协同办公与数字化社区整体解决方案-盘锦清华物业管理有限公司

协同办公与数字化社区整体解决方案-盘锦清华物业管理有限公司内容摘要：

源状况”界面的“资源分配情况”表中列出了使用该项资源的数量和使用时间，在“资源预约申请”表中该项申请的状态改为“正在使用”。 表单填报 表单填报是我们协同平台最为重要的一个部分之一。 在这里，我们可以填写各种表单，比如：报销、请假、出差申请、项目发起等。 并可以进行流程流转，或者流程送审批。 填写表单的时候根据需要，选择需要填写表单的类别和各项内容表单填写完毕后，还可以选择上传附件。 最后可进行流程流转或者是送批。 工作 交流 工作交流包括了公告、讨论、投票、意见反馈，这四种常见的非实时电子化工作交流方式。 公告栏由系统管理员授权由专人管理，没有此权限的用户只能对公告栏进行最一般查看、浏览的操作，而不能进行删除、发表等操作。 公告栏 公告栏是用于单位 ABC的公告、通知的发布，发布的内容支持：网页、文档图片等各种文件格式。 饮水思源 服务客户 12 / 50 公告栏上的公告除了可在此处添加外，还可以是公文流转和会议流转结束时发送到公告栏上的公告 ,并且都提示查询功能。 讨论区 “讨论区”可用来对一些知识、热门话题进行交流管 理。 支持“主题发表”、“回复”等操作。 饮水思源 服务客户 13 / 50 讨论区按讨论的内容用户可自定义各不同的讨论子区，子区直接包含发表的文章。 进入子区内一个类别后，会出现一个讨论文章列表，点击某一文章的标题，即可看到文章的正文及其附件。 在此列表中还可以对任一文章进行“ 同主题阅读 ”和“ 回复文章 ”的操作，需要说明的是：“同主题阅读 ” 的意思是：回到主题列表；“回文章”的意思是：回复文章；同时对自己所发表的文章可以进行修改和删除操作。 讨论区提供了方便的查询，用户可以通过“标题”、“发表人”和“发表日期”进行复合或者单项查询。 投票管理 分主题对相关事项投票，以收集意见。 意见反馈 意见反馈，是用来发表一些个人的看法。 比如说：对产品市场提出个人建议，也可以是对目前单位 ABC有关事宜提出的一些个人意见等的。 意见反馈模块中的信息可以根据发表日期、发表人、意见标题等查询条件进行意见查询。 “匿名发表”，为了保证言论自由，在意见反馈中选择匿名发表信息后，其他用户在查阅该评论时将看不到发表人，保障了言论的自由度。 知识管理 随着单位 ABC 的不断发展，知识管理显得越来越重要。 思源 协同管理平台的 知识管理包括如下几个方 饮水思源 服务客户 14 / 50 面的功能： 个人化知识文件夹，可以按照每个人自己的需要对知识进行分类； 知识公共分类，依据单位整体规划，对知识进行分类。 知识分类中，可以建立用户单位常见的内部文库、电子期刊等应用分类。 知识关键字，依据关键字对知识进行标识，支持多种关键字； 知识地图，依据公共分类立足于不同的知识地理位置，自动对知识内容进行推荐，对知识活动进行分析，也可以用专人进行知识地图的个性化手工编绘； 知识报表，对知识的详细阅读情况记录与分析； 知识查询：我们对整个知识库的知识进行各种方式的查询，可以按：时间、名 称、关键字呢内容。 我们还可以对相关的知识进行共享设置，如果一个知识被设成共享，那么单位 ABC 内部的其它员工就能在自己的“知识共享”看到这些共享的知识。 饮水思源 服务客户 15 / 50 网络硬盘 可以实现单位 ABC内部网络中的网络资源共享。 创建目录是指上传文件时所保存的文件夹名称，而上传文件就是指将本地文件上传。 真正的原始文件的硬盘存储方式，方便灵活地存储一些相对开放的文档。 单位 ABC 也可以从管理的需要出发，将所有的知识文档都集中在知识管理和档案管理中进行，而取消网络硬盘，系统在控制面板中支持这一功能。 个人设定 个人设定中包括有各种个性化的工作界面和功能的设置。 比如：语言的选择、工作界面风格的设定、消息提醒方式的选择。 还可以自定义桌面，工作台。 同时还可以查看自己的权限。 修改密码 按照提示依次输入旧密码、新密码和确认新密码后，点击该工作区画面最下部的提交按钮即可完成修改密码的操作。 设定委托人 关于设定委托人，先要明确“委托人”的定义。 委托人是由本人指定的可以取代本人在公文流转、会议流转等公事处理中进行相应处理的全权替代者。 委托人只能是一个人，并且当 甲被指定为乙的委托人时，如果有公事需要有乙来处理时，该公事自动流转到甲处，且不在乙处出现；而且即使在乙自己拟稿后，草稿文件也会出现在甲处，在乙处不会出现。 修改登录头像和签名图像 登录头像是在登录界面上各用户对应的图标，缺省头像是一幅卡通图标。 签名图像是用户在进行公文处理等工作时签名所留下的图像。 用户可以根据自己的个人爱好选择适合自己的登录头像和签名图像。 这项功能使用非常方便，只需点击浏览按钮选择自己所需的图片即可。 饮水思源 服务客户 16 / 50 查看权限 在单位 ABC的协同办公系统中，每一个 用户都有自己的工作权限，这个权限由系统管理员来制定，在当前权限栏中用户可以看到自己的各种公事处理权限，例如在“收文动作”一栏中有“登记”、“批示”、“批办”等内容，即代表该用户在进行收文操作时有上述动作权力，并且点击“收文动作”即可显示该用户收文动作的权力范围。 个性界面设定 每位操作用户可以任意设置自己的桌面、起始页、界面风格、消息提醒方式等。 设置方法如下所示： 自定义起始页和菜单，可以依据页面的地址链接，任意设置页面。 地址链接的获取方式：在需要链接的页面上，右击选择“属性”，查看“ 地址”属性，并复制、粘贴地址到本设置的地址链接栏中。 自定义工作台 工作台，是用办公事务管理的个性化管理平台。 在“自定义工作台”中可以灵活设置。 设置方式与“自定义工作桌面”一样。 自定义业务管理 业务管理是用于适合不同用户的操作习惯而设定的。 当用户设定了业务管理菜单内容，可在自己的一级菜单栏演示出来，实现了传统的菜单式操作方式。 其设置方式与定义工作台一样。 饮水思源 服务客户 17 / 50 电子签名 思源协同办公 管理平台，根据国家电子签名法率先实现了电子签名技术。 在 思源协 同办公 平台中，电子签名，可以方便的生成，并可以使用移动 U盘拷贝，随身携带。 输入个人密码，便可以申请到个人的电子签名文件，选择保存。 用户还可以随时修改密码和检测验证码来保证电子签名的安全性。 我的桌面 是一个快捷查阅综合信息的桌面，每个操作用户都可以设置桌面的内容，“我的桌面”可以设定为本软件系统进入的初始页面。 设置方法参看上节的个性设定。 邮件管理 随着网络的发展，邮件的使用越来越广泛。 思源 协同软件，为了方便用户的使用，开发了一套具有自主知识版权的邮件管理服务器： 思源 Mail Server。 思源 Mail Server 不仅可以用于局域网，还可以用于广域网。 饮水思源 服务客户 18 / 50 收邮件 —— 如果别人曾给您发过信以及您对档案、资源预约的申请得到了别人的批准等，点击收信后，用户就可以看到别人发给您的信件。 发邮件 —— 如果用户想给本系统的某人或某别名发信，点击“发邮件”，您就可以发邮件了。 发件箱 —— 如果现在发出的信件可能以后有用，用户就可以选择“发出邮件并存盘”操作，备份信件以备后续处理。 草稿箱 —— 可以把当时的信件保存到磁盘上，存为草稿，点击“草稿”，就可以查看。 废件箱 —— 被删除的信 件全部先放进回收站里面，在这里对信件可以恢复，也可以彻底删除。 名片夹 —— 可以录入通讯信息，便于查询。 通讯组 —— 为用户建立别名，从而更方便用户的工作。 饮水思源 服务客户 19 / 50 收邮件 在收发外部邮件之前，必须先设置帐号。 当用户点击“收邮件”时，即可弹出“确定现在接受外部邮件”的窗口。 点击确定按钮即可进行外部邮件的接收；但如果 你还未设置的话，会弹出“您未设置外部邮箱”的提醒。 如果用户要收发外部邮件的 话， 可通过设置 SMTP服务（帐号设置功能模块）来实现。 具体设置请参见本章节中的“帐号设置”功能介绍。 发邮件 点击“ 发邮件 ”，工作区出现发信起草界面。 饮水思源 服务客户 20 / 50 操作栏中有三种单选操作，这四种操作的功能分别是： 发送邮件： 发送所写邮件。 保存草稿： 这封信已备份到草稿箱中，但还没有发送。 重写邮件： 不保存这封信，可重新填写。 保存到发件箱： 发送此信件，并保存到发件箱中，以备查询。 收件箱 罗列着所有用户收到的信件，新邮件和已经查阅过的邮件字体上有区别，新邮件字为重体字，当新邮件查阅过后即变成轻体字。 为了工作方便，当进入系统时，系统就会提醒用户有信件需要处理，或者当用户点击“收件 箱”后，即可进行收信等信件处理。 信件列表中显示发信人、主题、日期信息。 饮水思源 服务客户 21 / 50 对信件列表中的信件可进行回信或删除处理，如果用户所收到的信件携带有附件，同样界面会弹出路径窗口，供用户选择。 发件箱 发件箱进行所发邮件备份，让用户知道自己所发过的邮件，对信件列表中的信件可进行删除和彻底删除等处理。 草稿箱 草稿箱就是存放备份写邮件时的草稿资料。 废件箱 废件箱的作用是存放所有被删除的信件，废件箱中的信件可以恢复也可以彻底删除 ,邮箱状况显示各个邮箱中的邮件数量。 名片夹 名片 夹是为了让用户发邮件时方便查找联系人而用来存放联系名片的，用户可以进行修改、查看、查询、增加和删除等操作。 联系人的信息包括：姓名、生日、工作单位、目前职位、办公电话、住宅电话、传真号码、手机号码以及 MSN号码和 号码等，尽可能详细地将用户的各项目信息收集保存。 通讯组 根据个人所负职责，将联系人分组管理，以便能够快速找到所需要的联系人。 饮水思源 服务客户 22 / 50 在发送邮件的时候，也可以通过选择通讯组来实现邮件的群发功能，只要在收件人处选择通讯组就可以将邮件直接发送人该通讯组的所有成员处。 帐号设置 帐号设置就是设置收发广域网外部邮件的邮箱地址，以后就可以进行收发邮件，用户可以进行查看、修改、增加和删除等操作。 表单流程 工作流技术，是一种实现协同应用的前沿技术。 它实现了业务流程自动化，同时在 BPM 流程再造方面提供解决方案。 思源协同办公 系统提供了完全可定制的工作流引擎，可供系统各模块自由调用。 系统全面采用工作流 饮水思源 服务客户 23 / 50 管理与控制，各项工作的 流程可以根据企事业单位实际工作规范进行配置。 系统管理员无需编程便可灵活自定义出符合各种业务特征需求的流程，流程数量不限，调整灵活，能完全适应未来的需求发展及变化。 工作流直接归档；支持多种办理方式；支持多种办理人及办理权限选择和控制；支持直流、分流、辅流、条件分支、自由流程及流程嵌套等多种流向方式。 从工作流规划、设计、授权、运行，调整、以及监控和管理，动态地反映一个完整的业务处理过程。 思源协同办公 系统中的工作流管理，具有表单和流程定制功能。 可以根据客户的需要，定制各种公文办公流程、请假流程、采购流程以及各种 电子商务交易流程。 同时配合权限进行管理。 在“日常工作”中的“表单填报”是在“流程管理”模块中建立的。 流程管理系统是在日常工作中经常使用到的。 在此我们对其进行介绍。 “流程管理”分为“表单定制”、“表单流转”、“表单列表”、“表单分类”、“流程定制”和工作平台“共六个子模块”。 表单定制 表单定制：可任意的出差、请假、报销、借支、物品零用等表单，表单的定制采用向导式，普通人员 饮水思源 服务客户 24 / 50 即能完成表单定制工作。 而无须专业的计算机知识。 同时，所定义的表单的每个字段可以进行授权操作。 表单定 制与流程定制工具结合，编辑流程对应表单样式。 支持所见即所得方式编辑表单；允许粘贴。