了整齐美观，我校原则上规定归档章的位置置于首页上端中间的空白处。  取消案卷、卷内文件两级目录，只编以 件 为单位的归档文件目录。  无需编页号，目录中改设 页数 项。  归档文件直接装盒保管。 档案管理 第 18 页 共 40 页  无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只 需填写盒脊。  档案盒的设置有了较大变化。 封面只设 全宗名称 项，取消了 类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号 等项目：盒脊取消 目录号、案卷号 项，保留 全宗号、年度 项，增设 保管期限、机构 (问题 )、起止件号、盒号 项。 二 《 归档文件整理规则 》 中的规定 （一）装订 “件 ”的含义  单份文件，即自然件，一份文件为一件；  特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。  文件的正本与定稿作为的一件。  正文与 附件，作为完整的一件。  来文与复文为一件。  转发件与被转发件应视为一件 件 : 归档文件的整理单位。 原则上每份文件单独计算为一件。 文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件； 来文与复文为一件， 经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件 转发文与被转发文为一件 会议记录以每次会议记录为一件 (用记录本记录的，一本为一件 )； 成套的会议材料应将会议通知、名单、讲 话等文件各作为一件； 报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件 （一）装订 文件修整 修裱破损文件。  复制字迹模糊或易退变的文件  超大纸张的折叠。  去掉易锈蚀的金属物。 主要指永久、长期保存的文件材料。 （一）装订 文件排序  正本在前，定稿在后； 档案管理 第 19 页 共 40 页  正文在前，附件在后；  原件在前，复制件在后；  转发文在前，被转发文在后；  复文在前，来文在后；  汉文本在前，少数民族文本、外文本在后；  有文件 处理单的，放在最前加盖归档章。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。 有文件处理单的，可放在最前面 文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，与正文内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档 （一）装订 文件装订的材料与方法  手工线装： “三孔一线 ”，页数多的文件；  缝纫机装订：斜角或沿线踏线；  不锈钢订书钉；  塑料文件夹封装；  档案封套；  不 改变装订形态。 归档文件应按件装订 装订方法：根据归档文件的厚薄而定。 一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结 较厚的文件可采用 “三孔一线 ”的装订方法 ,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变 （二）分类  归档文件可以采用 年度－机构（问题）－保管期限 或 保管期限－年度－机构（问题） 等方法进行分类。 （三）排列  在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 161。 176。 这里的161。 177。 最低一级类目161。 176。 ，例如按照161。 177。 年度－问题－保管期限161。 176。 分 类，161。 177。 保管期限161。 176。 即为最低一级类目。 （三）排列  同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列  事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。 档案管理 第 20 页 共 40 页  会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。  因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一大类 (问题 )、年度的所有文件的最后。 并在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。 （四）编号  在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。  归档章用印泥。 禁止使用不耐久的书写材料进行填写。  全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。  年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。 如二○○一年表示为161。 176。 2020161。 177。 ，不能简化为161。 176。 01161。 177。  室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从 １ 开始逐件编号，不同类目不能混合编号。  保管期限：归档文件保管期限统一为 永久 、 长期 、 短期 标识。  机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的，用中 文填写类目名称，例：党群类、行政类。 企业在归章中的 问题 可以填写原大类代号。  馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。  总页数：每件归档文件的总页数。 计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。 总页数用阿拉伯数字填写。 （五）编目  编制归档文件目录。  来文与复文作为一件时，只 对复文进行编目。  每一件归档文件的页数。 文件中 有图文的页面 为一页。  归档文件目录应 装订成册并编制封面。 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。 其中全宗名称即立档单位的 名称，填写时应使用全称或规范化简称。 题名： 填写文件标题。 没有标题或标题不能全面揭示文件内容的，可自拟标题，外加 “［ ］ ”号； 会议记录需重拟标题时，应写明会议的时间和主要内容；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件标题可一并抄录，外加 ( )；介绍信存根等一本作为一件，题名较笼统，在计算机辅助管理条件下，其介绍信中人名可在备注栏中录入， （六）装盒 档案盒的封面： 用全称或规范化的简称标明 全宗名称 档案盒盒脊： 项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。 其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用 “－ ”连接。 盒号，即档案盒的排列顺序号。 馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写 装盒的具体要求：  不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒内。  不同保管期限的归档文件不应放入同一盒内。  不同类别的不得放入同盒内。 档案管理 第 21 页 共 40 页  按机构分类的单位，不同机构形成的归档文件不应放入同一盒内。  盒内不要求放置 “归档文件目录 ”。  每盒内的最后放置备考表。 不同形成年度的文件，不同保管期限的文件以及按机构（问题）分类时，不同机构（问题）形成的文件不得装入同一档案盒 装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒 使用无酸纸制作的档案盒，统一由江苏省档案局监制 统一竖放，盒脊朝外。 项目四 档案的鉴定 一、档案鉴定工作的内容、意义  定义  从广义的角度讲，包括鉴别档案的 真伪 和鉴定档案的 价值。  从狭义的角度讲，鉴定工作主耍是鉴定档案的价值，就是通常所说的在档案棺（室）业务工作中进行的鉴定。 真伪鉴定 一、档案鉴定工作的内容、意义  内容  制定标准。  具体确定档案的价值，确定保管期限。  拣出无保存价值或保管期满的档案，销毁 一、档案鉴定工作的内容、意义  鉴定的阶段性  第一阶段：初审 “资格 ”审查 确定归档范围  第二阶段：价值大小鉴定 档案管理 第 22 页 共 40 页 确定保管期限  第三阶段：复审 确定是否继续保存 一、档案鉴定工作的内容、意义  鉴定的意义  去粗取精  决定存亡 二、分析决定档案价值的因素 (定性分析 ) 档案自身的特点是决定档案保存价值的基本因素。  来源 ：分析档案的形成 者，这是鉴定档案价值的出发点。  就整个国家而言： 中央一级机关 政府核心机构  就某个单位而言： 本单位的文件 外来文件 ：分析与本单位的关系  就本单位形成的文件而言： 中心机构 决策部门 业务职能部门 人事 财务 二、分析决定档案价值的因素 (定性分析 )  内容 ：档案价值鉴定最重要的一个方面。  重要性 重大事件 业务性活动 一般事务性  独特性  具有特色  特殊事件  时效性  文件形成之初，用于工作查找，现实使用价值  保存一段时 间以后，历史研究价值和文化休闲价值  形成时间 ：主要看档案产生的时间和所处的历史时期。 一般地说，产生的时间越早就越珍贵。  形式 ：文件的名称、文件的外形特征等 二、分析决定档案价值的因素 (定性分析 ) 社会利用的需要是确定档案保存价值的主要因素。  社会需求的广泛性  社会需求的阶段性 三、档案保管期限表 (定量分析 ) 定义 档案保管期限表，就是用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。 档案管理 第 23 页 共 40 页 三、档案保管期限表 (定量分析 ) 类型：  通用档案 保管期 限表  1987年国家档案局颁发的 《 文书档案保管期限表 》  专门档案 保管期限表  国家档案局和财政局共同颁布的 《 预算会计档案保管期限表 》  同系统 保管期限表  《 XX市教育系统档案保管期限表 》  同类型档案 保管期限表  《 x市职业高级中学档案保管期限表 》  本单位档案 保管期限表 三、档案保管期限表 (定量分析 ) 档案保管期限表的结构  顺序号  条款  保管期限  附注  说明 其中条款和保管期限是主要项目。 档案保管期限表  条款是一组相同类型档案文件的标题，要求反映出一组档案文件的来源、内容和形式。  不分类条款排列  分类条款排列 项目五 档案的保管 一、档案保管概述  档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。  档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护。  保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。 (二 )、档案保管的任务  档案损坏和遭受破坏的原因  内因 ——档案本身，即文件制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。 档案管理 第 24 页 共 40 页  外因  人为  自然  人为的损毁，主要有： （ 1）由于政治斗争和其他各种原因，对某些档 案文件进行有意识的破坏。 （ 2）由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章等，导致管理或使用不善造成档案的损毁。 （ 3）在档案的管理和利用过程中，难以避免地发生档案的老化。  自然的损毁  档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏  档案保管工作的具体任务。