图书馆书库管理作业规范

图书馆书库管理作业规范内容摘要：

t。 步骤： highlight 所有数据→ data→ sort→ 读者证号。 3. 开启 \\scdc01\libshare\Libcir_ShareFolder\Libcir Backup Folder\circulation\, 将蓝色部分 的资料 格式 复制到刚才输出的 excel 档。 再把复制好格式的内容 copy and paste 到原有的 里，并将 里的日期改为当日日期及删除原有的读者姓名。 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 19 页 4. 从 超期管理 界面，选择 打印 个人催还单据 将个人催还单据清单存成 html 档；开启该 html档，把读者姓名 one by one copy and paste 到 的 Name 对应栏位（同一读者若有多笔逾期图书只需显示一次姓名）。 完成后，将 存档关闭。 5. 开启 \\scdc01\libshare\Libcir_ShareFolder\Libcir Backup Folder\circulation\，选择 YES 开启联结。 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 20 页 6. 把 Mail Merge 功能叫出来： Tools  Letters and Mailings  Mail Merge 7. 点选 Next 一直到 Edit Individual Letters  All, 以产生另一可以列印的完整 word 档案。 然后将原有的 存档关闭。 8. 开启刚才存档的 ，逐一将超过一本逾期的读者的其他图书资料 copy and paste图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 21 页 到刚才的 word 档内该读者的部分。 9. 到 Mircrosoft Outlook，用 forward 的方式把之前存在 draft 的范本（ Subject: Library Notice_Book Overdue）叫出，再把完成的 word 档，逐页 copy and paste 寄出。 10. 将读者证号 copy and paste 到邮件的收件人即可自动 搜寻到邮件地址。 否则，以人工方式输入邮件地址以 libcir 的寄件人寄出。 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 22 页 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 23 页 图书馆长期借阅作业规范 一、 目的 为因应本院教职员因教学研究或行政要求，本馆特订长期借阅 (Long Term Loan)。 二、 说明 借阅图书范围限本馆 及书香楼馆藏室 典藏之一般图书 资料 ，借期以一学期为限。 三、 作业说明 (A) 每学 期 开学 第一天以电邮 通知所有教职员 开始 接受 该学期 之申请。 欲申请之 教职员 须 亲自 前来本馆柜台 填写 “ 长期借阅表格 ”。 （参考附件 3） (B) 本馆 接受申请后， 先查看该读者是否已有长期借阅户口。 若无，请 至 “ 读者管理 ” 为该教职员增加账号， 譬如：该教职员账号为 LC3050，长期借阅账号应为 LTL3050。 然后，再以其长期借阅户口借书，并在书本到期单盖上该学期末之到期日（柜台里贴有该学期之到期日） ，无需理会系统里的到期日。 (C) 处理完毕后即通知该教职员至图书馆柜台领取书籍。 (D) 将处理完的申请表格交给典阅组组长，以便进行系统里的延期处理：将所有长期借阅皆修改至正确的应还日期。 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 24 页 图书馆挑选指定参考书作业规范 一、 目的 将 各类 指定的参考书集中典藏，以方便 LAN检查、同时方便读者在馆使用。 二、 说明 (A) 一般原则 1. 根据采访组所挑选的书、从 书架上挑出来后，再由编目组修改馆藏类型，最后置放在 “指定参考书 ”(RB)书架。 (B) 注意事项 1. 若 RB 被外借，待读者归还时须马上交给编目组修改文献类型。 2. 若 RB 状态是 “库存 ”，但不在书架上，请安排人员寻找。 3. 若本馆没有该馆藏，而该本书已不再版或在市面上无法购买，可向讲师或 通过馆际合作 外借影印。 4. 在 影印 所外借回来的指定参考书之前 ，必须填写 “南方学院图书影印记录表 ”。 编目后，须在第二页贴上马来文版的影印本告示。 （参考附件 4） 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 25 页 (C) 挑书流程图 开始 根据采访组所交托的指定参考书清单进行挑书 是否在 架上 否 是 交由编目组 修改文献类型 状态显示 “库存”，但不在架上 全馆寻找 是否 找到 是 否 通知馆长 外借中 待读者归还或 催还 已归还 本馆无馆藏 向讲师或通过馆际合作借书影印 在影印本的第二页贴上马来文版的影印 本 告示 交编目组编目 上架 在告示上盖馆章 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 26 页 图书馆校外会员作业规范 一、 目的 推广阅读风气，落实终身学习理念。 二、 说明 (A) 一般原则 1. 收齐所需的资料及费用后，开 图书馆用 收据 （非蕉风 /跳蚤 收据） 予校外会员。 2. 根据填妥好的申请表格在“读者管理”新增该读者资料。 3. 扫描新会员之个人照并上传至南方学院证件制作系统 （ 新 增 的系统登入帐号 需先通知 电脑中心处理， 再 以职员证号登入 ） ，依照表格上的资料输入系统，之后再到电脑中心 打印 成 彩 色证件。 裁剪后的会员证送至油印处过胶即完成制作程序。 4. 取得会员证后， 制作 签收回条 并 通知该校外会员前来 签 领 证件。 5. 柜台人员须登记证件领取记录表（放在柜台文件夹）。 6. 每三个月须检查校外会员名单 以便提醒即将到期或超期不超过三个月的校外会员更新会员证。 除了通知函， 连同 申请表格 一并 寄 出。 7. 若会员 欲 申请 南院汽车通行证 ,请依以下方式处理： a）若他不想付费申请，可选择每次入校时出示校外会员证并在校门口登记。 b）若愿意付费及通关顺利，可填妥 “ 南方学院车辆通行证申请表格 ” 并缴交 RM5，由 本馆代向公关庶务处申请校外人 士的通行证。 通行证为期 2 年（含今年及明年，因为会员 期限 即日起为期一年， 有 跨年）， 到期后 若要更新，无需再付费，只要把旧的通行证 带 来替换更新一张即可。 8. 自 2020 年起， 推出 校友 首两年免年费之优惠 ，校友自第三年起才需缴付年费。 为了方便确认是否已办理此优惠，在 libmis 读者户口的备注 项 里有注明该校外会员的身份类别，如：公众人士、学生、校友（是否已办理免年费优惠），所以若遇到更新会员证时，可先查询 libmis读者档确认身份来决定应收费用。 新会员则凭所提供资料办理。 9. 校外会员简章、申请表格及保证金退还申请表格，请 参考附件。 （附件 7） 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 27 页 (B) 流程图： a) 新会员加入 流程 申请加入会员 是否符合 条件 是 否 查证原因 填 妥 申请表格并缴清 所有资料和费用 依据申请表格在“读者管理”新增读者资料 到电脑中心打印会员证 送至油印处过胶 取得证 件后，通知该校外会员到馆领取 制作完毕 填写证件领取记录表 完成 程序 A 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 28 页 b) 更新会员证 发通知函或会员亲自到馆申请 依据申请表格在“读者管理”修改读者有效期限 填妥申请表格并缴清所有资料和费用 依照上图 “ 程序 A” 流程 完成 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 29 页 c) 申请退回抵押金 收到申请表格 是否还清 书籍、罚款和会员证 是 否 申请失败 请该会员还清书籍、罚款和会员证 申请成功 确认收信人姓名和地址 告知对方支票将在一个月内寄到 终止读者借书权 销毁会员证 完成 向会计处申请抵押金支票 ，领会后寄发 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 30 页 图书馆期刊验收作业规范 一、目的 为使每日进馆期刊尽快处理上架，供全校师生阅览，特订定本作业规范。 二、说明 (A) 一般原则 1. 所有现期期刊均须依此规范，除了外界所赠 之 过期期刊。 (B) 注意事项 1. 期刊到馆，须于二日内完成验收及上架作业。 2. 期刊到馆当日，必须记录到馆日期及卷号。 3. 登录当日如发现有缺期订刊，应立即知会组长向有关杂志商催缺。 4. 必须确保每三个月定期检查期刊登录卡以预防有缺期 订刊或赠刊。 如有，订刊请交组长做催缺，而赠刊则是发索赠函给有关单位。 5. 若收到非本馆定期赠刊 或试读本 ，则发谢函给有关单位。 该期刊不必登录，贴了磁条 可直接放在“不定期增刊”架上。 当到了一定时期，可将它撤架或赠阅。 6. 应注意信封上 Address Label 资料。 时时刻刻检查信封 内有无续订单、发票或收据。 如有，交给组长。 (C) 作业流程说明 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 31 页 1. 订刊或定期赠刊 开始 本馆邮件 是 否 退回公关与庶务处 否 赠刊 拆封 订刊 记录到馆日期 登录 注意信封内是否还有续订单 、发票或收据 是 交给组长 是否缺期 否 是 催缺或索赠 加工及贴磁条 上架 图书馆典藏阅览组 工作 手册 第 32 页 2. 不定期赠刊 /试读本 3. 期刊登录 a) 将所收到的现期或过期期刊登录在登录卡。 二楼期刊区及一楼办公室皆有期刊 登录 卡片柜。 b) 登录后之期刊册数须记录在“典藏阅览组业务统计表”。 c) 登录当儿，如发现有缺期之订刊，须马上填写催缺单并交 给组长做催缺。 缺期赠刊则是。