企业招投标与采购管理实务【施小伦】

企业招投标与采购管理实务【施小伦】内容摘要：

这一项税目就算尽到责任。 点评：合同条款的各类层次，一定要搞清楚，如果有可能造成矛盾，去掉一些，效果更好。 （三）合同的风险  “霸王条款”或不平等条款 、变更、依附性条款、指定分包商、不明确或遗漏； {案例 } 很多甲方（招标方）为了保护自己，制定一些“霸王条款”，从合同的字面上虽然是有保护作用的，但是不符合合同公平原则。 所有不符合法律要求的条款，都属于无效条款。 所以，这类条款对甲方是有风险的。  合同的关键名词定义不清；  缺乏常识和对行业惯例和国际惯例的了解导致的风险；  无担保要求；  有利益冲突的代表被委以授权解决争端。 招投标阶段是采购或项目的风险概率最高的阶段，因为在这个阶段什么事情、什么风险都可能出现。 风险还没有带来实质性的损失 ，所以人们比较容易忽视风险的存在。 图 41 风险曲线示意图 {图解 } … 这个曲线图所描述的，细线（左上至右下）是说风险概率是随着采购或者项目实施过程逐渐下降的，但是风险带来的危害见粗线（右下至左上）是逐渐上升的。 所以要在前期考虑周到，通过条款、措施的制订，使将来的风险损失控制得比较好。 {案例 1} … 有个电信设备采购商，因为采购量很大，就采用招标的形式。 竞争很激烈，后来某企业以最低价中标。 中标单位的价格远远低于成本价，结果因为产品数量大，企业最后承受不了，做不下去了，直接影响了这个采购商的经营活动。 {案例 2} … 地铁工程采购通信电缆，通信电缆是用铜做的。 铜的价格在前几年比较便宜，所以投标方中标的时候，中标金额是一亿多人民币，有三四千万的利润。 到了去年交货时，因为铜的价格涨得非常快，中标方的利润就变成了几千万的亏损。 结果企业做不下去了，它就和地铁工程的招标方商量，是不是可以给予一些补偿。 招标方也有心想帮助，但是在合同里找不到相关条款，没有在市场价格变化了以后，可以做一些相应调整的条款规定。 而地铁项目这些预算，在签了合同以后，都是经过政府批准了的，找到补偿办法非常麻烦。 导致工程拖了很长时间，对双方都是损害。 点评：对风险的控制和管理，首先要有风险意识，例如，地铁项目这类的合同，要在合同中约定市场情况发生巨大变化时采用哪种补救措施，怎么控制招投标的合同风险，也就是要在前期制定招标文件的阶段就进行策划，这类策划将能有效地化解风险。 招投标的风险管理 招投标除了合同风险之外，还有很多 其他的风险。 （一）识别风险的方法和工具 识别风险的方法和工具主要有以下几种：  审查项目文档：招标文件、设计文件、进度、成本、质量要求、制约和限制条件；  风险核对表：根据历史资料由团队参与编制；  信息收集：头脑风暴法、德尔菲专家法、访谈法、 SWOT 分析；  图解法：流程图、因果分析图、影响图；  假设分析：确定不明确、不一致、不完整的假设的影响。 其中，通过风险核对表可以充分利用以往经验，如果每年都有招投标工作，当时曾经碰过的风险都有记录的话，这时就会起很大的作用。 可以核对一下这次的环 境、产品和服务，与以往有什么类似的地方，当时采用了什么方法，这样就可以在相当程度上避免风险。 还可以通过专家，或者内部一些会议来收集风险的来源，把风险源找出来。 （二）风险登记册 识别风险以后，要把风险文档化，把过程记录下来，建立风险登记册。 把风险一项项列出来，包括风险事件发生的时间、风险出现的情况以及风险产生的频率等，从而推断出风险的先兆，通知到相关的管理人员启动预防措施，能使管理更有效。 例如，在美国招投标管理机制里，中标后价格的波动由乙方（投标方）自行负责。 而欧洲和中国香港地区的机制，则是如果发生类 似事件，甲乙双方可以协商补偿方案。 如果把表格设计得完善一些，而且每一次采购都建立文档，记录过程中 有用的一些资料，然后把这些资料整理出来，就叫做风险登记册。 如表 41所示： 表 41 风险登记册样本 序号 潜在风险和问题 发生几率 先兆 可能后果 应对与防范 1 围标…… 高 … 中标价过高 招标评标管理 2 地质条件索赔 较高 … 成本、工期 合同条款 3 地下煤气和其他管线 较高 … 工期延误 资料准备 … … … … 开工条件… 中 … 纠纷、延误 界定责任 … 有可 能设计变更 中 工期、成本 责任、条款 {表析 } … 识别了风险以后要进行评估，可以采用定量或定性的办法，根据它的几率、后果和影响进行排列，再针对主要的风险设计一些应对措施，在合同条款中体现出来。 能在合同条款里解决的，或者有应对机制的，要尽可能列出来，总之，把招投标与合同管理结合起来，整个企业的采购招投标操作就会更有效一些。 风险登记册的要点具体包括以下内容：  辨别风险征兆，这是最理想的内容，可以帮助辨识风险的苗头；  风险评估矩阵和按等级排列，这是风险评估的效果；  风险分类；  风险紧迫性评估，使得应对措施做得及时；  数据质量评估。 数据质量评估是评估的一项内容。 数据怎么采集的，数据的质量如何，可靠性是否高，都要检验。 把符合这些要求的数据整理出来，建立起风险登记册，将来就可以用到招投标管理中。 （三）风险对策表 企业采购招投标可以制作风险对策表，将采购某些东西可能碰到的风险以及如何应对的办法都纳入一个表格中，使采购人一看就知道在什么情况下，可以用什么方式去应对。 或者查找以前的办法，对新问题的解决有一个启发。 风险注册表和风险对策表能够帮助企业设计一个更完整的合同条款。 表 42 项目招投标风险对策表（格式样本） 风险来源 相 应 对 策 风 险 金 来 源 不可预见 合同条款 预 付 款 投资 风险 招标文件 首次付款 支付货币 分 包 商 报 价 定价保付 赔偿限额 税收条件 收入保证 其 他 业主取消项目 ● ● 业主未按计划支付 ● ● ● 业主暂停工程 ● ● 不可抗力事件 ● ● 承包商暂停施工 ● ● 业主未按时接收工程 ● ● 业主引起的开工延误 ● 供应商引起的开工延误 ● 续表 风险来源 相 应 对 策 风 险 金 来 源 不可预见 合同条款 预 付 款 投资 风险 招标文件 首次付款 支付货币 分 包 商 报 价 定价保付 赔偿限额 税收条件 收入保证 其 他 运输问题引起的开工延误 ● ● 承包商引起的开工延误 ● ● 供应商引起的延期 ● ● ● 物价上涨预测错误 ● 汇率变化预测错误 ● ● …… ● ● ● …… ● …… ● ● 招标公告与信息发布  在指定的刊物、网站、或发布会发布，保证所有投标人得到相同的信息；  投标人要求澄清的问题，应以书面形式提出，招标方应以书面回应并同时通知其他所有投标者（但不包括问题来源）；  实行公开招标，必须在一些公开渠道把信息发布出去。 一般来说，投标人要求问 题澄清的话，应该以书面方式提出，例如招标文件有一些不清楚之处，就应该要求以书面的方式进行答复，而且回答的时候，要同时发给其他所有的投标者。 这是对问题澄清和信息发布的要求。 【自检 41】 风险文档化有什么意义。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 见参考答案 41 第五讲 企业采购招投标的规范管理（上） 询价是招投标的关键部分，这部分的关键点是过程管理。 进行规范的招投标运作，流程的管理是很重要的，假如流程管理做得不规范，不但得不到想要的东西，甚至还会招致法律的诉讼，招致企业其他方面的损失，所以在流程管理中，有几个重要步骤必须遵守。 前期准备 （一）发包规划的结果整理 发包规划过程中所涉及的一些管理程序、工作内容、要点，要整理出 来，这是第一个工作内容。 （二）组织机构、工作分解和角色责任 前期准备要有一个组织机构，因为具体的招投标有很多环节，包括准备文件、审查投标者、分析市场价格、与各部门协调等，要完成如此多的工作，责任和决策一定要明确清楚。 否则结果不一定符合目标和要求，一定要有一个组织机构做保障。 做好分解工作，责任明确到个人。 （三）管理流程、操作方式和管理办法 流程要清晰化，例如某人负责招投标管理，哪天收到标书，投标截止日期，哪个部门负责接收投标文件，投标文件接收来了以后谁签字，签完字应该交给谁，谁保管，用什么程序保管。 是不是可以利用传真，发过来怎么给它密封，等等，这些程序都要制定规则，没有规则就容易就出现混乱，所以要有管理流程、详细的操作方式以及整体的管理办法。 （四）信息保密制度、发布方式与责任人 前期准备要有制度，包括保密制度，参与的人都要遵守的要求。 结合招投标的特点设计一些管理方法，保密制度就是对信息传递的要求，即不能够传递给谁，应该直接交给谁，哪些是不能泄露的，都要定清楚。 有些信息在招标方认为是无所谓的，在投标方可能觉得非常重要，泄露出去就可能造成不公平。 所以，哪些信息必须要保密，哪些信息是可以发布的，一 定要在事前做好规定。 （五）政策、措施和纪律 为了保证执行过程中不会出现问题，还要制定和寻找到相应的政策、措施和纪律。 （六）时间的控制节点 招投标的很多工作在时间上的要求是很严格的，例如招标截止日期，什么时候开标，都要有规定，所以这些节点要控制好。 在管理流程里的前期准备中，要很明确地将其文档化。 如此多东西都要建立文档，好像很复杂。 第一次做时确实很复杂，但是建立了这一套东西，以后每一次操作就不再复杂了，因为有相当一部分是可以参照以前的，关键就是怎么建立这个体系。 对基本体系的逐渐完善，相对来说是比较 容易的。 流程管理 （一）信息发布 信息发布很容易招致投诉等问题，有的企业如果得不到信息，就认为是不公平的操作，特别是在公开招标的项目中要格外注意。 有的企业也会用公开招标的信息发布渠道，这对信息的内容和公平性都有比较高的要求。 {案例 } … 香港政府所有采购的工程项目，都必须采用公开招标的办法。 对信息发布有很严格的规定，所有公开招标的信息，都指定在一个报纸 — 香港《宪报》上刊登。 政府把所有相关的，如立法会、政府活动、人员变更、政府公告以及公开招标的信息，都在每周五的《宪报》上发布。 假如一个公开招 标，没有在那里发布，就违反了法律。 美国也有类似规定，但比较灵活，美国的公开招标只要在当地公开发行的报刊上刊登，就属于符合公开招标信息的发布标准。 国内现在也有相关的规定了，但还没有统一规定，不同的公开招标有不同的渠道。 例如广州地铁项目公开招标，它有地铁的网站，有一个招投标的信息交流中心，在一些指定的平台上进行发布。 （二）答疑 一个企业要操作公开招标，首先信息发布平台和内容要考虑周到。 信息发布以后，会涉及答疑的问题，答疑也是很容易招致投诉的环节。 答疑有一个很重要的原则，即必须以书面的形式回答。 也就是不能通过电话进行提问与答复，必须以书面形式提出问题，并盖上公司的公章，回答问题的。