文秘管理与应用文写作期末复习资料

文秘管理与应用文写作期末复习资料内容摘要：

导的作用。 又可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，起到传达室达或联系的作用。 又可以用来发布意见、公议纪要及计划、总结等文件，起到运载作用。 又可以用来告知事项，起到传达作用。 还可以用来宣布干部的任免和聘用事宜，起到传递信息的作用。 总之，用途广泛，内容多样，使用频率高，是通知很重要的特点。 1写作请示的注意事项。 答：《国家行政机关公文处理办法》对请示的制发有种种规定，在写作时必须依循。 简单地说，撰写请示应当遵循以下要求。 ①要正确选用文种。 ②要做到一文一事。 ③要避免多头请示。 ④要避免越级请示。 1报告与请示的主要区别。 答：报告与请示是在机关工作中用得较多的两类上行文文种，要注意区别使用。 “对上级陈述或请示事项”要用报告。 也就是说，当时不管是报告情况还请示工作，用的都是报告这个文种。 与这种历史原因有关，时到今日还经常有人把本应写成请示的公文错写成报告，或把请示与报告混用，写为请示报告。 报告与请示虽然都是上行文，但二者的区别还是很明显的，主要体现在以下几方面：①具体功用不同。 ②内容含量不同。 ③行文时机不同。 1报告的一般写法。 答：从不同的角度，可对报告进行不同的分类。 比如，按其性质和内容的不同，可将报告分为综合报告和专题报告两类。 综合报告是为使上级机关全面了解工作状况或有关情况而制发的报告，内容全面，带有工作总结的某些特征，是这类报告的特点；专题报告是专门反映某一事项或某一方面的工作情况的报告，内容集中、单一，常常写在上级机关部署某项工作任务或某一事件出现之后，是专题报告与综合报告的主要区别。 1请示的主要用途。 答：《国家行政机关公文处理办法》第九条第（九）项规定：请示适用于向上级机关请求指示、批准。 请示的使用主要有两种情况：①请求上级机关给予指示的请示，主要应当在遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题。 或政策界限难以把到时使用；②请求上级机关予以批准的请示，主要应当在遇到超载本机关的职权范围，或本机关人员对之看法、意见不完全一致的问题时使用。 1函的主要用途。 答：《国家行政机关公文处理办法》第九条第（十二）项规定：函适用于不相隶属机关报之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 在公文的应用中，函的用途是比较广泛的。 不相隶属机关报之间商谈公务、接洽工作，询问事情、征求意见，答复问题、请法语帮助及告知情况、催办事务等，都可以使用函；向归口管理部门请求对某一事项予以批准，也可以使用函。 函既可以在平行机关及不相隶属的机关之间使用，也可以上下级机之间使用。 请示的一般写法。 答：按照请示内容和请示目的的不同，可将请示分为请求指示的请示和请求批准的请示两类。 ①请求指示的请示：是指针对工作中出现的具体问题，向上级机关申明情况，请示予以答复和下达处理意见的请示。 写这类请示，应把重点放在情况的陈述和问题的强调上。 ②请求批准的请示：是就某一问题或事项提出本机关的处理意见，请求上级机关给予批准或表明态度的请示。 写这类请示，要把重点放在意见、办法的说明上。 2写作函的注意事项。 答：⑴文种的选用要正确。 反过来说就是不要错用文种。 当前，在公文交种的使用中，与函有关的两种错用现象值得注意。 ①应当用函却用了其他文种。 ②应当使用其他文种，如请示、报告、通知等，却错用了函。 ⑵内容要简洁。 一份函一般只能写一件事。 ⑶措辞要得体。 无论写哪类函，都要注意语言得体。 对上级机关，用语要注意谦恭、谨慎，对同级或不相隶属机关，要友好、诚恳，对下级机关要尊重、平和。 2会议纪要的主要用途。 答：《国家行政机关公文处理办法》第九条第（十三）项规定：会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。 就其基本特征而言，会议纪要应当算是一种实录性公文，是在对会议讨论的事项加以归纳、整理的基础上，将其反映出来的公文文种。 上报上级机关的会议纪要，往往还能起到反映情况、汇报工作的作用；下发下级机关的会议纪要，往往具有统一认识、指导工作的作用；抄送平行机关或不相隶属机关的会议纪要，则能起到交流信息、沟通情况、知照事项的作用。 2会议纪要的一般写法。 答：会议纪要的写法比较灵活，但大致的结构比较固定。 一般来说，日常行政工作会议纪要的主体部分的写法比较简单，把公议的主要内容、议定事项写明即可，多采用综述式写法；大型专题工作会议经要的写法则复杂一些，一般采用归纳式写法，即对会议内容进行分类整理，将划归一个问题的内容写成一个部分，大的部分之内还可以再分出小的部分，小的部分之内还可以再分条列项。 或者以划分段落的方式写明各项内容，即一个自然段写一项内容。 在对内容进行分类的基础上，还要确定一个全理的表达顺序，以便把会议纪要写得更有条理。 2写作会议纪要的注意事项。 答：公议纪要具有两大特点：一是纪实性，二是提要性。 为使这两大特点得到充分体现，撰写会议纪要，必须注意以下两点：①要做好会议记录。 做好会议记录是写好会议纪要的基础，是使会议纪要真正具有纪实性的保证。 ②要突出会议要点。 写会议纪要不能有言必录，面面俱到，而要在正确领会会议精神、全面掌握会议情况的前提下，抓住要点，有所侧重地把公议的主要精神、重要问题反映出来。 2事务文书的特点。 答：事务文书的特点主要体现在以下几方面。 ①对象比较具体。 ②格式比较固定。 ③写法比较实际。 ④时限比较紧迫。 2事务文书的作用。 答：事务文收的应用范围极其广泛，其作用也是多方面的，归结起来，主要体现为：①贯彻政策，指导工作。 ②沟通情况，联系工作③积累和提供资料④宣传教育，检查督促。 2各类函的一般写法答：函的写法为分四种：①商洽性函：机关之间商量或接洽工作，可以使用商洽性函。 ②询问性函：机关之间询问问题，征求意见，可以使用询问性函。 ③答复性函：机关之间回复问题，可以使用答复性函。 ④请求性函：机关之间请求帮助或配合工作，以及向有关主管部门请求批准等，可以使用请求性函。 2调查报告的一般写法。 答：调查报告没有非常固定的格式，其常见的写法是由标题、署名和正文几个部分构成。 在报刊上发表的调查报告或作为毕业提交的调查报告，有的还会按照要求加入一些项目，如关键词、主要参考文献等。 ①标题：标题一般点明调查对象、内容范围和文种名称等几项内容，也有的直接揭示主题，还有的是双行标题，即正标题揭示主题，副标题表明调查对象、内容范围和文种名称。 ②署名：在标题之下应当直接参加过调查研究及调查报告的撰写工作，并能对报告内容负责的人员的名字，有时调查报告是以集体的名义完成的，就要写上集体名称。 ③正文：正文一般包括开头、主体和结尾三个部分。 2计划的一般写法。 答：计划通常由标题、正文和落款几部分构成。 ①标题：标题一般包括单位名称、适用期限和文种名称等几个项目，有的还要点明计划的内容要点。 ②正文：计划的种类很多，但不论哪类计划，一般都应当包括“做什么”、“怎么做”及“什么时间完成”等事项，具体地说，要有基本情况、目的与要求、步骤与做法、结语等几方面的内容。 ③落款：落款一般包括署名，也即制订计划的单位名称和日期两项内容。 调查报告的特点。 答：调查报告的特点主要体现为：①真实性：调查报告所反映的内容必须是调查研究的结果，是经过调查所亲自了解到的情况，而不能是道听途说、东拼西凑的东西。 ②针对性：进行调查研究，撰写调查报告，是为了解决实际问题，因此要有很强的针对性。 ③典型性。 调查报告反映的内容，无论是经验，还是问题，都应当具有典型性，要能起到以局部反映全局或以“点”带“面”的作用。 3制定计划的要求。 答：在计划的制订中，主要应当依循以下要求：①要符合政策。 制订计划必须贯彻党和国家的有关方针、政策及上级的指示精神，而不能与此相背离，否则，计划就无法起到应有的作用，甚至会起相反的作用。 ②要从实际出发。 制订计划要把全局需要与本单位的实际情况结合起来，既不能说空话，更不能说假话。 ③要具体明确。 计划一经制订，便具有指导和约束作用，要求人们在预定的期限内完成。 ④要留有余地。 在计划的实施中，常常会有一些不可预见的因素出现制订计划时要充分考虑到这一点，任务的提出和时间的规定等都要留有余地。 3撰写讲话稿的要求。 答：撰写讲话稿，必须注意以下几点：①针对性要强。 ②主题要集中鲜明。 ③内容要吸引人。 ④语言要通俗生动。 3述职报告的写作要求。 答：概括地说，客观、具体、详略得当、语言得体，是对述职报告的基本要求。 具体地说，撰写述职报告，应当做到以下几点：①内容要客观真实。 ②表述要具体实在。 ③详略要得当，重点要突出。 ④语言要得体。 3调查报告的写作要求。 答：写好调查报告，必须做到以下几点：①要认真进行调查研究，充分占有材料。 ②要以正确的立场和方法，认真分析并合理组织材料。 ③要讲究结构形式和语言特色。 3计划的作用。 答：具体地说，计划的作用主要体现在以下几方面：①预见作用。 在制订计划时，要对今后可能出现的问题和遇到的困难进行分析和判断，并提出相应的对策和措施。 ②指导作用。 一分好的计划，应当是根据党和国家的方针、政策及上级的指示精神，并结合实际情况而制订的因而应对工作起到指导作用。 ③具有约束作用。 计划一经制订，就要认真贯彻执行。 即便是个人学习或工作计划，也应具有自我约束力。 ↓有些“要作要点”、“工作意见”、“工作部署”，也是用以明确今后的工作任务、步骤和措施的文书，也可以起到计划的作用。 3撰写总结的要求。 答：撰写总结，必须注意以下几点。 ①要充分占有资料，并实事求是反映情况。 充分占有资料，全面掌握情况，是使总结内充实、观点正确的首要前提。 ②要善于分析材料，并找出规律的东西来。 撰写总结，需要充分占有材料，全面掌握情况，但仅仅占有材料是不够的。 ③要合理地取舍内容，以突出重点。 前面说过，总结往往要反映几个方面的内容，但各个方面的内容不能平均使用笔墨，而要有所侧重，要根据具体的写作目的和工作状况的特点合理地取舍内容，确定重点，避免采用面面俱到、泛泛而谈的写作方式。 ④要深入研究问题，以写出特色。 写总结不能千篇一律，要写出带有个性色彩的东西。 3总结的一般写法。 答：同计划一样，总结一般也由标题、正文和落款三个部分构成。 ⑴标题；标题的写法有两种：①是包括单位名称、时间、总结对象和文种类别的标题，这种标题的写法同计划标题的写法相近。 ②是新闻式标题，即概括总结的核心内容的标题。 ⑵正文。 正文一般包括前言、主体和结语几个部分，分别写入基本情况、成绩与经验以及问题与教训、今后的意见等几方面的内容。 ⑶落款。 落款的写法同计划的落款完全相同。 3章程的一般写法。 答：章程，是党派或团体等组织，用于规定自身的性质、宗旨、组织机构、活动形式和行动准则等内部事务的一种文书。 ↓章程一般包括标题、签署、正文等几个部分。 章程的标题通常由组织或机构名称加文种名称两个要素构成。 签署又称题注。 章程通常要由会议通过才能生效，通过章程的会议名称和日期要加括号置于标题下方。 ↓章程的正文一般采用条款形式，而且是“章断条连式”，即分章分条，各章条数前后相连、统一排列，条下还可分款，但各款不连，独立编号。 3条例的一般写法。 答：条例，是对某一方面的工作或某一重大事项的处理方式及某一组织的宗旨、任务及其成员的职责权限等作出规定的指令性文书。 同章程一样，条例通常也由标题、签署、正文几个部分构成。 ⑴标题，条例标题的格式一般为“事由+文种”。 ⑵签署，条例的发布机关和发布日期，或者通过条例的会议名称和日期要加括号置于标题下方。 ⑶正文，条例正文的格式有两种：①是章断条连式；②是分条列项式。 规定的一般写法。 答：规定，是针对某一事项或活动提出要求，并制定相应的措施，要求有关人员贯彻执行的一种文书。 同章程、条例一样，规定通常也由标题、签署和正文几个部分构成。 ①标题，规定标题的常见格式是“发文机关+事由+文种”或“事由+文种”。 ②签署，规定的发布机关和发布日期可加括号置于标题下方，也可作为落款放在正文之后。 ③正文，规定的正文一般包括开头、主体和结尾三个部分。 4办法的一般写法。 答：办法，是有关机关或部门根据党和国家的方针、政策及有关法规、条例，就某一方面的工作或问题提出具体做法和要求的文件。 办法通常由标题、正文和落款几个部分构成。 办法的标题一般采用“事由+文种”的形式。 办法正文的开头部分主要说明制定办法的依据和目的；主体部分写明各项要求和措施。 由于办法的实践性极强，因此各项要求和措施要十分严密、具体、明确；正文的结尾部分是办法的实施说明部分，主要交代办法的施行时间性和要求、修订和解释权限等。 办法正文的写法与条例等大体相同，章断条连式和分条列项式都是常见格式。 4邀请信的一般写法。 答：邀请信一般由标题、称谓、正文、落款几个部分组成。 标题可以只写“邀请信”三个字，也可以写明活动名称也即事由。 称谓是邀请对象的名称。 写明活动或工作的内容及意义，表明盛情邀请对方参加的意愿，交代相关须知事项，是邀请信的正文常写的几项内容。 另外，称谓之下、正文之前，通常要有问候语，正文的最后还常有祝颂性结语。 落款部分要有邀请者署名和写信日期。 4感谢信的一般写法。 答：感谢信一般由标题、称谓、正文、落款几个部分组成。 标题可以只写“感谢信”或“感谢电”三个字，也可以在此之外还标明感谢对象。 称谓是对感谢对象的称呼，要写在标题之下、正文之上。 简述事实也即说明感谢的缘由，表达感激之情，是正文部分常写的两项主要内容。 有的感谢信最后还要表明深受鼓舞、努力工作的决心。 落款是指署名和日期。 4求职信的一般写法。 答：求职信通常包括标题、称谓、正文、祝颂语、落款以及附件等几个部分。 求职信的标题主要有两类：①是平实型标题；②是艺术化标题。 称谓是对受信者的称呼，对不同的受信者，可以使用不同的称呼。 称呼必须恰当得体，既要合乎常规，又要能够体现自己对受信者的尊敬。 正文一般要写入以下几项内容：①阐明写信的缘由和目的，表明求职的意愿。 ②介绍自己的基本情况，表明自己对目标岗位的选择理由。 ③评述自己的特点和专长。 祝颂语最常用的为“此致、敬礼”，此外，也可以根据受信人的身份。