北京机场饮食服务有限公司采购管理手册

北京机场饮食服务有限公司采购管理手册内容摘要：

付款结算 验收结束后库管员办理入库手续，录入员录入到货商品信息，储运结算员根据验收入库的数量汇总对帐，准确无误后每月 25日前上报财务部； 到达约定的结算期后，供应商提交发 票，由结算员审查发票台头、商品名称数量、金额及其它内容是否准确无误，是否需要扣款等。 经储运主管和部门经理审批，到财务部办理结算手续。 采购款项由财务部统一安排支付。 价格管理 价格管理职责 采购委员会负责确定和调整公司采购所有原料和物料的价格。 采购储运部跟踪市场价格变化，组织共同采价询价，及时准确提供价格变动的信息，提出价格调整建议。 厨政系统派人与采购人员共同市场采价，及时了解市场行情，保证原料价格的监督和透明。 定价机制 果蔬鲜活类原料采用每周为一个周期确定该类原料的供货价格。 采购储运部根据市场行情 的变化情况，向供应商发送报价通知。 每周一采购委员会确定本周的供货价格，从周二至下周一执行。 干货冻品类原料每月重新确定一次价格。 上月末最后一周周一确定下一月该原料价格，价格从 1日至 31 日执行。 酒水类原料价格相对稳定，一般年度内保持价格不变，在采购合同中确定采供价格。 但如遇市场不可预测因素价格发生较大的波动（一般上下 10％之内）。 本着双方共盈的宗旨，另行议定价格，重新签订合同。 物料类价格每半年重新确定一次。 确定的程序方法同上。 临时采购的各种材料，采取议价采购方式，由采购储运部与供应商商议确定，确定后直接 采购实施，后报采购委员会备案。 表 4－ 1 原料分类 种 类 价格特征 定价周期 果蔬鲜活类 水果、蔬菜、海鲜肉禽等 经常变化上下幅度大 每周重新确定一次价格 干货冰冻粮油调味品类 冰冻、干货、粮油、调味品等 价格变化缓慢 每月确定一次价格 酒水烟茶 酒水饮料、咖啡烟酒、茶糖等 价格基本稳定 合同约定 物料类 厨具餐具、筷子纸巾、台布餐布、电器桌椅等 价格基本稳定 每半年确定一次价格 临时需求 各种材料 － 议价采购 价格的确定 采购人员要建 立和跟踪自己的市场价格信息渠道（农业部信息中心、北京市大型农批市场、大型蔬菜生产基地等），掌握即时市场价格信息。 每周四需要定价的原料供应商提出下一周原料的报价。 采购人员审查供应商的报价，选出价格较高的品种作为重点调查品种。 采购人员组织采价小组共同到市场采价。 采价小组的人员由采购人员、厨政部人员和单店后厨人员共同组成，各单店轮流派人参与采价，便于单店及时了解原料市场行情。 采价小组设定一些原料品种，作为市场抽查采价品种，选择的原则为： 单店需要数量较大品种； 单店比较关心的品种； 市场价格较为敏感 的品种； 供应商报价较高的品种 设定采价的品种数量一般为所采购品种的 20％～ 30％。 采价结束后，填制《原料采价单》（见附件 12），参与采价人员联合签字。 采购人员根据采价结果比价，分析抽查品种市场价与供应商报价之间差异比率，与供应商进行价格磋商，初步确定供货价格。 确定的价格与采集到的价格最高不得超过 ％。 采购管理员将采价人员联签的《采价单》、原料供应商报价及价格磋商结果、市场价格跟踪信息、定价建议等，一并提交采购委员会审批，作为确定价格的参考。 规划经营部 经理作为采购委员会的牵头组织者，决定召集委员会定价会议或采用联签形式，确定采购价格。 如其公事外出，提前委托其他人员主持。 例行的采购委员会会议安排在每周公司总经理办公会后进行。 如果采购储运部提供的价格信息、供应商报价之间存在较大差距，磋商无法达成意见时。 采购委员会应分析价格差异原因，协助采价人重新确定采价渠道、采价方法。 采购招标管理 需要引进新的供应商时，又满足本章第一节第十六条条件，一般应通过招标确定供应商。 有些情况不适合招标采购时，视实际情况由采购储运部征得公司总经理批准后，可以不经招标直接通过询价 比价方式确定供应商。 招标的具体工作由采购储运部负责组织，采购委员会负责招标过程中的评标决策等。 招标程序 招标前，采购储运部组织做好招标准备工作，做好招标工作计划，向上级主管领导提交组织招标活动的申请，经批准后实施。 招标申请包括：招标采购内容、招标方式、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、以及开标、评标的工作具体安排等； 编制招标文件，经公司总经理审批后生效； 发布招标信息（招标公告或投标邀请书），接受和处理投标人对招标文件有关问题进行咨询； 接收招标报名，组织对欲投标人资格进行 审核，向预审资格合格的发售招标文件； 采购储运部在规定时间和地点，接收符合招标文件要求的投标文件； 采购委员会举行开标评标会，确定中标单位； 采购储运部将中标结果通知所有投标人。 进行合同洽谈，确定合同细节，与中标人订立书面合同。 招标方式的选择 招标采购分为公开招标采购、邀请招标采购。 招标文件的制作与发出 招标文件内容包括： 招标公告或投标邀请书； 投标说明书，主要包括如下内容： 招标项目概况、名称、规格、型号、产地厂家、数量和批次、质量标准和技术要求、运输方式、包装方式、交货时间地点、 验收方式等； 有关招标文件的澄清、修改的规定； 投标人须提供的有关资格和资信证明文件的格式、内容要求； 投标样品及报价的要求、报价编制方式及须随报价单同时提供的资料； 标底的确定方法，评标的标准、方法和中标原则； 投标文件的编制要求、密封方式及报送份数，递交投标文件的方式、地点和截止时间； 投标联系人员的姓名、地址、电话号码、电子邮件； 投标保证金的金额及交付方式，履约担保； 开标的时间安排、程序和地点，投标有效期限等。 合同条件（通用条款和专用条款）； 技术规定及规范（标准）； 货物量、采购及报价 清单； 其他需要说明的事项。 招标文件的发出 公开招标时应当在相关媒介或网上发布招标公告，公告应载明公司的名称、地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间及获取招标文件的办法等事宜。 发布招标公告至发售资格预审文件或招标文件的时间间隔一般不少于 10 日。 招标公告不限制投标人的数量。 采购储运部接受招标咨询，对投标人进行资格审查。 合格者发售标书，不合格者不得参加投标。 采用邀请招标方式时，采购储运部应提交三个或以上具有投标资格和项目能力的候选厂家名单，经采购委员会批准后，向其发出投标邀请书。 招标文件应当按其 制作成本确定售价。 审查标书接收 按本制度规定必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不少于十日。 投标人在递交投标文件的同时，应当递交履约保证金（采购储运部视情况而定）。 公司与中标人签订合同后 10个工作日内，应当退还投标保证金。 投标人应按照招标文件的要求编写投标文件，并在招标文件规定的投标截止时间之前密封送达招标人。 在投标截止时间之前，投标人可以撤回已递交的投标文件或进行更正和补充，但应当符合招标文件的要求。 采购储运部在接受投标人投标文件的同时，接收其样品，并委 托厨政部进行样品质量检验。 开标 开标由采购储运部指定人员主持，开标人员至少由主持人、监标人、开标人、唱标人、记录人组成，上述人员对开标负责。 开标应当按招标文件中确定的时间和地点进行。 邀请所有投标人参加。 有下列情况之一的投标文件，可以拒绝或按无效标处理： 投标文件密封不符合招标文件要求的； 逾期送达的； 投标人法定代表人或授权代表人未参加开标会议的； 未按招标文件规定加盖单位公章和法定代表人（或其授权人）的签字（或印鉴）的； 招标文件规定不得标明投标人名称，但投标文件上标明投标人名称或有任何可能透露投 标人名称的标记的； 未按招标文件要求编写或字迹模糊导致无法确认关键内容、关键质量保证措施、投标价格的； 未按规定交纳投标保证金的； 投标人提供虚假资料的。 评标 评标工作由采购委员会负责。 招标中涉及技术性问题如有必要，可再邀请其他有关专家参加。 在一个项目中，对所有投标人评标标准和方法必须相同。 评标标准一般包含以下内容：投标价格和评标价格、质量标准及质量管理措施、组织供应计划、售后服务、投标人的业绩和资信、财务状况。 如果采购委员会经过评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求时，可以否决所有投标。 采 购储运部重新组织招标。 对已参加本次投标的单位，重新参加投标不应当再收取招标文件费。 采购委员会的成员不得泄露评审过程、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。 采购委员会按招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人推荐顺序。 在评标过程中，采购委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容采取书面方式作出必要的澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。 采购委员会完成评标后，在采购委员会三分之二以上成员同意的情况下 ,通过评标结果，形成评标报告。 采购委员 会成员必须在评标报告上签字，若有不同意见，应明确记载并由其本人签字作为评标报告附件。 中标 采购委员会经过评审，从合格的投标人中直接确定中标人和候补中标人。 中标人（供应商）的投标应当符合下列条件之一： 能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准； 能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低。 中标人确定后，采购储运部应当在招标文件规定的有效期内以书面或口头形式通知中标人，并将中标结果通知所有未中标的投标人。 中标通知发出之日起 10 日内，采购储运部和中标人应当按照招标文件和中标 人的投标文件订立书面合同。 当确定的中标人拒绝签订合同时，经公司采购委员会讨论决定，可与确定的候补中标人签订合同。 采购管理流程 原料采购申请流程图 流程说明 流程 步骤 工作内容的简要描述 重要输入 重要输出 相关表单 1 单店每天需要采购果蔬鲜活类原料时，提出原料采购申请 原料采购申请单 原料采购申请单 2 高档原料报总经理审批 高档原料采购申请 批准采购申请单 采购申请单 3 原料如果有库存，单店直 接去领用 采购申请 提货单 提货单 4 没有库存的原料（包括鲜活果蔬类和其他原料），报采购主管审核后采购 采购申请 订货通知 5 供应商接到订货通知后，组织货品并送货 订货通知 送货单 物料采购申请流程 流程说明 流程 步骤 工作内容的简要描述 重要输入 重要输出 相关表单 1 物料采购由使用部门根据经营状况和需要，提出采购申请 物料采购申请单 物料采购申请单。