企业采购实战技能[精通采购管理

企业采购实战技能[精通采购管理内容摘要：

各种情况、ＳＷＯＴ分析。 情报收集主要有： ◆了解卖方经营财务的状况，判断其生产能力、技术水平、交货历史记录等各方面的状况； ◆全面了解商品价格、付款、运输方式、合同执行、技术、相关的法律法规等。 需要准备的资料有：公司简介、封样样品、价格手册、产品目录、技术图纸、使用说明等。 要求谈判人员具有以下能力： ◆熟悉进口商品在国际、国内的生产的现状和 潜力及发展前景； ◆熟悉进口商品的市场供求关系、其价格水平及变化趋势； ◆熟悉进口商品的性能、特点、用途、技术要求和质量标准； ◆熟悉不同国家谈判的风格和特点； ◆具备一定的外语水平，能流利地与对方对话； ◆熟悉国际贸易惯例及相关的法律； ◆熟悉其它相关的业务知识； ◆有丰富的谈判经验和应对谈判过程中的复杂情况的能力。 、个性要求 ◆能力。 观察判断、灵活应变、心理承受、能言善辩等各方面的实践能力； ◆个性。 坚定不移的毅力、百折不挠的精神、不达目的决不罢休的自信。 其层次构成原则 ◆理想人数。 人数太多，不但开支大，也不利于谈判的进行；人数太少则又难于应付需及时处理的问题，会拖长谈判时间，易错失良机。 所以人数应由谈判的性质、对象、内容和目标等综合因素来决定，而非人为规定。 ◆主谈人。 主谈人具备领导能力和专业知识，对谈判中出现的利害得失有很强的责任心，能掌握谈判进程，协调班子意见，代表单位来成功地签约。 ◆专业人员。 与外商进行专业细节方面的磋商，提供专业问题建议和论证，修改有关的条款。 ◆工作人员。 翻译、律师、会计师、记录员等与该次谈判紧密相关必不可少的工作人员。 谈判 流程 图 4－ 1 谈判流程图 询盘是指采购方为购买某项商品而向供应商询问该商品交易的各种条件。 采购方询盘的目的是寻找卖主（供应商），而不是同卖主正式洽谈交易条件；采购方询盘是对市场的初步试探，看看市场对自己的需求有何反应。 为了尽快地寻找卖主，询盘者（采购方）有时会将自己的交易条件稍加评述。 询盘是正式进入谈判过程的先导。 询盘可以是口头表达也可以是书面表达，没有固定的格式。 发盘是指供应商因想出售某项商品而向采购方提出买卖该商品交易的各种条件，并表示愿意按照这些交易条件订立合 同。 发盘在大多数情况下由供应商（卖方）发出，表示愿意按一定的条件将商品卖给买方；也可由采购方（买方）发出，表示愿意按一定的条件购买供应商的商品。 还盘指受盘人（采购方）在收到供应商发盘后，对发盘内容不同意，或不完全同意，反过来向发盘人提出需要更变内容或建议的表示。 这时原发盘人就成了受盘人，同时原发盘也相应地随之失效。 而原受盘人就成了新的发盘人。 在原受盘人做出还盘时，实际上就是要求原发盘人答复是否同意买方提出的交易条件。 “再还盘”是指发盘人对受盘人发出的还盘提出新的意见，并再发给受盘人。 在国 际贸易中，一笔交易的达成，往往要经过多次的还盘和再还盘的过程（“拉锯”）。 接受是指交易的一方在接到另一方的发盘后，表示用意。 一方的发盘或还盘一旦被对方接受，合同即告成立，交易双方随即履行合同。 在发盘的有效期内，由合法的受盘人以声明等形式表示，并发送到发盘人。 签约即签订合同。 买卖双方通过交易谈判，一方的还盘被另一方有效地接受后，交易即可达成。 但是，在商品交易中，一般都要通过签订书面合同来正式的确认。 合同经双方签字后，就成为约束双方的法律性文件，双方都必须严格地遵守和执行合同规定 的各项条款，任何一方未经对方同意，违背合同规定，都要承担法律责任。 因此，合同的签定工作，是采购谈判非常重要的环节。 如果这一环节的工作发生失误或差错，就会给以后的合同履行留下引起各种纠纷的把柄，甚至给交易带来重大的损失。 只有对签约这一环节的工作采取认真、严肃的态度，才能使整个采购谈判达到预期的理想目的。 所以，合同的内容必须与双方谈妥的事项及其要求完全一致，特别是主要的交易条件都必须订得十分明确和肯定。 合同所涉及的概念不应存有歧义，前后的叙述不能自相矛盾或出现任何差错。 时间控制 图 4－ 2 谈判 时间与注意力关系图 采购谈判的地点可能会在供应厂家的厂部、工厂现场，或宾馆、展览馆，这时谈判不应受时间控制。 而人的最佳注意力一般应保持在谈判时间的前25分钟之内，如果超过 45 分钟，人就会觉得很疲倦，无法集中注意力了。 所以，在谈判中要因地制宜，见机行事地控制谈判时间。 最好能在谈判的前 25 分钟内，将你要陈述的最重要的内容都陈述完毕，千万不要把最重要的问题放在后面讲。 而且，讲话前的铺垫要极为简洁明了、一语中的，这样不仅有利于谈判的顺利进行，同时也珍惜了谈判双方的宝贵时间。 交流技巧 耐心地倾听 不仅是尊重对方的具体表现，也是了解对方、获取信息、发现事实、探索动机的重要和必要的积极手段，是谈判中攻与守的重要基础和前提。 倾听是一种有益的谈判艺术，它给你带来的一定比你付出的还要多。 因为在谈判中采取多听少讲的策略，对于充分地洞察对方实力、扬长避短、有的放矢，都具有重大的现实指导意义。 善于倾听能完整、准确、及时地理解对方谈话的实质内容和含义。 不可只注意与自己有关的内容或只考虑自己头脑中的问题，而无意去听取对方发言的全部内容。 记笔记是集中精力倾听的有效手段。 记笔记不仅能鼓励对方发言，而且能帮助自己记忆和 回忆，更有利于在对方发言完毕后，就某些问题向对方提出询问，自己也有时间充分分析和理解对方的正确意思。 有经验的谈判人员，在谈判中能从对方的肢体语言中捕捉到许多他们所需要的信息。 例如：眼睛闪烁不定常被视为不诚实或想掩饰事实；皱眉表示困惑、不愉快、不赞成或表示关注、思索；抿嘴并避开对方的目光则表示心中有秘密不想透露；手臂交叉地放在胸前表示不愿与你接触；用脚尖拍打地面表示焦虑不安、不耐烦或心情紧张；腰板挺直表示情绪高昂、充满自信；双手叉腰表示胸有成竹等。 当然，肢体语言还会随个人性格和文化背 景的不同而不同。 有些老练的谈判人员还会利用肢体语言来故意迷惑你，可通过对方发言的内容、语音、语气、语调等综合因素进行分析和判断。 为达到某一目的，谈判时还可利用各种道具进行表演，例如：相关的图片、价格表、合同书、传真件、公司文件、计算器、演算纸、笔记本、飞机票等等。 可以通过合起笔记本暗示对方暂停谈判；拿出合同书暗示对方赶快签约；拿出返程机票暗示对方时间有限；按几下计算器，婉转地表示拒绝对方的价格等。 谈判道具的灵活运用，能使谈判人员寓其意于不言中，避免了直接论战的锋芒，使谈判得以平衡，并在 平衡中得以发展。 谈判道具并无严格的规定，任一物品都可以充当，关键在于谈判者的灵活运用，见机行事，将道具的运用与神态巧妙地有机结合起来。 优秀的谈判者很善于运用这些表演道具，信手拈来，演技熟练。 ◆迂回入题 为避免谈判过于直露，影响融洽的气氛，谈判可先简介谈判人员或本企业的最新情况，然后自然地切入主题。 ◆先谈细节，后谈原则 围绕着谈判主题，先从洽谈的细节问题入手，待各项细节问题谈妥之后，便自然而然地达成了原则性的协议。 ◆先谈原则，后谈细节 大型的采购谈判中，高级谈判人员不可能介入全部谈判， 往往要分成若干等级地依次进行，这就需要采取先谈原则后谈细节的方法入题。 一旦原则问题达成协议，细节也就有了谈判的依据了。 ◆从具体议题入手 大型采购谈判总是由具体的谈判组成，在具体的每一次谈判中，双方可以首先确定本次谈判的谈判议题，然后从这一具体议题入手来进行谈判。 ◆开场阐述 首先明确本次谈判的主题，统一认识。 简要地回顾双方以前合作的成果，展望今后进一步合作的机遇，再表明你的基本立场。 ◆让对方先谈 当你对产品的性能、价格、市场态势等信息没有十分把握时，不妨让对方先谈，然后根据对方所谈的各方 面的现实情况进行综合分析后，判断出对方在原则问题上能否与自己达成协议及达成协议的程度后，你再慎重地表达意见。 ◆坦诚相见 不但对对方想要知道的情况坦诚相告，有时还可适当地透露你的某些动机和想法，以获得对方的信赖和好感。 但要注意不能因此而处于被动，要采取有限度的坦诚。 ◆正确使用语言 谈判所使用的语言要简明扼要、有条理性、留有余地、富有弹性、措辞得体、紧扣主题，并注意语音、语调、停顿和重复。 ◆封闭式提问。 “您是否认为有必要改进你们的售后服务。 ” ◆开放式提问。 “请问您对我们的公司印象如何。 ” ◆婉转式提问。 “这种产品的功能还不错吧。 您能评价一下吗。 ” ◆澄清式提问。 “按您刚才所说，您是拥有全权与我进行谈判的，是吗。 ” ◆探索式提问。 “我们想增加购买量，您能否在价格上更优惠些呢。 ” ◆借助式提问。 “我们比较了其他供货商的价格，对该产品有了更多的了解，请您考虑能否把价格再降低一点儿呢。 ” ◆强迫选择式提问。 “按照支付佣金的国贸惯例，我们从上海供应商那里一般可得到 3%～ 5%的佣金，贵方是否同意呢。 ” ◆引导式提问。 “经销这种商品，我方利润很少，贵方可否考虑给予 3%的折扣呢。 ” ◆协商式提问。 “您看给 我方的折扣定为 3%是否妥当。 ” 不论采用何种方式，都要注意提问的时机、所提问题的连续性和留出足够的答复时间。 ◆不要彻底答复对方的提问 如对方问及产品质量，不必详细介绍所有指标，而只回答其中主要几个，造成质量好的印象即可。 ◆针对提问者的真实心理来答复 若对方问题模棱两可，含糊其词，先要探明其真实心理，然后巧妙作答。 以防让其有机可乘。 ◆不要确切答复对方的提问 当对方压价时你方可说：“价格的确是大家很关心的问题，不过我方产品的质量和售后服务是一流的。 ” ◆降低提问者追问的兴致 “这个问题容易 解决，不过现在还不是时候。 ”“现在讨论这个问题还为时过早，是不会有什么结果的。 ” ◆让自己获得充分的思考时间 不必顾忌对方的催问，而应转告对方你必须进行认真的计算或思考，你需要充分的时间进行周密的考虑。 ◆礼貌地拒绝不值得答复的问题 有些与谈判主题无关或关系不大的问题容易扰乱你的思路，不妨一笑了之。 ◆找借口推延答复 “对您所提的问题，我没有第一手资料作回答，我想您是希望我为您做详尽并满意的答复的，但这需要时间，您说对吗。 ” ◆先谈容易解决的问题，后谈容易引起争议的问题； ◆用大量的事实影响 对方的意见，在不知不觉中说服对方； ◆强调与对方立场、观点、期望的一致，淡化差异，提高接纳程度； ◆先谈好的消息，然后再谈坏的消息； ◆不断地强调合同中有利于对方的条款； ◆先听听对方的意见，再寻找恰当的时机，适时提出你的意见； ◆精心设计开头和结尾，以便给对方留下深刻的印象； ◆结论应由你明确地提出而不是由对方进行猜测； ◆多次重复你的观点，增进对方对这些意见的了解； ◆以对方习惯的能接受或易于接受的方式和逻辑说服对方； ◆不要奢望对方立即接受你的意见和建议，要事先进行巧妙的铺垫； ◆强调合作及互惠互利的可能性和现实性，激发对方在自身利益认同的基础上接纳你的意见和建议。 外商复杂心理及其应对技巧 ◆心理分析 无所顾忌地争取他个人认为重要的东西，而不太在意老板和同事的愿望。 ◆应对技巧 对进取型外商要做的是让他得到获胜心理上的满足。 ◆心理分析 关系型外商希望其带回的谈判成果不但自己而且老板和同事也认为是有价值的。 ◆应对技巧 对关系型外商要始终保持热情友好的谈判态度，不宜过于苛刻地要求他，使他很难向老板交代或 在同事面前没面子。 ◆心理分析 很想控制谈判的整个流程和内容，并把自己的意志体现其中。 带回谈判成果只要老板和同事满意就行了，没有太高的要求。 ◆应对技巧 让权力型外商负责进行谈判的程序准备，以满足他对权力的需求；让他第一个发言，使他觉得自己获得了一种特权；你方可伺机提出更多的合理要求。 国际采购谈判策略 谈判中出现分歧是很正常的事。 出现分岐时应始终保持冷静，防止感情冲动，尽可能地避免争论。 ◆冷静倾听对方的意见 当对方说出你不愿意听或对你很不利 的话时，不要感情冲动或生气地立即打断以及反驳对方，应耐心地听完对方的发言，必要时还可承认自己某方面的疏忽。 ◆婉转地提出不同意见 不应直接了当地提出自己的否定意见，这样会使对方在心理上产生抵触情绪，反而迫使对方千方百计维护自己的意见；而应先同意对方的意见，然后再作探索性的提议。 ◆谈判无法继续时应马上休会 如果某个问题成了彼此继续谈判的绊脚石，使谈判无法再顺利进行，应在双方对立起来之前就及时地马上休会，从而避免引起更进一步地僵持和争论。 休会的策略为固执型的谈判人员提供了请示上级的机会，也可借机调整双方思绪 ，以利于问题在心平气和的友好氛围中得以最终的圆满解决。 抛砖引玉策略是指在谈判中，一方主动提出各种问题，但不提供解决的办法，让对方来解决。 这一策略不仅能尊重对方，而且又可摸清对方的底细，争取主动。 这种策略在以下两种情况下不适用： ◆谈判出现分歧时，对方会误认为你是故意在给他出难题； ◆若对方是一个自私自利、寸利必争的人，就会乘机抓住对他有利的因素，。