公司商务部管理汇编

公司商务部管理汇编内容摘要：

场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。 4 适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。 修订后的“合格供应商名单”由主管副总经理批准生效。 第 4 章 供应商的监督与考核 第 11 条 考核对象 供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。 第 12 条考核方法 公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。 第 13 条 考核频率 对关键、重要材料的供应商，应每月考核 一次；对普通材料的供应商，则每季度考核一次。 10 第 14 条 考核结果的处理 1 考核结果在 90 分以上的供应商，优先采购。 2 考核结果在 80～ 89 分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。 3 考核结果在 70～ 79 分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。 4 对考核结果在 69 分以下的供应商，须从“合格供应商 名单”中删除，并终止向其采购。 5 考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。 第 15 条 对合格供应商进行交期监督 商务专员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。 第 16 条 对合格供应商进行质量监督 1 质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。 2 对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。 第 5 章 供应商政策的执 行、反馈与变更 第 17 条 供应商政策的执行与反馈 工程部（使用部门）部门在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。 在政策执行的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给商务部。 第 18 条 供应商政策的临时性变更 1 在出现下列情况时，经过公司主管副总经理的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。 （ 1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。 11 （ 2）某供应商决定把我公司作为重要客户。 （ 3）重要供应商出现经营危机。 （ 4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供 应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政策调整。 （ 5）其他需作临时性调整的情况。 2 临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请表”，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。 3 一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报主管副总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。 第 6 章 供应商筛选制度 为保证采购物资能满足公司要求，以及有效评价物资供应商的资质和能力，加强对供应商的管理，特制定本制度。 第 19 条 适用范围 本制度适用于为公司提供产品或服务的所有供应商。 第 20 条 权责 1 商务部、工程部负责供应商的筛选与考核工作。 2 分管副总负责对相关部门选择的供应商进行审批。 第 7 章 供应商信息收集与调查 第 21 条 供应商信息收集与调查由公司采购部负责，其他相关部门予以配合。 第 22 条 供应商调查的内容 1 材料供应状况。 2 材料品质状况。 3 专业技术能力。 4 机器设备状况。 1 管理水平。 6 财务及信用状况。 第 23 条 凡与公司建立供应关系，且符合条件的供应商，均应填写“供应商调查表”，作为公司选择和评估供应商的参考依据。 12 第 24 条 若供应商的生产 经营条件发生变化，公司应要求供应商及时对“供应商调查表”进行修改和补充。 第 25 条 商务部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商调查表”须每年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况更新原有资料内容。 第 26 条 供应商信息收集的方式可以采用问卷调查、实地考察、委托验证等不同的方法。 第 8 章 供应商评审管理 第 27 条 成立评审小组 评审小组的成员可以由商务部、工程部、生产部、财务部及其他相关部门人员组成。 第 28 条供应商评审管理 1 对供应商的评审主要从供应商的一般经 营状况、供应能力、技术能力、品质能力等方面进行。 2 对于临时采购的供应商，商务部应对供应商的经营资格进行审核，并报采购部经理审批。 3 对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等进行审核，并予审核通过后认定其合格供应商资格，报相关领导审批。 采购部应对合格供应商每年进行一次复审。 4 对于正在合作的长期采购供应商，商务购部应至少每季度对其进行一次考评，并根据考评结果分配下期的采购比例，由商务部经理审核，报分管副总审批。 供应商名录应不断更新并注意发展增加供 应商。 第 9 章 供应商档案管理 第 29 条 商务部负责建立供应商档案，使用部门予以配合，对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。 第 30 条 供应商档案由采购部指定人员负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。 第 31 条 供应商档案包括供应商调查表，供应商审批表，供应商质量档案，供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料等。 13 四、采购价格、谈判与合同管理 第 1 章 总则 第 1 条 目的 为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。 第 2 条 适用范围 本制度明确了合同采购管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适用于公司生产所需物料以及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。 第 3 条 职责分工 公司 商务 部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作， 商务 部经理、 分管副总 和总经理对采购合同进行审批。 第 4 条 采购合同的形式 采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。 第 5 条 采购合同的内容 采 购合同包括九项基本内容，即当事人姓名、住所和联系方式，标的全称、价款或报酬，数量和规格型号，品质和技术要求，履约方式和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期限，售后服务及其他优惠条款，违约责任和解决争议的方法。 这九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。 第 2 章 合同签订 第 6 条 采购签约权限的规定 1 公司 商务 部经理有权签署采购标的额在 5,000 元以下的采购合同。 2 公司 分管副总 有权签署合同标的额在 5,000～ 20,000 元的采购合同。 3 合同标的额在 20,000 元以上的采购合同需由公司总经理签署。 4 公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。 14 第 7 条 采购招标 1 根据国家与公司相关规定，对于大宗物资 〈 单价在 50,000 元（含 50,000 元）或批量 50,000 元（含 50,000 元）以上的物资 〉 的采购，须实行公开招标。 2 对于需要实施招标采购的物资，公司成立由 商务 部、 工程部、 财务部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。 第 8 条 供应商调查 签订合同前， 商务专员 就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技 术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。 标的总价在 20,000 元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。 第 9 条 商务部经理 或采购招标小组根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。 第 10 条 采购合同审批程序 1 采购合同主管提交合同初稿会审稿 采购合同文本原则上不得对公司所立项目及有效的“招标会签表”中所确定的重要内容，如标的，数量，质量，价款或报酬，中标单位等做出变动或更改。 如遇特殊情况，须采用书面形式加以说明，再由公司按 照有关规定重新审查确认。 2 采购合同初稿会审稿的审查 采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。 合同审查的具体分工和流程如下： （ 1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见； （ 2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见； （ 3） 分管副总 负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见； （ 4）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见； （ 5）公司采购部经理在 审查后签字，表示认可合同文本； （ 6） 商务 部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经 15 理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。 第 11 条 商务 部根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订采购合同，零星物资根据 财务部 、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。 第 12 条 采购合同签订过程中各部门的职责划分。 1 商务 部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。 2 公司法律顾问对采购合同内 容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。 3 财务部配合 商务 部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。 4 公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。 第 13 条 商务部 、财务部、行政部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。 第 3 章 采购合同履行 第 14 条 采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。 第 15 条 在合同履行过程中， 商务 部应根据合同的履行情况编制“ 履约管理台账”，作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。 第 16 条 遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。 第 17 条 在合同履行过程中出现下列情况之一时， 商务 部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。 1 由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。 2 由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。 3 由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。 4 其他合同约定或法律规定的情形出现。 16 第 18 条合同发生。