东方香泉度假养生苑sop体系-行政部管理制度和程序(sop

东方香泉度假养生苑sop体系-行政部管理制度和程序(sop内容摘要：

g Vacation Health Garden 东方香泉度假养生苑 SOP 体系 行政部管理制度和程序 第 12 页 共 25 页 20201108 Policies Standards Procedures 政策 标准 程序 题 目 行政部经理 每日规程 部 门 行 政部 程序 ： 阅读每天的营业日报、参加每日晨会并做记录，了解 酒店 经营和管理的情况； 阅读上级部门或其他政府管理部门下发之文件，并根据 酒店 实际工作情况提出意见后转给总经理或驻店总经理批阅； 审核、修改以 酒店 名义发出的所有报告、文件，并转报总经理或驻店总经理处签发； 安排 酒店 行政总值工作； 负责总经理室召集的中层以上干部会议或其它活动的组织与安排； 审查、修改各部（室）给总经理 的报告，提出处理意见后，转送总经理或驻店总经理处； 参加每周的工作指令会议，传达、贯彻和落实会议的 精神； 起草有关重要文件； 组织本部门人员定期进行业务学习； 读重点宾客报告，审查大堂日报，掌握公关客人在店的活动情况； 1访问所有办公室接待之住店客人，并根据需要安排总经理与客人见面的时间； 1接待总经理的来访者并向总经理转达来访者的要求； 1审查接待客人通知单和接待计划，确定接待档次、饮食及住店标准，经总经理审批后执行。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 东方香泉度假养生苑 SOP 体系 行政部管理制度和程序 第 13 页 共 25 页 20201108 Policies Standards Procedures 政策 标准 程序 题 目 行政部 秘书每日规程 部 门 行政部 每天早晨应将当天有关活动内容及主要工作等通知总经理； 将当天需处理的文件、资料分类送交总经理审阅； 将当天的报纸杂志及有关剪报分类放好，并准备好总经理的日常办公用品； 按照预先安排的时间通知总经理参加有关活动； 整理、处理及口复信件（私人及机密文件由总经理亲自拆阅 ） ； 接听当日电话，做好电话记录； 协助准备各种有关营业报表； 起草各种有关文件、通知； 记录总经理口述的工作指示或资料； 处理由 行政部 寄出的函件、包裹等； 1把文件进行分类归档以便查阅； 1 将总经理所要求或感兴趣的内容进行剪辑； 1处理有关投诉，与有关部门联系解决，重大问题即向总经理报告以便及时进行解决； 1替总经理安排当日约见时间，做好访客登记、电话记录。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 东方香泉度假养生苑 SOP 体系 行政部管理制度和程序 第 14 页 共 25 页 20201108 Policies Standards Procedures 政策 标准 程序 题 目 发文管理程序 部 门 行政部 适用职务 总经办秘书、各部门文员 保证文件的正确传 达、保密、留存。 程序： 各部门应将其以 酒店 名义外发的公文、信函文稿连同“文件签发单”送至 行政部 ； 经总经理审批签发； 获准后由总经办高级文员进行登记（填写发文登记表）； 发文部门凭批件对文稿进行打印并核对； 打印后的文稿由 行政部 秘书加盖公章、封贴； 由部门内勤对正式公文进行邮寄、发送，并办理相应的签收手续； 原文稿、“文件签发单”及正式文本由 行政部 秘书进行整理存档。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 东方香泉度假养生苑 SOP 体系 行政部管理制度和程序 第 15 页 共 25 页 20201108 Policies Standards Procedures 政策 标准 程序 题 目 收文程序 部 门 行政部 适用职务 总经办秘书、各部门文员 标准： 确保文件的准确传达、保密及存档。 程序： 部门秘书（或文员）每日分两次（上、下午各一次）到总经办文件交换柜 进行来文签收，并做好收文登记； 部门文员将收文转至部门经理处； 部门经理根据来文的指示着手进行办理； 按规定日期将办理意见或结果反馈至发文部门； 部门文员将文件及办理结果按类别分别存放。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Health Garden 东方香泉度假养生苑 SOP 体系 行政部管理制度和程序 第 16 页 共 25 页 20201108 Policies Standards Procedures 政策 标准 程序 题 目 办公会议制度 部 门 行政部 适用职务 行政部经理 程序： 办公会议是 酒店 总经理对 酒店 进行管理，推行其有效经营管理的手段之一，也是管理层相沟通信息，研究、布置、检查和落实管理工作的一种重要形式。 每周召开一次 周例会 ，由总经理主持，就 酒店 的重大问题进行研究、决策； 每周召开一次总经理主持的周工作指令会，各部门经理参加检查上周工作落实情况，布置安排一周的工作任务，协调各部门之间的工作； 每天上午 8： 30 召开总经理主持的晨会，各部门经理参加，进行信息沟通分析运转中出现的问题，并提出处理办法； 每季度召开一次培训交流研讨会，总经理主持，各部门经理参加； 根据实际工作需要，总经理可临时召集专题会议； 每两周一次销售会议，由总经理主持，由营销 中心 负责汇报，要求各营业部门经理、总监参加；财务 及有关后勤部门负责人到席，讨论营营销工作及各部门配合情况，宣传推广计划等事项； 每月初一次财务 分析 会议，由总经理 主持，由财务 中心 负责汇报上月财务状况，有关部门经理参加； 每月一次人力资源分析会，由总经理主持，人力资源部经理负责汇报上月人力资源异动状况。 上述各类办公会议，由 汇报部门 负责通知、准备 ，行政部负责 记录、整理，必要时形成工作指令或会议纪要发文至各部门，使会议精神能及时下达，工作能得以贯彻落实，以便对工作的完成情况进行督促与检查；有关会议文件必要时可报送上级主管部门。 Executive Office Oriental Fragrant Spring Vacation Heal。