山东名嘉集团行政管理中心制度

山东名嘉集团行政管理中心制度内容摘要：

丢失的，集团行政管理中心 应及时查明原因，并对责任人处以 50— 200 元的罚款，造成损失的应赔偿损失；违反本办法其他规定的，按集团相关规定予以处理。 （二 ） 印章管理规定 1. 总 则 为规范集团 各类印章管理，规避营运风险，制定本规定。 本规定适用于集团各中心 的印章管理。 印章分类 公章：是代表集团，用于重大事项内外发文使用的刻有公司 名称的印章。 法人章：是集团 法人代表所拥有的刻有法定代表人姓名的个人印章。 业务专用章：指集团 对外财务收支、税务登记、签订合约等业务使用的，刻有本公司名称、法定代表人姓名及特定业务用途的印章，如财务专用章、合同专用章等。 部门章：是代表集团各中心，用于重大事项对内发文使用的刻有集团各中心名称的印章；各项目公司下设部门无需印章。 2. 印章的刻制与保管 印章刻制 集团公司公章、法人章、 业务专用章，由集团行政管理中心填报《签呈》，经中心负责人、 副总裁、常务副总裁、总裁或董事长 审批后，由行政管理中心根据董事长意见指定专人持法定代表人签章《营业执照》复印件到当地公安机关备案，填制《刻公章申请表》（由当地公安机关提供），待公安机关审核后到指定单位刻制。 集团各中心印章，由中心负责人提出申请，经集团（副 ） 总裁审批，由集团行政管理中心负责统一刻制。 印章保管 各类印章刻制后，按“统一建档、集中保 管、专人负责、使用”的原则，交由经集团指定的专人进行登记、保管和使用。 印章登记须包含：印章名称、数量、颁发部门、日期、启用时间等内容，并在登记本上盖上印模备考。 单独设置保险柜保存印章，一组钥匙，由集团指定两人共同负责。 一人管理钥匙，一人管理密码。 如两人中一人因事休假等原因不在岗时，休假前将本人负责事项交到行政管理中心负责人处代为行使职责。 如休班人员为密码保管人，则保管人员正常上班后，密码重新更改。 登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落 实到人。 交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。 交接人员签字，办公室负责人监督交接并 签字认可后备存。 印章主管两人不得同时休班离岗。 印章保管人发生变动时，行政管理中心应及时报请集团指定新的责任人。 原印章保管人须在做好交接工作后方可离任，同时保险柜密码须及时更改。 3. 印章的使用 用印程序 集团印章，均须经办人填写《用印审批单》（见附件 MJXZ004），经本部门负责人、法务负责人、相关部门负责人 、主管领导、（副）总裁、董事长签批后，报印章主管人登记，印章主管人用印，用印申请人和办公室主任同时监印； 集团各中心印 章凭审批后的发文会签单，由各中心负责人决定用印。 各 项目公司印章如 涉及重大招投标、经济合同、工程 款支付，向政府部门印发文件的，须报 总裁、董事长审批后用印。 集团其它制度文件有特殊规定的，从其规定。 在存放印章的房间需加设摄像头，所有印章不得带离房间，加盖印章不得离开摄像范围之外，否则，一经发现，严厉处罚当事人。 确需带出集团 或公司用印，必须经董事长 亲笔 签审后，由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用；董事长不在等特殊情况下，需按印章使用程序签批，电话呈请董事长同意后，由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用。 事后印章保管人应督促用印人补办签批手续。 用印登记 由印章保管人按照不同印章分别登记《印章使用登记表》（见附件 MJXZ005），具体登记项目有：用印时间、编号、部门、内容、数量、经办人姓名、批准用印人姓名及盖印人姓名等。 4. 印章的使用范围 集团公司和各项目公司公章、法人章、财务 专用章、合同专用章等在工商、公安部门进行登记备案的印章按本办法规定程序对外使用。 集团职能部门印章按本规定程序对内使用，一律不得超出集团及下属各公司范围给第三方使用。 如确需使用，须经董事长批准，但仅限于文件签收，不得对合同、债务、担保承诺，不得用于劳动招聘、招标、签证、招商等。 集团公章用于对外宣传、联络、协调、对外报送材料以及对内、对外发文，不得在任何对外经济业务往来性质的材料上使用。 各公司公章的使用范围： 用于对内、对外发送的公文、财务报表； 对外签订的各类合同； 向工商、税务、统计等行政主管部门报送的有关材料； 对外联络、宣传、协调及经济、业务往来的相关材料； 董事长、（副）总裁批准的其他用途。 财务章的使用范围： 财务专用章仅限于对外开具收据以及支票、汇票等银行票据； 发票专用章仅限于对外开具发票。 合同专用章仅限于公司依据《合同管理办法》规定对外签订的各类经济合同，及依据《劳动合同法》规定内部用工签订的《劳动合同》及相关协议中使用。 公司法定代表人印鉴的使用范围： 财务部门对外出具支票、汇票等银行票据； 公司法定代表人履行职责； 公司有关报表及对外报送材料上需法定代表人签章的； 其他经董事长批准的用途。 印章不得在任何非工作性质的材料、空白纸张、空白介绍信以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用。 未经董事长或总经理书面同意，印章不得做以下用途： 在为集团和公司以外的其他任何公司 、组织、个人出具的设有担保、抵押、质押等经济责任的合同或资料上使用； 在为非集团和公司员工开具的有关介绍信、证明等材料上使用； 在其他单位和个人以要约或要约邀请形式出现的宣传图纸、订单等具有经济往来性质的文书上使用； 其他非本章规定的印章使用范围。 5. 印章的封存、遗失 印章的封存 集团各中心或公司因名称变更或机构撤销时，其所刻制的印章相应停止使用，交由集团档案室封存。 印章的遗失 印章遗失时，由该公章管理人填写《签 呈》，呈董事长核签后到公安机关备案，必要时按董事长指示在报纸刊登遗失声明，印章管理人同时按第四条规定刻制新印章。 6. 其他规定 用印批准人必须严格履行职责，按照印章使用规定，做好对用印材料的审核 工作。 行政管理中心印章保管责任人应在每月５日前将上月受理的《用印审批单》进行整理、装订后，并存档。 各公司《用印审批单》 （见附件 MJXZ004） 须于每月 5 日汇总上报集团行政管理中心办公室备案。 印章使用人必须按程序履行相关手续，印章保管人在手续未完备前不 得加盖公章。 正确盖章，不重盖，不漏盖，多页文件须加盖骑缝章。 所有盖章文件，须按照《档案管理办法》，留存一份原件归档，不能留存原件的须复印后归档。 7. 罚 则 印章保管部门负责人要定期或不定期检查印章保管责任人在用印过程中履行职责情况，对违规用印情况一经发现立即从严处理，处以 50— 200 元罚款，并视情节轻重给予降薪、降级直至开除的处分。 给集团造成经济损失的，由其与相关责任人共同赔偿。 印章使用批准人违反本规定批准使用印章，给集 团造成不良影响或经济损失的，按有关规定予以处罚，并责令其赔偿损失。 8. 附则 本规定由集团行政管理中心负责解释，自下发之日起执行。 中博、齐齐发《印章管理规定》、博展《印章管理制度》同时废止。 （三）电话号簿编制管理规定 1. 总则 为加强 集团 公司通讯录管理，规范电话号簿 的 编制、使用，提高工作效率，特制订本办法 本办法适用于集团总部及各 项目公司电话号码簿编制的管理 2. 职责 划分 董事长 集团 公司电话号簿编制定 稿的最终审批； 集团 公司电话号簿公开发放范围的最终审批。 行政管理中心 负责集团及各项目公司外部电话号簿的编制、报审、制作、发放及日常维护工作。 人力资源管理中心 负责集团及各项目公司内部员工号码的收录及内部联系号簿的制作、发布及修订维护工作。 集团各中心、各部门 外部电话：应留存工作中长期联系使用的重要联系人（单位）的电话号码由部门 文员汇总，每月 25 日向行政管理中心报送一次，行政管理中心每月 1日公布一次外部电话号簿。 内部电话：内部员工新增或 变更联系电话，需及时、主动的向人力资源中心报备，信息管理中心每 日将更新的固定电话号码提供给人力资源管理中心 ，人力资源管理中心每日将更新的号码报行政管理中心，行政管理中心每日 发布一次新的内部电话号簿。 3. 电话号簿编制规定 目录明晰 电话号簿须编制目录，保证号码查询方便快捷。 编写使用说明、发布日期，提高电话号簿利用效率。 科学分类 外部电话号码分为 ABC 三类： A 类收录范围：现工 作城市、经常联系且与工作关系非常密切的单位和个人的联系方式。 B 类收录范围：非工作城市或现工作城市但因工作性质联系较少，过去联系 密切，但因为各种原因现在联系较少的单位和个人的联系电话。 C 类收录范围：现在交往不多，联系较少，但存在交往和联系可能的单位和个人的联系电话。 内部电话号码按公司领导和中心分类。 4. 顺序编排 外部电话号簿按照城市、行政、企业、银行等顺序编排号簿。 第一顺序：按大、中、小城市（或行政区划，下同）序列编排 号簿。 第二顺序：在同一城市中，按党政机关、企业、银行序列编排号簿。 第三顺序：政府机关按党委、人大、政府、政协及各部、委、办、局办公及负责人电话序列编排；企业按照工业类别（如房地产企业、管理咨询企业、建材企业等）序列编排办公及负责人联系电话；银行按银行类别（如建设银行、工商银行、信用社等）办公及负责人联系电话序列编排。 内部电话号簿在按照部门、部门负责人顺序编排号簿 第一顺序：统一中心内按部门顺序编排。 第二顺序：同一部门按职 务顺序 编排，如： 总经理、副总经理、总监、副总监、 经理、副经理、专员等序列编排。 5. 电话号簿编制要求 内容详实 收录全面，凡 集团公司副经理及 以上干部留存的外部重要、长期联系电话均要收录。 单条记录下应列出尽可能详细的信息，如办公电话、住宅电话、个人手机、传真、邮编、电子邮箱、网址、联系地址等。 内部电话可列出办公、手机、电邮、 号码，家庭及家庭成员电话不予公布。 装订要求 使用 A6 打印纸双面打印装订成册。 上下封面，装帧美观，订装牢固。 每本电话号簿含内、外部电话号码，如有必要装订分册。 使用要求 各部门 负责人 及 以上干部人手一本电话号簿。 领用电话号簿须办理领用手续，降职、离职时须及时向行政管理中心归还电话号簿。 （四） 证照管理办法 1. 总 则 为做好集团公司证照办理，加强证照使用管理工作，依据《公司法》、《公司登记管理条例》制定本办法。 本办法所指集团总 部和各项目公司证照包括：营业执照、经营许可证、组织机构代码证、法定代表人证、资质证等。 2. 证照管理 集团行政管理中心办公室负责集团总部证照的管理；各项目公司的证照由各项目公司总经办负责管理；所有证照及办证相关资料必须存放在档案室集中管理。 集团行政管理中心指定专人负责承办证照申办、变更、年检、注销等工作 , 并负责与证照管理部门的沟通协调，及时办理证照及年检工作。 公司设立、变更、和注销登记等工作涉及法律事务的，应由法务员审核，并协助办理。 档案管理员负责公司登记、变更登记、公司注销、证照年检资料及证照（正、副本）的管理，并登记存档。 各项目公司档案管理员应 按档案归档时间要求将有效证照复印一份报集团公司行政管理中心档案管理科 存档 . 公司证照不得伪造、涂改、出租、出借、转让。 因工作需要借阅、抄录、携带、复制公司证照及相关档案资料的，按《档案管理办法》规定手续办理。 公司证照更换或被公司登记机关收回、扣押的，档案室应予以登记注明原因，并预留复印件备查。 3. 证照年检 《营业执照》年 检。 每年在规定的时间内 1 月 1 日至 3 月 15 日接受年度检验，并提交年度检验报告书、年度资产负债表和损益表、《企业法人营业执照》副本。 特殊情况可与工商部门协商并申请延期审检。 经营许可证（资质）年检。 按照经营许可证（资质）办证部门规定。