[精]纳税人普通发票管理系统操作说明

[精]纳税人普通发票管理系统操作说明内容摘要：

系统后，选择菜单“查询统计和数据导出” 〉“发票数据导出”进入修改发票录入数据导出界面（图 61）。 (图 61) 发票数据导出模块界面如图 62 所示： （图 62） 发票数据导出模块各按钮功能说明 1） 未导出部分（图 63） （图 63） A：“未导出清单 ” 查询尚未导出的发票数据清单（排除尚未对碰或对碰有不符的发票、未满一本的非电脑票），查询出来的清单按照购买日期、发票代码、发票号码的顺序排列。 B：“未满一本的非电脑票清单” 查询未满一本的非电脑票清单（通常是 25 份发票为一本）。 该部分发票不能导出。 C：“导出” 在查询出未导出清单后，选中将要导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮将选中的记录导出。 按“导出”按钮，将弹出选择文件的保存对话框（图64）。 选择一个文件夹来保存导出的文件，然后按保存按钮。 导出的默认目录 （图 64） 是“ A:\”，导出的时候会自动在你所选择的文件夹里生成一个以“ dc”开头，导出的日期加编号为结尾的文件夹（例如： dc20200501(01)，如果该目录已经存在，系统会自动进行递加编号，例如 dc20200501(02)、 dc20200501(03)等）。 导出的文件存放于该文件夹中，共有两个，一个是明细文件，一个是主表文件，命名规则分别为：纳税人编码后六位 + 和纳税人编码后六位码 +，请不要改变文件的名字。 将导出数据交税务机关查验时，请将这两个文件都带上。 保存成功后会有保存成功的提示。 [注 ] 尚未对碰或对碰有不符的发票、未满一本的非电脑票是不能导出的。 [提示 ]为减轻税务机关普通发票验旧压力，加快税务机关普通发票验旧速度，如果需要导出的发票本数较多时，请按发票种类和一定数量分批导出。 2） 已导出部分（图 65） （图 65） A：“全部清单” 查询已经做过导出操作的全部发票数据的清单。 B：“导出批次选择” 按导出批次来选择已经做过导出操作得发票数据的清单。 点击此按钮，就会出 现“导出批次选择”的窗口（图 66）， (图 66) 在窗口列表中 双击 相应的批次，则会列出相应批次的发票数据清单（图 67）。 “导出批次选择”窗口可以自由移动，如果不需要，也可以按右上角的关闭按钮关闭。 (图 67) [注 ]“ 导出批次 ”的概念：为方便大家查找一整批某时间一起导出的发票数据， 系统中设置了导出批次。 每次导出的时候，系统自动生成一个批次号，并且在发票数据记录中添加导出批次号。 在导出批次选择窗口中选择相应的批 次，系统会列出相应的属于该批次的发票数据。 一张发票只能有一个导出批次，所以如果发票作废导出后再重新导出，则该发票的批次为新一次导出时生成的批次。 C：“作废导出” 在用“全部清单”按钮或“导出批次选择”按钮查询出已导出清单后，选中将要作废导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮作废选中记录的导出。 [注 ]“ 作废导出 ”的概念：在系统中，发票的导出状态分为两种：已导出和未导出。 发票进行过导出之后，其状态会由未导出状态变为已导出状态。 而已导出状态的发票是不能直接导出的，如需对状态为已导出的发票进行重新导出，则需作废其导出，即 作废导出。 做过作废导出之后，发票的状态会由已导出变为未导出。 3） 打印部分（图 68） (图 68) A：“打印列表” 在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印列表”按钮，将打印出选中记录的列表，如图 69 所示。 该打印使用 A4 横向打印。 ： （图 69） B：“打印发票详细清单” 在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印发票详细清单”，将打印选中记录的发票详细清单，如图 610。 该打印使用 A4 纵向打印 （图 610） 小提示  可以在“全部选中” ( )前打勾，将选中（打勾）或取消（不打勾）上面列表中的全部记录  记录是按本列出的  如果数据库中存在未经对碰或对碰不正常的发票数据，在点击“查询未导出清单”按钮时，将会提示存在未经对碰或对碰不正常的记录的提示，且未对碰或对碰不正常的数据不会在这个模块的列表中显示出来，所以未经对碰或对碰不正常的数据是不能导出的。 请进入“发票数据录入 两次录入对碰”模块进行对碰和修改录入错误的数据。 导出文件合并 1) 菜单“查询统计和数 据导出 导出文件合并”进入“导出文件合并”模块。 (图 611) 图 611 2) 点击“读入导出文件”按钮，将读入由发票数据导出模块导出的文件（详见发票数据导出模块的说明） 3) 选择总表文件 (名称类似 ****** 的文本文件 ) （图 612） 图 612 4) 接着选择明细文件（名称类似 ****** 的 DBF 文件）（图 613） 图 613 5) 如果选择的发票导出文件在此次合并中还没有读入过，则会显示出已经读入的发票数据 (图 614) 图 614 否则将会提示发票记录已导入的导入失败提示 (图 615)。 图 615 6) 继续点击“读入导出文件”按钮读入其他的导出文件 7) 需要合并的导出文件全部读入之后（如果数量太多，也可分批合并），按“导出”按钮进行发票数据的导出。 导出时会提示选择保存路径（默认为 a:\即软盘）。 保存的时候系统会在你选择的路径（文件夹）中新建一个名称类似为“ hb20200601(01)”的文件夹，里面有两个文件，即为导出的文件。 [注：系统新建的文件夹会自动编号，如hb20200601(02), hb20200601(03)等 ].(图 616) 图 616 九、 普通发票 电脑版开票模块 普通发票电脑版开票模块的菜单如图 71 所示。 （图 71） 该模块包括如下几个功能：“开票”、“作废”、“打印格式调整”、“商品代码维护”、“客户代码维护”、“设置常用开票备注”。 其中“打印格式调整”、“商品代码维护”、“客户代码维护”、“设置常用开票备注”为开票模块的辅助功能模块，非开票必需功能。 开票 欲要使用此功能，必须先在“系统设置 〉纳税人资料设置”模块中倒入正确的 ID，否则将提示你先导入 ID 而不能进入此模块。 开票模块功能的界面如图 72 所示 （图 72） 普通发票开票模块的使用操作步骤 a、 录入发票代码，按回车（ Enter）键。 如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。 如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。 b、 发票代码系统会自动根据购进发票记录的数据自动填入（取相应发票代码中号码最小的发票号码） c、 在“顾客名称”处输入顾客的名称，在“及地址”处输入地址，亦可点击“选择顾客”按钮来选择顾客后自动填入顾客名称和地址。 （通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，顾客资料的录入在“客 户代码维护”模块。 详见下面“客户代码维护”的说明。 d、 确定鼠标光标在地址的输入框内，按回车（ Enter）键。 e、 在中间的发票详细项目列表中会增加一行。 f、 选择或输入“品名规格”。 （通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，通过选择来输入商品名称，商品的单价、单位亦会自动填入。 商品资料的录入在“商品代码维护”模块。 详见下面“商品代码维护”的说明。 ） g、 输入商品单位， 按回车（ Enter）键。 h、 输入商品数量， 按回车（ Enter）键。 i、 输入商品单价， 按回车（ Enter）键。 j、 此时会新增一行（最多 增加 5 行），如需继续录入商品信息，重复 f 至 i 的步骤；如不需再录入，转至步骤 k k、 录入发票备注（可不录入），上面一行是用来选择常用发票备注的（常用发票备注的录入详见“设置常用开票备注”的说明），亦可不通过上面一行的选择来填入，直接在下面的大框中录入发票备注。 l、 开票人和收款人默认是登陆系统的操作员姓名，可以更改。 m、 按保存按钮进行保存。 n、 保存成功后，按打印按钮进行发票的打印。 如果发现打印的格式位置不对，请通过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。 （详见“打印格式调整”说明）如果想先保存，不立即打印，可通过“查询统 计和数据导出 〉查询”模块查询出该发票的详细信息后再打印。 （详见“查询统计和数据导出 〉查询”说明） [注 ]打印完毕会有“打印是否成功”的提示，如果成功，则选是，如果打印出错，则选择否（图 73）。 选了否之后，继续会有提示，此时可选择重打、作废、取消（图 74）。 （图 73） （图 74） o、 输入保存打印完一张后，按清空按钮将清空所有录入的信息；按下一张按钮则不清空发票代码，顾客信息，发票号码自动递增，开始下一张发票的录入打印。 小提示  客户（顾客）信息、商品名称（规格）、发票备注都是可以直接录入 的。 如果不希望维护客户信息、商品信息、发票备注信息，可采用直接录入的方式。  发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。  打印功能需要系统装有 Microsoft Office Excel 2020 以上（ Excel97 未作测试）。 [注 ]如果打印有问题可尝试用安装目录下 backup 文件夹里的 文件替换安装目录下的 ,替换后可能需要重新调整打印格式。 作废 如果一张电脑票已开出保存或不再使用需作废，请使用该模块。 作废模块的界面如图 75 所示。 （图 75） 作废模块的使用、操作步骤如下： a、 录入发票代码，按回车（ Enter）键。 如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。 如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。 b、 输入发票号码。 按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。 如果在“购进发票录入模块”中没有录入该发票的购买记录，请先在“购进发票录入模块”录入发票的购买记录。 详见“购进发票录入”的说明。 如果该发 票已经做过导出，将会有提示告诉该发票已经做过导出，不能作废。 按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。 c、 点击作废按钮。 作废的处理方式是：日期取系统时间（即当天），金额变为 0。 d、 作废成功后，点击清空按钮可以开始下一张发票的作废。 打印格式调整 该模块将调用 Excel程序。 （图 76） （图 76） 调整打印格式主要调整如图 24 红箭头所示的两条线的位置。 请不要合并或删除单元格。 调整好后，保存该 Excel表即可（不用另存为）。 [注 ]调整时，可以对格宽、格内文字的字体、 Excel的页面设置等进行调整，但不要合并或删除单元格，也不要添加删除行和列，否则将不能正确打印。 商品代码维护。 商品代码维护的界面如图 77 所示。 （图 77）。