[企业管理]物流质量管理体系文件

[企业管理]物流质量管理体系文件内容摘要：

的完整性。 当公司的组织结构、职责、过程和产品要求发生变化时，应及时调整质量目标。 同时在目标调整期间，应采取适当措施保证目标的连续性和政策的稳定性。 职责、权限和沟通 总经理负责设置组织机构，确定相关的职责和权限，确保相互间的沟通。 组织机构图见附件 A。 LYGZYZLA2 第 2 页 共 6 页 连云港中源国际船舶代理有限公司 第五章 管理职责 质量手册 职责和权限 总经理职责 a) 作为我公司的最高管理者， 对我公司的质量管理工作负责，对代理服务质量，以及质量方针和目标的实施承担全部责任； b) 批准和发布我公司的质量手册，制定质量方针，主持质量管理体系策划，对质量管理体系的建立、实施、完善全面负责； c) 指定管理者代表，建立、健全质量管理组织机构，明确各相关职能机构的职责和权限，并保证其独立地客观地行使其职权； d) 组织和主持管理评审，对我公司的总体业绩负责； e) 负责重大合同及自 制文件的最终签署； f) 负责组织对重大代理服务、质量及工艺关键，组织攻关活动。 g) 确保提供质量管理体系正常运作所需要的资源。 a) 按照 ISO9001： 2020 标准要求建立、实施和保证质量管理体系。 b) 向总经理报告质量管理体系运行情况，以供评审和作为质量管理体系改进的基础。 c) 负责公司质量管理体系有关事宜与外部各方的联络工作。 d) 根据总经理的授权，行使管理者代表的职责和权限，确保质量管理体系的有效运行；向总经理报告质量管理体系的业绩，包括改进的需求。 e) 负责批准程序文件，负责质量体系文件的宣传贯彻。 副总经理 a) 以满足顾客需求为目标，抓好经营工作各环节中的质量管理工作； b) 组织领导市场调查和预测，掌握代理服务的市场信息及需求变化，为制订我公司方针目标和决策提供依据； c) 负责组织相关职能部门对顾客有关要求以及要求的变更进行确定和评审； d) 组织与顾客进行沟通，掌握顾客满意信息，将顾客意见及时反馈到相关部门； e) 针对具体项目进行策划，组织制定项目总体计划，并跟踪计划的实施情况； f) 负责代理服务过程的质量进行控制； g) 负责 对具体项目策划的相关文件的最终审定。 h) 负责组织公司质量管理体系的内部审核供方的选择和评价和批准。 LYGZYZLA2 第 3 页 共 6 页 连云港中源国际船舶代理有限公司 第五章 管理职责 质量手册 i) 负责对不合格代理服务的评审和处置； j) 负责对不合格的纠正和预防措施的实施进行有效性验证； k) 组织对有关数据进行分析。 各职能部门负责人 a) 负责制定本部门的质量目标和作业文件； b) 对本部门承担的质量管理体系活动负主要管理责任； c) 教育培养本部门员工的质量意识和操作技能，保证胜任质量工作； d) 编制本部门的记录格式，审核本部门的作业文件和记录。 各部门的共同职责 a) 参与公司质量管理体系的测量、分析和改进； b) 贯彻执行质量管理体系的其它要求，做好有关记录。 办公室 a) 负责我公司日常行政业务及基础设施管理工作，保证质量管理体系的正常运行和不断完善； b) 负责质量管理体系相关文件和记录的管理 ； c) 负责我公司人力资源管理、基础设施与工作环境管理的相关工作； d) 负责我公司质量管理体系管理评审组织与后续工作管理； e) 负责对会计凭证、记帐等报表、档案资料进行归档、保管和办理移交手续； f) 负责公司质量管理体系年度内部审核组织工作。 g) 总结、分析我公司各阶段的经济活动情况，对存在的问题督促相关部门制定纠正、预防措施，实施改进工作； h）负责公司统计技术的应用与推广管理及各项经济指标统计、分析与总结、改进工作，为管理层决策提供依据； 船代部 a）负责船舶代理服务的合同评 审与顾客（船东）的沟通； b）负责顾客提供财产的验证； c）负责船舶代理的单证缮制复核； d）负责对船舶代理的服务标识； e）负责对船舶进出港的申报与联检沟通组织； LYGZYZLA2 第 4 页 共 6 页 连云港中源国际船舶代理有限公司 第五章 管理职责 质量手册 f）负责对船舶代理服务过程中合格供方的选择、评价、采购与跟踪； g）负责单船代理服务档案的收集、整理与保管 ； h）认真执行公司质量管理体系文件，确保本部门及公司质量目标的实现； i) 负责船舶代理服务过程中不合格的处置。 租船部 a） 对本部门的 租船 业务质量负责，并负责协调 船、货 方面的业务衔接； b） 对本部门各岗位人员的工作质量负责； c） 对本部门的内外顾客满意和质量管理持续改进负责。 d） 对主管经理负责。 内部沟通 公司应采取各种渠道进行沟通，可采取简报、会议、业务例会、 电子邮件 、电话等方式，确保不同层次和职能之间，就质量管理的过程，实施的有效性进行沟通。 各部 门之间的问题不能自行协商解决时，以文字形式报办公室，办公室组织有关人员按照有关程序编制报告，报总经理批准后予以解决，最后达到相互理解、相互信任，实现全员参加的效果。 管理评审 总则 办公室负责编制《管理评审控制程序》，总经理负责组织实施。 总经理应按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。 评审应评价组织的质量管理体系改进的机会和变更的需要，包括质量方针和质量目标。 当出现情况之一时，总经理应及时组织管理评审： ◆ 社会要求，政治经济形势发生重大变化； ◆ 产品标准和顾客要 求有重大变化； ◆ 本公司性质或组织结构有重大变化； ◆ 出现重大质量事故； ◆ 顾客投诉连续发生； ◆ 发生其它有必要进行管理评审情况。 应保持管理评审的记录。 评审输入 参加管理评审会议的人员应按管理评审计划的要求准备相关文件，作为管理评审的 LYGZYZLA2 第 5 页 共 6 页 连云港中源国际船舶代理有限公司 第五章 管理职责 质量手册 输入。 管理评审的输入一般包括以下方面的 信息： 审核结果：包括各种内部、外部质量管理体系审核的结果。 顾客反馈：包括顾客抱怨、投诉及顾客沟通结果。 过程业绩和产品的符合性：包括过程监视和测量及产品监视和测量的结果。 纠正和预防措施状况：如对顾客满意程序具有重大影响的纠正和预防措施。 以往管理评审跟踪措施的实施情况和有效性。 可能影响质量管理体系的变化，指组织内外部环境的变化，例如法律法规的变化、新技术、新设备的应用、顾客需求的变化、组织的策划的变更等。 来自内部和外部的改进的建议。 评审输出 总经理在听取参加管理评审会议人员的发言和议题讨论的基础上，就质量管理体系的适宜性、充分性和有效性作出评价，办公室对管理评审的内容进行总结，编写管理评审报告，作为管理评审的输出。 管理评审输出应包括与以下方面有关的决定和措施： 质量管理体系过程及相应文件是否有修正的需要； 质量方针、目标是否正在实现，是否需要 更 新； 是否需要进行相关过程及产品的改进； 质量管理体系配置的资源是否适宜； 管理评审报告经总经理批准后，发放相关部门采取相应措施，办公室跟踪记录措施的实施情况。 相关文件： 《管理评审控制程序》 LYGZYCX03 LYGZYZLA2 第 6 页 共 6 页 连云港中源国际船舶代理有限公司 第六章 资源管理 质量手册 第六章 资源管理 6 资源管理 资源提供 由总经理根据我公司代理服务需要和 a) – d)条款的要求配置相适宜的资源，包括人员、设备、设施、资金、技术等，以满足 顾客的 要求和适用的法 律法规的 要求。 a) 为实现质量目标、提高效率等，质量管理体系应适应外部环境的变化，实施和保持现有的质量管理体系的过程和持续改进这些过程的有效性； b) 考虑顾客对资源的要求，通过满足顾客要求，增强顾客满意； c) 改善工作环境，应及时识别由于内外部环境而引起资源需求并及时提供这些资源。 我公司为确保产品和服务质量需提供如下资源： a) 提供代理服务所需的工作场所； b) 提供代理服务过程的人力资源； c) 提供代理和服务所需的适宜的环境； 在顾客提出要求时应通过策划得以满足。 各相关部门根据实际需要可提出资源需求的申请，由部门主管审核、 转办公室会签报总经理， 总经理批准后予以满足。 人力资源 总则 办公室负责制定《岗位要求与职责的规定》，从教育、培训、技能和经历四个方面提出要求，经总经理批准后安排符合条件的人员，以确保本公司从事影响产品质量工作的人员是能够胜任的，这些人员包括 船代 、租船 业务员 等。 能力、意识和培训 办公室对从事影响质量活动的人员进行分类，对各类人员所需的教育、培训、经历及资格提出能力要求并形成《岗位要求与职责的规定》，经总经理审批后执行。 办公室对从事各类工作的人员进行评价，根据人员能力的实际情况，确定培训对象、内容和进度要求，编制年度培训计划，经总经理批准后发放到各部门。 办公室按计划提供培训或采取其它措施（如换岗或引进人才等），以满足代理服务的需求。 LYGZYZLA2 第 1 页 共 2 页 连云港中源国际船舶代理有限公司 第六章 资源管理 质量手册 通过面试、笔试、实际操作等方式评价所提供培训及采取措施的有效性。 对全体员工必须进行质量意识培训，使员工意识到满足顾客和法律法规要求的重要性，意识到自己从事的活动与公司发展的相关性，为实现质量目标做出贡献，鼓励员工参与质量管理。 办公室对各类人员有关教育、经历、培训和资格的适当记录应按本“手册” 条 款的要求予以保持。 基础设施 公司应确定并提供和维护为实现代理服务提供所需的基础设施 .本公司基础设施包括： 办公场所 、车辆 等。 过程设备，包括软件和硬件。 支持性服务（如代理及代办运输与咨询、水、电、运输与通讯等）。 工作环境 公司应确定和管理为达到代理活动符合要求所需的工作环境。 在各部门办公室工作环境的要求应符合有关要求，并实施控制： a) 工作环境满足代理服务要求； b) 各部门的环境应满足保存物品所需的要求如防盗 、防霉变等； c) 办公环 境应保持整洁 ,物品摆放整齐； 当本部门管理者无法满足所规定的工作环境时，应向上一级管理者书面提出报告。 工作环境还应满足国家、地方行政管理部门所规定的要求，以保护人员的身体健康不受侵害。 总经理 负责为员工创造良好的工作氛围，建立良好的企业文化，通过设定挑战性的目标、健全有效激励制度，使全体员工工作在一个宽松、和谐的氛围中，建立信任，树立起事业心和责任心，使员工积极参与持续改进工作的有效性和效率。 相关文件： 岗位要求与职责的规定 LYGZYZY06 人力资源管理规定 LYGZYZY03 办公 设备管理规 定 LYGZYZY04 LYGZYZLA2 第 2 页 共 2 页 连云港中源国际船舶代理有限公司 第七章 产品实现 质量手册 第七章 产品实现 7 产品实现 产品实现的策划 产品实现是实现 产品所要求的一组有序的过程和子过程。 策划要求 a)对 产品（ 项目或合同 ） 应进行质量策划。 策划的结果应以适合于 本公司 运行的方式形成文件，如质量计划； b)产品实现的策划应与质量管理体系其他过程的要求相一致 ()； c)长期提供的 产品 (常规 产品 )，体系文件能满足质量要求的，可以不编质量计划。 策划时机 a)新 产品 开发时，采用新技术、新设施时； b)顾客对产品有特定要求时；。