交通运输部部属行政事业单位财务管理内部控制

交通运输部部属行政事业单位财务管理内部控制内容摘要：

文档复核工作中发现的所有 重要 问题，并按照以下情况对这些问题进行分类： （ 1） 财务管理内部控制未能包含 的 单位层面或业务层面的 重要 财务管理内部控制机制或财务管理 业务 ，并对控制 环节 未能进行合理的 确定。 （ 2）财务管理业务流程图未能反映实际业务操作。 （ 3）财务管理的重要内部控制 环节 缺乏明确合理的控制 要求。 （ 4）财务管理的重要内部控制 环节 缺乏明确的控制活动描述。 （ 5）财务管理的重要内部控制 环节 缺乏明确的控制职责岗位。 （ 6）财务管理内部控制文档 未能得到及时 更新。 被评价单位或部门 应 根据 评价组编制的 《财务管理内部控制文档复核结果备忘录》中列明 的问题，修订 完善 内部控制 文档记录。 3． 3 内部控制评价测试 对单位的 财务管理内部控制评价测试包括穿行测试与控制测试。 3． 3． 1 穿行测试 穿行测试 是指选择某项财务管理业务事项作为测试样本，对贯穿业务流程的所有控制环节进行检查 的活动。 穿行测试的目的在于， 在单位内部控制体系中任意抽取一笔业务事项作为样本，追踪这笔业务事项从业务流程的起点到终 14 点的全过程，以此来 测试验证财务管理业务流程及其控制环节的设计是否完整适当，实际运行是否符合设计的要求， 从而 揭示单位财务管理是否存在内部控制设计缺陷或执行缺陷。 穿行测试的工作程序如图 3—4 所示。 穿行测试应按如下原则选取样本： （ 1）样本 应该是 能够代表 所测试的财务管理 业务流程的典 型业务 事项。 （ 2）样本 应该能够 覆盖 所测试的财务管理业务流程的 所有控制环节。 （ 3）对于那些确实无法覆盖的控制环节， 应该 选取额外样本进行测试。 （ 4）对于人工控制的样本 应该 以历史数据以及文档为主，系统测试的样本应该 选择当期的样本。 评价项目组应 采用统一的《 财务管理内部控制 穿行测试文档》（参见模板 6）进行 以下 穿行测试 样本记录 ： （ 1）样本基本信息， 包括 样本涉及的财务管理业务、 涉及 的业务 或管理 部门 负责人与岗位责任人 以及测试的控制环节。 （ 2） 对选定的穿行测试样本描述 ，包括样本的具体业务事项、样本选取方法（例如随 机选取）。 （ 3） 穿行测试全过程描述 ，包括测试的业务流程顺序的各个控制环节。 （ 4） 测试中发现的异常描述 ，包括某些控制环节设计不合理或运行中未按要求进行操作的情形（如购入办公用品与采购单数量不符，没有相应的入库验收记录等） ，对于测试中发现的异常，应由 涉及 的 部门与 有关 岗位的责任人签字确认。 样本记录及 测试结论 复核内部控制评价 穿行测试样本 确定测试对象 选取样本 图 3— 4 穿行测试 工作程序 15 （ 5） 对内部控制设计完整适当性、运行与设计要求相符性的测试结论。 对于穿行测试过程中取得的样本资料应进行复印、编号，并单独存档保管。 3． 3． 2 控制测试 控制测试是指根据既定的抽样原则、方法和样本量规定，对控制 环节 是否按 照财务管理内部控制设计的要求持续有效的执行进行检查的活动。 控制测试的目的 在于， 确认 单位财务管理内部控制的各个控制环节 是否按照设计的要求持续有效执行，从而揭示单位财务管理是否存在内部控制执行缺陷。 控制测试的工作程序如图 3—5 所示。 控制测试可以采用以下测试方法： （ 1）询问。 询问控制执行人是否了解控制 环节 的控制 要求与 控制活动，在日常工作中是否实施了控制 ， 具体如何操作。 在询问中，应重点关注操作所保留的证据或所留下的痕迹。 （ 2）观察。 观察员工执行控制步骤，必要时需要其他跟进测试。 对于执行的 员工、执行的时间以及观察的结果需要进行文档记录。 （ 3） 审阅、检查控制执行证据。 首先需要获得控制执行 有关 证据（例如经审批 的文件、经复核签字的工作底稿等）；然后审阅文档记录或报告，检查是否留有控制执 行的痕迹；进而评价控制执行是否 符合规定（例如审批是否符合规定，执行 时间 是否符合规定等），判断其有效性；最后记录所获取的证据，并对选取样本 样本记录及 测试结论 复核财务管理内部 控制评价控制测试样本 确定测试对象 确定测试方法 图 3— 5 控制测试 工作程序 16 测试过程、测试结果及结论进行书面记录。 （ 4）测试执行人重新执行控制操作以验证 控制执行 是否有效。 控制测试应按以下原则选取样本： （ 1）针对每个控制 环节 独立选取样本，样本只需覆盖被测试控制 环节即可。 （ 2）必须随机选取，采用统计抽样的方法。 （ 3）避免选取穿行测试中已经测试的样本，若穿行测试中测试的为唯一样本，则控制测试可以直接确认穿行测试结果。 控制测试应按以下原则确定控制测试的样本数量与测试结论： （ 1）对于每周多次发生的常规业务，在全年随机抽取 25 个样本，且样本至少 分布于 3 个月中。 若 3 个或以上样本存在异常，则测试结论为控制失效；若 2 个样本出现异常，需增加 15 个样本进行补充测试，补充的任何一个 样本 出现异常，则测试结论为控制失效；其余情况视为控制被有效执行。 （ 2）对于发生频率介于每周一次 至每月一次的业务，在全年随机抽取 10个样本，且样本 至少 分布于 3 个月中。 若 2 个及以上样本存在异常，则测试结论为控制失效；若其中一个样本出现异常，需增加 6 个样本进行补充测试，补充的任何一个 样本 出现异常，则测试结论为控制失效；其余情况视为控制被有效执行。 （ 3）对于发生频率介于每月一次至每季度一次的业务，在全年随机抽取 3个样本。 若 2 个及以上样本存在异常，则测试结论为控制失效；若其中一个样本出现异常，需增加 2 个样本进行补充测试，补充样本的任何一个出现异常，则测试结论为控制失效；其余情况视为控制被有效执行。 （ 4）对 于发生频率介于每季度一次至每半年一次的业务，在全年随机选取2 个样本。 若任何一个样本出现异常，则测试结论为控制失效；其余情况视为控制被有效执行。 （ 5）对于发生频率介于每半年一次至每年一次的业务， 在全年随机选取 2个样本。 若 任何一个样本出现异常，则测试结论为控制失效；其余情况视为控制被有效执行。 （ 6）对于每年发生一次的业务，直接选取该笔业务。 若该笔业务出现异常， 17 则 测试结论为控制失效；其余情况视为控制被有效执行。 样本数量和测试结论的确定如表 3—1 所示。 3— 1 控制 测试样本数量与测试结论 序号 发生频率 选定样本数量 异常样本数量 补充样本数量 新异常样本数量 测试结论 1 常规业务 25 0 — — 控制有效 1 — — 控制有效 2 15 0 控制有效 ≥1 控制失效 ≥3 — — 控制失效 2 每周发生 一次 10 0 — — 控制有效 1 6 0 控制有效 ≥1 控制失效 ≥2 — — 控制失效 3 每月发生 一次 3 0 — — 控制有效 1 2 0 控制有效 ≥1 控制失 效 ≥2 — — 控制失效 4 每季度发 生一次 2 0 — — 控制有效 ≥1 — — 控制失效 5 每半年发 生一次 2 0 — — 控制有效 ≥1 — — 控制失效 6 每年发生 一次 1 0 — — 控制有效 1 — — 控制失效 18 由于控制测试的样本选取较为复杂，为更好地规划测试工作，明确责任人以及控制测试成本，在正式进行控制测试之前应该拟定《 财务管理内部控制 测试计划》（参见模板 7）。 《 财务管理内部控制 测试计划》的内容包括测试 的内部控制环节 、 测试 所涉及到的职能部门 与岗位 、 测试时间、 测试负责人 及其测试人员安排 等。 评价项目组应采用统一的《财务管理内部控制测试文档》（参见模板 8）进行 以下 控制测试样本记录： （ 1）样本基本信息，包括样本涉及的 单位层面的 财务管理内部控制机制 或业务层面 的 财务管理 业务 、 涉及的 管理 或 业务部门负责人。 （ 2）对选定的 控制 测试样本描述，包括样本的 取样方法及取样数量。 （ 3） 测试文档记录。 其中对于控制测试过程中取得的无异常样本，不需要复印留底；对于存在异常内容的样本，均需要进行复印、编号，并单独存档保管。 （ 4）计划采用的测试方法，包括询问、观察、审阅 以及测试执行人重新执行控制操作 等方法。 （ 5） 测试异常描述， 对于控制测试中发现的某些控制环节未按设计要求执行的异常情况进行描述。 对于测试中发现的异常，应由 有关 岗位的责任人签字确认。 （ 6）对内部控制运行 有效性 的测试结论 （控制有效或控制失效）。 3． 4 分析并汇总测试结果 在完成测试后，测试人员需要分类汇总被评价单位财务管理内部控制测试过程发现的全部异常情况。 测试结果汇总工作程序如图 3—6 所示。 流程测试人员分类汇 总异常情况 分类 、评级 财务管理 内部控制缺陷 财务管理内部控制评价备忘录 财务管理内部控制缺陷汇总表 图 3— 6 测试结果汇总工作程序 19 汇总后的异常情况由 内部控制 测试人员编制形成《财务管理内部控制评价结果备忘录》（参见模板 9），并需经被评 价单位或 所涉及的 被评价 内部控制 机制或业务部门 负责人签字确认。 财务 管理 内部控制评价项目负责人汇总所有 内部控制 环节 的《财务 管理 内部控制评价结果 备忘录》后，应该分析这些异常情况中属于 内部控制 缺陷的事项，将所有内部控制 缺陷进行分类评级后，编制《财务管理内部控制缺陷汇总表》（参见模板 10）。 财务管理内部控制缺陷按照缺陷的成因或来源，分为设计缺陷和运行缺陷两类： （ 1）设计缺陷是指单位缺少为实现控制目标所必需的控制，或现有控制设计不 健全 、不适当，即使正常运行也难以实现控制目标。 （ 2）运行缺陷是指内部控制设计 健全 、 适当的情况下，实际运行过程中因未能严格按照设计要求执行，例如执行人员操作不当、执行人员未获得必要的授权或缺乏胜任能力、运行时间或频率不当等，导致内部控制运行与设计不符，未能有效地实施控制。 财务管理内部控制缺陷按照缺陷 对控制目标的影响程度，分为重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷三类等级： （ 1）重大缺陷是指一个或多个控制缺陷的组合，可能严重影响单位内部控制的有效性，导致单位无法及时防范或发现严重偏离控制目标的情形。 （ 2）重要缺陷是指一个或多个控制缺陷的组合，其严重程度虽低于重大缺陷，但仍有可能导致单位无法及时防 范或发现严重偏离控制目标的情形。 （ 3）一般缺陷是指除重大缺陷、重要缺陷之外的其他缺陷。 内部控制缺陷等级根据由其导致的风险的影响程度和发生可能性确定，具体可以通过计算财务管理内部控制缺陷数值来进行认定。 财务管理内部控制缺陷数值的计算公式为： 控制缺陷数值财务管理内部=风险的影响程度财务管理内部控制风险发生的可能性财务管理内部控制 20 财务管理内部控制风险的影响程度可以从合法合规、控制措施、决策程序、内部监督、反舞弊机制、资产损失、财务信息披露、信息安全、声 誉以及缺陷整改等 10 个影响要素综合判断，每个影响要素均由低至高分为 3 三个等级，综合影响取适用要素的最大分值。 各影响要素风险影响程度的具体评定标准如表 3—2 所示。 表 3— 2 各影响要素风险影响程度评定标准 影响等级 影响要素 3 2 1 合法合规 严重违反法规，导致重大诉讼，或导致监管机构的调查、责令整顿、追究刑事责任或撤换单位管理层人员 /直接责任人员。 违反法规，导致立案调查或诉讼，或导致监管机构罚款并没收违法所得、责令限期整改、警告、通报批评。 存在违 反单位内部规定或轻微违反法规的问题，或导致监管机构的不良意见反馈。 控制措施 一个或多个业务条线缺乏书面化的制度，未明确任何控制目标和措施。 一个或多个业务条线虽有书面化的制度，但仅有目标性的描述，未明确具体的控制措施。 未根据实际情况，对一个或多个业务条线的现有制度进行实时更新。 决策程序 违反 “三重一大 ”决策程序，违反决策程序或决策程序不科学 而导致重大决策失误。 违反决策程序或决策程度不科学 而 导致重要决策失误。 违反决策程序或决策程序不科学 而 导致一般决策失误。 内部监督 管理层和内部审计机构对内部 控制的监督无效。 管理层和内部审计机构对内部控制的监督部分失效。 管理层和内部审计机构对内部控制的监督薄弱。 反舞弊机制 反舞弊机制失效而导致领导层的舞弊 反舞弊机制的失效而导致其他管理干部的舞弊。