某学校办公管理系统项目建议书

某学校办公管理系统项目建议书内容摘要：

行设置备忘并可设置闹铃提示使之成为得力的私人秘书 通讯录 办公人员的个人通讯录可以记录事务伙伴或亲朋好友等的联络信息以备查询 任务指派 用于在校园内部自上而下 的工作任务的指派并监控任务的完成情况该模块有很大的灵活性便于各层次管理人员对教教职员工工工作的安排具体流程如下 各级领导或秘书通过登记和指派任务交给相应的下属工作人员办理被指派人员根据自己的工作任务通过填写阶段汇报向领导汇报工作情况和工作进展领导可以随时通过阅读汇报了解工作进展情况从而决定任务是否完成或取消 外出设置 人员外出设置包括设置外出人员名称外出时间外出事由外出后的联系方式外出后代理人和代办人等人员外出设置的信息有两种作用 一种当本人需要外出时可以设置外出时间表让其他人员知道人员外出信息可通过人员动 态系统查询以防其他人员安排与本人有关的工作时发生冲突 另一种在办公处理过程中实现代办代理功能用户设置的人员动态信息与工作流的控制紧密相关可以防止工作安排上的冲突当有工作需要外出人员处理时系统会提示该人员的外出信息并询问是否将工作转交给其代办人或代理人办理代办人可以在授权人授权期间全权处理授权人的工作如审批文件签发文件办理工作等代理人必须根据授权人口头或其他方式指示通过电子处理方式代替授权人处理文件如将授权人的意见输入文件审批意见栏目根据授权人的授意提交其他人处理 代办代理功能与现代管理思想相吻合即每一个岗位 均要有替补每位教教职员工工出差都不会影响工作的正常进行 常用工具 提供时钟日历计算器等常用工具 公文管理 公文管理是办公管理系统的核心组成部分标准规范的公文格式和流程是其主要的特点行政办公系统通过预先定制的流程和用户角色规范和推动正确标准的公文使用和处理习惯提升的管理水平打破时空限制促进教教职员工工之间的相互协作摆脱人工传递的束缚缩短公文处理时间提高的整体办事效率 在公文管理中将通过代办制和代理制处理人员外出的情况代办制是指当某人领导外出而无法及时处理文件时由事先指定的人员领导代替外出人员处理相应的工作并将 处理情况通过电子邮件的方式阅知外出人员代理制是指某领导外出后由其秘书或助手查阅待处理的文件并向领导及时请示和汇报其内容根据领导的口头指示对该文件进行处理代办和代理制的实现要求行政办公系统的各模块与人员外出模块有机地结合共同实现其功能 公文管理是典型的标准工作流处理公文流程设计和定义的好坏直接影响将来流程调整的灵活性及时应对日常机构和人员调整后公文处理的需要在多年开发的经验基础上充分对事务流程进行抽象分析出管理的抽象的逻辑模型充分表达信息系统的规律设计独特的流程配置统一工作流处理和系统设置等功能为系统带来更多 的应变能力和扩展性 流程配置模块统一进行工作流程的配置以及流程运转过程中需要的一些辅助信息的配置该模块给公文流转提供强大的支撑作用 对在办公中所可能面临的问题进行充分抽象和面向对象设计将流程分解为环节如处室经理审核办公室审核领导签发发送文件办理阅文等和路径如送处室领导审核送会签送校领导签发送办理等两个对象每个对象由非常多的属性进行描述涉及到权限行为操作方法等组成并采用可视化方式表达以便于设计 可视化是一种表现形式其最终形成的是对流程的描述文档的流程配置采用多流程穷尽的表达方式加之对路径的权限划分对于不同角色 的人员在完成当前工作提交下一处理 时系统会自动识别当前处理人的权限和可选择的路径进行相应的处理使流程控制变得规范同时为不同角色人员提供可定义的灵活性在环节上考虑并行串行是否能多人处理是否可退回 20 多个属性等一系列行为以及当前环节可调用的操作等 流程配置中还定义了一些流程处理的辅助信息如最终用户处理文件时的常用处理意见词方便用户对文件的处理 统一工作流处理操作对一个文件的正常处理在计算机网络上进行办公可以归纳为四种基本操作 填写处理意见给出自己对文件的处理意见支持从常用处理词中选择自己的处理意见和一些快速输入 方法 提交下一处理当文件处理人对文件采取肯定态度时用此操作将文件提交给下一处理人进行处理 退回当文件处理人对文件采取否定态度时用此操作将文件退回到以前的处理人进行处理可以单级退回也可以多级退回 流程跟踪当需要查询文件的处理情况时如谁处理过处理了多长时间等用此操作 另外该系统还提供了收回和补发等功能用于解决文件处理过程中漏发和误发同样该系统的工作流处理的标准操作 组织机构设置是进行办公运作的基础组织机构定义的好坏将直接影响系统其它部分的运转 深刻理解办公的本质与要求结合以往实施项目的成功经验提出在一个广域互联 的办公管理系统中消息的传递可分为机构内部的消息传递和机构之间的消息传递据此将组织机构的设置分为机构内的人员和组织设置人员和组织和机构之间的通讯接口文件传递接口人员和组织与文件传递接口之间保持着严格的信息同步 文件传递接口定义了各机构之间的层次关系信息传递的接口为机构之间进行消息传递提供支撑作用 人员与组织定义了机构内各组织的层次关系各组织的人员信息等为机构内的消息传递提供支撑作用同时人员与组织还与服务器的目录保持密切联系如根据人员与组织信息来定义群组等 当同一环节有多位领导依次处理时系统将按处理时间的先后顺序依次记录其处理意见和批示当当前处理人不同意文件内容或审核人的意见时可使用退回功能将文件回退给相关人员重新进行处理 发文管理 对学校的正式发文的起草审核签发发布等全流程进行处理和监控包含红头文件和处室发文等公文类型在实际处理中可根据不同人员的权限由系统计算每一处理步骤的可用路径和候选人员并过滤掉不合理和无效的路径在大多数的情况下可不必修改程序仅通过调整相关的配置信息进行流程的优化或重组 目前学校发文包括红头文件传真电报函等类型 红头文件是以本名义向上级主 管单位本处室及下属外部单位发出的正式的红头文件涉及重大经营活动及事件的对内发文也应使用发文文件审批流程需经过起草科长审核处室审核会签办公室审核领导签发发布归档的处理具体流程见附录红头发文处理流程红头文件除能够通过该系统自动发布到下属或通过传真服务系统发送到目前信息网未覆盖的单位还能够通过纸张打印发送到外单位 传真电报用于在本行业内部传达上级的指示批转下级的公文或者转发上级同级和不相隶属机关的公文对上级单位的报告请示等传真电报需由领导签发传真电报审批流程需经过起草科长审核处室领导审核会签领导签发发布归档的处理 具体流程见附录传真电报发文处理流程传真电报内容格式采用移动行业内部广泛使用的样张传真电报除能够通过该系统自动发布到下属或通过传真服务系统发送到目前信息网未覆盖的单位还能够通过纸张打印发送到外单位 函是已名义发布的记录会议内容决议等事项的文件也适用于发送到不相隶属机关的正式公文文件审批处理流程与红头文件相似具体流程见附录函发文处理流程 收文管理 对学校的收文和处室收文的全流程进行处理和监控实现收文流转的电子化自动化针对分及外部单位发来的文件可采用电子收文登记和实物收文登记两种方法予以解决对未使用电子公文系统的 外部单位可将收到的实物公文通过扫描手工录入等方式将其内容转化为电子格式在系统内处理对已使用电子公文进行文件处理的单位可与其协商制定双方通用的电子文档传递规则和接口标准并使用此接口实现电子公文的跨系统的无缝传递 收文处理流程包括登记办公室拟办领导批示分发办理或阅文 在此环节中部处室领导可以继续指派下一个办理人和阅文人 归档具体流程见附录收文处理流程 处室收文处理流程包括登记处室领导批示办理和阅文 在此环节中科长可以继续指派下一个办理人和阅文人 具体流程见附录收文处理流程 在收文处理中各级处理人员的处理意见将被 系统自动收集到收文处理单上为保证处理人填写的意见的真实性均利用数字签名方式对各自的处理意见文档和签名域加密 在收文处理中保证多人并行处理文件提高文件处理效率 请示报告 请示报告模块由工作请示和工作报告两部分组成工作请示是指需要批办的文件工作报告是总结汇报性的文件不需要批办处理请示和报告按范围的不同分为内部请示处室内部请示内部报告处室内部报告 工作请示又分为工作请示和处室工作请示两种工作请示经过拟稿科长审核处室领导审核领导批示办理等完成该文件的处理过程具体工作流程见附录工作请示处理流程处室工作请示经过拟稿科长 审核处室领导批示办理等完成该文件的处理过程具体工作流程见附录处室工作请示处理流程 工作报告又分为工作工作和处室工作报告两种工作报告经过拟稿科长审核处室领导审核校领导阅示等完成该文件的处理过程具体工作流程见附录工作报告处理流程处室工作报告经过拟稿科长审核处室领导阅示等完成该文件的处理过程具体工作流程见附录处室工作报告处理流程 该模块中各级处理人员的处理意见将被系统自动收集到收文处理单上为保证处理人填写的意见的真实性均利用数字签名方式对各自的处理意见文档和签名域加密 档案管理 档案管理系统的数据库中保存了所有已 归档的公文供查询和备案是保存和管理档案的场所本数据库不仅可与公文管理子系统结合使用保管已归档的收文发文签报传阅件等文件也可独立使用用于登录非公文管理子系统处理的其它文件 为加强档案管理本数据库有严格的借阅制度也就是说所有人员如需阅读本数据库文件都必须填写一份借阅单经管理员批准后方可阅读 档案管理工作主要包括三项内容案卷定义含类定义子类定义文件归卷组卷编目拆卷移动封卷注销和案卷借阅查询借阅归还 校务管理 校务管理包括车辆管理物品管理会议管理报表传递人员动态公告通知 车辆管理 车辆管理主要是对车辆建档登记司机信 息登记包括违章记录车辆维修记录耗油记录用车管理及事故登记等进行管理能够实现及时准确地了解公司里车辆及驾驶员的各种情况随时进行管理和调整并可实时统计公司车辆维修和耗油的情况分项统计车辆相关明细信息和汇总信息形成相应的统计报表和分析图表供领导和相关主管人员查看 1 车辆登记 提供对公司所有车辆的登记和汇总统计功能车辆管理员将公司的每个车辆详细登记在册包括车辆编号品牌型号发动机号车牌号购买日期购买金额车辆类型货客规定载人数规定载重大修日期等信息供以后维修派车和统计公司车辆情况时用 2 司机信息登记 提供对公司所有司机 的登记和汇总统计功能车辆管理员将公司的每个司机详细登记在册包括司机编号司机姓名驾驶证号驾驶证类型领证时间违章记录等信息供以后在派车和统计时用 3 车辆维修记录 提供对公司每辆车的维修明细信息和汇总统计功能车辆管理员将记录公司每辆车的详细维修信息包括车辆编号车辆名称维修时间维修原因维修情况维修费用等信息供以后查询和统计维修费时用可精确统计到任意时间段某辆车的维修费用 4 耗油记录 提供对公司每辆车的耗油明细和汇总统计功能车辆管理员将记录公司每辆车的详细耗油信息包括车辆编号车辆名称加油时间行驶里程耗油量等信息供以后 查询和统计耗油量时用可精确统计到任意时间段某辆车的耗油量 5 用车管理 用车人填写用车申请并提交相关主管人员经审批通过后由车辆管理员派车指定出车司机车辆和出车时间等信息并在登记派车情况后通知用车人和出车司机 6 事故登记 是对公司所有车辆事故的登记包括车辆编号车辆名称出车司机事故时间事故原因处理结果等详细信息供以后查询统计用 统计 分项统计车辆相关明细信息和汇总信息形成相应的统计报表和分析图表供领导和相关主管人员查看 流程 物品管理 物品管理主要是对办公用品购买申请办公用品购买登记办公用品领用申请办公用品领用登 记办公用品发放管理办公用品库存管理统计等进行管理实现能够及时准确的了解公司办公用品使用和剩余等各种情况随时进行的管理和调整并可实时统计公司办公用品的情况 1 办公用品购买申请 各部室在领用办公用品库存中没有的办公用品时要填写办公用品购买申请并提交相关主管人员在审批通过后办公用品管理员将购买该办公用品 2 办公用品购买登记 办。