保利仁和物业行政管理手册_[全文

保利仁和物业行政管理手册_[全文内容摘要：

3．行政助理工作期间，无关人员不得到场干扰，不得随意打听或强行阅视有关保密材料。 4．行政助理应加强对电脑设备、复印机的保养，定期检查，发 现问题及时报告行政人事部负责人，并提出维修意见及方案，待批示后尽快实施。 复印机每复印 50张，停机休息 5 分钟。 5．凡需打字、复印的资料，须填写文印单，复印、打印完后分别在打印记录本、复印记录本上进行登记，注明时间、内容、数量、规格、经手人等。 6．文印单的填写与审批 文印单由需文印人员如实填写，部门负责人审核。 凡复印 30 张以下的由部门负责人批准，30张至 100张的由行政人事部负责人批准， 100张以上的由总经理批准。 打字 20页以下的由行政人事部负责人批准， 20 页以上的由总经理批准。 文印单一式两联，一联留申请部 门存档，一联留在行政人事部存档。 7．凡送打印的资料须字迹清晰，原则上按材料到文印室的先后顺序打印，特殊情况须行政人事部负责人签字同意后方可作相应调整。 打印出的初稿由拟稿人校对。 8．凡与工作无关的私人材料，原则上不能在公司文印室打印、复印，特殊情况须经行政人事部负责人或公司领导批准方可进行。 （二）结算办法 1．每月上旬行政人事部对上月用纸数量等进行结算，年终进行总结算。 2．文印用纸实行包干，复印用纸允许损耗 3%。 进料、出料与记录数量要相符，不足部分由行政助理按价负责赔偿。 3．按谁使用谁负责的原则，独 立核算单位应按打印、复印等实际发生费用向公司支付款项，价格由行政人事部负责核定，按月从其账户中扣除。 六、请销假制度 员工请、休假，事先应由本人填写《请假申请单》、《补休申请单》，并按管理权限逐级审批后报行政人事部备案，方可休假，否则按旷工处理。 请、休假一般不得超过 6天。 因突发事件或急病未能先行请假者，应利用电话或其它方式向所在部门上级领导报告，事后再补办请假手续。 请假期满，要及时向所在部门主管办理销假，如特殊情况需延长假期，必须先向所在部门经理申请，并知会行政人事部，按事假处理；否则按旷工处理。 部门主管正常休息 2天或以上的，需报公司行政人事部备案。 病假必须有市级医院证明，病假 3天或以下的，工资全额发放，超过 3天的，发放 50%的基本工资；事假不发放工资；特殊情况经公司总经理批准，按其批准的工资额发放。 请、休假审批权限 正常调休由所在部门主管审核，部门经理批准。 部门主管请假必须由部门经理、行政人事部经理审批。 员工请假 1天以内的，由部门主管审核，部门经理批准；请假 2天以上的，由部门经理、行政人事部经理审核，总物业经理批准，各管理处经理及部门经理请假须报总经理批准。 探亲假、婚假、丧 假、产假、 计划生育等假：请假者须将《请假申请单》送本部门领导签署意见，经总经理批准后报行政人事部备案。 七、岗位考勤制度 第一条 各部门应严格掌握员工的出勤情况，指定专人负责考勤，逐日进行考勤登记，月末将考勤结果由部门负责人核准签字后送行政人事部。 第二条 正常班员工必须按总公司规定的作息时间提前十五分钟到达工作岗位，不得迟到、早退。 具体时间：上午： 8： 00— 12： 00，下午： 14： 30— 18： 00。 中班、夜班及清洁工种均须按规定时间提前十五分钟到达工作岗位。 第三条 严格指纹打卡签到制度。 无指纹打卡单位，严禁代人打卡签到。 如代人打卡，弄虚作假，每发现一次，双方各扣除当月考核分 10分； 第四条 每月迟到、早退 3次算旷工一天，旷工一天按日总工资的 300%扣罚，连续旷工时间超过 2天，月连续旷工超过 3天，或者一年以内累计旷工时间超过 5天予以除名。 第五条 敬业爱岗，恪尽职守。 上班时间内，如检查发现擅自离岗或不到岗者，按未上班处理，扣发半天工资。 如因擅离岗位或玩忽职守造成后果者，视其情节轻重给予相应的经济处罚、行政处分、辞退甚至移送司法机关处理。 八、工作制度 第一条 员工工作时间必须严格 执行公司《员工守则》和各项制度及规定，坚守工作岗位，认真履行各自职责。 第二条 员工上班时必须佩带工作牌号或工作证，自觉接受监督。 第三条 员工工作时间无论在任何岗位都必须保持仪态端庄大方，服装整洁，不准着拖鞋、凉鞋上班；不准在办公室内盘腿、翘二郎腿、打瞌睡、哼歌曲、吹口哨、打闹、大声喧哗和讲污言秽语。 第四条 工作时间不准擅离职守，严禁外出办私事。 第五条 服从分工，听从指挥，按时、按质、按量完成工作任务。 一切为业主（用户）着想，无论份内份外事，都需做到服务热情、周到、主动、高效。 第六条 员 工上班时间不准看报聊天，不准用办公电话或对讲机闲谈工作以外的事，不准喝功夫茶，办公室内严禁吸烟、吃东西。 第七条 所有来电，务必在三响之内接答；严禁用办公电话拨打信息台。 第八条 倡导超前服务与无人服务。 为业主（用户）服务完毕后，应迅速撤离公共场所，不准在公共场所休息、闲谈。 九、办公用品管理制度 为使公司办公用品的管理合理化、制度化、规范化，特制订本制度： 第一条 办公用品由公司行政人事部统一购置、管理发放。 第二条 办公用品的采购应本着“物美价廉”、“坚固耐用”的原则，节约办公经费，提高 工作效率。 第三条 特殊用品、用具需自行购置的，须经公司负责人同意，购置后办理验收、领用手续，由经理审批后方可报销。 第四条 贵重或金额较大的办公用品用具，各部门必须指派专人负责领用、保管。 调离工作岗位或公司时，必须在离岗或离职前办理交接手续。 第五条 办公用品的发放应遵循节约、高效的原则，杜绝浪费，个人领用办公用品必须签名，方可领用。 第六条 可回收的办公用品应“以旧换新”，如有遗失应个人自购。 第七条 行政助理应妥善保管办公用品，不得出现损坏、失效等现象。 并做好登记手续，每月或每季将各部门领用 的办公用品、用具分类汇总列出清单，报财务部出账。 十、低质易耗品管理规定 第一条 低值易耗品标准及范围 1．低值易耗品标准：凡具备以下条件之一的物品均为低值易耗品。 A．单位价值 800元（含 800元）以下； B．使用年限一年之内的； 2．低值易耗品范围： A．低值易耗物品，如办公桌、柜、椅、计算器等； B．一次性消耗物品。 第二条 低值易耗品的管理分工 1．各部门添置低值易耗品，须由部门负责人签字添置，价值 100 元以上又多次使用的物品须经公司领导审批。 2．低值易耗品的采购一般由行政人事 部负责，特殊用品或大件物品，经公司领导批准，可由使用部门自行办理。 3．低值易耗品的验收由行政人事部管理人员负责，统一制订收发料单及有关表册，进行数量核算及入库和发放。 4．低值易耗品的收、发、存的数量核算由行政人事部人员负责，金额核算由财务组负责，以反映和监督物品的实际消耗和资金占用情况。 第三条 低值易耗品的添置 1．一次性消耗的低值易耗品的添置，由行政人事部管理人员按月编制计划，行政人事部负责人审批后执行。 2．多次使用的大件物品，由使用部门编制计划，经公司领导审批后，可由使用部门自行购置。 第四条 低值易耗品的管理 1．领用低值易耗品须填写“低值易耗品领用卡”，并注明姓名、部门、物品名称、规格、数量、日期及统一编号。 2．员工在公司内部调动工作，可将领用物品带到新部门继续使用；若调离公司或调往公司独立核算单位，须将领用物品（一次性消耗物品例外）如数归还，归还物品若与“低值易耗品领用卡”不符，管理员有权不予接受，直至核对无误后方能签字确认。 第五条 低值易耗品的清查与盘点 1．行政人事部管理人员每季盘点一次库存物品，做到账物相符。 如发现有物品积压应提出处理意见。 2．对在用物品每 二年清查一次，发现短缺、损坏应及时处理，做到账、卡、物“三符合”。 十一、员工宿舍管理规定 公司集体宿舍，不设夫妻房，不准以任何理由留宿异性。 遵守社会公德，讲究环境卫生，维护宿舍、卫生间及周围环境卫生，禁止随地吐痰、乱丢纸屑、果皮、烟头、乱倒饭菜残渣和脏水。 垃圾、脏物等不准堆放在门外走道上，必须倒入垃圾桶内。 严格遵守公司的各项规章制度，积极配合公司管理处做好安全文明工作。 爱护公共财产，不损坏和拆除公司安装的设备、电器、插座等物。 未经许可不准将配发的家俬等物外借或搬出室外。 损坏公物必须照价赔偿。 增强安全防范意识，妥善保管好自己的物品，外出时关好门窗，严防盗窃案件的发生。 严格遵守《呼和浩特市暂住人员户口管理规定》，严禁留宿外来人员，发现可疑人员要及时盘问或向有关人员报告。 安全用电，节约用电，严禁使用电炉，严禁将易燃易爆有毒物品带入宿舍，消除火灾隐患，严防火灾发生。 爱护消防设备和器材。 宿舍走道严禁停放单车和摩托车，不准堆放杂物阻碍通道。 不做妨碍他人休息的事，自觉控制电视机、收音机等音响设备的音量，降低噪音。 不高声喧哗，保持安静的生活环境。 晚上 12 点钟以后不准收看电视、收听广播和录音、 从事娱乐活动（如打麻将、扑克等）。 严禁在室内和走道上做饭做菜。 互助互谅，友好相处，不吵架、打架、不从事“黄、赌、毒”活动，共同创造良好的生活环境。 互相监督，共同遵守，行政部定期或不定期检查，对违反上述各条者，轻者批评教育，责令改正，重者罚款 50— 500元。 安全管理员宿舍实行准军事化管理。 如调换宿舍或离退时，需行政人事部验收签字后方可调换或离开。 十二、通讯管理规定 为进一步加强和完善通讯管理，严格控制办公费用，厉行节约，减少浪费，保证公司管理和经营的顺利进行，特制定本规定： 第一条：严格控制办公电话费用，其标准如下： 经理室 400元 /月 行政人事部 300元 /月 小区管理处 500元 /月 大厦管理处 250元 /月 品质部、财务部 合计 200元 /月 其它部门 150元 /月 以上超支部分由所在部门自费分摊。 第二条：各部门办公电话，一律禁止拨打信息台和长时间占用电话，如有电话信息费由该电话所在办公室人员自费分摊，财务部将在其工资中予以扣除。 私事少用办公电话，并且不得影响正常工作。 第三条：本规定从二〇一〇年九月二十九日起执行，如总公司有新的规定，另行修改。 十三、档案借阅制度 为维护档案的完整与安全，服务本单位各项工作，特制订本制度。 本单位所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。 本单位人员在档案室内查阅档案，须办理登记手续。 在借阅档案时应做到以下几点： 按规定办理登记手续，定期归还。 要爱护档案，不得丢失。 所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。 档案如有丢失，损坏或泄密，要立即追究当事者责任。 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。 调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。 十四、档案保管制度 档案是社会的宝贵财富，为了保护好本单位的档案材料，维护档案的完整与安全，使档案更好地为本单 位的各项工作服务，特制定本制度。 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。 存放档案必须有专用柜架。 在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 底图除修改、送晒外，不得外借。 修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。 （没有底图的单位可不设此项） 存放胶片、照片、录像带、磁带、光碟要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。 定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要 及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。 档案库房是集中保管档案的基地，须有铁门、铁窗、铁柜等防盗设施。 档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温、湿度基本保持在温度 14~24℃ ,相对湿度 45~60%之间的规定要求。 档案库房不应靠近易燃和散发有污染腐蚀气体的场所。 档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。 库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。 应保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查、消毒、档案柜内应施放防霉、防虫药剂。 档 案的接收、移出、外借必须履行登记手续；借出档案须在规定时间内归还。 十五、档案鉴定和销。