[经管营销]物资采购供应管理办法修改版

[经管营销]物资采购供应管理办法修改版内容摘要：

量证明、检验及报告以及应报验的其他资料； 7．对制造过程进行检验，做好记录。 及时汇报进度、质量情况 ，提交周、月报； 8．对储运设备防护、包装、储存、安装、装箱进行监督，标识清楚正确，附件齐全； 9．签发产品质量证明书。 第 三十 二 条 严格按照公司的 QHSE 管理体系运行，执行《采购管理 程序》、《产品监视与测量控制程序》、《不合格品控制程序》和《 预防措施控制程序》等。 执行物资采办质量控制主要包括采办质量管理机构及职能、供方的选择及考核、合同评审、重要物资验收 20 （检验）指导书编制、驻厂监造、 装卸、运输、包装与储存成品保护措施、不合格品控制、纠正与预防措施、质量记录等。 第 三十 三 条 自购物资质量控制执行《西气东输 管道工程承包商自购物资质量管理办法》 和《中国石油天然气与管道分公司建设项目承包商自购物资采购管理办法》。 第三十 四 条 重大物资质量问题，提交公司质量安全环保处进行调查、分析、研究和提出处理建议，采办处负责问题的处理解决，并将处理结果反馈质量安全环保处。 第三十 五 条 物资采购质量事故处理参照《中国石油西气东输工程质量事故管理暂行规定》。 第三十 六 条 物资出入库的质量控制和质量问题索赔执行物资仓储管理办法。 第 十一 章 物资仓储管理 第 三十 七 条 物资交接程序 1．订货物资交货前 (进口物资为到港前 )采办处 依据合同指 定的地点向供货单位下达 物资 调拨 通知单 ，作为供方的发货依据。 2．物资供应厂商、进口代理商及现场供应服务商在发货时应与承运单位办理交接手续，并在物资起运或移交当日，根据实际发货情况发出 “ 物资 交 货通知单 ”通知采办处和收货方（ 以下简称 仓库）， 供货方应将 将二套完整资料在货物到达目的地前递送至 仓库 （一套）和采办处（一套）。 完整资料应包括：质量证明书、交货明细、磅码单、合格证等。 21 3． 仓库 应根据物资承运部门的到货预报和运输提单，及时向承运 单位 办理 物资交接手 续，并根据货单认真检查车封、货物是否完好。 如发现包装损坏、短缺等 情况，要会同供货方、承运人当场分析原因，做好有关商务记录由各方签认，并及时通知采办处。 对物资接收与卸货应及时准确。 在卸货时供货方 (或其代理人 )与 仓库 人员应同时在现场监卸。 对装卸有特殊要求的大件物资、设备等，在卸货前，供货方应向 仓库 提出安全要求和注意事项，明确有关事项，如损坏物资，当场做好记录，明确责任，由事故责任方签认。 卸货时供货方 (或代理人 )未能及时到达现场，应以 仓库 签认为准，供货方对签认结果应予以接受。 在物资卸货完成后，供货方 (代理人 )与 仓库 应同时对所到货物逐项逐件核实名称、规格、型号、 数量等，双方认真做好物资交接记录。 6． 仓库 在整批卸货完成后当日在“物资到货通知单”上填写实收数量并签字加盖公章确认，对交接中的问题应加以简短说明，两日内将“物资到货通知单” 传至采办处。 第 三十 八 条 物资验收入库程序 入库 验收准备工作。 主要包括 :相应的检验工具、装卸工具的准备，确定存放位置、堆码方法及苫垫材料等。 2．验收职责的划分 （ 1）进口物资从港口提货发运前对数量及外观的验收由进口代理商负责。 （ 2）委托加工用的原材料到达加工厂后由加工厂负责验收。 22 （ 3）到达 仓库 的物资由 仓库 负责验收。 （ 4）进口物资商检由进口代理商负责组织在进口口岸的商检机构或目的地商检机构进行检验。 3．验收程序 （ 1） 仓库 在物资到货后应对供货方提供的质量证明资料等进行查验，确保资料齐全并符合要求。 （ 2） 仓库 在依据供货方提供的质量证明资料及发货清单对实物进行验 收 ，并按规定做好物资 验收 记录。 （ 3）需对到货物资进行理化性能复检时，由 仓库 按规定要求进行取样，及时送到有关具有相应资质的检验机构进行检验并取得检验报告。 （ 4）经验收合格后， 仓库 通过 ERP 系统 填写“物资验收确认单”并由 仓库 稽核 人签字确认 （ 5）经验收发现到货物 资有质量、数量等方面的问题， 仓库 应对实物 的 不合格项目 做出标记 和进行 详细记录 ， 货物 暂在其他地方存放，并报采办处 进行处理。 （ 6）一批货物中部分有质量问题， 仓库 可先将合格部分办理入库手续 ,对不合格的物资另行妥善保管以待处理。 （ 7）对于验收合格的物资，在保管期间发生的损坏、丢失由 仓库 负责。 4． 验收依据 仓库 对到货物资进行验收的依据为物资采购合同、相应的技术条件、标准及相关规范、标准。 5. 核对资料 验收物资前首先应核对资料，熟悉有关技术标准，明 23 确检验项目。 验收前应核对如下资料： （ 1）供方发货票、质量证 明书、说明书、图纸、检验单、装箱单、磅码单等； （ 2） 供方交 货通知单（ 或其他到货依据） ； （ 3）承运部门的运单及货运记录； （ 4）有关技术标准； （ 5） ERP 系统的内向交货通知 单 ；。 包括质量检验和计量检验。 （ 1）质量检验主要内容有：外观质量，检验外形尺寸、标记，核对技术标准、图纸及公差范围。 内在质量，根据质量证明书、合格证等对照技术标准检查物资是否达到要求，如有规定要求 ,还应进行有关性能复验或专项检验，并取得相应试验数据。 （ 2）计量检验： 计重物资一律按净重计算。 计件物资按件全部清点；按理论 换算者按检尺换算计量。 所有计量检验器具须通过国家计量管理部门进行年检。 7. 物资入库验收手续 （ 1）供货厂商在货物发出后，开出货物的发票附代垫运杂费和收货方的物资验收确认单等资料并做出费用清单，交 采办处 （管理处）材料核算人员。 （ 2） 采办处（管理处） 材料核算人员 对票据审核，主要内容包括：对照是否与签订合同相符，按规定应计入费用是否齐全，经审核无误后， 办理资金的结算手续。 （ 3） 采办处（管理处） 材料核算人员 负责对所有票据进行审核，主 24 要包括：费用项目是否齐全、票据是否符合要求、各责任人是否签字确认等。 审核无误 后在 ERP 系统上做 “预制发票 ” ,并打印 “ 预制发票清单 ”连同“ 物资 验收确认单”转财务 部门 处核销。 （ 4） 仓库 （ 中转站 ）应对产品说明书、图纸、合格证、质量证明书等技术资料建立技术资料登记台账，专人负责，妥善保管，并按西气东输管道公司档案管理要求定期移交归档。 ， 执行物资索赔及事故处理程序。 第 三十九 条 物资的保管与保养 ，结合仓储条件进行。 其基本要求是保质、保量、保安全。 ，合理堆码、定位编号、上 盖下垫，物资摆放实行“四号定位”、“五五摆放”、“三线一面”。 ，经常检查，随时发现问题并采取相应防护措施，确保储存物资的质量，并填写物资维护保养记录。 对易燃易爆等危险品应单独储存，定期检查。 对储存温度、湿度、防尘物资有特殊要求的物资设专库专柜保管。 仓库保管岗应加强库房管理，除保管员和仓库专项检查人员外，其他人员不得进入库房和接触存货实物（大型、重型物资出入库除外）。 仓库 （ 中转站 ）必须设置保管收发存明细 台 账，以记录物资的收、发和结存动态。 （ 1）账本的设置按物资的大类分别建立。 （ 2）记账的依据：入库验收单、报损单据、调拨单（发料单）等规定的收发单据，不准无单据记账。 25 （ 3）记账的要求：保管明细账必须日清月结，做到账、卡、物 及ERP 系统帐 对口。 账卡及票据严禁涂改，如需修改必须经稽核人员和业务主管同意 并签字 方可进行修改。 稽核统计人员每月对库房的单据、台帐和记录进行稽核，并签字盖章确认。 第 四 十 条 存货盘点 按照物资管理工作的要求 ， 仓库 应每月对库存物资进行盘点。 检查库存物资的盈亏数量及储存物资的质量，发现问题及时处理。 存货盘点要按照有关 要求填报 材料物资核对明细表和器材 盘点表。 ：物资名称、规格型号、账存、实存、盈亏、报废（损）等内容。 2． 建立存货盘点制度，库房保管人员对库存物资按月、季、年进行盘点，并做好物资盘点记录 ， 季、年度材料物资核对明细表和 盘点表要上转采办处材料核算岗核对并留存。 3． 仓储部门保管岗位进行实物数量分类保管和核算， 及时 将存货 出、入库登记入 账。 每月 仓库 保管员将存货收发存数量与 ERP 系统 核对，登记 材料物资核对明细表 ， 对存在的收发存数量差异找出差异原因并 提 出处理意见。 4． 对库存物资盘点中发现有 盘 亏、锈 蚀、过期、破损等情况要及时上报采办处，说明原因、提出整改措施和报废报损申请，采办处将情况汇总后，向 仓库 发出处理意见，对于报废报损的物资由采办处向公司财务处提交报废报损申请和建议，经两部门负责人审核后，报公司主管领导审批后执行。 对于存货由于技术淘汰因素，须以书 26 面报告提交给采办处，待同意批复下达后，方能进行报废、降价和代用等形式的处理。 5． 采办处 和地区管理处采办岗 按月、季、年对物资收、发、存进行统计， 及时与财务部门核对存货资金动态 ,按时 将材料物资核对明细表（分大类资金） 报送财务处。 6． 采办处成立存货盘点检查 小组， 由 公司财务处人员参加，每季度不少于一次对各 仓库 进行存货盘点和 仓库 管理检查，发现问题及时纠正和解决处理。 采办处综合管理人员和结算人员作为公司存货盘点小组成员，根据实际情况需要可以有选择性和有针对性的不定期的进行存货盘点。 检查人员和 仓库 在存货核对记录上签字确认。 仓库 存货盘点表应由保管岗和 仓库 主管签字确认，采办处及盘点小组编制的存货盘点表由仓库负责人、采办处及 财务处 人员签字确认。 第 四 十 一 条 物资调拨及出库 1．物资发放原则：物资发放必须有 出库 领料 单 （发料单）；所发放出库的物资必须是经验收合格的物资 ,如须检 验应进行严格的检验，无检验手段的情况下可委托有资质的检验机构进行检验，并索取检验报告；遵循“先进先出”的原则。 （ 1）领用单位（施工单位、维抢修单位及其他使用单位）根据工程进度及需用量编制实际物资需用计划，经业主有关部门审核后，采办处或其代理机构依据工程量 ， 核定材料、设备用量，开据物资 领料 通知单， 除直达现场料外， 领料单位凭单到指定的 仓库 领料。 （ 2） 仓库 依据 领料 通知单开物资 领料 单（发料单）发料。 ①核对出 27 库凭证，主要包括审核发料地点、品种、规格型号、数量等，并对单据签字（章）核实无误后才能进 行发料；②按 先进先出 的原则进行备料；③备料后应对单据、随物资料、包装等进行复核；④经复核无误后由 仓库 保管人员向提货人或代运人办理交付手续，有关交接人员在发货清单上签字确认；⑤发货后 仓库应 及时下账。 3．物资调拨 （ 1）采办处根据物资资源及需用情况向 仓库 出书面 “ 物资 领料 通知单 ” ，仓库 以此作为备料及开具物资 领料 单的依据。 （ 2）领用单位负责到 仓库 办理领料手续。 发料仓库 按照 领料 通知单要求开具物资 领料 单（发料单），领料单位经办人在物资 领料 单上签字。 （ 3）为便于双方的管理，领用单位的领料人员应相对固定并提前以书面函 件（包括印鉴）报项目部、中转站、仓库备案，未经确认的领料人领料无效。 （ 4） 仓库 必须严格按照采办处的调拨内容 和数量 要求开 领料 单，未经许可不得超额调拨。 出库物资必须进行严格计量，并经 仓库 负责人确认。 一般物资因检尺过磅或整体无法分割的，允许在调拨尾数上有少量增减。 4．物资领用及发放 （ 1）经 仓库 验收合格入库的物资方可发放。 （ 2）仓库保管员凭有效的 工程 物资 领料通知 单对施工单位发料，发料后保管员应将实发数量及时 录入 ERP 系统 并 打印、 签 字确认。 （ 3）发料完成后保管员应将 领料 单领用单位留存联及有关码单、需 28 向领用单 位提供的质量证明资料提交领料人。 （ 4）仓库发料完成后应以物资 领料 单（发料单） 制单联在实物收支存账上及时记账。 （ 5）仓库在领用单位领料出库时双方应办理物资出库交接手续。 领用单位在领料时应按照有关规定及技术要求对提供的物资进行检验，并要求仓库对所调拨的物资提供相关资料，对于经签字确认并领料出库的物资，将被认为是质量合格可供使用、数量准确的物资 (现场不能检验的内在质量除外 )。 （ 6） 领料 单一经开出，领用单位应在当月完成领料，确因客观原因未领完时， 仓库 在当月核算截止日按实发填单记账，未领部分应重新开 领料 单。 （ 7） 仓库 、领料单位每月应对物资领料情况进行统计对账，并将统计报表及时报项目部、采办处或管理处。 5． 转储 移库 （ 1）由于变更等原因需对存货物资进行转移，即物资存货从甲库房移至乙库房（中心库－中心库，中转站－中转站，中转站－中心库，中心库－维抢修库），由采办处下达 “ 物资 转储 通知单 ”。 管理处采办岗有权对管理处内仓库 移库 下达转储通知。 （ 2）调入库接货验收后填写“ 物资验收确认单” ， 并 按上述有关程序办理入库手续。 （ 3）物资 领料、转储 所发生的装卸、运输等费用经采办处业务主管审核且负责人审批。