某物业管理公司20xx年程序文件汇编

某物业管理公司20xx年程序文件汇编内容摘要：

丰 物 业 管理有限公司 图样和技术文件审鉴规定 文件 编号 ： HFWYP032020 版 次： A1 页 码 ：第 4 页 共 4 页 工 艺检 查：由 专业 工 艺 技 术 人 员签 署。 标准检 查：由质 量 安全部的 专业 技 术 人 员签 署 审 定：由 设计 （ 编 制）者所在部 门 的 负责 人或 项 目 负责 人 签 署。 批准：由公司 总 工程 师签 署。 对 于工 艺 允 许简 化 审签 手 续 ，按 设计 （ 编 制）、校核 签 字，才能在 现场 使用。 技 术 工程部 门负责 按《 记录 控制程序》的 规 定，收集、保存本 规定 产 生的各 种记录。 4 相 关档 记录 控制程序 附 录 A 技 术档 的 审签范围 序 号 技 术文 件名 称 设计编 制 校核 审 查 工 艺检查 标砖检查 审 定 标准 1 施工方案 ★ ★ ★ 2 零件 图 ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ 3 原理 图 ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ 4 电 路 图 ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ 5 安 装 工 艺 ★ ★ ★ ★ ★ 6 工具明 细 表 ★ ★ ★ 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 文件档案管理制度 文件 编号 ： HFWYP042020 版 次： A1 页 码 ：第 1 页 共 4 页 文件 档 案管理制度 1. 范围 本 标准规 定了 檔 的收集、 归档 、 编 目、保管的和 销毁 的管理要求 本保准 适 用于 与产 品质 量 形成有 关 的 文件 的 档 案管理。 2 职责 办 公室 负责归 口管理公司文件的 归档 工作； 各部 门负责 按要求移交 归档 的 檔 3 工作程序 档档 案管理流程 图 （附后） 归档文件 的行程 与 累 积 在安 装 、 维 修、质 量 管理、 财务 管理及人事管理等活 动 中，均应 形成于质 量 相 关 的 文件数 据。 各相 关 部 门应 分 别 制定 专 （兼） 职 ， 负责 收集、保存 文件数 据，按 归档 要求和 归档范围进 行系 统 管理， 组 成保管 单 位， 进 行 文件 的 档案管理。 归档文件 的要求 归档文件数 据 应 字 迹 清楚、 图样 清晰、 签 署手 续 完 备 ，制定和书写 材料 应 利于 长 期保存 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 文件档案管理制度 文件 编号 ： HFWYP042020 版 次： A1 页 码 ：第 2 页 共 4 页 归档文件数 据可以呈任何媒 体 形式，如 纸张 、 电 梯媒 体 等。 归档时间 可分 为 ： a) 在活 动 或 项 目完成后 归档 b) 随时归档 c) 当 公 司要求向 办 公室 归档时 ，各部 门应 及 时 向 办 公室移交， 并 履行交接手 续 填 写文件 材料移交清 单。 归档范围 档档 案 类别 可包括： 产 品 档 案、 设备仪 器 档 案、安 装 、 维 修管理 档 案、质 量 管理 档 案、人事管理 档 案、 财务 管理 档 案等。 檔 的 归档范围 按 办 公室的相 关规 定 执 行。 归档范围应 在保 证文件数 据完整的基 础 上， 尽 量 简洁。 檔 的保管期 檔 的保管期分 为 永久性、 长 期和短期三 种。 长 期十六年至五十年，短期十五年以下。 归档文件 的分 类编 目 各 类档 案的分 类编 目由 档 案管理人 员 具 体负责 分 类 后的 档 案 文件应 分 别组 成保管 单 位 填 写 保管 单 位封面 签 ， 产 品 档 案 应写 明 产 品名 称 、代 号 、 册号。 按分 类规 定的保管 单 位建立 文件 保管 单 位 帐 ，填 写档 案目 录。 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 文件档案管理制度 文件 编号 ： HFWYP042020 版 次： A1 页 码 ：第 3 页 共 4 页 檔 的保管 与 利用 归档 的的 纸质文件数 据， 应 平整置入 档 案袋中， 并采 取防潮、防 虫 蛀、防火等措施，以使 檔 不受 损坏 归 档 的 电 子媒 体文件数 据， 应采 取防潮、防 虫 蛀、防火等措施。 查 阅 和 复制档 要有相 应 批准手 续 ， 并 履行相 关发 放、等 级 手 续。 a) 归档档 借 阅 ， 应办 理借 阅 手 续 ； b) 查 阅文件 一般 应 在 数 据室 阅 看。 c) 涉及公司 机 密的 文件数 据的 复制 ， 应办 理 复制审 批手 续 ，由申 请复制单 位主管 领导签 署 审 批。 查 阅 和 复制 完 毕 后的技 术档归还 前，要 检 查份 数 、 页数 正 确与否。 归档档 的 鉴 定 与销毁 各 业务 主管部 门负责 提出申 请 和需要 鉴 定的 文件 清 单 ，作好 鉴定 准备 工作。 档 案部 门负责组织 有 关 部 门 /人 员组 成 鉴 定小 组 ，依 据鉴 定 文件清 单 进 行 鉴 定 与销毁 由 鉴 定小 组进 行 鉴 定 并 填 写鉴 定表， 确无 使用 价 值的 文件数 据，经 主管 领导审 批后，由 办 公室 负责销毁。 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 文件档案管理制度 文件 编号 ： HFWYP042020 版 次： A1 页 码 ：第 4 页 共 4 页 销 毁 档 时 ， 应 制 定 不 少 于 二 人 按 清单销毁 档 案部 门负责 按《 记录 控制程序》的要求收集、保存本程序中 产生的各 种记录。 4 记录 技 术文件 移交清 单 档 案 鉴 定表 档 案目 录 5 相 关档 记录 控制程 档档 案和理流程 图 档 案部 门 相 关 部 门 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 标准资料管理办法 文件 编号 ： HFWYP052020 版 次： A1 页 码 ：第 1 页 共 5 页 标准数 据管理方法 本 办 法 规 定了 标准数 据收集、 发 放 与 管理 本 办 法 适 用于外 来标准数 据的控制 2 职责 技 术 工程部 负责标准数 据的收集、 发 放 与 管理 标准数 据使用 单 位（或 个 人）按 规 定 办 理借 阅 手 续并负责 正 确 使用和妥善保管。 3 工作程序 标准数 据管理流程（附后） 分 类编 目 归档 管理 档 案 鉴 定 档销毁 收集 积 累 檔 材料 按 规 定移交 标准数 据 范围 国 家的 标准 、 国 外 标准 、 专业标准 、行 业标准 、地方 标准 、企 业标准 以及相 关 的 标准 的正文、草案、 报 批稿、 译 文、原文等 标准 化 文件 都 属标准数 据 范畴 收集 标准数 据的收集由技 术 工程 负责。 收集 数 据一般可以通 过 以下管道： a) 经 常 与国 家 标准 出版 单 位和各部 门标准 化所取 得 联系 ，及 时了 解 标准数 据出版社 发 行消息，以便 选购 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 标准资料管理办法 文件 编号 ： HFWYP052020 版 次： A1 页 码 ：第 2 页 共 5 页 b)根 据 公司各 单 位提出的所需 标准 清 单进 行查 对 和 购买。 c)根 据 有 关单 位下 达 的 标准 作 废 通知及 时 收集 颁布 的 标准数 据； d)与 有 关图书发 行 单 位建立 业务联系 ， 预 定新 标 注； 各 种标准 化工作 会议 的 文件 、 报 告等 e)与 外企公司或上 级标准数 据持有 单 位建立 单 位， 获 得 标准信息 ，索取 标准。 与 本公司有 关 的 标准 ， 应尽 可能 齐 全，量 减 少，但 种类 不能缺。 建 账 标准数 据的保管由 专 人（兼 职 ） 负责 ，在 验 收台 账 的基 础 上，由 标准数 据的保管人 员 按 标准 的性 质 分 类 登 记 ， 并 做到： 帐 物相符、 填 写 正 确 、字 迹 清楚。 登 记账 目 时 ，每份 标准数 据 应编 一 个 “登 记号 ”。 标准数 据的登记号 由 标准 性 质 代 号 、 该类标准数 据的 总 份 数 以及 单 位 标准数 据的序号组 成。 登 记账 目的 内 容包括：序 号 、登 记号 、 标准 代 号 、 标准数 据名 称 、接受日期、 单价 、份 数。 报导 为 使新 标准数 据能及 时 得到 应 用，使有 关单 位 了 解 标准 的更改、代替 与废 止情 况 ，技 术 工程 应 及 时进 行 标准 化 信息报导。 保管 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 标准资料管理办法 文件 编号 ： HFWYP052020 版 次： A1 页 码 ：第 3 页 共 5 页 标准数 据、期刊均 应 妥善保管。 保管 时应 注意防火、防潮、防虫 蛀、防 丢 失。 及 时办 理借 还 手 续 ，借出三 个 月未 还 者， 应 追 还 或 办理 续 借手 续 ，以防失效或失 踪。 更改、代替 与 作 废 的依 据 a) 各 级标准 化主管部 门 下 达 的通知 b) 标准 化刊物 上 关 于 标准 更改、代替 与 作 废 的通知和 报导 c) 代替 旧标准 的新 标准 或新、 旧标准 目 录对 照等。 d) 需要更改的 标准数 据，由 标准数 据保管人 员 按照 发 放台 账 的记载 和存 数 全部查出、全部更改，包括 汇编 ； 代替和作 废 手 续 a) 新 标准 收到后，由 标准数 据保管人 员 按照 标准数 据台 账将 被代替或作 废 的 标准数 据抽出，作 废标准数 据加 盖 “作 废 ”章 b) 被代替或作 废 的 标准数 据由技 术 工程部保存一份作 为备 查，其 余 的 应 由技 术 工程部 负责 明 确标识 、集中存放， 经 批准后统 一 处 理。 借 阅 、 发 放 标准数 据外借 时 需暴力借 阅 手 续。 对 于 丢 失和 泄 密 标准数 据有关 规 定 处 理。 对 于常用的 标准 由技 术 工程部 负责发 至有 关 使用 单 位，分散管 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 标准资料管理办法 文件 编号 ： HFWYP052020 版 次： A1 页 码 ：第 4 页 共 5 页 理使用；需要更改，作 废 或代替 时 ，按 执 行 标准数 据管理要求 准确 ： 标准数 据 内 容 应准确无误 ， 对 所需要更改的 内 容要及 时更改； 对 已作 废 和被代替的 标准 要及 时 收集，快速提供使用 快速： 标准数 据要及 时 收集，快速 提供使用 受控：收集到的 标准数 据及 复 印的 标准数 据 应 明白 数 量和去向。 办 公室 负责 按照《 记录 控制程序》要求，收集、整理和保存本 办法所 产 生的 记录 4 记录 标准数 据 发 放 记录 标准数 据借 阅记录 标准数 据更改 记录 5 相 关档 《 记录 控制程序》 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 标准资料管理办法 文件 编号 ： HFWYP052020 版 次： A1 页 码 ：第 5 页 共 5 页 标准数 据管理流程 图 标准数 据管理流程 图 相 关 部 门 /单 位 办 公室 巩义 市慧 丰 物 业 管理有限公司 记录控制程序 文件 编号 ： HFWYP062020 版 次： A1 页 码 ：第 1 页 共 4 页 记录 控制程序 1 范围 收集 订购 验 收 整理 分 类 编号 建 账 盖 章 入 柜 保存 出 数 据目 录并组织 宣 贯 藏书 抽出作废标准 发 放借 阅 新 旧标准 更改 换代 接 受宣 贯 正 确 使用 标准数 据 本程序 规 定了 记录 的收集、 归档 和保管等控制要求。 本程序使用于公司安 装 、 维 修 过 程和质 量体 系 运 行形成的 记录 质 量 安全部 归 口管理 记录 的控制 质 量 安全部 负责 本 单 位 产 品质 量记录 的控制。 各部 门负责 本部 门记录 的收集、存。