[工作范文]出单管理基础工作达标升级规范化操作指南

[工作范文]出单管理基础工作达标升级规范化操作指南内容摘要：

品部门审批后报至总公司。 流程附件附《系统征订模板》，流程节点设置要求：分公司出单管理部 — 分公司各产品部门 — 分公司分管总 — 总公司办公室 — 总公司各产品部门 — 总公司出单管理部。 (3)在每一季度周期内，由于特殊原因确需增订的需由分公司在KOA 系统中向总公司提出增订申请。 每季度每个分公司最多可增加两次临时征订。 (4)机构区域专用单证申请续印，须以“工作联系函”形式经 KOA流程单独审批征订，附件需附《单证续印说明表》、《系统征订模板》。 第 三 节 单证的验收、入库和费用结算 一、总体操作规范： (一 )验收、入库和费用结算及时、准确； （二）系统操作与手工帐登记及时、准确。 二、具体操作规范如下： (一 )单证的验收： 2 个工作日内必须进行验收。 14 ，主要对印刷单证的种类、数量及质量进行验收。 ，随机抽取率应不低于每种单证的 5%。 ，须根据验收结果如实填制《单证验收记录单》（见附件 5）并签字，出单管理部负责人复核签字并留存。 单证验收中发 现问题的，应立即与总公司出单管理部或印刷厂取得联系并跟踪处理。 ，但在使用时发现单证版本、质量问题的单证，由分公司产品部门负责确认，由各级出单管理部门逐级回收、明确责任并进行处理。 (二 )单证的入库： ，单证管理员在单证系统内接收入库；分公司印刷的机构区域专用单证须在总公司流程审批结束后一个月之内完成印刷入库，并上报总公司出单管理部在系统内核查。 超期不印刷入库，本次审批授权自动失效。 ，可逐级进行回收入库。 回收入库空白单证时，单证管理员需验收单证实物且核对系统内数据相符后方可做系统回收。 平行机构之间不得自行调拨单证，如分支机构需调拨，必须通过上级机构出单管理部门进行。 公司鼓励各级机构充分运用库存，合理调配资源，避免浪费。 15 ，单证管理员需填写《重要单证出入库台账》，对入库单证逐笔登记。 (三 )单证费用结算与分摊流程： 单证印刷费用由总公司统一按季度结算 , 依据配送明细逐级分摊至各分公司，分公司财务部门按领用机构、部门和人员的领用数量逐级分摊。 机构之间进行单证调拨的，单证印刷成本由上一级机构出 单管理部负责调整分摊，单证运费由各机构财务部之间进行结算。 第 四 节 单证库房管理 一、总体操作规范： （一） 定期盘点并上报报表、账实相符； （二） 库房管理安全、有序。 二、具体操作规范如下： （一）各级机构必须设立专门的单证库房进行单证存放与保管，库房应具备安全性并配备相应存放设备。 应选择使用和进出方便、通风良好的地点，要有防火、防盗、防潮、防蛀、防鼠等安全防范措施。 无设立库房条件的四级机构应设有专门的柜、库保管单证。 （二） 各地可以根据单证库房的具体情况，使用铁、木制的存放架存放单证。 各类单证应分门别类摆放，明码标签，摆放整齐，单证库、柜内无其他杂物，并达到清洁卫生的标准。 （三） 各级单证管理员必须专人负责出、入库和库房管理。 重要业务单证需与其他单证分开专门存放。 16 （四） 各级机构须建立库存单证定期盘点制度，每月进行一次盘点。 单证管理员负责清点实物，并填写单证盘点表出单管理部负责人、出单及单证管理责任人负责监督盘点工作并在盘点表上签字。 每次盘点完毕后，须将实物库存数量、流水号与单证管理系统中的库存数量、流水号相核对，如有不符，应 及时查明原因。 各级机构需于每月 10 日前将盘点报表上报上级公司出单管理部，有帐实不符的应附盘点报告；年末 12 月盘点表需附全年盘点报告。 （五）全部单证入库和出库应按单证类型建立专用手工登记簿，并对每次单证入库和出库的信息进行详细记载，需包括单证名称、单证代码、日期、数量、流水起止号、机构名称、经办人等内容。 第 五 节 单证的发放 一、总体操作规范： （一） 审批手续齐全，定量和等量结合发放； （二）实物交接台账与确认签字齐全。 二、具体操作规范如下： （一）任何个人、业务代理机构在领用单证时，需与公司签署《单证遗失责任承诺书》，对遗失单证可能引发的相关损失进行责任承诺。 （二）单证实行定量领用制和等量换领制： ，需提出征订期限内发放定量和续印核销率标准值，以书面形式报产品部门审核，审核通过后，向本机构出单管理部门提出领用申请。 因业务需求变化引致发 17 放定量、核销率变化时，需向产品部门提出变更申请。 ，顺序归档装订保单、发票业务联次、承保资料，经业务管理部门审核后，交单证管理员处进行归档复核并换领相同数量的空白单证。 是由公司出单人员个人使用的单证，实物直接发放到出单员个人，系统同步发放至个人工号； 保险中介机构系统出单使用的单证，实物发放到代理机构所归属的团队或部门，由其单证专管员再发放至保险中介机构，系统同步操作； 保险中介机构补录出单的单证，实物发放到代理机构所归属的团队或部门，由其单证专管员再发放至保险中介机构，系统发放到出单人员所在部门。 、清理单证系统内部门和人员设置，只能向具有单证使用权限的部门和人员发放单证。 、四级机构单证使用团队、部门指定专门的单证专管员统一对单证实 行管理。 第 六 节 单证的使用和核销 一、总体操作规范： （一） 监督单证使用部门规范核销单证； 18 （二）超期未核销单证及时收回到库存，以确保单证安全。 二、具体操作规范如下： （一）所有单证必须在系统内实行自动核销，严禁手工进行单证的核销。 核心业务 系统 与单证管理系统 无缝对接 、 相互勾稽 ，全面实现系统自动核销。 如发现系统核销出错，应及时报告至本级或上一级信息管理人员。 （二）单证实行核销期管理： 单证核销期是指单证从领用发放之日起至使用核销的最长期限，单证核销期原则上为不超过 30 天。 意健险分散型单证可按《意健险分散型单证管理办法》规定设置不超过 60 天的核销期。 激活卡类单证核销期 =激活期 +60 天销售期。 ，单证管理员必须及时进行回收。 各级单证管理员要定期反馈超期未核销数据给相关单证使用和管理部门进行限期清收。 每日营业终了，单证使用部门人员要认真清点单证的使用和结余数量，做到帐实相符。 、人员已领取的单证超过核销期未进行系统核销，应及时将未使用单证实物逐级交回至单证管理员，经核查后收回库存或调整发放定量后重新发放。 、人员领取 的单证超过核销期未进行系统核销且未将实物回销至公司的，停止向其发放单证。 、回销单证，造成严重后果的，公司有权对责任 1。