会计信息系统及其课程设计第九章存货核算与管理系统

会计信息系统及其课程设计第九章存货核算与管理系统内容摘要：

文件 存货结存文件用来存放所有存货的收、发、结存数据。 为存货总账、明细账以及各种存货分 析提供信息。 存货结存文件的结构如表 9 3 所示。 表 9 3：存货结存文件的数据结构 说明：存货结存文件是比较复杂的文件，它的设计要考虑到企业所采用的存货成本核算方法。 如果按照计划成本核算，上述结构中的本月期初单价、本月结存单价两字段可以删除，因为收发存货的单价是计划单价，既可以从存货档案文件中 获取，也可以通过金额除以数量计算得到。 如果按照实际成本核算，存货成本计算方法又分为加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出和个别计价法，下面分别讨论不同计算方法下，存货结存文件的设计和存储策略。 ① 加权平均法。 加权平均法是在期末将本月收入数和期初结存数加权平均的计算方法。 采用这种方法，只有期末才需计算出结存单价，并对出库存货进行计价。 存货结存文件的结构既可以采用上述结构，也可以从节省空间的角度考虑，将本月结存数量、本月结存金额、本月结存单价字段省略掉，通过以下计算得到所需的数据： 本月结存数量＝本月期初数量＋本月收数量－本月发数量 本月结存金额＝本月期初金额＋本月收金额－本月发金额 在加权平均方法下，存货结存文件中一种存货占一条记录。 ② 移动加权平均法。 采用移动加权平均法，每购进一批存货，就要重新计算一次结存单价。 每领用一次存货，也要按当时的结存单价计算发出存货的实际 成本。 所以，采用上述存货结存文件结构能够满足核算要求。 该文件中一种存货占一条记录。 每发生一笔入库业务，先按下列公式计算结存单价： 用结存单价的值更新本月结存单价字段后，再更新本月结存数量和本月结存金额字段的值。 ③ 先进先出法。 采用先进先出法，先购进的存货先领用。 入库时，如果入库的第二批、第三批存货价格不 同，则要用两个或三个单价计价，即逐笔登记存货结存单价、结存数量和结存金额；出库时，按照先进先出的原则，逐笔登记存货的发出和结存单价、数量和金额。 上述存货结存文件的结构能够满足先进先出计算法的核算要求， 其存储策略使得一个存货可能有多个结存单价、结存数量。 因此，一个存货可能有多条记录。 ④ 后进先出法。 采用后进先出法是后购进的存货先领用。 入库时，如果入库的第二批、第三批存货价格不同，则要用两个或三个单价计价，即逐笔登记存货结存单价、结存数量和结存金额；出库时，按照后进先出的原则，逐笔登记存货的 发出和结存单价、数量和金额。 上述存货结存文件的结构能够满足后进先出计算法的核算要求，其存储策略与先进先出计算法类似。 ⑤ 个别计价法。 采用个别计价法是以某批存货入库时的实际单位成本作为该批存货发出时的实际成本，即发出某批存货要根据该批存货入库时的实际单位成本计算。 这样每批存货的代码应不同，以便确认入库的批次。 存货结存文件的结构既可采用上述存货结存文件的结构，也可以从节省空间的角度考虑去掉本月期初单价、本月期初金额、本月期初数量字段。 其存货方式是一批存货占一条记录。 入库单文件 入库单文件的作用。 入库单文件分为临时入库单文件和入库单文件。 临时入库单文件用于存放采购子系统传入的采购入库数据或通过入库单录入模块输入的入库单。 该文件中的入库单经过检测后，正确无误的入库单转储到入库单文件，错误的入库单仍然存储在临时入库单文件中，等待修改。 入库单文件为存货总账、明细账、自动转账、存货分析等提供信息。 临时入库单文件结构如表 9 4 所示。 表 9 4：临时入库单文件的数据结构 入库单文件的结构与临时入库单文件结构基本一致，不同之处是将处理标志改为转账标志，用来表示该入库单是否已生成机制凭证，如果已经生成机制凭证，则该字段值为 “T”。 入库单文件既可一个月一个文件，也可以一年采用一个文件。 为了方便存货的核算和管理，可以将入库单分为： ① 采购入库单。 对于工业企业，采购入库单一般指采购原材料验收入库时，所填制的入库单据；对于商业企业，一般指商品进货入库时，填制的入库单。 无 论是工业企业还是商业企业，采购入库单是企业入库单据的主要部分，因此在本系统中，采购入库单也是日常业务的主要原始单据之一。 ② 产品入库单。 产品入库单是指工业企业生产的产成品、半成品入库时，所填制的入库单据是工业企业常用的原始单据之一。 ③ 其他人库单。 其他入库单是指除采购入库、产成品入库等形式以外的存货其他入库形式所填制的入库单据，如盘盈入库、调拨入库等。 如果将入库单分成三类，那么其存储策略是：一种方式可以对原入库单文件结构进行适当的修改，形成新的入库单文件；另一种方式，分别对三类 入库单建立三个入库单文件，分别存放不同类别的入库单。 入库单文件组织方式按日期建立顺序文件。 出库单文件 出库单输入系统后先存于临时出库单文件中，经过检测后，正确无误的出库单转储于出库单文件，错误的出库单仍然存储于本文件中等待修改。 出库单文件为存货总账、明细账、自动转账、存货分析等提供信息。 临时出库单结构如表 9 5 所示。 表 9 5：临时出库单文件的数据结构 出库单文件的结构与临时出库单文件结构基本一致，不同之处是将处理标志改为转账标志，用来表示该出库单是否已生成机制凭证，如果已经生成机制凭证，则该字段值为 “T”。 在出库单文件中设置部门和用途字段的意义。 如果存货是材料而非产品，那么这两个关键字段组合就决定了相应的项目费用，即不同的部门、同一部门的不同用途所领用的存货要计入不同的成本费用项目，这也为正确地生成会计凭证提供了依据。 这种对应关系如表 9 6 所示。 表 9 6：部门代码与用途代码的组合 出库单文件既可一个月一个文件，也可以一年采用一个文件。 按日期建立顺序文件。 三、存货子系统功能结构 存货子系统一般可以划分为初始设置、出入库单据处理、记账与计算、期末处理、账表输出、统计分析、系统服务等七个功能模块。 每个功能模块又可以继续划分为若干个功能模块，直到每个功能模块都能够表示 相当独立的功能为止。 存货子系统功能结构图如图 9 7 所示。 图 9 7：存货子系统功能结构图 案例分析 沃尔玛全球采购中的信息化管理 国加入 WTO 后， 国外大型零售业加快进入我国市场的步伐， 以收购、兼并、整合的方式进入中国的零售业。 短时间内， 我国的许多零售企业受到不同程度的影响， 普遍出现年销售额 和利润下降。 少数零售企业更是陷入了经营困境， 甚至因无法生存而遭淘汰。 零售企业如何扭转目前令人堪忧的现状 ? 根据我国加入 WTO 的承诺， 在入世的第三年将全部取消零售业对外资特许经营的限制， 国家为保护国内零售商业发展的缓冲期限已经逼近。 如何迎接面临的机遇与挑战已经成为零售企业必须认真思考和解决的急迫课题。 为尽快地融入国际和国内电子商务的大环境， 零售商可通过供货商的产品信息发布平台获得产品的最新信息， 然后通过交易平台实现网络下单， 明确采购商品的名称、型号、尺寸、花色、数量和价格等信息。 生产商可以根据订单做到按需生产和发货。 销售商的销售信息会通过网络很快反馈给生产商。 监控供应链每一个细节的商业数据变化， 是任何一个企业经营者都不能忽视的问题。 可以说为了最大限度地满足消费者的需求， 零售业必须构建一个庞大而又敏感的有机反应系统。 基于这样的信息系统平台， 生产上不仅能够做到零库存， 还可以及时调整产品方向， 适应市场的不断变化， 以便能够给消费者提供最合适的商品。 一、物流信息化的涵义 物流信息化， 是指利用电子信息手段， 尤其是利用互联网技术完成物流全过程的协调、控制和管理， 实现从网络前端到最终客户端的所有中间过程服务。 具体地说， 物流信息化是一个整合性物流管理平台， 它将产、供、销各个环节中的信号、数据、消息、情况等通过信息技术， 如条码技术、电子数据交换技术、全球定位系统、射频技术、地理信息系统等， 进行系统的智能采集和分析处理， 并配合决策支持技术， 对企业物流系统中涉及的各个流通环节及部门进行有效的组织和协调， 从而实现企业物流管理和决策的高效率和高质量，进而降低物流成本。 物流信息化主要表现为物流信息的商品化、物流信息收集的数据化和代码化、物流信息处理的电 子化与计算机化、物流信息传递的标准化和实时化、物流信息存储的数字化， 开创了配送优化调度、动态监控、智能交通、仓储优化配置等新型的物流管理技术和物流模式。 随着我国大型连锁零售企业的规模化跨区域发展， 信息技术的应用广度与深度不断扩大， 经营者开始考虑这样的事情 : 如何与供应商共赢、如何培养忠实的消费群、如何用数据为企业的未来经营提出决策指导 ?在连锁经营的推动过程中如何建立可复制的经营模式 ? 等等。 因此零售业信息化已不再局限于企业内部的进销存管理， 开始关注于影响它的两大客户 : 供应商及顾客。 连 锁化的推行更使这些业界的管理者们认识到信息化不仅仅是硬件与软件的集成， 借助系统管理者们推动的是他们的管理模式， 软件不仅仅给应用者带来效率， 还承载着管理规范化的重任。 这时的信息系统已不再是简单的 MIS 概念了， 它代表的先进的管理思想， 担负的流程标准化的重任， 于是商业ERP( Enterprise Re sourse Planning) 应运而生。 高端商业 ERP 最大的价值是通过软件将管理流程及管理规定固定在系统中， 对每一个应用者而言是一个可重复的、在受控操作下可达到处理全部工作流目标的智能工 具。 其需求表现主要在于 : 多业态、跨区域、非对称信息化的网络集成、产品集成和应用集成。 二、物流信息化在零售业的应用 ——— 沃尔玛全球采购中的信息管理 物流信息化提供了一套先进的、集成化的现代物流管理系统， 通过对发货仓库和在途的库存量进行及时监控、对运输货物在途状况进行追踪查询、对物流运送各个环节实行自动报警机制并提高整个流程自动化程度， 有效地实现系统之间、上下游企业之间以及资金流、物流、信息流之间的无缝连接。 更好地协调生产与销售、运输、储存等各环节的联系。 优化供货程序、缩短物流时间及 降低库存， 提高资金周转率。 在物流信息化的推动下， 当今国际零售业不断扩大， 尤其是连锁经营迅速发展， 出现了流通广域化、店铺复数化、商店规模大型化以及商品构成多样化的现象。 相应地， 物流环节成为连锁经营能否成功的关键因素。 各大零售企业构筑自己富有效率的物流系统从事商品的调达、分拣、加工、在库管理和进出货业务。 在软件上， 推进联网化、条形码标签的导入及账单等物流手续的标准化。 在硬件配置上， 推动分拣、检查业务过程的自动化与机械化， 以实现商品配送的计划性与集约化， 削减流通成本。 美国沃尔玛 1996 年进入中国， 截止 2020 年底总投资达到 11 亿元人民币， 在我国共开设了 19 家门店，平均每家门店 万平方米， 2020 年平均每店销售额约 3 亿元人民币， 平均毛利率为 %。 沃尔玛计划 2020 在中国再开设 7 家新店， 使在中国的连锁店总数将达到 35 家。 在以后 5 年内在中国开门店 50 家， 每年在中国采购超过 100 亿美元的商品。 在沃尔玛全球采购中心， 从第一次接触供应商到售后退货的处理完毕， 一个完整的全球采购流程需要涉及多项针对供应商的考核和协作。 从全球采购中 心现行的信息管理系统可以发现， 先进的信息技术在供应商的管理方面发挥了强大的功效。 首先， 沃尔玛全球采购中心收集了丰富的市场信息和产品信息， 这样就使得供应商的选择更加具有目的性和针对性。 在与沃尔玛全球采购中心合作之前， 供应商需要提供一份供应商基本状况表给采购中心的数据库保存。 这个表的信息为供应商的选择带来了方便。 其次， 供应商可以通过零售链接实时了解到自己的产品在沃尔玛各个商店的销售情况， 达到供应商的自我管理。 通过这个系统，供应商可以查询到自己的产品在每个商店、每个时段 ( 最细可以查到日销售 ) 、每个 款式的销售情况， 并且可以将这些情况定期生成报告传给供应商， 甚至可以了解到其他供应商产品的相关信息。 当供应商发现自己的商品快要缺货时， 还可以向采购员发出提醒订货的通知， 化被动为主动。 这种宝贵的市场信息不仅可以帮助供应商有效控制库存和生产节奏， 也给供应商开发新产品和调整产品战略提供了依据。 再次， 通过对供应商数据的跟踪和总结， 沃尔。