[能源化工]电网公司物资管理信息系统数据清理方案v

[能源化工]电网公司物资管理信息系统数据清理方案v内容摘要：

同签订方信息收集表”进行收集，完成信息收集后，由 康 拓普统一导入系统。 业务数据 期初库存数据 期初库存收集工作主要是物资管理信息系统 上线 前 ，在指定的 9 时间截止点统计各类物资的库存情况。 为了保证库存清理工作的顺利进行，确保清理后数据的准确性和可用性，各单位要保证盘点的及时性和准确性。 期初库存数据清理工作分两期开展 ： 第一期 库存物资 及库存类型清理 期初库存 清理第一期工作，实现库存现有物资 品类 清理 以及按公司库存类型 （ 闲置物资、在建工程物资、备品备件、报废物资 ）进行归类。 工作步骤如下： 1） 公司 各单位 组织相关人员对现有仓库 物资品类及规格 进行 清理 ，按照“库存 物资品类及规格 收集表” 要求 进行 清理 ，目标做到收集表中物资 品类 、规格型号 唯一 ， 提交公司推进工作小组 ，由业务支持和技术支持组按照公司标准品类进行转换 ； 2） 公司各单位 组织相关人员对现有库存物资按照 网 公司库存类型（ 闲置物资、在建工程物资、备品备件、报废物资 ）进行归类整理。 鉴于数据清理的工作量和难度， 公司 各 单位 应 在 6 月初 项目牵动前 开始 进行 第一期 清理 工作。 第二期 库存盘点，结清实际库存，做到账实相符 在系统上线前 1 个月 封帐 盘点 ， 盘点库存结果与财务部门 进行库存余额核对并进行盘盈盘亏，做到账实相符 ，形成系统上线前的期 初库存。 盘点后的期初库存数据经物资部、财务部核实后，由 康拓普 实施组导入 公司 物资管理信息 系统。 10 在封帐期间如有出入库物资，需要做好手工单据，待系统上线后 补录相关系统手续。 在途需求及采购信息 在途需求及采购单据主要包括： “ 已申购未进入采购环节的物资 ” 、 “ 进入采购环节的物资 ” 、 “ 已签订合同未全部到货的物资 ” 、 “ 已完成到货未付款的合同 ”。 对以上几种在途需求及采购信息 的数据清理建议以下： 1） 公司 在上线前设定需求计划上报截止日期，如需紧急采购的物资，请做好线外记录，等上线以后补录需求计划，并完成采购过程。 2） “ 已申购未进入采购环节的物资 ”指 在公司物资管理信息 系统上线时未进入采购计划的需求申购物资。 对该类物资，如果是 二级物资需求计划 由 公司 各单位 负责收集，并组织相关人员将收集到的数据录入到公司物资管理 信息 系统 ；如果是 一级物资需求计划 ，由于该部分需求计划已经 在 系统 填报 ， 由 康拓普 实施组从 网 公司物资计划数据库迁移到 云南电网公司 物资管理信息系统 ， 重走 需求计划 上报流程。 3） “ 进入采购环节的物资 ”是指上报的需求计划已经完成采购计划编制，但未完成合同签约的需求物资。 该类物资 需 按原有业务模式 全部完成采购审批及合同审批签约流 程。 合同到货时，由分省公司或地市级物资部门填写“特殊入库单”或者“特殊现场到货单”进入公司物资管理信息系统。 4） “ 已签订合同未全部到货的物资 ”是指已经签订合同，但未 11 全部到货的合同。 该类物资 由分省公司或地市级供电局物资部门填写“特殊入库单”或者“特殊现场到货单”进入公司物资管理信息系统。 5） “ 已完成到货未付款的合同 ”是指货已到，但 未完成采购付款的合同。 清理该类合同，在系统外完成付款工作。 注意事项 公司 标准品类 收集 的完整性 因 公司标准品类 的分类及对物料特征值的细化，使 用标准品类会有较长的适应时间 ，在 数据清理期间 ， 公司 各单位 单位 系统各级使用人员 需要充分熟悉 网 公司标准品类编制 的构成思路、物料内容、使用方法。 在 上线前 能够全面结合库存、在建工程材料清册 考虑 标准品类 的完整性， 协助公司建立较为完善的标准品类数据库，上线后尽快熟悉公司标准品类 ，避免在上线初期出现因 网 公司标准品类 与现有物资无法匹配，导致 影响业务流转的问题。 物资 账（ 库 存 余额 ） 与财务账 一致性 为保证 上线前物资账（库 存 余额 ） 与财务账完全一致，要求公司 各 单位的 财务部门 必须 在规定时间内处理完物资部门 在封帐前提供的 出、 入库单据，物资部门在这 段时间内也不能做任何出入库业务。 如出现 物资账（库 存 余额 ） 与财务账不一致情况，需要在业务数据的期初库存数据清理结束时 解决， 达到 物资账（库 存 余额 ）与财务账完全一致。 12 物资已到未办理入库 如果存在货物已收到，但是因发票未到，未办理入库的情况，在库存盘点时要注明此情况，以免发生账实不符的情况。 借条等单据清理 在库存盘点前进行借条等单据清理工作。 13 7. 清理计划 为了实现相关 公共 数据、 基础 数据和 业务数据 进入公司物资 一体化 信息系统，保证系统上线的里程碑进度要求而制定数据清理计划。 各数据项的完成 情况，只能早于该结束日期但不能晚于该结束日期。 数据清理培训计划 序号 工作任务 工作人员 计划开始日期 计划完成日期 1 开展物资品类培训班 康拓普 实施人员 2020615 2020615 2 开展数据清理培训班 2020615 2020615 数据清理总体计划 序号 工作任务 工作人员 计划开始日期 计划完成日期 1 公共数据（组织机构信息、系统用户、角色与权限）收集整理、审核、导入系统。 业务支持小组和技术支持小组负责 ；康拓普 协助收集 、整理，并导入系统 2020620 2020722 2 基础数据（供应商、项目信息、仓库及仓位信息、合同模板）收集整理、审核、导入系统 推进工作小组 、业务支持小组和技术支持小组负责 ； 康拓普 协助收集整理，并导入系统 2020620 2020722 3 公司现有库存物资收集、转换。 推进工作小组、业务支持小组、技术支持小组负责， 康拓普 协助收集、转换。 2020620 2020726 4 公司的业务数据（期初 公司及所属单位的 202081 2020815 14 库存数据、在途需求及采购信息）收集整理、审核、导入系统 推进工作小组负责； 康拓普 协助收集整理，并导入 系统。 数据清理详细计划 序号 工作任务 工作人员 计划开始日期 计划完成日期 1 部门信息收集、整理 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 2020620 2020722 2 用户信息收集、整理 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 2020620 2020722 3 用户权限收集、整理 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 2020620 2020722 4 供应商信息收集、整理 推进工作小组、业务支持小组 和技术支持小组负责 2020620 2020722 5 仓库、仓位及货架信息收集、整理 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 2020620 2020722 6 库存物资品类及规格收集、整理 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 2020620 2020722 7 库存物资品类及规格转换 业务支持小组、技术支持小组负责，康拓普协助 2020620 2020722 8 项目信息收集、整理 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 2020620 2020722 9 合同签订方信息收集、整理 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 2020620 2020722 10 公共数据、 基础数据初始化到物资一体化信息系统 康拓普 2020723 202081 11 公共数据、 基础数据初始化审核 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 202082 202089 12 期初库存收集、整理 推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责 2020627 202081 13 业务数据初始化到物资一体化信息系统 康拓普 202081 2020810 14 业务数据初始化审核 公司及所属单位系统推广工作小组 2020811 2020815 15 部门信息收集、整理 系统中用户 必须 属于某一个部门， 要求 在初始化用户信息时， 必须 有相应部门信息。 收集部门信息应注意如果是 县区级局 单位，必须在备注中说明是否下属子公司。