[生产经营管理]20xx物资管理部采购员管理手册

[生产经营管理]20xx物资管理部采购员管理手册内容摘要：

审后提送公司领导签订合同。 授权采购、租赁的物资设备，合同起草、谈判由被授权项目进行，项目部将草签合同经项目经理批审后报公司物资管理部 进行复核 , 复核通过后签订正式采购合同，合同在 物资管理部备案、存档。 主要物资采购应签订采购合同（协议）。 采购后管理 一、物资、设备的采购验收 1 公司与供应商签订合同后，项目部根据工程进度，通知进场。 物资、设备进场后的数量验收，质量的验证、贮存、保管、发放等由项目部负责。 2 公司总部采购的物资、设备，供应商直接运往项目现场，项目材料员负责办理验收手续。 3 物资设备进场必须履行交接验收手续，材料员以到货资料为依据进行物资设备的验收。 验收的内容与订购合同（协议）或需求计划一致，包括验品种、验规格、验质量 、验数量的“四验”制度，及提供合格证明文件等。 4 资料验证与到货产品同步进行，验证资料应包括生产厂家的材质证明或出厂合格证，无验证资料，不得进行验收。 要求复检的材料应进行取样、检验试验。 检验合格方可使用 ，新材料未经试验鉴定，不得用于工程中。 5 与财务有关的单据要及时传递、上交财务。 以便于及时下账、扣款、付款。 材料要按月核算，做到日清月结。 月底及时向财务提供报表，核对期末余额达到账物相符。 6 直达现场的物资设备由项目部材料员、施工技术员、作业队（材料员）进行验收，并填好《物资验收入库单》。 供货方送货单的原始单 据必须保存， 凭证分类整理、装订并保存完好。 项目完工后移交公司物资管理部。 6 在物资设备验收中发现短缺、残次、损坏、变质等及无合格证的材料， 不得接收，同时通知厂家和供应商妥善处理，对设备验收必须与监理、业主（总包方）厂家共同一起填写设备开箱交接记录并签字确认。 7 散装地材的计量应以过磅为准，如果没有过磅条件， 由保管员、施工技术员共同测量容积，确定实物量并做好相关记录。 二、 不合格品的处理 当供应商在提供物资或服务中出现问题时，项目部物资部门应采取措施使其提供的物资持续符合要求，这些措施包括： 项 目物资主管第一时间通知物资部。 项目物资采购相关工作人员及时与供方沟通，要求加强管理或采取相应的改进措施； 项目部加强对采购材料的检验试验；严格按国家相关规范进行送检； 按国家相关规范送检不合格的材料，采购管理部会同项目部物资主管要求供方退货，并承担工期延误、质量损失的责任，必要时终止物资采购合同。 2 工程物资必须履行国家建筑相关法律法规进行见证取样，产品经检验合格后方能使用。 不合格品必须调离施工现场，不影响文明施工规范要求。 三、 物资的标识管理 1 物资进场登记台帐后，项目材料保管员应及 时采用标牌的形式作好实物标识，标识牌的内容应符合公司项目管理程序文件要求； 2 物资的状态标识包括二种形式：未经检验；检验合格。 3 实物标识由保管员负责管理，标识牌不得随意移动，若物资在使用过程中标识发生移动，由保管员通知施工人员进行标记复位。 四、物资设备的运输、搬运、贮存和防护 1 物资（设备）的场内搬运根据实际情况由使用队伍或 项目物资部门负责。 2 物资（设备）的贮存分为库内贮存和库外贮存，物资的贮存条件应符合产品特性的要求。 3 验收合格的物资、设备由保管员按物资的品种、规格、型号合理分开贮存。 五、 物资 的保管 1 物资入库后，应及时填写入库单，由材料员、保管员共同签字确认； 2 登记《物资收发消耗台帐》，做好实物标识，做到账物一致。 3 物资的进出和存放，符合防火、防雨、防盗、防风、防变质的要求。 易燃易爆的物资应专门存放，专人负责保管，并有严格的防火、防爆措施，并定期（每月）检查。 4 物资要做到日清、月结。 定期盘点，盘点要有记录，做到帐物相符并按季编制《（ ）季物资消耗统计表》，报采物资部存档备查。 5 建立预警机制，对超总需用计划的物资查明原因，同时对超总金额的物资也需提出预警，供领导决策。 六 、 物资供方评价 管理 1 合格物资供应商的评价 公司每年 12 月 30 日对供应商本年度的供应情况进行评价和综合评价；在每年 12 月 30日前已经竣工的项目在工程竣工前必须做好供应商的评价和综合评价工作。 项目部负责对本项目的物资供应商进行评价，有关资料由物资主管负责收集；物资主管根据参加评价人员的集体意见填写《合格供应商综合评价评分表》。 公司物资部对上报的资料和记录进行核实、整理后 对项目部上报的供应商及名录库中的供应商进行综合评估，评审结果报分、主管经理审核，总经理审批后，确定能否成为合格的供应商。 经评价 合格的供应商由公司物资部内业管理员负责编制更新年度《合格供应商名录》。 物资供应商经考察合格后方可进入《合格供应商名录》。 经考察合格后进入《合格供应商名录》且两年度未有实际合作的供方，满两个年度后可直接取消其合格供应商资料，需重新考察评价。 2 按照《合格供应商综合评价评分表》中内容进行评价与打分，进行全面、客观、公正的考评，实行优胜劣汰。 首次使用且其供应合约尚未完成的供应商以在合作过程中供应商虽然存在一定问题，但仍可继续观察使用均列入基本合格，对于首次使用的供应商在《合格供应商名录》的备注栏内注明“首次使用”。 综合评价为不合格的供应商，取消其合格供应商的资格，凡取消资格的供应商在名录库中注明其不合格供应商，禁止以各种名义进入公司承担供应业务，两年后如其提出申请则应重新考察评价。 下列情况之一的一律为不合格： （ 1）合同约定的物资设备供应未完成，中途退场的； （ 2）履约过程中或完成后引起法律纠纷的； （ 3）因供应商原因给公 司增加不良记录，给公司信誉造成重大影响的； （ 4）因供应商原因被业主或我方勒令退场的； （ 5）以行贿或胁迫手段与我方人员联合以获得中标资 格或中标后获取不法利益的； （ 6）其它严重违反合同约定的情况。 3 供应商的奖惩 年度评价时，选出 23 家最诚信的合格供应商报总经理批准，对最诚信供应商公司可视情况邀请其参加公司年度工作会议并保持长久合作。 对存在物资设备质量问题，供应不及时，中途退场及服务差、发生经济纠纷的供应商，以行贿或胁迫手段与我方人员联合以获得中标资格，或中标后获取不法利益的供应商；其它 严重违反合同约定的供应商及其法人代表，列入公司供应商“黑名单”，三年内不得采购其产品及服 务 采购结算管理 ，资料由公司物资部负责核实后，项目部办理申请付款。 ，资料由项目部整理报公司物资部核实后，项目部办理申请付款。 《供货商供货资料表》，公司物资部负责核实资料。 信息管理 ，依据合同约定价格随市场浮动而调整的，由项目部物资主管核实，公司物资部复查。 2．各项目部按采购物资单价每月编制成表报物资部，物资部收集整理后每月编制一次 《项目主要材料分析表》，并发 放至各在建项目部及总经理。 3 物资的资料档案管理。 项目竣工后一个月，项目物资要上交公司物资部保存的资料为：物资验收凭证（附供应商送货单）、领料单、材料明细帐、物资季度消耗报表、结算表、废材处理台帐。 物资部上交公司档案保存的资料为：采购合同、与甲方、供应商往来的函件；资料上交的时间要 求为：每年 12月份交上一年度内规定需上交的资料。 施工机械设备周转材料管理 1．机械设备的选用 项目部根据工程质量、安全、工期的要求，详细编制《机械设备需用计划》、《周转材料需用计划》，报风险控制部审批并在《项目物资采购实施方案》中明确。 15天书面报告公司物资部，共同落实机械设。