广州市工商行政管理局新增企业档案扫描服务

广州市工商行政管理局新增企业档案扫描服务内容摘要：

投标人需要全面考虑项目招标内容 及要求 ， 并按照每页进行报价。 以实际扫描生成的电子图像页 （正反两面都需要扫描的纸张页面扫描后 为 2电子页） 作为项目实施产量及结算依据，未扫 描的但是经过整理和装订的纸张页面（例 如封皮、目录等）不计入页数。 所有 A3页都折算为 1页 A4页。 4 扫描 服务 工作内容 招标人 不提供扫描加工软件。 由投标 人 自行 研 发 或购买 电子化 扫描 软件， 要求 加工完成的 电子扫描 数据必须 满足招标方 现有 工商档案影像管理系统 格式要求。 档案扫描 工作 的主要包括但不限于 档案整理、扫描、排序索引、质量检查、档案装订、数据备份与数据同步等工序 ， 具体 要求如下： 档案整理  完整性检查 根据档案的构成检查档案的完整性，如果发现档案卷明显缺少重要的材料，需要将该卷重新退回到档案管理部门，补充完整后方可进行电子化影像加工。  档案 裱糊 有些档案 卷 中存在票据、身份证复印件等小于 A4幅面的纸张 需裱糊 在 A4幅面的纸上。  编写页码 根据整理要求的顺序排列档案页序，并编写档案页码。 档案的每一页均需编写页码，每卷档案的页码均需从第 1页开始。  填写 封皮 目录 根据 招标人要求 填写档案 卷 的 各目录项 及卷信息。 档案扫描  以卷为单位扫描 将整理好的档案以卷为单位档案通过扫描仪生成高质量的临时图像文件。  多页图像存储 最终扫描的图像以卷为单位临时存储为多页 TIFF格式的图像文件。 黑白图像采用 CCIT GROUP4压缩，灰度及彩色图像采用 JPEG压缩。  处理打回档案 对于发现 的扫描错误或整理错误，后续工序能 返回 的 前一工序进行修正。 新增企业档案扫描服务 招标文件 广州市工商行政管理局 14 排序索引  建立索引信息 调取临时扫描图像文件，并根据原始纸张档案卷上的企业名称、档案类型、核准日期等索引信息 录入 档案 卷 基本信息。  图像的页序 排列 扫描时可能未完全按照页号顺序进行扫描，此时 根据整理工序填写的页号 调整页序。 对漏扫页的情况打回档案扫描工序重新扫描。  图像的质量处理 对 扫描生成的影像文件存在黑边、杂点、歪斜等现象 进行处理。 并且对于特别不清晰的情况 打回到档案扫描工序重新扫描。  图像密级处理 图像的密级根据档案内容在形式 可分为外部一般、公检法、 内部一般、内部机密 四个密级。 通过在排序索引过程中对上述密级的设置和授权，可以精确限制查询人能否查看某 页 档案 内容。  填写目录 根据档案整理时填写的封皮目录内容填写该卷电子档案的目录信息。 质量检查  索引信息 检查 根据原始纸张档案卷上的企业名称、档案类型、核准日期等索引信息 检查能否 调取档案基本信息及图像。  图像的页序验证 验证图像的顺序， 对漏扫页的情况打回档案扫描工序重新扫描。  图像的质量 验证 验证图像的质量，对 特别不清晰的情况打回到档案扫描工序重新扫描。  图像密级 验证 验证设定的图像密级。  目录 信息验证 根据 档案整理时填写的封皮目录内容 验证 该卷电子档案的目录信息。 档案装订 整理人员将原始纸张档案按照整理工序标识的页号顺序重新装订，并将档案装入对应档新增企业档案扫描服务 招标文件 广州市工商行政管理局 15 案盒中。 数据备份 电子文件数据用 DVD光盘备份。 数据同步 扫描后的 电子文件数据 必 需 满足 现有档案管理系统数据格式要求，能够 按照要求及时 导入到现有电子档案管理系统中。 同步后的数据可在工商档案影像管理系统中准确查询。 5 保密 需求 档案扫描加工 服务 必须在局方认可 或由局方指定 的场地进行。 在工程实施中必须做好保密工作，不得将加工过程中获知的档案信息泄密或用于其它用途。 6 工期 要求 原则上， 招标方与投标方 每周进行一次档案交接，对于接收的 档案资料，投标人必须保证在 10个工作日内完成扫描 （包括整理、扫描，索引、装订、备份等全部工序） ，并将数据更新到广州市工商局工商档案影像管理系统中。 7 项目验收 项目验收包括 书式档案 验收和扫描 档案 验收两部分。 书式档案的验收以交接清单为准，首先对照移交清单清点档案 卷 数 ，然后 抽取每个验收批次总卷数的 5‰ 对档案整理和装订质量 验收。 扫描档案的验收 以双方签订的《加工标准》为基础 ，首先对扫描页数进行核实，然后 招标方抽取每个验收批次总卷数的 5‰ ，检查 扫描档案的索引信 息，扫描图像 的质量，扫描档案与书式档案的一致性等。 差错率要求为 5‰ 页（即差错率不高于 5‰ 即为验收通过），差错率计算方式为： 验收 发现错误的页数除以 本次 验收 抽取 的总页数。 新增企业档案扫描服务 招标文件 广州市工商行政管理局 16 第三部分 附件 1 合同 要求说明 投标人必须响应并承诺以下所附 协议 主要条款。 一旦中标，除非供需双方同意，否则均不得对此 协议 的条款进行实质性的修改。 广州市工商行政管理局 新 增企业档案扫描 服务 合 同 书 编号：穗工商信合 ********号 广州市工商行政管理局 xxxxxxxxxxx 有限公司 新增企业档案扫描服务 招标文件 广州市工商行政管理局 17 广州市工商行政管理局 新 增企业档案扫描 服务合同 书 项目名称： 广州市工商行政管理局新增企业档案扫描服务 委 托 方（甲方）： 广州市 工商行政管理局 服务提供方（乙方）： ___ ____ 签订地点： 依据《中华人民共和国合同法》的规定，协议双方就 广州市工商行政管理局招标文件 (编号 GZAIC2020IT12191219)的要求 事宜 ，经协商一致，签订本协议。 本协议根据 广州市工商行政管理局新增企业档案扫描服务 招标文件（编号：GZAIC2020IT12191219）和该项目的中标通知书由委托方（甲方）与服务提供方（乙方）签订 ,并经双方协商同意下列条款： 一、下列文件均为本合同不可分割部分 1. 中标通知书； 2. 广州市工商行政管理局新增企业档案扫描服务 招标文件 （编号：GZAIC2020IT12191219）； 3. 服务提供方中标的投标文件。 4． 供方成交的响应文件和招标纪要。 5．在实施过程中双方共同签署的补充文件。 以上文件与合同附件具有同等法律效力， 若以上文件与本协议有差异的，以本协议内容为准。 二、标的内容、形式和要求 内容 ： 乙方负责向甲方提供企业档案电子化数字加工技术服务，通过扫描及图像处理、著录标引、图文 质检等过程，将纸质档案资料转化为基于文字和影像的电子档案，导入甲方已有的电子档案数据库，实现档案信息的内外综合查询与利用。 75万页的新增企业档案进行集中电子化数字加工，包括档案的整理、扫描、录入、装订；电子档案数据的备份、入库。 三、 合同价款及 付款方式 新增企业档案扫描服务 招标文件 广州市工商行政管理局 18 1. 本合同所有款项均指人民币，支付方式采取银行转账方式支付。 ______元，合同总金额约为 ______元，在合同总额内按实际扫描数结算。 ，从合同生效 的第二个月起，乙方在每个月初的三个工作日内向甲方提出书面结算报告并出具发票；甲方自收到乙方结算报告之日起七个工作日内组织验收，并于验收通过后五个工作日内支付相应款项。 四、甲方责任 档案 给乙方扫描，保证扫描加工资料交接及时。 后 及时组织验收和付款。 五、乙方责任 ，保证甲方新增档案扫描工作按时按质完成。 ，乙方保证在 10个工作日内完成扫描，并将数据更新到甲方查询系统中。 每月提交结算报告申请结算款项 时时应同时开据等额的发票给甲方。 六、 项目验收 项目验收采取随机抽检方式。 甲方自收到乙方结算报告之日起七个工作日内组织人员进行验收，每次验收由甲方随机抽取结算报告中卷数的 5‰进行检查，并记录抽检情况。 经抽查若差错率不高于 5‰即视为验收通过，若差错率高于 5‰则由乙方进行全面返工后重新提交验收。 七、 保密条款 乙方对在工程实施过程中掌握的甲方的档案资料（包括书式及电子档案），不得擅作他用，并应制定相应的管理制度和工作流程，确保不丢失、不损坏、不交叉。 甲方对于合同涉及的乙方定价，软硬件和项目实施方案、软 件版权等商业秘密必须做好保密工作，未经乙方许可不得向外传播或者用于其它用途。 乙方在工程实施中的获知的其它需保密的信息，如相关数据、系统账户等，未经甲方许可不得向外传播或用于其它用途。 八 、合同期限 本合同有效期为 ______年 ______月 _______日至 ______年 ____月 _____日。 九、合同纠纷的解决 新增企业档案扫描服务 招标文件 广州市工商行政管理局 19 在履行合同的过程中，甲、乙双方产生的纠纷应按友好协商的原则予以处理，若协商不成，可向合同履行地人民法院提起诉讼。 十、合同生效 ，合同双方各执两份，具有同等效力。 十一、合同终止 本合同规定期限届满，合同双方的权利义务全部履行完毕后，本合同自然终止。 甲方：广州市工商行政管理局 乙方： 住所：广州市天河路 112号 住所： 代表签字： 代表签字： 签约时间： 签约时间： 新增企业档案扫描服务 招标文件 广州市工商行政管理局 20 2 评标原则与方法 1． 总则 本次招标的评标方法遵循有关法律法规。 评标必须以招标文件中各项规定条件为准。 评标工 作由招标采购单位负责组织，具体评标事务由招标采购单位依法组建的评标委员会负责，并独立履行下列职责： （ 1）审查投标文件是否符合招标文件要求，并作出评价； （ 2）要求投标供应商对投标文件有关事项作出解释或者澄清； （ 3）推荐中标候选供应商名单，或者受采购人委托按照事先确定的办法直接确定中标供应商； （ 4）向招标采购单位或者有关部门报告非法干预评标工作的行为。 2．评标委员会 招标采购单位根据招标标的特点组建评标委员会，评标委员会对投标文件进行审查、质疑、评估、比较。 为了评标工作公平进行，参 加评标的专家应实行回避制度。 评标委员会成员的名单在中标结果确定前应当保密。 3. 对投标文件的审查和确定 评标委员会判断投标文件的响应性仅基于投标文件本身而不寻求外部证据。 对于被拒绝的投标文件，招标采购单位无须对投标人作任何解释。 4． 投标文件的澄清 评标委员会可以书面方式要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容作必要的澄清、说明或者补正。 投标人有责任按照 采购代理机构 通知的时间、地点指派专人进行澄清。 澄清、说明或 者补正应以书面方式进行并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。 招标采购单位将拒绝被确定为非实质性响应的投标人，投标人不能通过修正或撤新增企业档案扫描服务 招标文件 广州市工商行政管理局 21 销不符之处而使其投标成为实质性响应的投标。 5．投标无效及废标 具体要求见第一部分投标须知中有关要求。 出现废标和投标无效时，按规定填写说明情况后，评标委员会审核通过。 6. 保密 除响应招标采购单位要求对投标文件进行澄清外，任何时候任何投标人在招标结果宣布之前均不得与招标采购单位联系询问评标情况及其他相关内容。 凡参与招标评标 工作的有关人员均不得将有关投标文件的审查、澄清、评估和比较以及有关授予协议的意向的一切情况透露给任一投标人或与上述评标工作无关的人员。 7. 评标原则 评标委员会将遵照公正、公平、公开的评标原则，严格按照招。