會計、財務與管理的基本認識

會計、財務與管理的基本認識内容摘要：

買存貨的目的是為了銷售，故存貨的價值就必須與企業的銷售能力配台。 當然這兩者的平衡涉及每個企業的生產流程及業務型態，難有固定的比率，尤其日本豐田式管理的零庫存理論被企業普為接受以後，這個標準已大為降低，但一般而言，存貨的價值應略等於一個營業週期的營業額為恰當。 四、企業應收賬款與銷貨額之間的平衡：應收賬款與銷貨額間的平衡，通常顯示 一個企業收賬有無困難，一旦這個比例失衡，企業經營者就應該查核該企業之應收賬 14 款的品質。 依台灣的商業習慣，當月份的銷貨，通常應該在次月收到支票，故應收賬款與月銷貨額之間應保持相近的金額，如果應收賬款太多，經營者就要深入了解那些賬已超逾合理收賬期間，以防止呆賬的產生。 五、企業應收票據款與銷貨額之間的平衡：每一種行業其收到的遠期支票的到期日，大致都有一定的期限，故每一個企業經營者大致上可以根據其所屬行業，訂定一個合理的平衡狀況，以台灣多數的行業為例，通常可以接受三個月的遠期支票，故應收票據款的總額就應該與前三個 月的總營業額相近。 六、固定資產值應與長期負債加資本平衡：這種平衡關係是由於固定資產不易變現，故應該用企業的自有資金及長期負債來購置，以求企業的安全性。 如果企業的固定資產價值高於長期負債及資本，則顯示流動負債已被用來購置固定資產，由於流動負債期限通常在一年內應償還，故當景氣不佳時，經營者就有忙於調頭寸的問題。 如果固定資產低於長期負債及資本太多時，則經管者應該檢討該企業的設備投資是否不足，以致影響企業的生產力。 ‧ 資金來源去路表顯示改善或惡化 以上六項平衡原則，是一種研判資產負債表常用的簡易要領。 當 然，每個企業的經營環境不同，其間平衡關係也應有所增減，但作為一個企業的經營者，心中總要有一些各有關會計科目間的相關常數，才不致臨表茫然，不知警惕。 關於資產負債間的關係，近代有不少企管專家鼓吹財務槓桿原理。 即是儘量增加負債來擴大經營規模，以期股東得以較少的資本來獲取較高的投資報酬率，這種原理基本上是樂觀的市場預估為基礎，如果市場不如預期樂觀，很可能為企業帶來重大災難。 故穩健的企業經營者仍應力求上述會計科目間的平衡為宜。 以上所述者為企業財務狀況的靜態分析，如果發現某些會計科目間的關係過於失衡時，企業經營 者還應該進一步作財務狀況的動態分析。 所謂動態分析，就是將前後期的兩張資產負債表相減，即得到在這一段期間的財務變動情形表，在會計業中稱之為〝資金來源去路表〞。 根據這張表上各個會計科目間的相對關係，經營者可以了解在這一段期間這些會計科目間平衡關係是在改善，還是在惡化。 下面是一張簡式的資金來源去路表的計算與分析例子，從這一張表格中，我們可以分析財務狀況及變化趨勢。 ‧ 閱讀資產負債表是重要功課 一、速動資產與流動負債間的比率：在九月底為０‧五五，相當偏低，但在九月份中已經有改善的趨勢。 15 二、製成品及原 料與流動負債的比率：在九月底為０‧五四，亦感偏低，由於該公司營業額僅一百四十二萬元，所以問題應是出在流動負債太多，而非存貨太少。 由於在九月份該公司的存貨增加不少，而流動負債卻很穩定，故雖有改善的趨勢，卻不甚理想。 三、九月底該公司製成品及原料與營業額的比率為三‧一六倍，如該公司的營業週期為二個月，則存貨價值顯然偏高。 再根據九月份變動資料顯示營業額在下降，而製成品價值在上昇，顯然已有惡化的趨勢。 四、九月底該公司的應收賬款與營業額的比率為一‧一五，僅稍高，但由於在九月份應收賬款總額是上升狀況，而營業額是 下降狀況，故從趨勢研判，該公司收賬績效在下降中。 五、九月底該公司所擁有的應收票據為營業額的一‧二倍，如該行業的票據習慣為三個月支票，則顯示該公司經常要求貼現利息來獲得現金。 在趨勢方面，則顯示整個情勢並無更大變化。 六、該公司的固定資產淨額在九月底為九百八十六萬元，而長期負債加淨值為一千零六十三萬元，其間比率應屬適當。 從趨勢而言，兩者都在增加．故亦無重大問題。 綜合而言，該公司的營業額在下降，而存貨價值在上昇，顯示景氣欠佳，而速動資產不足，對企業的安全性已發生不利影響，故應儘速將製成品變成速動資產，方 可免於財務危機。 如果該公司基於客觀條件，無法提高營業額，則應減少進貨，以減少流動負債來解決財務上安全性不足的問題。 從以上分析可知，在景氣不佳時，經營者可能無法藉獲利來改善其財務結構，唯有從資產負債的關係間設法調整，以求因應，而此時資產負債表就值得經營者仔細閱讀了。 16 〈認識篇〉五、現金流量表的意義及應用 企業的「賺錢」和「有錢」常常是不一致的，因此，現代企業的財務管理在注重損益表之餘，還應重視現金流量表，以確保企業的存活能力。 某企業進口歐洲女性服飾，在全省設營業專櫃銷售，在過去幾年，損益表 顯示該公司獲利狀況良好，但資金仍感到不足，經營者認為是企業擴充太快的結果，並不在意。 時至不景氣年代的到來，該公司資金發生週轉不靈的現象，才感到事態嚴重。 經數日診斷發現該公司損益表仍處於獲利狀態，但這些利潤卻壓在存貨與市場開發遞延資產下。 於是筆者就建議大量處理庫存逾時存貨，停止擴充營業據點。 經營者雖知這些存貨如果要大量處理，其售價可能會低到只有進價的一半，將會使企業發生立即的虧損，但基於現金流量的考量，仍然忍痛照著做。 當月份雖然在賬面上產生了大量虧損，但由於現金的流入，及庫存空間的節省，使該公司頓 時感到經鬆，可以好好規劃不景氣年代的經營策略了。 ‧ 掌握現金的流量狀況 由以上之實例可以了解，一個企業的「是否賺錢」．和「是否有錢」，常常是不一致的。 在企業景氣階段，雖然損益表上所顯示的是賺錢的，但常因為營業擴大的結果，更多的資金積壓在存貨、應收賬款、市場開發及固定資產的增加上，以致資金反而感到不足。 在不景氣階段，損益表所顯示的可能是虧損，但由於企業規模縮小，存貨、應收賬款等都減少了，加上折舊、攤銷的回收，常常在資金面上相當的寬鬆，這是一個企業財務的常態，也就是賺錢卻沒有錢、虧損卻有錢的情況。 可 是在實務上，我們常常可以看到的是，多數企業賺錢時固然沒有看到錢，虧損時，還是看不到錢，這是什麼原因呢 ?這些企業多數是缺乏財務管理觀念所致 :在景氣時固然因為擴充，企業資金不足。 在不景氣的時候，仍然努力提升業績，不但無法使資金回籠，反而因此增加了很多呆賬、呆庫存，使財務狀況更加惡化。 因此，現代的企業財務報表中又多一種現金流量表，就是希望藉此來協助企業經營者，除了掌握損益狀況以外，還要掌握現金的流量狀況。 ‧ 現金流量表三大部份 所謂現金流量表．就是說明一個企業的損益與現金（銀行存款）之間關係的報表，該報表 分成二大部份來說明現金的流入與流出（見附表）。 17 其一是營業活動所造成現金的增減，損益的增加固然是現錢流入的原因，存貨的減少更是現金流入的要素，甚至折舊，以及處分資產的損失，都是現金的流入，這一部份充分告訴企業經營者，一個企業虧損並不可怕，因為除了損益以外，企業有更多現金流入的項目，來彌補虧損所造成的現金流出。 以前述的服飾企業為例，一百萬的存貨用六十萬處份掉了，在損益方面固然造成了四十萬的損失，但在存貨的減少方面，卻有一百萬元的現金流入，所以實際上是多了六十萬元，對企業的財務是有正面貢獻的。 現金流量表的 第二部份是投資活動所造成的現金流入與流出。 購買資產固然是現金的流出，一些研究發展支出與市場開發所造成的費用，在會計科目中屬於遞延資產，雖不會導致利潤的減少，但卻是現金的流出，是多數企業在不景氣的恐慌中常發生的不當決策，可能導致企業週轉不靈。 現金流量表的第三部份是理財活動所造成的現金流入與流出，其中多會涉及利息的增加與減少。 在不景氣的年代，企業的獲利能力下降，槓桿比率要越低越好，所以企業應該儘量從營業活動及投資活動中收回資金，償還負債，用妥善的理財活動，增加企業的存活能力。 ‧ 保持現金流入大於流出 原則上，一個企業的現金循環是從營業活動中流入現金，再將這個現金用投資活動及理財活動流出。 在不景氣期間，通常損益科目不易得到現金之流入，但從現金流量表的架構中，企業經營者仍有很多其他途徑可以得到現金的流入，只要保持現金之流入大於流出，且不增加日後的負擔，一個企業的生存就不成問題，等到景氣復甦，或部份同業支持不住，好時光便又回來了。 因此，懂財務管理的經營者都知道，一個企業在景氣時應該重視損益表，加強企業的獲利能力，在不景氣時應重視現金流量表，以確保企業的存活能力，這樣，景氣循環便不再是企業經營者的惡夢。 18 〈認識篇〉六、會計制度的借貸觀念及應用 會計交易中，借方借多少，貸方就貸多少，如果企業管理人員懂得這個恆等觀念，不僅可簡化管理資訊，使其無限延伸，還可以從制度面強化企業內控性。 某企業從事運動器材批發生意，應收賬款遍佈全省，賬務管理已不勝負荷，於是請資訊公司為他們設計一套應收賬款管理系統，果然為他們解決了不少問顯。 一段期間以後，他們感覺到遠期支票也太多了，又想用電腦管理這些票據，資訊公司也為他們設計了一套票據管理系統，使他們在票據的收入與兌現方面有較佳的管理。 但是不久以後，他們發現兩個問 題 :其一是每一次在收賬回來之後，必須作兩次的輸入動作，一次是應收賬款的沖銷，一次是應收票據的增加，還是太麻煩。 其二是萬一在應收賬款的系統內沖銷了，卻忘了在應收票據管理系統內作增加的輸入，事後也很難查核，讓經營者很不放心。 我的建議是改用一套會計軟體，即可解決這個問題。 因為一般會計軟體是用借貸平衡的資訊來輸入的，當應收賬款沖銷了，同時要有對等的票據及折讓等會計科目來替換，故不可能有資訊上的失誤，使經營者可以放心。 ‧ 借貸平衡防止單方資料疏漏 所謂借貸平衡，是一個會計的特有觀念，指的是每一個會計交易的 發生，必然會涉及到借貸雙方，而這雙方又一定會金額相等的。 企業的管理人員如果懂得這個觀念，就可以使企業的作業簡化，還可以從制度面強化企業的內控性，故非常值得企業管理人員深入了解。 會計的借貸平衡觀念來自會計的恆等式：資產＝負債＋淨值，其中淨值＝股本＋損益，而損益＝收益一成本一費用，因此：資產＋成本＋費用＝負債＋股本＋收益 會計的「借」指的是公式中左方三類會計賬戶的增加；「貸」指的是右方二類會計賬戶的增加。 同樣的，左方三類會計賬戶的減少為「貸」。 右方三類會計賬戶的減少則為「借」。 由於會計恆等式的要求，這六類 會計賬戶的互動必然是借貸平衡的。 以收賬為例，如某企業向客戶請款一萬零三百五十元，只收回一張遠期支票一萬元，則其餘三百五十元就必須查明如何處理，如果決定作為折讓處理，則會計的記錄就會用以下（表一）的借貸方式來表示。 如果企業用這種方式來處理應收賬款，由於借貸必須平衡，就可以防止資料發生單方的疏漏，如果應收票據與應收賬款不相等時，也很容易找到原因。 以上所述是一種簡化的例子在實務的運作上，當然須要增加多一些的資料才能產出 19 完整的實訊： 一、在應收票據的輸入畫面內，還要增加票號、到期日等記錄，才可產出依到期日彙總的日常管理報表。 這種功能在很多較舊的會計總賬軟體中並不具備，選購時應注意。 二、在銷貨折讓的輸入畫面內，還應有部門代號欄位，以及折讓原因，對於銷貨折讓管理有很大的幫助。 三、在應收賬款的輸入畫面內，還需要輸入客戶代號，這個代號將來就會整理出客戶別的明細賬來，在會計制度中，這個客戶代號稱之為子科目。 以上的這些資料合併在一起，就成了會計傳票，所有的傳票在會計制度中都需要依會計科目別分開彙集，這個手續叫做過賬，過賬以後的資訊叫做分類賬，而所有應收賬款的異動狀況，就可以從各相關分類賬中得到說明（表二）並 可進一步查核明細賬，找到各種原因。 ‧ 具內部控制功能避免弊端 會計的借貸觀念是一種很重要的管理技巧，如果普遍使用，不僅可簡化管理資訊、處理程序，使管理資訊無限延伸，而且可以自動產生企業管理的內部控制功能，避免弊端的發生，是現代企業管理人員不可不懂的知識。 20 〈認識篇〉七、企業都有三套賬 企業為了滿足稅務、財務與管理不同的需求，而設立三套賬，是合理的。 而三套賬整合，需要較高的會計技術，一般企業不必強求。 多數企業都有三套賬，一套是給政府看的，一套是給股東看的，一套是給經營管理者看的，很多人對 這種現象不以為然，認為這是不誠實的行為，但從企業經營的觀點來看，一個企業有三套賬又是必要的，因為唯有針對財務報表的使用者需要來作賬務處理，會計人員的工作成果才會有實際上的效用。 這種一個企業三套賬的情形，在學理上分別稱之為稅務會計、財務會計、管理會計。 至於是否三套賬就是不誠實的，其關鍵並不在於三套賬是否相同，而應視其有無不誠實的行為而定。 既然國內企業普遍都已接受三套賬的觀念，那麼會計工作應可順利進行才對，可惜大多數企業的經營者並不太了解這種三套賬的作業方式，結果是相互干擾，最後不論財務會計或管理會計都 不過是稅務會計的變體，距離財務會計與管理會計的目標甚遠。 對於經營環境日益嚴苛的國內企業而言，真有改善的必要。 ‧ 避免貪一時利惹無窮後患 會計人員如要能正確的處理這三套賬，首先企業經營者應充份了解這三套賬的特性，。