【最新公文】物业管理公关：五、物业公关专题活动组织技能

【最新公文】物业管理公关：五、物业公关专题活动组织技能内容摘要：

要 员、社区负责人代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士 、新闻记者等。 拟定庆典程序，一般为：签到、宣布庆典开始，宣布来宾名单、致贺词、致 答谢词 、剪彩等。 事先确定致贺词、答谢词的 人员 名单，并拟好贺词、 答谢词 ，贺词、 答谢词 都应言简意赅。 剪彩、揭牌 、 授勋 等 要 特别注意 确定关键仪式 执行 人员 ， 除本单位领导外，一般 还应邀请德高望重的知名人士。 安排各项接待事宜， 应 事先确定 好 签到、接待、剪彩、摄影、录像、扩音等有关 礼宾 服务人员。 可在庆典活动中安排 舞龙 、 舞狮 等节目，还可邀请来宾题词，以作 纪念。 庆典结束后，可组织来宾参观本组织的设施、陈列等，增加宣传 机会。 通过座谈、留言形式，广泛征求意见，并综合整理、总结经验。 二、 新闻发布会 新闻发布会 又称 记者招待会 ，是 组织 为公布重大新闻或解释重要方针政策而邀请新闻记者参加的一种 公关专题活动。 任何组织如政 府、企业、社会团体都可以举行新闻发布会 ， 它是组织与新闻界建立和保持联系的一种正规 形式 ， 是组织用来广泛宣传某一消息的最好工具之一。 由组织举办的新闻发布会，一般由组织负责人或公关部负责人直接向新闻界发布有关本组织的重要信息，然后通过新闻界把消息传递给公众。 (一 )新闻发布会 的特点 以 新闻发布会 形式 发布消息， 比较正规、隆重、而且规格较高。 在 新闻发布会 上，记者们可根据自己感兴趣的方面，以及所 关注 的角度进行提问，能更好地发掘消息。 举行 新闻发布会 比其它新闻发布的方式，无论是在深度还是广度上都更 有物业管理专业教材《物业公关》 —— 模块五：物业公关专题活动组织策划 13 优势。 新闻发布会 比其它新闻发布 方式占用记者和组织者更多的时间。 新闻发布会 所 耗费的 成本较高。 新闻发布会 对发言人和主持人的要求很高，如发言人和主持人 反应 需要十分 迅速 ，需要具备较高的综合素质。 （二） 新闻发布会 前的准备工作 论证 举行 新闻发布会 的必要性。 根据 新闻发布会 的特点，在 新闻发布会 举行前必须对所发布的消息是否重 要、是否具有广泛传播的新闻价值，以及新闻发布的紧迫性和最佳时机 进行研究和分析，只有在确认召开 新闻发布会 的必要性和可能性后，才可决定举行 新闻发布会。 选择 新闻发布会 的地点。 在地点选择 上主要 应 考虑 要给记者创造各种方便采访的条件。 如录像、拍摄的辅助灯光、视听辅助工具、幻灯、电影的播放设备等。 还要考虑交通是否方便。 选择 新闻发布会 的主持人和发言人。 由于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐深刻、甚至很棘手的问题。 这对主持人和发言人提出了很高的要求。 主持人和发言人必须对问题比较敏感、思维敏捷， 口齿伶俐， 反应快，有较高的文化修养和专业水平，否则难以胜任。 会议的主持人一般应由有较高专业技巧的人 担任， 会议发言人则应 由 企业的高级领导 担任。 若企业领导尚不能胜任，需要在会前进行必要 的培训 ，以达到 在 新闻发布会 上应付自如的能力。 准备发言和报道提纲。 首先要确定 新闻发布会 的主题，组织熟悉情况的 团队 成立专门的发言起草小组，全面收集有关资料、情报，写出准确、生动的发言稿供发言人参考。 还可写出报道 提纲，在会上发给记者做为采访报道的参考。 要 特别 注意 ， 会前应将会议主题、发言稿和报道提纲的内容在企业内部通报一下，统一口径，防止会上口径不一，在记者中引起猜疑和混乱。 准备宣传辅助材料。 宣传辅助材料要围绕主题准备，尽量做到全面、详细、具体和形象。 形式应多样，要有口头的、文字的、实物的、照片和模型等。 这些材料 的准备要根据会议主题和内容的具体要求而定，在会议举行时现场摆放或分发，以增强发言人的讲话效果。 做好 组织记者参观的准备。 新闻发布会 前后，可以配合招待会主题组织记者进行参观 ，给记者创造实地采访、 摄影、录像 的 机会，增加记者对会议主题的感性认识。 应 在 新闻发布会 前安排好将要参观的地方并派专人接待，介绍情况。 确定招待会举行的时间。 要选择好 新闻发布会 举行的时机，应尽量避开节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不能参加招待会。 物业管理专业教材《物业公关》 —— 模块五：物业公关专题活动组织策划 14 小型宴请的安排。 如果认为有必要，且财力和时间许可，可以在招待会或 开放参观活 动 后，邀请记者参加午餐或晚餐。 这是一种相互沟通的机会，可以利用这种场合融洽与新闻界的关系。 同时还可以在这种轻松愉快的气氛中，使记者在招待会上没有解决的问题，得到更为满意的解答。 择定邀请记者的范围。 邀请的记者覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到。 不仅要有报刊杂志记者，还要有电台、电视台的记者，不仅要有文字 记者，还应有摄影记者。 特别注意对记者要做到一视同仁，不能 厚此薄彼。 制作 新闻发布会 预算 方案。 应 根据 新闻发布会 的规格和规模 拟出 可行的 专项 经费预算 方案。 招待会的费用项目一般有：场租、会场布置、印刷品 、茶点、礼品、文书用具、音响器材、邮费、电话费、交通费等。 （三） 新闻发布会 的召开 程序 举办 新闻发布会 ，会议程序要安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱局面。 一般来说， 新闻发布会 应包括以下程序： 签到 应安排足够的工作人员，设立 专门的签到处，并派专人引导记者前往会场。 参会人员 要在签到簿上签上自己的姓名、单位、职业、联系电话等。 分发 资料 会议工作人员应将写有姓名和新闻机构名称的标牌发给与会记者，并将会前准备的资料礼貌地发 放 给到会的每一位 记者。 介绍会议内容 会议开始时要由会议主持人说明举办 本次 新闻 发布会 的原因， 简要交代所要公布的信息或事件发生的 经过。 主持人讲话 主持人要充分发挥主持和组织作用，以庄重的言谈和感染力，活跃整个会场气氛，并引导记者踊跃提问。 当记者的提 问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题。 会议出现紧张气氛 时，应 及时 缓和 气氛 ， 非特殊情况 不要随便延长预定会议时间。 回答记者提问 要准确、流利 地回答记者提出的各种问题，不要随便打断记者的提问，也不要以各种动作、表情和语言对记者表示不满。 对于 需要保密或不好回答的事情不要回避，而要婉转、幽默地进行反问或回答，以确保所发布的消息 准确 无误。 参观和其它安排 会议结 束后还应由专人陪同记者参观考察，给记者创造实地采访、摄影、录像的 机会，增加记者对会议主题的感性认识。 如 果有条件还可举行 酒会，以便个别记者能够单独提问， 融洽和新闻界的关系。 物业管理专业教材《物业公关》 —— 模块五：物业公关专题活动组织策划 15 （四） 新闻发布会 中的注意事项 会议主持人要充分发挥 主导 和组织作用， 使招待会始终围绕会议主题进行。 对于不愿发表和透露的 事项 ，应婉转地向记者 解释， 争取获得记者的理解。 不要随便打断 或阻止 记者的 发言和 提问，也不要以 动作、表情和语言对记者表示不满。 即使记者的提问带有很强 的偏见或挑衅 色彩 ，也不能 针锋相 对，而 应表现出 良好的个人 涵养，以平静的话语 、 确凿的 事实和 翔实的 数据 给予纠正。 遇到回答不了的问题时， 应告诉记者解决问题的途径，不可不计后果 地 随意说“ 不清楚、不知 道、不 告诉你 ” 等，避免 引起 记者的不满和反感。 所发布的消息必须准确无误，若发现错误应及时 更正。 （五） 新闻发布会 后的工作 作为一项 完整的活动 ，招待会结束之后，要及时检验会议是否达到了 预定目标和 预期 效果。 第一，搜集到会记者在报刊、电台上的报导， 进行归类分析，检查是否达到了举办 新闻发布会 的预定目标，是否由于工作失误造成消极影响。 进一步检查问题，分析原因， 并 设法弥补损失。 第二，对照会议签到簿，核实 与会记者是否都发了稿件，并对稿件的内容及 报道 倾向做出分析，以此作为未来 举行 新闻发布会 时邀请 与会者的参考依据。 第三，收集与会记者及其他代表对会议的评价和意见 ，检查在接待、沟通、提供 工作 方便等 方面的缺陷 ，以利 于未来 改进工作。 第四，整理会议记录，对招待会 组织、布置、主持和回答问题等环节的工作进行 总结， 认真 从中汲取教训，并将总结材料归档备查。 三、 赞助活动 赞助活动是由社会组织通过无偿提供物质或者承担全部或部分费用，赞助 支持某 项社会事业或社会活动，以获得一 定形象传播效益的 公关专题活动。 在市场经济高度发达的今天，赞助成为组织提高社会知名度和美誉度的重要 途径和 手段。 赞助活动也是 物业服务企业 履行社会义务的重要形式之一，即 物业服务企业 以不计报酬的捐赠方式，出资或出力支持某项社会活动或 社会事业。 通过赞助活动 ，可以 扩大 物业服务企业 的影响 ， 展示公司的实力， 树立良好形象 ，提高 社会效益 ， 增进与公众的感情沟通，赢得公众的好感。 （一） 赞助活动的基本类型 第一，赞助体育运动。 这是 赞助活动中最常见的形式。 由于体育比赛活动拥有众多的观众，而且往往是新闻媒介热衷报道的对象，对公众的吸 引力大，因此，企业通过对体育运动的赞助，可以增强对公众施加影响的广度和深度。 第二，赞助文化生活。 对文化生活 的赞助 主要 有两种形式：一种是对文化活动的赞助，如大型联欢晚会、文艺演出的赞助 ； 另一种是对文化事业的赞助，即通过定期或不定期地 赞助某个文化艺术团体 ， 如赞助拍摄与组织有关的影视片，资助文艺演出队伍，赞助文化演出活动等，不仅可以培养与公众的良好情感，而且可以大物业管理专业教材《物业公关》 —— 模块五：物业公关专题活动组织策划 16 大提高组织的知名度，创造良好的社会效益。 第三，赞助教育事业。 教育是立国之本，赞助文化教育事业，如捐资建立图书馆与实验室，设立专项奖学金、资助贫困学生 ，捐资希望工程等，既可以促进学校教育事业的发展，又可以为组织树立一种关心社会教育事业的良好形象。 第四，赞助 慈善事业。 这是组织与 社区、政府搞好关系，扩大组织 社会影响的重要途径，是组织对整个社会承担 责任的重要手段，也是组织在社会获得知名度、美誉度的重要方面。 第五，赞助学术理论研究。 这是一种高层次的、直接追求组织 社会效益和长远影响的赞助活动。 第六， 其它赞助活动。 如 赞助社会公益 和福利 事业， 建立职业奖励基金，赞助各种展览和竞赛活动等。 （二） 开展赞助的基本原则 作为一种投资行为和宣传方式， 公益赞助活动 具有较强的 政策性与技巧性，在实际操作中必须遵循 如下 原则： 社会效益原则 组织开展赞助活动的目的是树立道德人格形象，表明组织积极承担社会责任和义务的态度。 因此，开展赞助活动必须着眼于社会效益， 把社会效益放在第一位。 一般来 说，组织 优先赞助社会慈善事业、福利事业和教育事业。 合法原则 合法原则是开展赞助活动的基本要求。 第一，赞助的对象要合法，即遵守法律法规和道德规范，符合社会 和公众利益。 否则，就会给公众以“助纣为虐”之感，不仅不利于实现赞 助活动的目的，反而会损害组织形象。 第二，赞助的方式要合法。 利用赞助搞不正之风， 也会破坏组织的形象。 实力原则 赞助活动应当量力而行， 赞助经费的数额必须在组织能够承受的范围之内。 相关原则 一般来说 ， 赞助对象应 与公众生活或组织的经营内容 和服务对象相关联，以获得直接的公关 宣传效果。 （三） 赞助活动的主要工作步骤 成功的赞助活动 需要 按照 规范 程序 做好如下 工作： 做好 赞助研究 赞助研究是组织 开展赞助活动 的 前提性 工作。 如 ， 国际上 关于界定赞助对象的理论认为：赞助 对象 应当是非盈利组织；被赞助的活动和团体 要有利于本企业的生存和发展； 赞助 额度和范围 应当量力而行。 物业服务企业 的赞助活动 应从 经 营政策入手分析 公共关系目标，确定赞助 对象和赞助 目的， 企业最好能组织 专门 的 赞助委员会负责 研究并决策 ， 对赞助活动进行成本 效益分析，保证社会和组织都能获益。 制定赞助计划 物业管理专业教材《物业公关》 —— 模块五：物业公关专题活动组织策划 17 组织要在赞助研究 的基础上制订赞助计划。 赞助计划的内容应该具体、翔实 ，对赞助的目的、赞助的对象、赞助的形式、赞助的费用预算、赞助的具体实施方案等都 应 有所计划，防止赞助规模超过组织的承受能力。 审核评定赞助项目 每次开展 具体 的赞助活动，都应由组织的高层领导或赞助委员会对赞助 提案和计划逐项 进行 审核评定，确定其可行性、具体赞助方式、款额和时机。 实施赞助方案 组织应派出有经验的专业公关人员去 实施赞助方案， 并 尽可能扩大赞助活动的社会影响。 同时，应配合采用广告和新闻传播手段 辅助赞助活动。 测定赞助效果 赞助活动结束后，组织应 对照 赞助方案 ，测定实际 的公关效果。 测评过程包括检查、收集。