公司文件控制管理规定

公司文件控制管理规定内容摘要：

办公室发起，各部门配合执行。 但在过去三个月内新制定或修订的文件可不作为评审对象。 当产品、服务、活动、组织结构发生变化或因采取纠正或预防措施而发生重大变化时，应对文件进行修改、废除。 文件内容需要修改时，可由本公司的相关部门或顾客提出，并填写《文件修改申请单》，审核和批准权限执行“表一”，文件关联部门审核会签。 文件经过更改确定后，须办理发放、回收工作。 管理类内控文件由办公室负责，体系类内控文件由质量部负责。 同时登录《文件发放/回收登记表》，确保各部门得到的是最新有效文件，并在《受控文件清单》中记录。 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版。 更改后的原版文件作废，发放新版文件的同时，应同时收回旧版文件。 作废文件须加盖“作废”章保存，保存期限为五年，文件保存部门应填写《文件销毁申请单》销毁到期文件。 如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识，以防止误用。 各职能部门负责收集相关的外来文件，如相关的法律、法规、行政命令、条例、国家标准、行业标准、地方标准等，按文件性质交办公室或质量部统一登记归档，外来文件发放时需加盖“外来文件”章，外来文件的发放和管理按内控文件的发放和管理执行。 失效的外来文件保存期限为三年。 （五）出厂文件的管控按合同交付给顾客的图纸其发放由项目负责人领用，不属于受控文件范围，不必在文件上加盖“受控文件”章。 未经合同规定而需出厂交付给顾客的文件，应由部门负责人签字申请领用，并按本程序的规定办理发放手续。 发到公司供方的文件(如提供设计院的数据、外协厂的加工图纸技术规范等)，相关部门须到办公室或质量部进行同样的归档、发放手续，但均以一次性使用的发放方式发放。 发到顾客的文件，按内控文件发放管理办理。 （六）文件的借阅与储存借阅本部门文件需填写《文件借阅登记表》，经被借阅部门负责人批准。 借阅者应在指定日期归还文件，若到期仍不归还，则由文件控制人员收回。 所有存储在任何介质上的软件都视作文件。 本文件规定的关于内控文件的受控状况、发放、更改、换版与作废办法原则上也适用于软件。 以存储介质领取受控软件时，受控印章加盖在介质盒（带，盘）上。 并执行软件保护措施，如防修改、防擦除等。 由受权人转存受控软件到任何介质上时，由领用人全面负责受控软件的管理（防止非授权拷贝、损坏或丢失）。 八、相关附件《通知》行文格式要求内控文件行文要求《文件传阅单》《发文申请表》《文件发放/回收登记表》《文件更改申请表》《文件更改记录表》《文件借阅登记表》《文件销毁申请单》《文件发放领用审批表》1《受控文件清单》10 楷体，小三，“密级”和“急”左对齐决定、公告、通知、会议纪要的发文编号均为此编号此处为空行仿宋＿GB2312四号详见《文件控制管理规定》： 无 签发人：佘海峰 急黑体，二号楷体，小三EE为部门编号；2010为年度；28为流水号此处为空行仿宋＿GB2312小六号********文件（通知）黑体，一号EE〔2010〕28号标题，宋体，二号此处为空行仿宋＿GB2312四号关于更新部门编码的通知正文：仿宋＿GB2312，四号，首行缩进2字符。 因当前组织架构变动较大，原有部门编码文件已不适用。 为了完善对公司各部门编码的统筹管理，使公司各部门编码规范化、统一化且易于识别。 经公司研究，根据最新公司组织架构自2010年11月8日起用新的《公司各部门编码》（见附件），撤销原有各部门编码。 正文编号规则：一、（一）、1.（1）①编号不得使用自动排序发文单位，黑体，小三。 排版不得出“此页无正文”，可通过行距调整。 发文单位，前空一格，仿宋＿GB2312，四号。 页号，5号字体。