某工程管理咨询北京有限公司职位体系咨询报告

某工程管理咨询北京有限公司职位体系咨询报告内容摘要：

26 会计职责描述 27 出纳职责描述 27 人事行政部 28 秘书职责描述 28 行政主管职责描述 29 人力资源主管职责描述 29 前台职责描述 30 1 现实中存在的问题 中金国建在管理中存在的突出问题是执行力低下，公司下达的工作任务往往不能按时按要求完成，具体体现在： 1． 人员不作为，没有切实履行自己应该履行的责任； 2． 工作效率低下，包括办事效率、会议效率、沟通效率，甚至影响到了工程项目的进度； 3． 控制不力。 4． 员工缺乏工作热情和对企业的认同感。 从职位体系的角度看问题的原因 中金国建在管理中存在的问题，从职位体系的角度来看，主要原因是员工不知道自己应该干什么，除了自身的素质 还需进一步提高外，下面也是造成工作效率低下的重要原因： 1． 工作职责界定不明，造成了员工不知道自己应该干什么； 2． 工作边界不清，造成了工作中的推诿、扯皮，效率低下； 3． 在日常工作中，不按照工作分工工作的情况时有发生。 解决的思路与步骤 解决中金国建的问题，不能按照一般的做法就职责写职责，那样只能陷入到具体的细节中去而忽视了公司的整体业务走向，结构化的解决方式的基本思路与步骤如下： 第一步，根据中金国建的业务状况，进行职能分解，直至明确各个部门的主要职责； 第二步，将部门的主要职责分配到部门中的各个职位上去。 就目前 的情况来看，中金国建的“职责不清”更多的体现在部门与部门之间的职责不清，因此，职能分解是职位体系咨询的重中之重。 职能分解 职能分解是根据企业的业务情况，将支撑企业业务的各项活动进行罗列、归并和分解，以期对企业的各项工作做到有限度的“穷举”，在将这些穷举出的工作按照相应的原则，分配到各个部门中 2 去。 职能分解是一种结构化的组织设计方式，可以有效的解决组织设计中只见树木、不见森林的问题。 职能分解的方式有很多种，在本项目中，我们采取价值链分析法，即从分析、分解中金国建的主价值链入手，逐步实现各项职能分解的目的。 主价值链 中金国建的价值是通过一个个工程项目来实现的，因此所有有价值的活动都应该包含在其主价值链中，或者为主价值链的实现提供支持。 中金国建的主价值链如下： 市场营销 → 前期商务 →施工准备→施工→验收交工与结算→后续服务 主价值链上的六个环节，是中金国建实现价值的六个阶段，每个阶段都有特定的工作目标，为了实现工作目标，每个阶段都有相应的主要工作，而这些主要工作是需要相应的功能来实现的，对这些主要工作进行概括或者分解，就可以看到中金国建实现价值所需要的职能，对这些职能再进行进一步的分解，就是各个岗位所应承但的各 项职责。 施工项目总流程 管理阶段 管理目标 主要工作 市场营销阶段 获取参加工程项目投标机会 制定市场策略 市场信息管理 市场推广 商务阶段 中标签订工程承包合同 获取企业本身、相关单位、市场、现场等方面的信息 编制《施工项目管理规划大纲》 编制投标书，并发出投标函 同招标方谈判，签订工程承包合同 选择分包方 选择供应商 施工准备阶段 使工程具备施工 组建项目部，配备项目管理人员 3 和连续施工的条件 公司同项目部相关人员签订《施工项目管理目标责任书》 编制《施工项目管理实施规划》 完成施工准备的各项工作，达到开工要求 编写开工申请报告，上报，待批开工 施工阶段 完成合同规定的全部施工任务，达到验收、交工标准 动态控制施工，保证质量、进度、成本、安全目标的全面实现 协调同分包方、监理方、业主方、设计方的关系 处理合同变更及索赔 做好记录，检查、分析和改进工作 验收交工与结算阶段 对项目成果进行总结、评价，结清债权债务，结束交易关系 工程收尾 进行试运转 正式验收 移交竣工文件 结算工程款 编 制竣工报告 办理工程交接手续，签订《工程质量保修书》 项目部解体 根据《工程质量保修书》的约定进行保修工作 为保证正常使用提供必要的技术咨询和服务 后续服务阶段 解决工程施工阶段没有发现的问题，提高客户满意度 进行工程回诉，听取用户意见，总结经验教训，发现问题，及时维修和保修 根据上述对中金国建主价值链的主要活动的分析，中金国建围绕的主价值链的一级职能包含下列 9 项： 1． 市场营销 2． 商务管理 4 3． 工程预结算管理 4． 工程进度管理 5． 工程技术管理 6． 工程质量管理 7． 安全生产 8． 现场管理 9． 物资供应管理 同 时，在中金国建的支持性价值链上，还有 3 个一级职能是不可或缺的： 1． 组织人事管理 2． 财务管理 3． 行政后勤管理 因此，对中金国建的 12项一级职能进行分解，就能得到若干项二级职能，对这些二级职能再进行分解，就得到若干项具体的工作职责。 职能分解后，按照部分分配的结果如下： 市场营销部 一级职能 二级职能 工作职责 市场营销 市场规划与策略 拟订公司市场策略、规划、计划，在公司批准后，执行市场策略、规划、计划，并监督检查其他相关部门市场计划的执行情况 市场信息管理 收集政府信息、行业信息、竞争对手信息、潜在客户信息 、目标客户信息，并进行整理、分析 从公司内部获取以往客户信息 建立和维护公司市场信息库 营销推广 维护公司的公共关系 向潜在客户及其他相关单位传递有关公司的信息 向目标客户进行营销推广，获取参加工程项目竞标机会 客户关系管理 对以往客户进行定期回访 5 合同管理部 一级职能 二级职能 工作职责 商务管理 合同管理 建立健全合同管理制度，包括客户管理制度、合同考核制度、合同用章管理制度等。 管理合同台账 整理和保管合同、附件、工程洽商资料、补充协议、变更记录及与业主 及其委托的监理方之间的往来信函等文件 合同期满，工程竣工结算后，将全部合同文件整理归档 对合同管理人员、项目经理以及其他有关人员进行合同法律知识教育 投标管理 进行市场调研，了解有关项目、业主以及竞争对手的情况与信息 接到招标单位邀请或者公开招标通知并经公司决策参加投标后，制定投标策略与实施方案 根据工程预算部提供的工程预算制定报价策略 根据招标文件的要求编制投标文件 接受客户对投标文件的质询 接到中标通知书后，组成项目谈判小组，依据招标文件和中标书草拟合同条款 组织谈判小组与发包人就工程项目的具体问题进行实质性的谈判 通过协商达成一致后，形成正式的合同条款 办理合同的签署手续，并在合同规定的期限内完成履约保函、预付款保函、有关保险等保证手续 招标管理 组织招标工作小组 编制招标文件 组织招标过程中的标前会议、澄清会议和标后谈判 了解投标单位的背景情况 6 在招标工作小组决定中标单位后，办理相关手续 合同履行 办理合同履行过程中的变更、解除等事项 按照合同节点要求，检查合同执行情况，对出现合同执行不到位的情况督促 项目部、工程技术部及其他相关部门在一定期限内提出解决方案 合同终止后，对合同进行签订情况评价、执行情况评价、管理工作评价和条款分析 索赔 办理施工中与业主之间的索赔、与分包商之间的索赔以及其他方面的索赔事项 工程预算部 一级职能 二级职能 工作职责 工程 预结算管理 制度建设 建立并完善公司工程预结算管理制度 预算管理 编制工程总包投标预算 编制工程专业分包、工程劳务分包招标预算 根据施工合同和各项编制依据，编制工程施工图预算 根据设计变更等依据，编制补充预算、措施预算和预 算外费用签证 监督检查预算执行情况，定期编制预算执行情况报告 结算管理 以工程合同、工程竣工图、补充预算和预算外费用签证为依据，编制工程竣工结算 编制工程年度结算及跨年度转预算 工程技术部 一级职能 二级职能 工作职责 工程 进度管理 进度计划管理 审核项目部根据工程合同要求编制的施工进度目标，审核计划开工日期、计划总工期和计划竣工日期，审核项目各阶段的开竣工 7 日期 审核项目部根据施工进度目标编制的施工进度计划，主要内容包括： 1． 施工进度计划的全面性 2． 施工程序和作业顺序安排的合理性 3． 施工 中的各类资源供应计划是否能满足施工进度要求，是否均衡 4． 总分包之间和各专业之间，在施工时间和位置上的合理性 5． 保障施工进度的各项措施的可行性与有效性 审核项目部根据项目周例会和月例会协调结果编制的周、月作业计划 进度控制 检查工程项目的施工任务单 检查工长落实施工任务的情况 督促和检查项目施工记录 对项目的施工调度工作进行检查、监督和支持 采用项目部施工进度报告和定期召开进度工作会议的方式，检查施工计划的执行情况 对进度延期提出分析意见和处理建议 工程 技术管理 技术基础 工作 建立并逐步完善技术管理体系 建立并逐步完善施工项目技术管理制度 建立技术责任制度 管理工程项目技术资料 施工组织设计 编制施工组织设计大纲 编制施工组织总设计 编制单项（单位）工程施工组织设计 编制分部（分项）工程施工设计 过程技术管理 组织图纸会审，并编制会议记要 8 组织由设计单位的设计人员向施工项目技术负责人的技术交底 根据施工组织设计和施工方案，编制施工技术措施计划 进行施工预检工作 工程 质量管理 质量计划 审核项目部编制的施工质量计 划 质量控制 督促项目部按照施工质量计划，从生产要素和施工工序等方面控制施工质量 对施工中出现的包括工程质量缺陷、工程质量通病、工程质量事故在内的工程质量问题进行分析，并提出处理意见 质量验收 对工程进行分部、分项质量验收 安全 生产管理 安全生产 建立安全生产责任制度，编制施工项目安全生产保证计划 定期召开安全生产例会，消除安全生产的隐患 组织施工安全教育 不定期的检查施工安全情况 分析安全事故原因，处理安全事故 进行施工安全验收 现场管理 现场管理 建立施工 现场管理制度和责任制，制定包括环境保护、防火、安全、卫生防疫、文明施工等方面内容的现场管理措施计划 设立现场标志 检查施工现场管理措施计划的执行情况 督促检查各分项、分部施工结束后的清场工作 物资管理部 一级职能 二级职能 工作职责 物资 供应管理 制度与标准管理 建立并完善公司供应商管理、材料采购、工程机械租赁、物资管理等方面的制度 完善工程项目材料定额标准 供应商管理 搜集相关供应商信息，考查备选供应商 9 建立供应商名录和供应商档案 定期对供应商进行评估，实行分级 管理和动态管理 供应商选择 根据供应商档案，选择参加工程材料竞标的供应商 参加工程材料招标，提出供应商选择方案报公司批准 采购管理 依据施工图纸、工程预算，编制工程材料需求量计划 编制工程主要材料月度、季度需求量计划及材料平衡表 编制构配件加工订货计划 编制施工设施用料计划 编制周转材料、施工工具与设备租赁计划 根据计划，采购工程材料，租赁周转材料施工工具与设备 物资现场管理 根据施工现场平面图，规划和建设材料堆放场所 定期维护材料计量工具 根据进 料计划、送料凭证、质量保证书或材质证明、产品合格证复验材料的取样送检报告等文件验收进场材料，记录验收情况， 根据检验情况，办理验收、退货手续，或提出更换、退步接收等要求 对验收入库的材料按型号、品种分区堆放，并编号，设立标示，建立台账 采取防火、防雨、防潮、防盗、防风、防变质、防损坏的措施保管现场材料 采用 ABC 分类法，对库存材料进行分类管理 现场材料日清、月结、定期盘点 根据领料单发放材料，办理余料退库手续，记录领料台账 成本管理部 一级职能 二级职能 工作职责 财务管理 成本管理 根据工程预算部提供的工程总包投标预算和分包招标预算，预测 10 项目成本 审核工程技术部提供的降低成本的技术组织措施 会同工程预算部、工程技术部、项目部确定项目目标成本，并对成本进行逐级分解。